Szervezetfejlesztés A könyvtár mint szervezet Szellőné Fábián Mária

Szervezet Speciális rendszer, különlegessége abban rejlik, hogy emberi, személyi összetevőket is tartalmaz Szervezés eredményeként létrejött struktúra Szociológia, pszichológia, rendszerelmélet, kibernetika foglakozik vele

Szociológiai aspektus A szervezet társadalmi munkamegosztás eredményeként létrejött társadalmi formáció Működését formális, előírt szabályok határozzák meg, hierarchikusan felépített státuszok és szerepek működési rendszerét alkotva

Rendszerelméleti aspektus A struktúra, a szervezet fogalmán egy adott rendszer tetszőleges időpontra értelmezett leírt vagy számított állapotát értjük

Szervezeti kultúra A szervezet által elfogadott, közösen értelmezett előfeltevések, értékek, meggyőződések, hiedelmek rendszere Ezt a szervezet tagjai érvényesnek fogadják el, követik és az új tagoknak is átadják, mint a problémák megoldásának követendő mintáit, mint követendő gondolkodási és magatartásmódot

Szervezeti kultúrát befolyásoló tényezők Külső hatások: nemzeti kultúra,társadalmi környezet, család, politika, vallás Szervezet-specifikus tényezők: intézménytípus, méretek, vezetés stílusa, szakértelem foka, kommunikáció kialakult rendje A szervezet történelme, hagyományai: legendák, mítoszok, hősök a szervezet életéből, melyek ma is élnek és hatnak

A szervezeti kultúra szintjei 1.A kultúra külső jegyei: épület, jelképek, szervezeti forma, szabályok, dokumentáció mennyisége 2.Tapintható és tapasztalható kifejeződések, melyek szervezeti értékeket, normákat közvetítenek: a dokumentumok stílusa, nyelvezete( stratégiai program, munkaterv), szervezeti történetek, hősök Tapinthatatlan, csak közvetetten tapasztalható kifejeződések, jelek, melyek mélyről irányítják a szervezeti tagok magatartását, gondolkodását, vélekedését A szintek között nincsenek éles határok, kölcsönösen hatnak egymásra

Szervezetfejlesztés Tervszerű A szervezet egészére kiterjedő Felülről szervezett törekvés, amely a szervezet hatékonyságának és életképességének növelését célozza a Szervezeti folyamatokra való tervszerű beavatkozás útján, magatartástudományi ismeretek felhasználásával

Fő lépései Indítás: a szervezet felismeri a szervezetfejlesztés szükségességét, mivel gondok vannak a működéssel kapcsolatban Szerződéskötés:a vezetés a szervezetfejlesztési tanácsadót kér fel a szerződésben rögzített teendők irányítására, elvégzésére Adatgyűjtés és –elemzés Visszajelzés: a tanácsadó visszajelzést készít a vezetésnek A beavatkozás megtervezése A beavatkozás megvalósítása Kiértékelés

A könyvtár mint intézmény: Szolgáltatási intézmény Többszörösen integrált rendszer Külső meghatározottsága erős – nyílt rendszer Állandó kölcsönhatásban a társadalmi-gazdasági viszonyokkal Változás mint „életélmény”

A könyvtár mint rendszer jellemzői Valós társadalmi szükséglet eredményeként jött létre. A társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helye világos, egyértelmű. Ú.n. „nyílt rendszer” – kapcsolata az őt körülvevő világgal folyamatos. Értékét társadalmi hasznossága jelöli ki. Aktív rendszer: a rendszer elemei állandó mozgásban Dinamikus rendszer: a rendszer elemei átalakulnak, módosulnak, cserélődnek. Tervezett rendszer: mesterségesen, konkrét feladatokra jött létre. Hierarchikus rendszer: tagolt részrendszerekből áll, melyek között logikus kapcsolat van.

A könyvtár mint szervezet jellemzői 1. Olyan rendszer, amelyben - az ember a működtető, a legfontosabb alkotóelem - céllal rendelkező rendszer - problémamegoldó rendszer - a rendszerelemek között kommunikáció folyik - emberek közötti struktúrák - választás szabadsága

A könyvtár mint szervezet jellemzői 2. Non-profit szervezet Legfőbb terméke: információ Információ szolgáltatása + információ előállítása Szakmai szolgáltatások kliensei számára Nagy múltú, történelmi tradíciók ellenáll a változásoknak Források és felhasználók eltérő érdeke (gyűjteményközpontúság, felhasználó központúság) Legszélesebb társadalmi érdeket szolgál ki Fenntartói kiszolgáltatottság Személyzeti hierarchia, magasan képzett szakszemélyzet

A szervezet alrendszerei Folyamatok alrendszere (munkafolyamatok, döntés előkészítés) Erőforrások alrendszere Formális struktúra (szabályozók, normatívák) Informális (szociális) alrendszer Technológiai alrendszer (eszközök, berendezések, módszerek) Vezetői alrendszer

Szervezeti struktúrák, modellek Felsővezetés: a szervezeti funkciók mindegyikéért felelős Középvezetés: koordinálják a különböző egységek munkáját, összekötve a felsővezetést a munkaszinttel Dolgozók: végrehajtják a cél érdekében elvégzett feladatokat Technikai személyzet: a munka technikai feltételeit biztosítják Szakmai tanácsadók: tapasztalataikkal segítik a szervezetet.

Szervezeti sémák – szervezeti diagramok Munkaszervezet: a megoldandó feladatok szerinti egységekbe csoportosulás. Cél: ésszerű munkamegosztás, hatékonyság Feladat: legyen áttekinthető legyen irányítható, ellenőrizhető feleljen meg a dolgozók képességeinek Szervezeti és Működési Szabályzat Ügyrendi szabályzat Munkajogi szabályzat

Organogramok A szervezeti struktúrát tükrözi Láthatóak a döntési szintek Az ellenőrzési pontok A munkamegosztási és felelősségi szintek A függelmi viszonyok

A könyvtár szervezeti egységei Szakmai szervezetek: az intézményi célok szolgálatára létrehozott szakmai szervezetek (olvasószolgálati, feldolgozó, reprográfiai, számítógépesítési csoport stb.) Funkcionális szervek: pl. az igazgatási, ellenőrzési funkciót szolgáló egység (titkárság, porta, biztonsági szolgálat) A vezetést segítő szervek (pénzügyi, személyzeti, munkaügyi stb.)

A szervezeti sémák fajtái Különbség lényege: a feladatmegosztás és felelősség eltérő szintje Hierarchikus: a feladatok megosztása mélyen strukturált, döntési felelősség, illetékességi jog alacsony „Lapos”: önálló feladatvégzés, magas felelősségi szint, és intézkedési jog Mátrix: új feladat (projekt) megvalósulására alkalmi felelősség, illetékességi jog

Vezető - beosztott A legfőbb felelősség a vezetőé (anyagi, jogi, erkölcsi) A dolgozó részvétele a munkafolyamatban, a döntéshozatalban hozzáadott érték

A könyvtári munka tervezése A tervezés a vezetői munka legfontosabb eleme. Jövőre irányuló, mában zajló tevékenység. A tervező munka 2 fontos eleme: a) elemzés b) döntéshozatal

A tervezési munka elemei Ütemezés Adatgyűjtés – adatelemzés Tervezési szintek meghatározása Alternatívákban gondolkodás, rugalmas reagálás Megbízhatóság és megvalósíthatóság biztosítása

A tervezés lényegi kérdései Cél tudatosítása: kinek, mikor, mit kell csinálni, hová kell eljutni? Szűkebb és tágabb környezet ismerete, elemzése Szisztematikus, folyamatos adatgyűjtés Kinek a feladata? Könyvtári felsővezetés De: konkrét feladatokra munkatársak (projekt-tervezés!)

Környezetelemző technikák: PEST-analízis Politics – politikai környezet Economics – gazdasági környezet Society – társadalmi feltételek Technology – műszaki, technikai feltételek Mikor? Stratégiai célok Szervezeti átalakulás változásmenedzselés

Stratégiai tervtípusok Alapstratégia (könyvtár filozófiája) Funkcionális stratégiák (részelemek) Taktikák (operatív tervek) Szervezeti stratégia Személyzeti stratégia Fejlesztési stratégia Innovációs stratégia Pénzügyi stratégia Költségvetés csökkentési stratégia

Tervezési segédletek Szabványok, törvények, irányelvek (ISO, IFLA, EU, NKÖM) Előrejelzések, trendtanulmányok, trendmutatók Jelentések, beszámolók Statisztikák Felhasználói igényvizsgálatok, marketingkutatások Ötletbörzék, kívánságlisták

Tervezési módszerek Kvantitatív: matematikai, statisztikai adatok elemzése Kvalitatív: kérdőíves, interjús felmérések, jövőkutatási vizsgálatok, előrejelzése Intuitív: ötletbörze, személyes megérzések, jóslatok, utópiák Normatív: döntési mátrixok, rendszertervezés, modellezés

A könyvtár mint szervezet jellemzői Olyan rendszer, amelyben - az ember a működtető, a legfontosabb alkotóelem - céllal rendelkező rendszer - problémamegoldó rendszer - a rendszerelemek között kommunikáció folyik - emberek közötti struktúrák - választás szabadsága

Irodalom: Bobokné Belányi Beáta: Kultúrmenedzsment. Typotext Kiadó, 2001. Skaliczki Judit – Zalainé Kovács Éva: Minőségmenedzsment a könyvtárban. Veszprémi Egyetemi Kiadó,, 2001.