Project Monitoring and Control (PMC)

A PMC célja Egy projekt dokumentált terve a monitoring események, kommunikációs állapotok és a módosító lépések alapja. A folyamatot elsősorban az aktuális munka termék és feladat attribútumok összehasonlítása, erőfeszítés, költség határozza meg és a terv ütemezése (előre definiált mérföldkövekkel vagy a projekt ütemezésben lévő vezérlési szintekkel). A folyamat megfelelő átláthatósága lehetővé teszi, hogy időnként javító lépéseket lehessen tenni ha a megvalósítás lényegesen eltér a projekt tervétől. Az eltérés lényeges, ha olyan megoldatlan dolog maradt, amely meggátolja a projektet a cél elérésében. Ezek az módosító események megkövetelhetnek újratervezést, amely tartalmazhatja az eredeti terv javítását, létrehozhat új egyezségeket, vagy tartalmazhat további mérsékelt lépéseket az aktuális tervben.

Konkrét célok, lépések I. A projekt megfigyelése és összevetése a projekt tervben leírtakkal projekt tervezési paraméterek kötelezettségvállalás projekt kockázatok adatkezelés érdekelt felek bevonása folyamatok áttekintése mérföldkövek áttekintése

Konkrét célok, lépések II. Korrekciós tevékenységek kezelése lezáráshoz eredmények elemzése helyreállító intézkedések korrekciós lépések kezelése

I. A projekt megfigyelése és összevetése a projekt tervben leírtakkal

1. projekt tervezési paraméterek megfigyelése Az aktuális projekt folyamat paramétereinek és teljesítményének összevetése a tervben leírtakkal Paraméterek: mutatókat alkotnak (folyamat, teljesítmény) jellemzőket tartalmaznak feladatok(méret, komplexitás, szolg. szint, elérhetőség…) költségek erőforrás

1. projekt tervezési paraméterek megfigyelése Fázisok: 1. Folyamat összevetése az ütemezéssel: aktuális tevékenységek és mérföldkövek teljesítéseinek periodikus mérése ezek összehasonlítása a projekt terv szerinti ütemezéssel lényegi eltérések azonosítása 2. A projekt költségeinek megfigyelése: Az aktuálisan ráfordított erőfeszítések és költségek valamint a megbízott munkatársak vizsgálata az aktuális erőfeszítések, költség,munkatársak és oktatás összehasonlítása a projekt terv büdzsé és a becslés között lényeges eltérés azonosítása a projekt terv büdzsé és a becsült értékek között 3. Munka termékek és feladatok jellemzőinek megfigyelése munka termékek és feladatok aktuális tulajdonságainak mérése, mint méret, komplexitás, vagy szolgáltatás szintek(és ezen attribútumok változása) Az aktuális jellemzők(és ezek változásainak) összehasonlítása a projekt tervben becsültekkel lényeges eltérések azonosítása a projekt terv becsléseivel

1. projekt tervezési paraméterek megfigyelése 4. Biztosított és felhasznált erőforrások Fizikai eszközök Számítógépek, perifériák és szoftverek Hálózatok Biztonsági környezet Projekt munkatársak 5. Projektben részvevő munkatársak tudásainak és képességeinek ellenőrzése Tudás és képességek megszerzésének periodikus mérése Az aktuálisan megszerzett tudás összehasonlítása a projekt tervben leírtakkal Lényeges eltérések azonosítása 6. A projekt tervezési paraméterek jellemző eltéréseinek dokumentálása

2. Kötelezettségvállalás megfigyelése Fázisok: 1. Kötelezettségvállalások rendszeres áttekintése (külső és belső egyaránt) 2. Azon kötelezettségek azonosítása, amelyek nem teljesültek, vagy egy jelentős eseménynél nem lett kielégítve 3. Az áttekintés eredményeinek dokumentálása

3. Projekt kockázatainak ellenőrzése A potenciális problémákat még bekövetkezésük előtt azonosíthatjuk, így azok kezelése előre megtervezhető és szükség esetén alkalmazható (kockázatkezelés). Fázisok: 1. A kockázati dokumentáció periodikus áttekintése a projekt aktuális állapota és körülményeinek összefüggéseiben. 2. A dokumentum módosítása, hogy az utólagos információk érvényessé váljanak. Főleg hosszú távú vagy folyamatos működésű projekt esetén új kockázatok alakulhatnak, fontos, hogy tudjuk ezeket azonosítani és megvizsgálni. 3. A kockázat állapotának közlése az érintett felekkel Változás valószínűsége, amit a kockázat okoz A kockázat prioritásának változása

4. Adatkezelés Az adatkezeléssel kapcsolatos eseményeket szükséges megfigyelni, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a követelmények teljesülnek-e. ezen megfigyelések és a projekt követelmények változásaitól, szituáció vagy státusztól függően szükségszerűvé válhat a projekt adatkezelő eseményeinek újratervezése. Fázisok: 1. Az adatkezelő események periodikus megfigyelése és összevetése a projekt tervben leírtakkal. 2. A fontos eredmények és azok hatásinak dokumentálása. Például ha az érintett feleknek nincs hozzáférésük az adatokhoz. 3. Az áttekintés eredményeinek dokumentálása.

5. Érdekelt felek bevonása Az érintettek részvételét fontos lenne megfigyelni, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a megfelelő interakciók bekövetkeznek. A projekt követelményekben történő változtatások és a megfigyelés eredményeitől függően szituációk vagy állapotok újratervezése válhat szükségszerűvé az érintettek részvételeiben. Fázisok: 1. Az érdekelt felek részvételi állapotának periodikus felülvizsgálata. 2. A fontos eredmények és azok hatásinak dokumentálása. . 3. A résztvevők állapot visszajelzések dokumentálása. Agilis környezetben az ügyfél és a potenciális végfelhasználó hosszantartó részvétele a projekt termékfejlesztési fázisaiban kritikus lehet a projekt sikerében; így az ügyfél és végfelhasználói részvételek megfigyelése szükséges a projekt eseményeiben.

6. Folyamatok áttekintése A folyamatok áttekintése a projekt áttekintése, hogy a fontos résztvevők naprakészek legyenek, valamint így azonosíthatóak a jelentős eredmények vagy teljesítmény hiányok. Fázisok: 1. A kijelölt események állapotainak és munkatermékek rendszeres közlése a fontos résztvevőkkel. Menedzserek, alkalmazottak, ügyfelek, végfelhasználók, szállító és egyéb fontos résztvevők akik beletartoznak a megfelelő értékelésbe. 2. A projekt összegyűjtött és megvizsgált mérések eredményeinek áttekintése. Az áttekintett mérések tartalmazhatják az ügyfél elégedettségének a mértékeit is

6. Folyamatok áttekintése 3. A fontos eredmények azonosítása és a projekt tervtől való eltérések dokumentálása. 4 . A munkatermékben és a folyamatokban azonosított változtatási igények és problémák dokumentálása. 5 . Az áttekintések eredményeinek dokumentálása. 6 . A változáskérelmek és problémák követése zárásig.

7. Mérföldkövek áttekintése A mérföldkövek időben előre tervezett események vagy pontok amelyek révén teljes állapot áttekintést nyújt, amely arra vezet, hogy megértsük mennyire jól találkoztak az érdekeltek követelményei. (Ha a projekt fejlesztői mérföldköveket tartalmaz, akkor áttekintésre kerül sor, hogy megbizonyosodjunk róla, hogy a feltételezések és a kapcsolódó követelmények teljesülnek-e a mérföldkőben.) Mérföldkövekkel kapcsolatba hozható a teljes projekt, vagy egy adott szolgáltatás típus vagy példány. Mérföldkövek lehetnek esemény vagy naptár alapúak. A mérföldkövek áttekinését a projet tervezése alatt megtervezik és általában formális értékelés. A folyamat és mérföldkő áttekintéseket nem kell külön tartani. Egy értékelés megcímezheti mindkettőt. Példálu egy egyszerű előre megtervezett vizsgálat értékelheti az előrelépéseket, eredményeket és a teljesítményt akár egy tervezett időperiódusra (vagy mérföldkőre) a terv elvárásaival szemben. A projekttől függően, a „projekt indítás” és a projekt lezárás szakaszosan fedhetik a mérföldkő értékelések.

7. Mérföldkövek áttekintése Fázisok: 1. Mérföldkövek értékeléseinek végrehajtása az érintett érdekelt felek érdemi pontjain a projekt ütemezése(pl. kiválasztó szakaszok befejezése). Menedzserek, alkalmazottak, ügyfelek, végfelhasználók, szállító és egyéb fontos résztvevők akik beletartoznak a megfelelő értékelésbe. 2 . Kötelezettségvállalások, a projekt tervének, állapotának és kockázatainak áttekintése. 3. Lényeges eredmények és azok hatásainak azonosítása és dokumentálása. 4 . Az áttekintések, teendők és döntések eredményeinek dokumentálása. 5 . A változáskérelmek és problémák követése zárásig.

II. Korrekciós tevékenységek kezelése lezáráshoz

1. Végeredmények gyűjtése vizsgálathoz. 1. Eredmények elemzése Fázisok: 1. Végeredmények gyűjtése vizsgálathoz. A kimeneteket az áttekintésekből és az egyéb folyamatok végrehajtásából gyűjthető ki. Példák: Az eredmények műszaki értékelés teljesítése, ellenőrzés és érvényesítés során kerül felfedezésre. Jelentős eltérések a projekt tervezés paramétereiben a projekt tervben becsültekétől Kötelezettség vállalások (külső és belső is), amelyek nem teljesültek Kockázati állapotok jelentős változásai. Adatokhoz való hozzáférés, gyűjtés, titkosítási és biztonsági kérdések Az érdekelt felek képviselete vagy részvételével kapcsolatok kérdések Átmeneti termék, eszköz vagy környezeti feltételezések (vagy más ügyfél vagy szállító kötelezettségvállalásai) amelyeket nem sikerült elérni

2. Helyreállító intézkedések 1. Eredmények elemzése 2. Eredmények elemzése a szükséges korrekciós intézkedések meghatározásához Előfordulhat a meg nem oldott kérdésekhez korrigáló intézkedésekre van szükség, hogy a projekt céljai megvalósuljanak. 1. A feltárt problémák kezeléséhez szükséges megfelelő intézkedések meghatározása és dokumentálása Példák lehetséges intézkedésekre: Munka nyilatkozatának módosítása Követelmények módosítása Becslések és tervek felülvizsgálata Kötelezettségvállalások újratárgyalása Erőforrások hozzáadása Folyamatok változása Projekttel kapcsolatos kockázatok felülvizsgálata 2. Helyreállító intézkedések

2. Helyreállító intézkedések 2. Áttekintés és megállapodás létrehozása az érdekelt felekkel a meghozandó intézkedésekkel kapcsolatban 3. Belső és külső kötelezettségek változásainak tárgyalása 1. A teljesítéshez szükséges korrekciós lépések ellenőrzése. 2. A korrekciós intézkedések eredményeinek elemzése azok hatékonyságának meghatározására. 3. Megfelelő intézkedések dokumentálása a tervezett eredmények és a teljesített intézkedések közötti eltérések javításához 3. Korrekciós lépések kezelése