Munkaterv Humánerőforrás terv Kommunikációs terv összeállítása Pelle Anita pelle@eco.u-szeged.hu

Munkaterv Miért szükséges, mik az előnyei? Láttatja a feladatok, munkaegységek és projektfázisok közti összefüggéseket és azok egymásra épülését Követhetővé teszi a párhuzamosan folyó feladatokat Elősegíti az erőforrások tervezését Megmutatja a felelősségi viszonyokat Segíti a kritikus tevékenységek beazonosítását

Munkaterv Miért szükséges, mik az előnyei? Tartalmazza a tevékenységeket, egymásra épülésükben Feladatok, funkciók definiálása elvégezhető a segítségével Kiindulási pont a további tervekhez (humánerőforrás-terv, kommunikációs terv, pénzügyi terv) Lehetővé teszi a források időleges átcsoportosítását Tervezhető a feladatok optimális időkerete és a projekt várható befejezése Elősegíti a szervezeti egységek közti kommunikációt Teret biztosít a projekt nyomon követéséhez és ellenőrzéséhez

Megvalósítási ütemterv - Munkaterv Munkaterv szabályok: „sikerkritériumok”:határozzuk meg az adott fázis elérni kívánt mutatóit és az elfogadáshoz szükséges szintet (Pl.: 80%) az egyes szakaszok megvalósítási határidejére tervezzünk ésszerű „margót” (Pl. +5%) A tevékenységek mellett jelöljük meg konkrét felelősöket is! A munkaterv elkészítésének menete: 1. lépés: Tevékenységek meghatározása 2. lépés: Tevékenységek egymásra épülésének vizsgálata 3. lépés: Egyes tevékenységek időigényének meghatározása 4. lépés: Az egyes tevékenységek felelőseinek meghatározása 5. lépés: Ütemterv – munkaterv elkészítése

Előkészítés és megvalósítási ütemterv - Munkaterv Projekt szakaszok - Mérföldkövek „Mérföldkövek” – kulcsfontosságú események a projekt életében: Fontos fázisok lezárása, kezdete Fontosabb döntési események A projekt végrehajtás nyomon követésének legfőbb eszköze, értékelés - beavatkozás Technikai fázisok - a projektek munkaszakaszokra bontása Pl.: építés – eszközbeszerzés – képzés; közbeszerzés

Előkészítés és megvalósítási ütemterv - Munkaterv Projekt szakaszok - Mérföldkövek A projektek megvalósítása során fontos szereppel bír a projekttevékenység folyamatos nyomon követése és értékelése. Az értékelés végzése: az egyes feladatok befejezését követően, a projektszakaszok (technikai fázisok) lezárásakor Megvizsgálandó: a tényleges megvalósítás mértéke – továbblépés feltétele az elmaradás oka(i) – kiküszöbölendő

Gantt-diagram - sávos ütemterv Az ütemtervezés módszertani eszköze a Gantt-diagram Elkészítése 4 lépésből áll: 1. A tevékenységek definiálása 2. A tevékenységek logikai sorrendjének, egymásra épülésének meghatározása 3. A tevékenységek időtartamának meghatározása 4. A Gantt-diagram összeállítása

GANTT DIAGRAM Feladatterv Erőforrás terv Projekt elem Tevékenység Felelős időtartam Teljesítési mutató Munkaerő   1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Outputindikátor Szakértő típusa (fő) nap/fő Összesen (nap) Raktár épület készítés Infrastruktúra kiépítés projekt menedzser 623 m2 parkosított terület Kertészmérnök 1 2 Épület megépítése 600 m csatorna, és vízvezeték 300 m gázvezeték, 200 m villamos kábel megépítése Gépészmérnök 1 fő Útépítés 800 m2 épület a szabványoknak megfelelő hőszigeteléssel és fedéssel szerkezetkészen áll Építész, statikus 2 4 Terület-rendezés projekt menedzser aszisztens 500 m hosszú 11,2 kN teherbírású 5m széles út Építész 1 1

A humánerőforrás terv összeállítása Az egyes feladatokért felelős személyek kiválasztása – a projektcsapat felépítése Elemei Kompetencia igények (szakmai kompetenciák, tapasztalatok) meghatározása Szakértők kiválasztása, hozzárendelése a feladatokhoz Az egyes erőforrások felhasználási idejének meghatározása  tevékenységütemezés A meglévő erőforrások biztosítása és a szükséges pótlólagos és tartalék erőforrások biztosítása A terv szükség szerinti korrekciója az egyenletes kihasználás érdekében

Humánerőforrás-terv Miért szükséges, mik az előnyei? A projektben dolgozó személyek meghatározása A projektcsapat összeállítása Az egyes szerepek kiosztása Csapatépítés Az egyes személyek rendelkezésre állása a projekt ideje alatt A humánerőforrás költségei

A humánerőforrás terv összeállítása A csapat – TEAM kiválasztása A személyek kiválasztásánál szükséges a készségek és a személyiségjegyek figyelembevétele: Generalisták: sok területen van tudása, de nem mély érti a területek közötti összefüggéseket jó kérdéseket tud feltenni bármely területen Specialisták: egy területet nagyon mélyen ismer a saját területén jó válaszai vannak 11-es dia után jön ez

A humánerőforrás terv összeállítása Szerepek a csapatban Vezető Motivátor Precíz Gyakorlatias Kritikus Adminisztrátor Megjegyzés: nagy projekteknél érdemes a pénzügyi feladatokat külön személyre, szakemberre bízni! a projektmenedzser aki lelkesít aki figyel a szabályokra aki a megoldásokkal foglalkozik aki a kérdéseket fogalmazza meg aki az ügyeket intézi 11-es dia után jön ez

A humánerőforrás terv összeállítása Minden csoporttagnak rendelkeznie kell: Magasszintű szakmai tudás Problémamegoldó készség Célorientáltság Magabiztosság

A projektmenedzser A projektmenedzser az a személy, aki összefogja a csapatot a projekt céljainak megvalósulása érdekében. Felelősséggel tartozik a koordináló intézmény, a projekt és a projektcsapat irányában.

A projektmenedzser képességei Vezetői készségek Problémamegoldó készség Stressz kezelése Érzékenység – csoporton belüli feszültségek Motiválókészség Hitelesség, megbízhatóság Kompromisszumkészség Tárgyalókészség Folyamatos elérhetőség

Kommunikáció projekteknél Tevékenység-koordináció Partnerek összefogása Stakeholderek informálása Projektcsapat munkájának összehangolása Koordináló intézmény tájékoztatása Támogató tájékoztatása Potenciális kedvezményezettek informálása

Tevékenység-koordináció Projektmenedzser feladata Alapjául a munkaterv szolgál Kiegészítő segítség: humánerőforrás-terv Alapvetően: mikor mit ki csinál? Szorosan összefügg a többi kommunikációs feladattal, azok összességeként áll össze Figyelem: Konkrétnak kell lennie!

Partnerek összefogása Legjobb, ha együttműködési megállapodáson alapul Folyamatos, de legalább rendszeres kapcsolattartás szükséges Partner e-maillista, közös honlap, fórum Időnként személyes találkozó is szükséges (egyenként és/vagy együtt)

Stakeholderek informálása „Mindenkinek érdeke” Fontos: a stakeholderek felé csak a számukra releváns információkat közöljük (a stakeholder-analízis alapján) Legyen lehetőségük vélemény-nyilvánításra Az egyeztetések módszerét illetően igazodjunk a stakeholderekhez

Projektcsapat munkájának összehangolása A projekt sikerességének alapvető feltétele Rendszeres személyes találkozókat igényel Az informális kapcsolatok, a bizalom szükséges a hatékony együttműködésre A projektcsapat rendszeres „önvizsgálatot” kell, hogy tartson, melynek alapja a humánerőforrás-terv A lehető legtöbb információt meg kell egymással osztani

Koordináló intézmény tájékoztatása Projektmenedzser viseli a felelősséget, de mást is bevonhat a koordináló intézménnyel való kommunikációba Alapvető formája: jelentések (írásban, szóban) Az intézmény méretétől függően kell kalkulálnunk az időigényességét! (időpont egyeztetés, írott anyagok „átfutási ideje”) Az információt célirányosan szelektálni kell, de semmi fontosat nem szabad elhallgatni.

Támogató tájékoztatása Alapvetően a támogatási szerződésben vállalt tájékoztatási kötelezettségnek megfelelően. Irányadó EU-rendeletek: 1260/1999/EK rendelet a Strukturális Alapokra vonatkozó általános rendelkezésekről 1159/2000/EK rendelet a Strukturális Alapok által nyújtott támogatásokra vonatkozóan a tagállamok által teendő, a tájékoztatásra és a nyilvánosságra vonatkozó intézkedésekről

Potenciális kedvezményezettek informálása A projekt fenntarthatóságának záloga Tevékenységünk, eredményünk marketingje azok felé, akik igénybe fogják ezt venni Fontos: ennek költségeit még a támogatásból célszerű fedezni, s ez indokolt is (=> mi lesz a projekttel a támogatás megszűnése után?) A kedvezményezettek felé való kommunikáció gondos előkészítést igényel, nem lehet ad hoc jellegű

A kommunikációs terv kapcsolata a többi tervvel Munkaterv: A tevékenységek közé az összes kommunikációs tevékenységet is fel kell venni Humánerőforrás-terv: Az egyes kommunikációs tevékenységekhez hozzá kell rendelnünk a projektcsapat egy vagy több tagját Pénzügyi terv: A kommunikációs tevékenységekhez költségkalkulációt kell készítenünk, és ezeket a költségeket a pénzügyi tervünkben szerepeltetni kell (a cash-flow tervben is!)