Információrendszer-architektúrák 4

Az előadások a következő témára: "Információrendszer-architektúrák 4"— Előadás másolata:

1 Információrendszer-architektúrák 4
Alkalmazási rendszerek Főfolyamatok Mellékfolyamatok J/ Dokumentum-menedzsment K/ Humán erőforrás-menedzsment L/ Kommunikációs rendszerek, VoIP M/ Projekt-menedzsment specialitásai

2 Kiszolgáló alrendszerek
I/ Dokumentum-menedzsment J/ Humán menedzsment K/ Kommunikáció L/ Projekt-menedzsment

3 Vállalati folyamatok és IR
Kontrolling Számvitel Termelés- elszámolás Rendelés_ felvétel Pénzügy Karban- tartás Tárgyi eszközök Beruházások Bér- elszámolás Termelés_ tervezés Termelés- irányítás Projekt- mgmt Emberi erőforrások készletek, raktár Minőség - irányítás Beszerzés Értékesítés Iroda- mgmt K + F

4 J/ Dokumentum-menedzsment
Feladat: Bejövő dokumentumok fogadása, átalakítása, tárolása, visszakeresése A belső információ-áramlás dokumentálása: az információ-rendszer interfészeinek kiszolgálása Külső információközlés Hatósági előírások teljesítése

5 Hagyományos dokumentum-kezelés
DOKUMENTUM: Rögzített formájú, azonosítható szerzőtől származó, azonosítható célú, tárolható és visszakereshető formátumú adattartalom. TECHNOLÓGIA: Agyagtáblák, kő, papirusz, bőrhártyák, papír, film, mágneslemezek, lézerlemezek, félvezető tárolók Vésés, festés, kézírás, nyomtatás, fényképezés, írógép, xerox, mátrix-nyomtató, hőnyomtatók, tintasugarasok, lézerek PROBLÉMÁK: A csoportok, osztályok egymástól elkülönítve működnek, a többi csoport tevékenykedéséről csak értekezleteken kapnak információt. A hagyományos dokumentumkezelés nem teszi lehetővé, hogy a vállalat külső, belső információáramlása szerves egységként működjön. Különösen nagy probléma ez a szolgáltató cégek életében, ahol minden osztálynak ismerni kellene az ügyfél előéletét. Ez a hagyományos iktatási rendeknél külön utánajárást igényel, vagy az iktatástól különálló számítógépes programot.

6 Irodai életciklus Ötlet, idea Szerző, kezdeményező
Előállítás Szerző, ügyintéző Megtekintés Ügyintéző, felettes „proofreading” Elfogadás, aláírás Felettes, iktató authentikálás, hitelesítés Közzététel Felettes, ügyintéző Elosztás Sokszorosító, postázó Archiválás Irattáros,levéltáros

7 A menedzsment informáltsága
Az iktatási rendszer célja: A vezetésnek tudnia kell - kinél van a dokumentum - mi az a dokumentum - mi a teendő vele - kinek kell látnia - ki hitelesítheti - milyen kapcsolódó dokumentumai vannak - milyen határidővel kell kilépnie a rendszerből Iktatási problémák: - nagy időráfordítás - az ügyintézőnek várnia kell - nem lehet több szempontot érvényesíteni - másolatok kiadása bonyolult

8 Elektronikus dokumentumok
Elektronikus dokumentum: számítógépen készített-tárolt dokumentum Digitalizált dokumentum: létező nyomtatott dokumentum gépre vitele Előnyök: Hátrányok: Módosíthatóság drága eszközök Tárolhatóság szaktudás Sokszorosíthatóság gyors eszköz-avulás Továbbíthatóság indirekt olvasás Tömörség authentikáció (hitelesítés) Kereshetőség Biztonság Szabványosítás Elektronikus levelezés terjedése Az üzleti világban a posta pár napos átfutási ideje is elfogadhatatlanul hosszú. Az -nek nincs kultúrája: a leveleket nem iktatják, nem „szerelik fel”. Az gyors, de ellenőrizhetetlen Az támadható, lehallgatható

9 EDK előnyök Az elektronikus dokumentum másképpen kezelhető
Létrehozható hálózatos munkafolyamat-menedzselés Sokkal több információ adható, továbbítható Az információk könnyen szűrhetőek, kezelhetőek Jelentősen felgyorsíthatók a vállalati információs folyamatok A határidők és munka- lépések automa- tikusan figyeltethetők Hatékony irodai szoftverek használhatók, a szellemi munka termelékenysége megnő

10 EDMS megoldások A cél: egyéneknek, munkacsoportoknak segítse megszervezni az iratkezelést; maximális hatékonysággal, eredményességgel, hozzáférhetőséggel.   Előnyök: Vonzó külalakú, tetszetős dokumentumok könnyebben, gyorsabban Személyre szabott dokumentum készítése létező összetevőkből Kibővített kereső és visszakereső funkciók működhetnek A dokumentumokban lévő ismeretanyag jobban feltárható Egyszerűsített közzétételi folyamat Továbbfejlesztett képesség a dokumentumok megosztására Nagyobb befolyás a dokumentum külalakjának   és életciklusának kialakítására „Könyvtárazás”: egyszerre csak egy ügyintéző módosíthat Kiváló ügyfélkiszolgálás  Csökkentett raktározási igény a kevesebb duplikált dokumentum előállításának köszönhetően

11 Központi irattározás A központosítás hatékony eszköz egy adott méret felett. A folyamat: Szkennelés – Automatikus iktatószám - Megjegyzések rögzítése – Határidők – Határidők követése a munkafolyamatban (workflow) - Azonosítók szerinti szabad visszakeresés – Mentés – Hatósági forgalmazás lehetősége Keressünk eseteket! Tanulmányozzuk az e-Ügyfélkapu szolgáltatásait! 1992. évi LXIII. törvény - a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról 1995. évi LXV. törvény az államtitokról és szolgálati titkokról 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 75/1995 (VI.30) Kormányrendelet a minősített adat kezelésének rendjéről 43/1994 (III.29.) Kormányrendelet az ügyiratkezelésről ISO 9001:2000 szabvány

12 Eset: Az ORCHI rendszer
Az ORCHI rendszert elsődlegesen arra fejlesztették, hogy nagy mennyiségű papíralapú, vagy digitális dokumentumot a lehető legbiztonságosabban, hosszú távon, elektronikusan tároljon, és milliós nagyságrendnél is másodperceken belül vissza tudjon keresni egy adott iratot, majd megjelenítse azt. ORCHI demo

13 ORCHI funkciók Iktatás
Az ORCHI teljes egészében kiváltja a hagyományos iktatási módszereket. A rendszer tetszőleges számú iktatókönyvet képes kezelni, és feleslegessé teszi a különböző átadó-, posta- és mutatókönyvek vezetését. Az ORCHI biztosítja a dokumentumok gyors visszakereshetőségét a legkülönbözőbb szempontok szerint. Archiválás Az ORCHI rendszer alkalmas a szkennerrel beolvasott papír alapú, és elektronikus dokumentumok, illetve a kapcsolódó azonosítók számítógépen történő tárolására, kezelésére. Az archivált iratok képei és az adatok bármikor egyszerűen visszakereshetőek és megtekinthetőek. Munkafolyamat támogatás  (Workflow) A program hatékony segítséget nyújt a mindennapi munkák és többlépcsős munkafolyamatok elvégzéséhez, melyek ezáltal könnyen ütemezhetővé és ellenőrizhetővé válnak. Képes automatikusan kiosztani a feladatokat az elvégzéséért felelős csoportnak, figyeli a határidőket, figyelmezteti a felhasználót, jelentéseket készít, formanyomtatványokat tölt ki.

14 E-output A kihívás: megszemélyesített elektronikus szállítás
A vásárló figyelmét megragadni egyre nehezebb. A megszemélyesített tartalom a legjobb megoldás a figyelem megragadására, de hogy a visszajelzések száma maximális legyen, a vevő által előnyben részesített „szállítás” módját szintén figyelembe kell venni. A leggyakoribb megoldás a nyomtatott formátum, de egyre több ember részesíti előnyben az elektronikus dokumentumokat ( -ként, honlapként, XML file-ként). Az elektronikus dokumentumok használatával jelentős megtakarítások érhetők el papír, posta- és kezelési költség tekintetében. Az elektronikusan teljesített fizetések szintén költségkímélők. Példa: A ’90-es évek elején az egy turistára jutó marketing-költség 900 Ft volt. Ma – weblapokkal – ez 2,50 Ft !

15 K/ Humán menedzsment Hagyományos feladat: „személyzeti” nyilvántartások, munkabér számítása, elszámolások, képzések Mai kihívások: erős munkaerő-mozgás, új munkakörök és képzettségek, karrier-tervezés, vezetői tájékoztatás, szellemi munkások termelékenysége, belső tudás-menedzsment rendszerek, globális vállalatok, nemzetközi munkaerő, vezető- és munkaerő-kiválasztás, távmunka-rendszerek, jogszabályok követése, … ICT technika: adatbázisok, vezetői elemzések adattárházból, megjelenítés, hálózatos üzemmódok, Intranet; illesztés az MRP II – ERP rendszerek moduljaihoz, web-alapú elérés Tipikus e-EEM szoftverek: SAP, PeopleSoft modulok, VT-SOFT – DatenKontor OPUS HUMÁN, Berenc, PERBITviews személyügyi szoftver A vállalati rendszerek között az ERP rendszerek a legelterjedtebbek (55%), leggyakoribb felhasználási területük a pénzügy (92%), majd az értékesítés és a kereskedelem (77%). Az EEM modulok 35%.

16 ICT támogatás a humán feladatokban
Hagyományos megoldások: bér- és juttatási rendzserek (’70-es évek: adat+program) Felvételi és más nyomtatványok kiértékelése Nagygép, majd mikrogép Mai megoldások (USA: ’80-as évek, mi: ezredforduló): Hálózatos platformok Kliens-szerver elérés vezető, elemző és alkalmazott számára Pozitívumok: Decentralizált adatkezelés alakítható ki Sokkal több, gyorsabb, megbízható, értékes elemzés végezhető Újfajta feladatok végezhetők el (az HR funkció egyre fontosabb!) Tudás-menedzsment elemek, eLearning és TM projektek jelennek meg Integráltabbá, zártabbá válik a vállalati ERP

17 Hagyományos EEIR feladatai
Vállalati információs rendszer: adattárak és hozzáférés Bérügyek Személyzeti ügyek Toborzás, felvétel Oktatás, képzés Időgazdálkodás, tevék.-ütemezés Vállalati irattár, jogi dokumentumok, szerződések, statisztikák, stb. /a ábra: EEIR hagyományos kialakulása (forrás: Limam, A: Le SIRH dans le changement d’enterprise, Personnel, nyomán; közli Humánpolitikai Szemle, )

18 Korszerű, moduláris/hálózati EEIR
Vállalati információs rendszer: adatbázis, távoli elérés Bérügyek Személyzeti és szociális ügyek Időgazdálkodás, tev.ütemezés Egységes személyzeti adatbázis Oktatás, képzés Munkakörök, állások Toborzás, felvétel Kompetencia- adatbank Természetbeni juttatások Kommunikációs megoldások Karrierépítés, belső mobilitás /b ábra: EEIR korszerű, integrált szemléletben (forrás: i.m.)

19 Szokásos architektúra: e-EEM
ADATTÁRAK, TUDÁSBÁZIS Személyzeti adattár Munkaügyi adatok Vonatkozó jogszabályok, határozatok, hatósági dokumentumok Esetek, megoldások, jegyzőkönyvek, szervezeti tudástár Dokumentumtár: kérdőívek, report-formátumok, stb. SZOLGÁLTATÁSOK, TUDÁS-MENEDZSELÉS Személyzeti információs alrendszer: A személyzeti adattár web-szintű elérése, összetett lekérdezésekkel Rekordszintű lekérdezés és elérés: a munkavállaló teljes leíró adattartalma, élettörténete, képzettségek, dokumentumok Munkaerő-toborzás, felvételi eljárás támogatása, Internetes lehetőségekkel Képzettségek, tapasztalatok tudás-térképe, különböző (lista, grafikus, egyéb) formákban Önkiszolgáló adminisztrációs munka az alkalmazottak szintjén (self-OLTP) Önkiszolgáló, távoli elérésű elemzési lehetőségek a vezetők szintjén (self-OLAP) Teljesítmény-regisztráció és –menedzselés, elemzés Online jelenlét regisztrálás, kimutatás, elemzés; kapcsolat a bérrendszerrel Összesítő jelentések készítése, túlórák, hiányzások Műszakok tervezése, ellenőrzése, időütemezések elemzése Automatikus időtúllépés-kezelés, vagy manuális megoldások Bér- és jutalmazási rendszer Komplex, előírásos bérszámfejtés, vagy legalább közvetlen kapcsolat Alapfizetések, túlórák, késések, hiányzás, levonások kezelése Komplex mutatószámok kimunkálása, prezentálása, egységenként és egyénileg Adózás, banki átutalások, pénzügyi kapcsolat

20

21 Minta: Salary-Review System, HR Technologies (demo megtekinthető:

22 L/ Kommunikációs rendszerek
A feladat: Az egyre nagyobb belső és külső kommunikációs igény kielégítése – dokumentumok, hang-, kép-, video és e-dokumentumok forgalmazása, akár globális méretekben Korszerű támogatás: kezelése (fogadás, tárolás, szűrés, visszakeresés) EDI rendszerek (üzleti dokumentumcsere) Digitális telefonközpontok VoIP Internet-alapú telefon-kommunikáció Intranet és Extranet, Virtual Private Network: védett kommunikációs hálózatok Vállalati portál-technika Mobil-rendszerek és Internet összekapcsolása

23 To EDI or Not To EDI EDI: elektronikus dokumentumok nemzetközi szinten szabványos formanyomtatványokon alapuló, védett/titkosított cseréje két vállalkozás között EDI szolgáltató: a dokumentum-cserét lebonyolító, menedzselő, felügyelő (távközlési) harmadik fél A két (tetszőleges!) ERP rendszert fordítást/üzenet-közvetítést végző modulok kötik össze a szolgáltatóval EDI szabványok: X.12 (US); EDIFACT (EU); MSZ ISO 9735 szabvány. EDI perspektívák: Web-EDI, Lite-EDI. SIMPL-EDI Hazai alkalmazások: pénzügyi szféra, államigazgatás, autóipar, kereskedelem, adóigazgatás, statisztika, vám és jövedék, General Motors beszállítói rendszer, stb. Szállítók: rEDInet T-Com, aPLUS-EDI Kft. EDI-PLUS ; EDIPort Kft. EDI, VT-SOFT EDI, stb.

24 Without EDI

25 With EDI EDI

26 Example: supply hospitals
Bergen Brunswig

27

28 EDI alapismeretek: http://www.itb.hu/ajanlasok/a17/

29 M/ Projekt-menedzsment
Projekt: elhatárolható, komplex, egyedi feladat, amelynek megoldása jelentős - mert hosszú távú, vagy jelentős erőforrásokat használ, vagy mert jelentős előnyöket ígér... A cél: az elkülönített projektek elemeinek, mérföldköveinek, erőforrásainak, elszámolásainak komplex támogatása Megoldások: Célszoftverek (időütemezés, erőforrás-kiegyenlítés, elszámolás, lekérdezések: önálló, nem illeszthető állományok) Integrált szoftverek (EEM, pénzügyi, termelési, készletgazdálkodási, VIR és más modulokkal történő integráció – egyszerűbb adatbevitel, kommunikáció, jelentéskészítés, stb.)

30 A projekt indítása: hol vagyunk?
MIÉRT KELL NEKÜNK A PROJEKT? A problématér elemzése: - Az IR/IT portfolió és teljesítmény nincs összhangban a stratégiával - A rendszer merev, nem követhetőek a szükséges változtatások - A vezetés döntés-előkészítése hiányos - Az IT/IR vezetés elszakadt a vállalati céloktól, öntörvényű - Rossz IT/IR döntések születtek, majd leállt az innováció - Nincs integráció, lassú a válaszadás, nem biztonságos a rendszer, magasak a költségek A FEJLESZTÉS INDOKOLHATÓSÁGA: - külső/belső üzleti környezet érdekei - külső/belső IT/IR új lehetőségek - megváltozott stratégiai célok JÖVŐKÉP - Jövőbeli üzleti működés víziója - Jövőbeli IT/IR architektúra és alkalmazási portfolió VÁLLALATI ADOTTSÁGOK VÁGYOTT ÁLLAPOT ERP RENDSZER LEHETŐSÉGEI

31 Beruházási projektek Új termelő-egységek, telephelyek létrehozása bonyolult projektek útján történik. Igen sokféle erőforrást használnak fel, az elkészült objektumokat részenként is „aktiválhatják”, sok a szereplő (szállító, kifizető, ajánlattevő, alvállalkozó, auditáló, engedélyező) A beruházások fedezete igen gyakran bankhitel, vagy pályázati, akár nemzetközi forrás: igen fontos a precíz tervezés, a művezetés, majd az elszámolás. Tipikus állományok: eszköznyilvántartások, termelési kapacitások, humán erőforrások, szerződések, szállítói állományok, elszámolási nyilvántartások, ügyviteli irattár, dokumentumtárak, stb.

32 ICT projekt-menedzsment: mi a különbség?
Ipari beruházás VIR bevezetés Célok Egzaktan megadható teljesítési mutatók Általános, nem mérhető kritérium-célok Kiválasztás Definiálható kritériumrendszer alapján Referencia alapon Szerződés Általában különválik a tervezési és a kivitelezési megállapodás Általában a rendszertervezés előtt szerződnek a kivitelezésre is. Termék Előre megtervezett technológia kivitelezése Projekt során feltárt ügyviteli folyamat leképezése egy szoftver lehetőségeire Környezeti stabilitás A megvalósítás ideje alatt a technológia szempontjából stabil feltételek Dinamikusan változó cégműködés közben, gyorsan változó technológia Kivitelezés Vevő részvétele nélkül végezhető Vevő részvétele nélkül nem megy Teljesítés Mérhető output Szubjektív output elemek: (mennyiség, minőség) Komfortos? Elég gyors? Egy év múlva? (Bőgel György nyomán)

33 PRINCE: brit ajánlás a projektekhez
A PRINCE projektirányítási módszertan az LBMS (Learmonth and Burchett Management Systems') cég módszerének (PROMPT) továbbfejlesztése. A PRINCE a brit kormányzat informatikai részlegeinek projektirányítási ajánlása. A gyakorlatban a PRINCE nem alkalmazható nagyon kis projektek esetén, amelyek kevesebb mint három embert foglalkoztatnak, vagy három hónapnál rövidebb ideig tartanak. A PRINCE nem rendszerfejlesztési, hanem projektirányítási módszertan. A PRINCE főként az SSADM-en (Structured System Analysis and Design Method) alapuló rendszerfejlesztési projektekhez nyújt irányítási keretet. Ezenkívül támogatja következők használatát is: A konfigurációkezelési módszer (KKM) a rendszer struktúrájának és tartalmának ellenõrzésérõl gondoskodik a fejlesztés során; CRAMM (CCTA's Risk Analysis ans Management Methodology). PRINCE

34 PRINCE: IT projekt-módszertan 1.
A PRINCE-ben a projektnek véges élettartama, megadott felelősségi körökkel rendelkező szervezeti struktúrája, meghatározott és egyedi termékei, a termékek előállításához szükséges tevékenységei, valamint e tevékenységek elvégzésére alkalmas erőforrásai vannak. Egy projekt több szakaszra bomlik, egy szakasznak is vannak meghatározott termékei és tevékenységei, szervezeti felépítése, valamint véges lefutási ideje. A szakasz végét a benne meghatározott termékek előállítása jelenti, amennyiben azok kielégítik a megállapodás szerinti minőségi feltételeket. A PRINCE meghatározza a projektnek és szakaszainak szervezeti felépítését, az egyes projekttervek tartalmát és szerkezetét, valamint ellenőrzési pontokat annak biztosítására, hogy a munkálatok a tervek szerint folyna, a termékek „elkészülnek”. . A PRINCE projekt minden terméke egy jól meghatározott és összefüggő nyilvántartási rendszerben van elhelyezve, amelyben az irányítási, műszaki és minőségbiztosítási termékek egymástól elkülönülnek. Egy tipikus rendszerfejlesztés esetén a projekt szakaszai a rendszerfejlesztés életciklusának felelnek meg. Eszerint a szakaszhatárok a specifikáció, (megvalósíthatósági tanulmány), tervezés kivitelezés és üzembehelyezés fontosabb termékeinek teljesítéséhez igazodnak.

35 PRINCE projekt-módszertan 2.
A PRINCE tervek hierarchikus struktúrát alkotnak, a szervezet szintjeihez igazodó tevezési szintek formájában.

36 PRINCE projekt-módszertan 3.
A legfontosabb az emberi erőforrás:

37 Miért nem sikeres a költségbecslés?
A projektek 66%-a lényegesen túllépte a költség-tervet - a módszer, az emberek, a téma hibás? 115 nagyvállalati projektvezető véleménye (USA, 1992): „Az előzetes költségbecslés nagyon fontos” 84% „Mi nagyon jól csináljuk ezt” 44% „A bajok: 1. a megrendelő változtatásai figyelmetlen munka „nem tudják, mit akarnak” rossz kommunikáció rossz probléma-definíciók 3.3” Javaslat: az tervezzen, aki csinálni fogja! CHAOS CACM, Febr 1992: Better Cost Estimating

38 Dr Megyeri Károly Projektmódszertan 2000 KFKI ISYS
(Bőgel György nyomán)

39 Menedzseri kihívások A jó rendszer: határidőre kész, funkcionálisan jó, áttekinthető, öndokumentáló, gyors, olcsó…mi van akkor, ha nem? A jó tervezés platform-független, moduláris – strukturált, s valamilyen jó ábrázolás-technikát alkalmaz A rendszerterv részletes értékelésének elmulasztása öngyilkossággal egyenlő A jó interfész fél siker Az új rendszer új szervezeti architektúrát és új vezetői/beosztotti szerepeket követel A telepítés – tesztelés legalább olyan fontos, mint a fejlesztés A folyamatos felügyelet egyfajta minőségirányítási rendszer Mindezek költségeit ugyanúgy kell tervezni, mint a fejlesztési folyamat „triviális” elemeinek ráfordítását

40 Vajon szükségszerű Az ICT /IR projektek kudarca?

41 Források Források: Az Advanced Document Management portálja www.adm.hu
Az ORCHI Center megoldás A Xerox Digitális Irodája NEXON Berenc PRINCE Microsoft Office Project Standard