Készítette: Bertalan Adrienn Csurgó Krisztina Vincze Bernadett Erika Projekt kontrolling Készítette: Bertalan Adrienn Csurgó Krisztina Vincze Bernadett Erika

Projekt fogalma nem tartoznak a hagyományos szervezeti egységek folyamatos, napi tevékenységei közé egyszeri, jól meghatározott cél elérésére irányulnak melyet előre meghatározott erőforrásokkal rögzített határidőre kell elérniük

A projekttel kapcsolatban felmerülő szerepek A PROJEKTBEN ÉRINTETTEK Projektszponzor Ügyfél/végfelhasználó Projektmenedzser Minőségi garancia Projektkoordinátor A PROJEKTBEN DOLGOZÓ CSAPAT Technikai szakemberek Belső csapat Külső csapat „Láthatatlan csapat”

A projekttel kapcsolatban felmerülő szerepek Projektszponzor: felel a projekt kivitelezéséért rendelkezik a projekthez szükséges forrásokkal az érintettek körében ő képviseli a projektet segíti, irányítja a projektmenedzser és a projektteam munkáját a szponzor a projekt minden szakaszában jelen van

A projekttel kapcsolatban felmerülő szerepek Projektmenedzser: felel a projekt hatékony működéséért tartja a kapcsolatot a projektszponzorral és az ügyfél, végfelhasználóval Feladatai: projekt terveinek előkészítéséért felel projektteam összeállítása team tagjainak motiválása a csapaton belüli szerepek és célok kijelölése lehetőségek behatárolása, az ellenőrzési pontok meghatározása munka menetéről jelentés készítése, a projektszponzor és az ügyfél, végfelhasználó folyamatos informálása

A projekttel kapcsolatban felmerülő szerepek Projektben dolgozó csapat: összeállítása a tervezett projekt jellegétől függ, általában belső csapat, technikai szakértők és külső csapat alkotják Minőségellenőrzés: általában a projektmenedzser végzi, de nagyobb projektek esetén külön csapatot is megbízhatnak vele „Láthatatlan csapat”: minden olyan tényező, amely a projekt terveinek alakulására valamilyen módon hatással van

A projekt lépései 1. Projektkezdeményezés probléma felismerés szervezeti szintű elvárások pontosítása megvalósíthatósági tanulmányok készítése a problémára minősítések, döntés

A projekt lépései 2. Projekt célok meghatározása mire kell, hogy kiterjedjen a célmeghatározás? a cél, a célrendszer jellemzői a célok mérhetősége

A projekt lépései 3. Projekttervezés - Projektterv elkészítésének menete Végrehajtási struktúra Erőforrások tervezése Logikai terv elkészítése Mérföldkövek és döntési pontok rögzítése Időtervezés végrehajtása Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése

A projekt lépései 4. Projekt végrehajtása A fázis fő feladatai: a projekttermék létrehozása projekt monitoring, kontrolling változások kezelése

A projekt lépései 5. A projekt lezárásának folyamata termék vagy eredmény átadása projekttagok reintegrációja erőforrások reintegrációja utókalkuláció lezáró értekezlet lezáró jelentés

A projekt lépései 6. A projekt értékelése szakmai eredményelemzés folyamatértékelés együttműködés elemzése végrehajtást befolyásoló tényezők hatékonysága értékelő jelentés összeállítása

A projektkontroll szerepe alapvetően a projekt erőforrásaival és határidőivel foglalkozó teljesítéskontroll nagyobb, komplexebb projektek esetében az egyes fázisok lezárásának elfogadása és jóváhagyása közreműködés a változáskezelési eljárás során beavatkozás a jelentős terveltérések, költségvetési- és határidő túllépések esetén közreműködés súlyos, előre nem látott események során

A projektkontroll szerepe a projekt előkészítési fázisban a projektkontroll helyett inkább a vállalati kontrollingnak van szerepe: közreműködik a döntést megalapozó adatok meghatározásában segít a megoldási alternatívák közül az optimális kiválasztásában meghatározza, hogy hogyan mérhetők a projekt eredményei (ha mérhetőek egyáltalán) ebben a fázisban kell mérlegelnünk a következőket: megtérülés hozott nyereség veszteség csökkentésének mértéke projekt végrehajtás becsült költsége

A projektkontroll szerepe a projekt végrehajtási fázisban folyamatosan elemzi a tervezett elsődleges projektcéloknak való megfelelést, ennek alapján pedig elvégzi a szükséges korrekciós intézkedéseket folyamatosan ellenőrzése alatt kell tartania végrehajtás idejét, illetve költségét különböző szinteken végeznek kontrollingot: projekt mérföldkövek tevékenységek készenléti helyzete erőforrás ráfordítások költségek létrehozott érték (Earned Value)

A projektkontroll szerepe a projekt végrehajtási fázisban A projekt mérföldköveinek során elemeznünk kell bizonyos szempontokat: a megvalósítás átfogó értékelése és a folytatás további fő irányainak kijelölése a stratégiai célok megváltozása következtében a projekt prioritási helyzetének változása, és ezzel együtt az elsődleges projektcélokban bekövetkező változások, vagy a projekt törlése a teljesítés folytatásának jelentős technikai, pénzügyi stb. problémái

A projektkontroll szerepe a projekt zárás fázisban fáziszárás tervezési, elemzési munkában a vállalati kontrolling eredmények értékelése, elemzése (projekt késedelmének, költségtúllépések lehetséges okai) végleges projektzárás a projektek sikeressége legtöbbször nem mérhető pusztán időben és költségekben, meghatározásához nem elégségesek a klasszikus projektkontroll eszközök egy projekt gazdasági eredményei rendszerint nem közvetlenül a projekt befejezése után jelentkeznek

A projektkontroll szerepe a projekt zárás fázisban vállalati kontrolling feladata a projektek valódi eredményességének megítélése, az egyes konkrét projektek szintje feletti általános értékelés, a teljes projekt portfolió elemzése ennek során az alábbi kérdéseket kell megválaszolni: Milyen hozzáadott értéket teremtenek a projektek? Olyan értéket teremtenek-e, amire a szervezetnek ténylegesen szüksége van? Milyen jó a szervezet a projekt végrehajtásban, és hogyan tud javulni?

Projektkontrollal szembeni elvárások jelezze a tervtől való várható eltéréseket, illetve a tervezett és a valóságos helyzet közötti eltérést (gyors, de ugyanakkor pontos információk) legyen összehangolt az azt működtető és felhasználó szervezettel (rugalmasság) az elemzési eredmények megjelenési formája legyen könnyen értelmezhető és áttekinthető nem lehet elsődleges célja a személyi felelősségre vonás

Köszönjük a figyelmet!