Körlevél

Mire jó a körlevél? Körlevelet célszerű szerkeszteni akkor, ha több, hasonló tartalmú és formátumú dokumentumot szeretnénk előállítani, az egyes dokumentumokban változó adattartalommal.

A körlevélhez szükséges dokumentumok A törzsdokumentum tartalmazza azokat a szövegelemeket, amelyek mindegyik dokumentumban ugyanúgy jelennek meg. Az adatforrás tartalmazza a levelenként változó adatokat (például a neveket és a címeket.)

Az adatforrás Az adatforrás egy táblázat: adatbázistáblázat vagy másnéven adatbázislista, azaz olyan táblázat, amelynek első sora mezőneveket (oszlopcímkéket, listafejlécet) tartalmaz, további sorai az adatrekordok. Sorszám Név Település Utcahsz 2 Szabó Jolán Mohács Petőfi u.911 4 Kovács Péter Dunaszekcső Ponty u. 51. 11 Takács Irén Petőfi 88. 15 Siptár Melinda Bonyhád Kossuth. 90. 17 Pethő Gábor Simontornya Zöldfa u. 11 19 Bíró Izolda Paks Keszeg u. 8. 20 Bedecs Viktor Pécs Felsőhavi 7. 21 Balla Sándor Makár u. 4. 22 Nagy Richárd Kisfaludy u. 22

Az adatforrás formátuma Az adatforrás többféle formátumú lehet TXT (szöveges állomány - ha az adatok a sorokon belül TAB karakterrel vannak elválasztva), .DOC (tabulátorokkal tagolt szöveg, vagy táblázat), .XLS (Excel tábla), .MDB (Access adatbázis tábla) stb. A szokásos MS Office környezeten túlról is használhatunk adatforrásokat, a mindenre jó txt formátumon kívül. pl. HTML táblázat, más adatbáziskezelő, táblázatkezelő formátumok.

Kapcsolat A törzsdokumentum és at adatforrás közötti kapcsolatot az adatmezők tartják. Ezek a törzsdokumentumban elhelyezett hivatkozások az adatforrás mezőire. Az adatforrást a program formázatlan szövegnek tekinti, az adatmezők megjelenését a törzsdokumentumban lehet szabályozni.

A körlevélkészítés lépései Törzsdokumentum létrehozása Adatforrás hozzárendelése A törzsdokumentum szerkesztése. A törzsdokumentum egyesítése az adatforrással.

Törzsdokumentum létrehozása Az aktuális dokumentumot „kinevezzük” törzsdokumentummá. Ezzel nincs túl sok tennivalónk, ha normál Word dokumentummal kívánunk dolgozni. Bekapcsoljuk a Körlevél eszköztárat. (Nézet / Eszköztárak, vagy Eszközök / Levelek és küldemények. Ezen jelenleg csak egy két ikon érhető el, az első a törzsdokumentum beállítása. Erre csak akkor van szükség, ha nem normál Word dokumentummal kívánunk dolgozni. (Pl boríték, címke stb)

Adatforrás hozzárendelése Ha nincs kész adatforrásunk, a Word segít létrehozni. Régebbi verziókban ez egy Word táblázat készítését jelentette, a Office2000 óta egy Access adatbázisban egy táblát hoz létre (!) Ettől inkább kíméljük meg magunkat azzal, hogy készítünk előre egy gyakorlatilag bármilyen formátumú, egyszerű táblázatot a szükséges adatokkal. Ha kész az adatforrás, hozzárendeljük a törzsdokumentumhoz az eszköztáron lévő második ikon segítségével. Ha Excel táblából dolgozunk, a munkalapot is ki kell választani. Ha kész a hozzárendelés, „feléled” a többi ikon is az eszközsávon.

Törzsdokumentum szerkesztése Az adatmezőket (amelyek tartalma minden címzettnél különböző) az adatforrásban szereplő mezőnévre való hivatkozással jelöljük. Ez a hivatkozás a Körlevél eszköztáron lévő Adatmező beszúrása paranccsal történik. A hivatkozott mezőnév << >> jelek között jelenik meg a törzsdokumentumban. Az eszköztáron lévő Egyesített adatok megtekintése váltógomb hatására már szerkesztés közben betekinthetünk tényleges adatokat tartalmazó dokumentumba, lépkedhetünk a rekordmutató segítségével az adatrekordok közt.

Egyesítés Egyesítéskor létrejön egy új dokumentum, amely a törzsdokumentum szövegét tartalmazza annyi példányban, ahány adatsor szerepel az adatfájlban (ill. ahányat abból meg szeretnénk jeleníteni), az adatmezőhivatkozások helyett a tényleges adatokkal. Az egyesített dokumentumot lehet akár azonnal nyomtatóra, email-ként vagy faxként is küldeni, de célszerű előbb egy új dokumentumban létrehozni.

Formázás, mentés Formázni mndig a törzsdokumentumot érdemes. Az adatforrás formázása hatástalan a megjelenésre, az egyesített dokumentumban meg annyi helyen kell módosítani, ahány címzett van. Ementeni későbbi felhasználásra a törzsdokumentumot és az adatforrást célszerű. Az egyesített dokumentum ezekből bármikor létrehozható.

Speciális lehetőségek Az adatmezők egyszerű megjelenítése helyett a Word mező beszúrása paranccsal speciális igényeket is kielégítjhetünk, például az adatmező tartalmától függően más-más szöveget jeleníthetünk meg a dokumentumban, vagy kihagyhatunk bizonyos rekordokat. Az adatforrás tartalma szűrhető, kijelölhetjük mely rekordok kerüljenek egyesítésre. Ehhez bekapcsoljuk az Eszközök / Levelek és küldemények / Körlevél paranccsal a körlevél varázslót. Itt a 3. lépésnél (címzettek kiválasztásánál) a Címzettlista szerkesztése paranccsal jelölhetjük ki a szükséges rekordokat.