Helyzetfelmérés Helyzetfelmérés elemzése, értékelése 3. Helyzetfelmérés Helyzetfelmérés elemzése, értékelése

Elmúlt órán: Szervezés fogalma, elemei, okai, lépései Folyamata (6 lépés) 1. célkitűzés, meghatározás Ma tovább lépünk: 2., 3. lépésre

A szervezési munka szakaszai 1. Vezetői elhatározás, célkitűzés 2. Helyzetfelmérés 3. Helyzetfelmérés elemzése, értékelése 4. Számítógépes rendszer megtervezése 5. Rendszerterv bevezetése 6. Működő rendszer értékelése, karbantar- tása

2. Helyzetfelmérés Cél: a működő rendszer, szervezet, folyamat(ok) jelenlegi állapotának és működésének felmérése, megismerése.

A gazdálkodó szervezetek feldolgozási rendszereinek leggyakoribb hibái: Lassú Áttekinthetetlen Korszerűtlen Nincsenek szabályzatok (ügyviteli, ügyrendi, bizonylati…) Szervezeti felépítés vagy áttekinthetetlen, vagy nincs is kialakítva Sűrűn változó tevékenységi körök Hiányzó munkaköri leírások Döntéshozatal nem a megfelelő szinteken Sok párhuzamos tevékenység Sok papírmunka Nem megfelelő hatékonyság Lassú információáramlás

A helyzetfelmérés első lépése: Bemutatkozás, Tájékoztatás A helyzetfelmérés módszerei: Dokumentumvizsgálat Kérdőíves (írásbeli ) felmérés Személyes (szóbeli) megkérdezés

Dokumentumvizsgálat Felépítésre, szervezetre, működésre vonatkozó: szabályzatok, bizonylatok, nyilvántartások, levezetések, tv-i rendelkezések, házi rendelkezések… Cél: információszerzés a felépítésre, működésre, szervezetre vonatkozóan. Előny: személyes jelenlétet nem igényel, elvihető Hátrány: nem minden esetben tükrözi a valóságot

Legfontosabb dokumentumok: Szervezeti és működési szabályzat Számlarend, számlatükör Iratkezelési szabályzat Bizonylati szabályzat Egyéb szabályzatok Munkaköri leírások Bizonylatok, kódszámrendszerek, nyilvántartások Számítógépes rendszerek dokumentációi

Kérdőíves felmérés Alkalmazása: Ha viszonylag kevés idő alatt sok embert kell megkérdezni. Fontos: A kérdések egyértelmű megfogalmazása A kérdések tartalmilag helyes megfogalmazása A kérdések logikailag helyes megfogalmazása

-nyílt (kérdés megfogalmazva, válasznak üres hely) Több típus Udvarias kísérőlevél Típusai: -nyílt (kérdés megfogalmazva, válasznak üres hely) -zárt (kérdés és válasz is megfogalmazott, a válaszadónak csak választania kell) -vegyes (előző kettő ötvözete)

Személyes megkérdezés (interjú) Helyzetfelmérés legfontosabb eszköze Fontos a szervező egyéni magatartása, habitusa, megjelenése, szakmai tudása, beszédkészsége.

3. Helyzetfelmérés elemzése, értékelése A feladat nagyságától függően néhány héttől több hónapig is eltarthat. Elemzés: A helyzetfelmérés során szerzett információk különböző módszerekkel történő ábrázolása, rögzítése, értékelése, amely során rámutathatunk mindazon problémákra, amelyek miatt a változtatás igénye felmerült.

Az elemzés tényezői: Folyamatok feltárása Adatok vizsgálata Követelmények felmérése Az elemzés módszerei: Diagramok Folyamatábrák Táblázatok Mátrixok Összetett módszerek

Diagram Mérőszámok időbeli változásának szemléltetésére, vagy bizonyos halmazokon belüli megoszlására Ált.: grafikonszerűen (pl.: Excel)

Példák:

Folyamatábrák Információ-kapcsolatokat, rendszer- és tevékenység-összefüggéseket, információáramlásokat, összehasonlításokat ábrázolhatunk. - 1. Információs folyamatábra - 2. Bizonylati út ábra - 3. Tevékenységábra - 4. Menüábra

Példák: Információs folyamatábra Bizonylati út ábra Tevékenységábra Menüábra

Táblázatok Adatok, információk rendszerezésére szolgálnak Szerkesztés: - kiindulás: a vizsgálat lényeges szempontjából - konkrét adatok beírása - elemzés Pl: döntési tábla, döntési fa

példák Döntési fa Döntési tábla

Mátrixok 1. portfólió mátrix (Elsősorban piaci problémák feltárására irányul.) A vizsgált termékeket „osztályoztatták” a vevőkkel, majd Termékenként ezekből átlagokat számoltak. Emellett ábrázolták a fedezetszintet (árbevétel – közvetlen költség, osztva az árbevétellel) Ezeket az adatokat táblázatban rögzítik: (fedezetszint szerint növekvő sorrendben) A fedezetszintekben két választóvonal van: 30% alatt veszteséges, 20% alatt fokozottan veszteséges egy termék.

Ezután rajzoljuk meg a mátrixot, a táblázat adatai alpján: Függ: fedezetszint, vízsz: vásárlói minősítés A tengelyek által határolt területet 4 részre osztjuk (a határoknak megfelelően) Végezetül a négy területet értékeljük

Mátrixok 2. információs mátrix (begyűlt adatok rendszerezése)

Összetett módszerek Folyamatfelbontási ábra

Összetett módszerek Adatáramlási (adatfolyam) ábra

Összetett módszerek Információelemzési diagram