Hálótervezés Készítette: Kosztyán Zsolt Tibor

Project 2000, Project Central Egy kis pozícionálás Project 2000 –az Office-családdal kompatíbilis projekttervező, –menedzselő és –követő alkalmazás Project Central –intranet alapú munkacsoportos projektkövető rendszer –ötvözi a Project 2000 munkacsoportos szolgáltatásait és a (kihalt) Team Manager egyes képességeit

Microsoft Project 2000 Hatékony projektek Office-módra Cél: a befejezett és sikeres projektek számának növelése –az informatikai projektek 30%-át sosem fejezik be; 51%-uk túllépi a költség-keretet, méghozzá átlagosan 189%-kal, de a tervezett funkcióknak mindössze 74%-át valósítja meg* Megoldás: Microsoft Project 2000 –menedzseli a projekt teljes életciklusát –megismételhetővé teszi a sikeres gyakorlatot –az egész cégre kiterjeszti a projektkezelést *Forrás: Gartner Group

Az életciklus menedzselése A projektek négy fázisa A projekt definíciójának elkészítése A részletes projektterv elkészítése  A projekt végrehajtásának követése A projekt lezárása

Az életciklus menedzselése A projektdefiníció elkészítése A projekt céljainak, erőforrásainak és időzítésének meghatározása Jó projektdefiníciót írni nehéz –Helytelen: „Az új könyvelőprogram telepítése.” –Helyes: „Az új könyvelőprogram telepítése valamennyi pénzügyi ügyfélgépen. Résztvevők: egy projektvezető, két informatikus. Kezdés március 1-jén, befejezés március 31-én.” A fogalmazásban a Project sem segíthet, de –rögzíti a projekt RÖVID definícióját –tárolja a projekt dokumentációját tartalmazó webhelyre, fájlmappára, stb. mutató hivatkozásokat

Az életciklus menedzselése A projektterv létrehozása Részletes végrehajtási terv –a feladatok és a hozzájuk rendelt (személyi, anyagi) erőforrások listája –a végrehajtás munka- és időszükséglete –a függőségek és feltételek meghatározása A Project 2000: –tárolja a feladatok és az erőforrások adatait –integrálja a vállalati tevékenységkódokat –gazdag megjelenítési lehetőségeket biztosít (naptár, Gantt, hálódiagram, erőforrástábla) –segít a terv problémáinak felderítésében

Lehetséges problémák A projektgazda: egyensúlyozó művész A projekt három dolog, a tartalom, az időtartam és az anyagi/személyi erőforrások összessége –ha az egyiket módosítjuk, a többi is változik –gyakorlat: az egyiket (pl. a költségeket) rögzítettnek tekintjük tartalom időtartamerőforrások tartalom időtartamerőforrások Ha ugyanazt a projektet rövidebb idő alatt akarjuk elvégezni… tartalom időtartam erőforrások … több erőforrásra lesz szükségünk (vagy csökkenteni kell a tartalmat)

Lehetséges problémák A projekt túl sokáig tart Megoldások: –a tartalom csökkentése –az egyes feladatok hosszának csökkentése –a feladatok korábbi időpontban való kezdése A Project 2000: –a reális befejező dátum kiszámításához felülbírálja az egyes feladatok feltételeit –megjeleníti az ún. kritikus utat –könnyen átszervezhetővé teszi a projekttervet

Lehetséges problémák A projekt túl sokba kerül Megoldások: –a projekt tartalmának csökkentése –a költséges erőforrások helyettesítése olcsóbbakkal A Project 2000: –számszerűen és grafikusan megjeleníti a projekt, az egyes feladatok, illetve erőforrások költségeit –az időre vetítve ábrázolja a költségeket –egységesen kezeli a szervezet összes belső és külső erőforrását

Lehetséges problémák Az erőforrások túlterheltek Megoldások: –feladatok késleltetése –feladatok feldarabolása, új/kevésbé terhelt erőforrások bevonása –további műszak(ok) beindítása A Project 2000: –megjeleníti a túlterhelt erőforrásokat –automatikusan késleltetheti a feladatokat, amíg meg nem szűnik a túlterhelés –segít a feldarabolásban és újraegyesítésben –egyedi naptárakat, munkagörbéket biztosít

Párhuzamos és egymásba ágyazott projektek Egy vállalatnál párhuzamosan több projekt is fut Egy nagyobb projekt feladatai gyakran önálló projektek A Project 2000: –biztosít egy projekt portfolió szolgáltatást, amellyel egyszerre több projekt is áttekinthető –támogatja az egymásba ágyazott és egymásra hivatkozó projekteket (az egyik projekt erőforrásait a másik is használja)

Az életciklus menedzselése A projekt végrehajtásának követése Feladatok: –az eredeti projektterv és a változások közzététele –feladatok kiosztása, a teljesítés követése –a projekt menetének figyelése, szükség szerint beavatkozás –jelentések készítése és közzététele A Project 2000: –segít a közzétételben (papír, adatbázis/ fájlkiszolgáló, web, ) –kommunikál a résztvevőkkel (web, ) –rögzíti a teljesítéseket, méri az eltéréseket –gazdag jelentéskészítő szolgáltatásokkal rendelkezik

Az életciklus menedzselése A projekt lezárása A sikeres gyakorlat megőrzésének alapja –az eredeti és végső projektterv összevetése –a jó megoldások kiemelése, javaslat a hibák jövőbeni elkerülésére –a projektfájl archiválása A Project 2000: –megjeleníti az eredeti és a végső projektfájl közti különbségeket –tárolja a projekt közben keletkezett feljegyzéseket –jelentéseket készít –lehetővé teszi a projekt sablonként való mentését

A sikeres gyakorlat megismételhetővé tétele Minden projekt menthető sablonként –a Project automatikusan eltávolítja a projektspecifikus adatokat (tényleges kezdési dátumok, erőforrások időráfordítása, stb.)

Sablonok a termékben Félkész, testre szabható projektek Tervezés, építés –műszaki tervdokumentáció készítése –irodaház építése –lakóház építése Üzlet –új vállalkozás indítása –új termékfejlesztési projekt beindítása –projektvezetői iroda létrehozása Informatika –új infrastruktúra bevezetése –új szoftvertermék kifejlesztése –alkalmazásfejlesztés az MSF szerint –a Windows 2000 bevezetése –az Office 2000 bevezetése –a Project 2000 bevezetése

A projekt kiterjesztése az egész szervezetre Hagyományos projekt-menedzsment (felülről lefelé) Együttműködő projekt-menedzsment (alulról felfelé is) projektterv elkészítése végrehajtás új feladatok hozzáadása feladatok delegálása

A Project a projektgazdáké A Project Central mindenkié Intranetes alkalmazás, de beépülhet az Outlookba is Könnyen áttekinthető, feladatorientált felületet nyújt Megjeleníti a projekt- és az Outlook- feladatokat Segít a rendszeres és eseti jelentések készítésében

Project Central Együttműködő projektmenedzsment Részvétel a tervezésben –javaslat új feladatok felvételére, feladatok kiosztása, projekten kívüli elfoglaltságok figyelembe vétele Részvétel a követésben –elvégzett munka rögzítése, állapot-jelentések küldése Projektadatok elérése –az egyes résztvevőkre vonatkozó projektlista (portfolió), az egyes projektek és feladatok megjelenítése

Project Central Részvétel a tervezésben Személyes Gantt diagram –saját és menedzselt feladatok, külső elfoglaltságok (az Outlookból) –csoportosítás, szűrés és rendezés Új feladat hozzáadása –csak javaslat; ha a projektmenedzser jóváhagyja, bekerül a projekttervbe Feladat delegálása –kiválasztható, hogy a delegáló vagy a projektmenedzser felügyelje a végrehajtást –alkalmazásszinten be- és kikapcsolható

Project Central Részvétel a követésben Időtábla –táblázatos nézet a feladat-végrehajtás jelölésére; kitölthető órában vagy %-ban Szabályok –a projektterv automatikus frissítése a résztvevőktől beérkező üzenetek (teljesítés, új feladat, delegálás, stb.) alapján Állapotjelentés –lehet rendszeres és eseti; projekthez kapcsolódó vagy önálló; a menedzser vagy a résztvevő kezdeményezi –a Project Central automatikusan összesíti

Project Central Felügyelet Felhasználók azonosítása –lehet Project Central- (adatbázis-) fiók, Windows NT fiók, vagy mindkettő Szolgáltatások engedélyezése/tiltása –feladatok delegálása, új erőforrások felvétele Kategóriák és nézetek menedzselése –vezető, projektfelelős, erőforrás-felelős, csoporttag Egyéb beállítások –megjelenés, kategóriák, üzemmód

23.