Rendszerelmélet, információelmélet 1. Rendszerelmélet, információelmélet 1

Történeti áttekintés (Kibernetika=automaták tudománya) HERON (görög matematikus és fizikus, ie.100 körül) - éneklő madár és bagoly színjátéka - permetező labda - automatikus kapunyitó Középkor - főleg óraszerkezetekkel együtt megjelenő automaták JOHANN MÜLLER (1436-1470 német matematikus és csillagász) - szárnyát mozgató sas Nürnberg város kapuja felett LEONARDO (1452-1519) - automata oroszlán – trónterembe bevonulva a mellkasát feltépte, ahonnan liliomok hullottak ki Ezek a szerkezetek merevek voltak, nem volt bennük érzékelő, amely a pontos működést felügyelte volna. Hiányzott a visszacsatolás. Fordulópont: 2

Történeti áttekintés HYGENS (1629-1695 holland matematikus és fizikus) - kiegyenlítő himbás óraszerkezet; önszabályozó, visszacsatolás megvalósult JAMES WATT (1736-1819) - gőzgép (szintén a visszacsatolás elvén működött) CLARK MAXWELL (1831-1879) angol fizikus - leírta a Watt-féle gőzgép működését Nagy hatású eseménye volt a technika fejlődésének a programozás bevezetése. JACQUES DE VAUCANSON - önműködő selyemszövő gép (központjában perforált dob volt, amely a meghatározott sorrend szerint működtette a gépeket. JACQUARD (1752-1834) - mintás szövetek készítésére alkalmas szövőszék – lyukkártya vezérlés, lyukkártyára rögzített program … 3

Történeti áttekintés A kibernetikához (automaták) vezető tudományos előrehaladás három sínpályán haladt. Számítógép Fiziológiai jelenségek matematikai, fizikai vizsgálata Élő szervezetek társadalmi működésének elemzése 4

A rendszer Rendszer: Valamilyen egymással kölcsönhatásban lévő elemek halmaza, különböző, de bizonyos módon egy- mással összefüggő elemek együttese. Általában bonyolult felépítésűek Sok összetevőből állnak Típusai: Materiális (anyagi, valóságos) Absztrakt (elméleti, gondolati) Materiális: statikus – dinamikus működő – nem működő zárt – nyílt célratörő – nem célratörő természetes – tervezett határozott – határozatlan meghatározható – meghatározhatatlan rendezett – szervezett adaptív – nem adaptív öntanuló – nem öntanuló 5

Statikus és dinamikus Működő és nem működő Ha egy vizsgált rendszer szerkezete – az adott vizsgálati cél szempont- jából – nem fejlődik, (nem bővül új elemekkel, elemkapcsolatai nem cserélődnek…) a rendszer statikus, egyébként dinamikus. Működő és nem működő Ha egy vizsgált rendszer szerkezete nem változik, akkor a rendszer nem működő, egyébként működő. A rendszer működése lehet aktív vagy passzív. A passzívan működő rendszer működését a természeti törvények vak érvényesülése váltja ki, az aktívan működő rendszerek működéséhez a természeti törvé- nyek tudatos felhasználásra kerülnek. 6

Zárt és nyílt rendszerek Egy rendszer zárt akkor, ha a környezetével nem cserél anyagot. Minden más esetben nyílt rendszerről beszélünk. A valóságban csak nyílt rendszerek vannak. Célratörő és nem célratörő rendszerek Ha egy rendszer működésében olyan állapot figyelhető meg, amelyek elérésére törekszik, akkor a rendszer célratörő, ellenkező esetben nem. 7

Természetes és tervezett rendszerek A természetes rendszer létrejöttének pillanatában a célja már adott, és később ennek alárendelten keres magának feladatot. A tervezett rendszerek az emberi társadalom által létrehozott rendsze- rek. Ezeket meghatározott feladatok ellátására hozzák létre, és a feladatok ellátása során kapnak célt. Határozott és határozatlan rendszerek Határozottak azok a rendszerek, amelyek kimeneti értékei előre meg- határozhatóak, míg határozatlanok azok a rendszerek, amelyek kime- neti értékei előre nem határozhatóak meg mert egy adott állapotukból kiindulva többféle folytatódásuk lehetséges, és hogy az konkrétan mi lesz, csak valószínűsíteni tudjuk. 8

Meghatározható és meghatározhatatlan rendszerek Egy rendszert meghatározni annyit jelent, mint leírni, hogy mely ele- mekből áll és hogy az elemek között milyen kapcsolatok vannak. Azokat a rendszereket,amelyekre a leírást meg tudjuk adni, meghatá- rozható rendszereknek nevezzük, és amelyekre ugyanezt nem tudjuk megadni, azok a meghatározhatatlan rendszerek. Adaptív és nem adaptív rendszerek Azok a rendszerek, amelyek képesek alkalmazkodni a környezeti vál- tozásokhoz az adaptív rendszerek, amelyekben pedig nincs meg az alkalmazkodóképesség, a nem adaptív rendszerek. 9

Rendezett és szervezett rendszerek Rendezett rendszerek azok a rendszerek, amelyek ha kívülről nem avatkozunk be a működésükbe, a természeti törvényeket, vagy az algoritmus által előírt elemkapcsolatokat és változásokat betartják. Azok a rendszerek, amelyeknél ha nem avatkozunk be folyamatosan a működésükbe a cél tartása érdekében, akkor eltérnek a kívánt törvény- szerűségektől, illetve algoritmustól, mégpedig a célt tekintve kedvezőt- len irányba. Öntanuló és nem öntanuló rendszerek Ha egy rendszer rendelkezik azzal a képességgel, hogy tanyulmányoz- za saját működési algoritmusát és ennek megfelelően javítja is, akkor öntanuló. Ha nem rendelkezik ezzel a képességgel, akkor nem öntanuló. 10

A rendszerek összetevői Elem: Fogalmán a rendszernek azt az önálló műveletet végző összetevőjét értjük, amelynek bemenetei és kimenetei vannak és a bemenetek és kimenetek között mindig valamilyen változássorozat megy végbe. A rendszer része, de önmagában is rendszer. Folyamat: A rendszerben végbemenő változások sorozata. Struktúra: Egy adott rendszer, adott pillanatbeli állapota, azaz annak megadása, hogy mely elemek tartoznak a vizsgált rendszerbe, s hogy ezek között milyen kapcsolatok állnak fenn, tehát a rendszer szerkezete. 11

Az elemek kapcsolódása a rendszeren belül: Soros: a sorba kapcsolt elemekből álló rendszerek átbocsátóképessége a legkisebb kapacitású elem átbocsátóképességével egyenlő. Párhuzamos: a párhuzamos elemekből álló rendszerek átbocsátóképessége az egyes elemek átbocsátóképességének összegével egyenlő. Alternatív módon kapcsolt: az alternatív módon kapcsolt elemekből álló rendszerek átbocsátóképessége az egyetlen elem átbocsátóképességével egyenlő, a másik elem tartalékban van egészen addig, amíg az első elem el nem romlik. 12

A rendszerek vizsgálati módszerei Fekete doboz módszer (állapotok) - emlékezet nélküli rendszer - emlékezettel rendelkező rendszer - belső képpel rendelkező rendszer Modell módszer (viselkedés, folyamatok) 13

A rendszerek irányítása Olyan tevékenység, amelynek eredményeként beavatkozás történik a rendszer működésébe annak érdekében, hogy az abban végbemenő folyamatokat a kívánt módon fenntartsa, a kívánt módon megváltoz- tassa, illetve megállítsa. Irányítás az is, ha nem létező rendszert létrehozunk és az abban szük- séges folyamatokat elindítjuk. A rendszert érő környezeti hatások lehetnek: - várt, kívánt - várt, nem kívánt - nem várt, nem kívánt - nem várt, kívánt 14

annak érdekében, hogy a zavaró jelek káros hatásait kiegyenlítsük. Szabályozás: Ha mérjük a folyamat valamely jellemző értékét, s ha az eltér a kívánt értéktől, beavatkozunk a rendszer működésébe az eltérés pozitív irányba terelése érdekében. A beavatkozás tehát azután történik meg, miután a zavaró jel már kifejtette hatását, mikor már eltérés van. Vezérlés: Ha a rendszer bemenetét, s ezek közt a zavaró jeleket is mérjük, s a mérési eredmények alapján avatkozunk be a rendszer működésébe annak érdekében, hogy a zavaró jelek káros hatásait kiegyenlítsük. A beavatkozás akkor történik meg, amikor a zavaró jel fellép, tehát a beavatkozás a zavaró jellel ellentétes hatást vált ki. Izoláció: Mikor olyan körülményeket teremtünk, amelyek megvédik a rendszert a zavaró jelek káros hatásaitól. 15

Szabályozási kör: - irányított jellemző - érzékelő - irányító - beavatkozó Visszacsatolás 16

A gazdasági rendszer - feladatok meghatározása Személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a munkamegosztásban elfoglalt helyzete, képes célok kitűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására. Célkitűzés = - feladatok meghatározása - feladatok teljesítési feltételeinek megfogalmazása - előbbiekkel összefüggő számítások elvégzése Végrehajtás = - feladatok teljesítési feltételeinek megteremtése - a célkitűzés megvalósításának megszervezése - a feladatok megvalósulása 17

A vezetési hierarchia szintjein megvalósuló tevékenységsorozatok. Irányítás: A vezetési hierarchia szintjein megvalósuló tevékenységsorozatok. Lehetnek ezek fizikai és gazdasági folyamatok. GAZDASÁGI FOLYAMATOK GAZDÁLKODÁSI FOLYAMATOK KONTROLLING FOLYAMATOK SZÁMVITELI FOLYAMATOK MARKETING FOLYAMATOK EGYÉB FOLYAMATOK Pénz-, eszköz-, munkaerő-, készlet-, hitel-, költség-, stb… Tervezés Főkönyvi könyvelés Marketing Személyzeti Elemzés Analitikus nyilvántartás Beszerzés Szervezés Gazdaságossági számítások Raktári nyilvántartás Értékesítés Jog Ellenőrzés Fejlesztés Igazgatás Védelem (tűz, vagyon) 18

Horizontális vizsgálat FOLYAMATOK A FOLYAMATOK JELLEMZŐI bonyolítás Az anyag beérkezésének fogadása, átvétele, raktártérbe vitele, kiadása, bizonylatok kiadása. nyilvántartás A bizonylatok adatainak nyilvántartó lapokra történő felvezetése, aktuális raktri készletek mennyiségi és értékbeli kimutatása. egyeztetés A raktári nyilvántartás és az analitikus nyilvántartás egyeztetése. ellenőrzés A nyilvántartások helyes vezetésének ellenőrzése, a raktári és az analitikus nyilvántartások mennyiségi egyezősségének ellenőrzése. 19

Vertikális vizsgálat FOLYAMAT RÉSZFOLYAMAT TEVÉKENYSÉG MŰVELET Bonyolítás Beérkezés … Tárolás Kiadás Anyag fogadása Anyag átvétele Bizonylat kiállítása Fejléc kitöltése Tételsorok beírása aláírás 20

Az információrendszer Egy adott rendszer számára – annak működését befolyásoló – új isme- reteket nyújtó jelek, jelsorozatok tartalmi jelentése. Új ismeret, mégpedig a korábbi ismereti szinthez képest új ismeret. Az információt jelek, jelsorozatok hordozzák. Mindig meghatározott rendszer számára jelent új ismeretet. Csak abban az esetben, ha felhasználásra kerül. Adat: Egy adott jel, amennyiben elemi ismeretet hordoz és rögzített állapotban van. Hír: Ha ugyanez a jel nincs rögzítve. Az adatok és a hírek az információ hordozói. 21

Információrendszer fogalma: Fogalma alatt olyan átfogó fogalmat értünk, amely egyrészt kiterjed az eseményeket és tényeket rögzítő adatok megszerzésére, rögzítésére, tárolására, feldolgozására, másrészt pedig a feldolgozás eredménye- ként az információk előállítására, továbbítására és felhasználására. Vezetési információrendszer: Vezetési információrendszer az irányítani kívánt gazdasági rendszer célkitűzésével, sajátosságaival összhangban kialakított vezetési-dönté- si rendszer alapja. Hatékony működésének feltétele, hogy megfelelő információkkal rendelkezzen, és megbízható technikai bázisra támasz- kodjon. 22

Szervezéstechnológia 2. Szervezéstechnológia 23

A szervezés fogalma (eredete: latin „organisatio”) Olyan alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagainak felhasználásával biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalósítását, kialakítja a céloknak megfelelő folyamatokat és a folyamatoknak megfelelő szervezeti kereteket. Végül meghatározza és csoportosítja a feladatok ellátásához szükséges munkaerőket és munkaeszközöket. 24

A meghatározás elemei: - 1. cél - 2. munkafolyamatok - 3. szervezet (az információáramlás kerete) A szervezés szükségessége: Szervezetek működése Rendszeresség Gyorsan fejlődő környezeti tényezők és jellemzők A szervezés, folyamatos, állandó tevékenység. 25

A munkaszervezés fejlődése 26

A gazdasági folyamatok szervezésének fejlődése 27

A szervezési munka (gyakorlati lebonyolítás) Szükségességének okai: Gazdasági élet változásai Technika korszerűsödése Jogi szabályozók változása Tulajdonosváltás Profilváltás Új folyamatok kialakulása Marketing (piackutatás, piacelemzés, prognóziskészítés, piacbefolyásolás) Kontrolling (ellenőrzés) Új követelmények megjelenése Áttekinthetetlen gazdasági folyamatok, párhuzamos feldolgozások elkerülése (az információfeldolgozás és szolgáltatás hierachiájának és rendszerének kidolgozása) Feldolgozási technika megváltozása 28

Szervezési munka gyakorlata 29

A szervezési munka szakaszai 1. Vezetői elhatározás, célkitűzés 2. Helyzetfelmérés 3. Helyzetfelmérés elemzése, értékelése 4. Számítógépes rendszer megtervezése 5. Rendszerterv bevezetése 6. Működő rendszer értékelése, karbantar- tása 30

1. Vezetői elhatározás, célkitűzés A szervezői munkát a gazdálkodó szervezeteknél minden esetben a vezetés kezdeményezi (információigény) Mely területeken Milyen tevékenységekben Milyen folyamatok során Felkérés (szerződés) - belső szervezőt - külső szervezőt - intézményt 31

A rendszertervezésnél figyelembe kell venni: - felhasználói adottságokat - felhasználói lehetőségeket - felhasználói korlátokat 32

Felkérési szerződés tartalma: - megbízás ténye - követelmények - célkitűzések (minden rendszer működésének alapvető célja, a felhasználói igényeknek megfelelő információ előállítása) De ki a felhasználó? 33

Felhasználó Tágabban: a megrendelő, aki számára a rendszer készül Szűkebben: az a konkrét személy, akinek a munkavégzését támogatja majd a rendszer 34

Felhasználói igény Kívánságok, de követelmények is A vezetőtől nem várható el a számítástechnika részletes ismerete A szervezőnek azonban ismernie kell azt Nem jó megoldás a kézi feldolgozás gépre vitele, ugyanis az nem jelent hatékonyabb munkavégzést, csupán annyit, hogy ezután géppel csináljuk, amit eddig kézzel. A hatékonyság elérése, növelése érdekében az egész addigi rendszert át kell szervezni, újat kell kialakítani, mégpedig úgy, hogy az legnagyobb mértékben támaszkodjon az adatszervezésre, és maximálisan használja ki a számítógép adta lehetőségeket. 35

Az alkalmazott számítógépes rendszerek típusai 1. off-line a különböző rendszerek önállóan, egyedileg működ- nek, köztük nincs kapcsolat lassú, több hibalehetőség, manuális adatátvitel 2. on-line közvetlen kapcsolat a gépek között, közös hálózat gyorsabb, hibamentesebb munka 36

Számítógépes feldolgozási típusok: 1. kötegelt (batch processing) (pl.: bérszámfejtés) - az adatbevitel, feldolgozás és az eredmények közlése időben elkülönül egymástól - az adatbevitelnek is több típusa lehet 2. párbeszédes (interaktív) üzemmód (pl.: egyenleglekérdezés) - a számítógép a feldolgozott feladatot lépésenként kapja meg, amelyek mindegyikére szinte azonnali választ biztosít 3. időosztásos üzemmód (time sharing) (pl.: szoftverfejlesztés) - a számítógépek működési idejét megosztják a felhasználók között 37

A szoftverek kiválasztásának típusai Saját fejlesztés 1. a fejlesztés hosszabb időt vehet igénybe, mely idő alatt változások következhetnek be, így gyakorlatilag soha nincs kész a rendszer 2. nincs referencia, miután új a rendszer 3. figyelembe veszi az egyedi sajátosságokat, gyakran paraméterezhető 4. magas az ára 5. kevésbé igazodik a hazai és a nemzetközi normákhoz 6. nem mindig van hozzá dokumentáció 7. általában hosszú ideig kell a hibákat javítani 8. szolgáltatás csak a garanciaidő lejártáig, utána minden beépítés csak díj ellenében 9. a szervizelést külön kell megoldani 10. más rendszerekkel való kapcsolatot ki kell alakítani 38

A szoftverek kiválasztásának típusai Vásárolt szoftver 1. vásárlás után szinte azonnal használható 2. általában referenciákkal rendelkezik, így információkat lehet szerezni a felhasználói tapasztalatokról 3. általánosít, legtöbb esetben paraméterezhető 4. ára viszonylag magas (nem költségesebb mint az egyedi fejlesztés) 5. jól igazodik a hazai és a nemzetközi normákhoz 6. dokumentált 7. hibamentes, tesztelt 8. folyamatos szolgáltatás, tanácsadás, 9. állandó szervizelés 10. hasonló rendszert használók között egyszerűbb az adatkapcsolatok megteremtése 39

A szervezési munka időszükségletének és költségének kiszámítása Befolyásoló tényezők: - elvégzendő feladat nagysága - anyagi helyzet - szervezők A szervezés folyamatát célszerű megtervezni a hatékony és gördülékeny munkavégzés miatt. 40

Hálótervezési módszerek Minden összetett feladat lebontható elemi lépésekre, feladatokra, Minden elemi feladatra megadható: - a végrehajtáshoz szükséges idő, - a végrehajtáshoz szüksége személyek száma, - az azt megelőző elemi feladat (kivétel: induló feladat), - a vele párhuzamosan végezhető feladat, - az azt követő elemi feladat (kivétel: befejező feladat), Az elemi feladatok logikai hálóba rendezhetők, A háló alapján kiszámítható a feladatok (tevékenységek) - legkorábbi kezdés ideje, - legkorábbi befejezés ideje, - legkésőbbi kezdésideje, - legkésőbbi befejezés ideje, Az időadatok alapján meghatározható az a leghosszabb időszükséglet (kritikus út) amennyi idő alatt a teljes feladatot el kell végezni. 41

CPM Critical Path Method = kritikus út módszere Lényege: határozott tartamú tervezés, azaz minden tevékenység meghatározott időadattal rendelkezik. Az összeállított hálóban eseményeket és tevékenységeket ábrázolunk. Az események választják el egymástól a tevékenységeket, és csak Addig tartanak, amíg egy befejeződő tevékenységet egy másik tevékenység fel nem vált. A tevékenységek fajtái: TEVÉKENYSÉG IDŐSZÜKSÉGLET MUNKAVÉGZÉS HASZNÁLAT Munkafolyamat van Bármilyen munkavégzés Várakozási tevékenység nincs Beton megkötése, szőlő érlelése látszattevékenység Függőséget, feltételt jelent 42

Módszer: A háló minden tevékenységéhez hozzárendelünk egy időadatot amely az elvégzéséhez szükséges (látszattevékenységnél ez nulla). Ezután kiszámítjuk a kritikus utat (leghosszabb út), mégpedig úgy, hogy meghatározzuk a tevékenységek - legkorábbi kezdési és - legkésőbbi kezdési időpontjait. Ahol ez a két időpont megegyezik, ott halad a kritikus út a kezdő eseménytől a záró eseményig. 43

Példa 44

Tervezzük meg a szervezési munka időtartamát a célkitűzéstől a helyzetfelmérés befejezéséig! (Azaz számoljuk ki, mennyi idő szükséges az adatfelvételezéshez!) Figyelembe veendő tevékenységek: Tevékenységek Idő (hét) A - Feladat meghatározása 2 B - Feladatok lebontása 1 C - Szervezési cél leírása D - Dokumentumok begyűjtése E - Kérdőívek összeállítása F - Kérdőívek szétosztása, kitöltése 4 G - Személyes interjúk H - Dokumentumok feldolgozása 3 I - Kitöltött kérdőívek feldolgozása J - Interjúk összegzése, feldolgozása K - A jelenlegi helyzet anyagának összeállítása L - A szervezési cél és a jelenlegi helyzet összehasonlítása 45

Rajzoljuk fel a logikai hálót! 3 H 7 D I F 6 4 E 2 B J G K 9 1 5 A L C 8 46

Számítsuk ki a kritikus utat! Ennek folyamata: Rajzolunk egy mátrixot, ahol a fejrovat és az oldalrovat a az események sorszáma A táblázata tevékenységek időadatait tartalmazza (kezdőesemény: függőleges, záróesemény: vízszintes) Kitöltés: 0-ból (függ) 1-be(vízsz) az A úton jutok, ami 2 egység hosszú, ezt írom a keresztcellába … 47

Legko-rábbi kezdés 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Legkésőbbi kezdés 48

Előbb a függőleges, legkorábbi kezdőidőpontokat számoljuk: A táblázat kitöltése után kell kiszámolnunk a rózsaszín cellák értékeit a következő módon: Előbb a függőleges, legkorábbi kezdőidőpontokat számoljuk: A 0 eseményes tevékenység 0 időpontban következhet be legkorábban, ide tehát 0-át írunk. Az 1-es eseményhez tartozó legkorábbi kezdés: megvizsgáljuk az 1-es oszlopot, ahol találunk egy 2-est a 0 esemény sorában. Ezt hozzáadjuk az előző 0 értékhez, megkapjuk a következő értéket, ami a 2. … A 7-es eseménybe három tevékenység torkollik, közülük a LEGNAGYOBBAT kell választani 49

A legkésőbbi kezdési időpontoknál (vízszintesen) visszafelé haladunk: ez most 9*2=18 hét, ezt írjuk az alsó cellába - a továbbiakban a sorokat figyeljük, - hasonló algoritmus szerint járunk el mint az előbb, - csak itt levonjuk - csomópontnál mindig a legkisebb értékkel számolunk A keresztértékeknél ha megegyező számok (eredmények) vannak, oda jelet teszünk, majd ezek sora adja a kritikus út hosszát. (0-1-2-4-6-7-8-9) 50

Legko-rábbi kezdés 1 2 3 4 5 6 7 8 9 12 16 18 Legkésőbbi kezdés X 51

költségtervezés Lényege, hogy a végrehajtás ideje és a költségek között összefüggés van. Ha csökkentjük a végrehajtás idejét, nőnek a költségek. Ezt csak addig célszerű tennünk (időcsökkentés), amíg a költségek nem nőnek aránytalanul. 52

Alkalmazandó szabály: normál idő: minimális idő normál költség:maximális költség a normálidők alapján kiszámítjuk a kritikus utat. Majd felépítjük a táblázatunkat, amiben kiszámoljuk a költségnövekedési együtthatót (KE) max.költség - normál költség normál idő – minimális idő 53

A KE együttható értéke megmutatja, hogy egységnyi időcsökkentéshez mekkora költségnövekedés járul. 54

példa 55

56

Legkorábbi kezdés 1 2 3 4 5 6 7 9 13 18 10 20 28 8 36 Legkésőbbi kezdés 30 X 57

58 TEVÉKENYSÉG IDŐ KÖLTSÉG KE normál minimális maximális 0-1 4 2 3200 5000 900 1-2 3 1 1500 4000 0250 1-3 9 5 4300 7000 675 2-3 3000 1300 3-4 1333 3-5 7 2000 750 4-6 10 8 6700 9000 1150 5-7 6 6-7 5200 7100 633 Összes költség 32900 55400 58

A szervezési munka szakaszai 1. Vezetői elhatározás, célkitűzés 2. Helyzetfelmérés 3. Helyzetfelmérés elemzése, értékelése 4. Számítógépes rendszer megtervezése 5. Rendszerterv bevezetése 6. Működő rendszer értékelése, karbantar- tása

2. Helyzetfelmérés Cél: a működő rendszer, szervezet, folyamat(ok) jelenlegi állapotának és működésének felmérése, megismerése.

A gazdálkodó szervezetek feldolgozási rendszereinek leggyakoribb hibái: Lassú Áttekinthetetlen Korszerűtlen Nincsenek szabályzatok (ügyviteli, ügyrendi, bizonylati…) Szervezeti felépítés vagy áttekinthetetlen, vagy nincs is kialakítva Sűrűn változó tevékenységi körök Hiányzó munkaköri leírások Döntéshozatal nem a megfelelő szinteken Sok párhuzamos tevékenység Sok papírmunka Nem megfelelő hatékonyság Lassú információáramlás

A helyzetfelmérés első lépése: Bemutatkozás, Tájékoztatás A helyzetfelmérés módszerei: Dokumentumvizsgálat Kérdőíves (írásbeli ) felmérés Személyes (szóbeli) megkérdezés

Dokumentumvizsgálat Felépítésre, szervezetre, működésre vonatkozó: szabályzatok, bizonylatok, nyilvántartások, levezetések, tv-i rendelkezések, házi rendelkezések… Cél: információszerzés a felépítésre, működésre, szervezetre vonatkozóan. Előny: személyes jelenlétet nem igényel, elvihető Hátrány: nem minden esetben tükrözi a valóságot

Legfontosabb dokumentumok: Szervezeti és működési szabályzat Számlarend, számlatükör Iratkezelési szabályzat Bizonylati szabályzat Egyéb szabályzatok Munkaköri leírások Bizonylatok, kódszámrendszerek, nyilvántartások Számítógépes rendszerek dokumentációi

Kérdőíves felmérés Alkalmazása: Ha viszonylag kevés idő alatt sok embert kell megkérdezni. Fontos: A kérdések egyértelmű megfogalmazása A kérdések tartalmilag helyes megfogalmazása A kérdések logikailag helyes megfogalmazása

-nyílt (kérdés megfogalmazva, válasznak üres hely) Több típus Udvarias kísérőlevél Típusai: -nyílt (kérdés megfogalmazva, válasznak üres hely) -zárt (kérdés és válasz is megfogalmazott, a válaszadónak csak választania kell) -vegyes (előző kettő ötvözete)

Személyes megkérdezés (interjú) Helyzetfelmérés legfontosabb eszköze Fontos a szervező egyéni magatartása, habitusa, megjelenése, szakmai tudása, beszédkészsége.

3. Helyzetfelmérés elemzése, értékelése A feladat nagyságától függően néhány héttől több hónapig is eltarthat. Elemzés: A helyzetfelmérés során szerzett információk különböző módszerekkel történő ábrázolása, rögzítése, értékelése, amely során rámutathatunk mindazon problémákra, amelyek miatt a változtatás igénye felmerült.

Az elemzés tényezői: Folyamatok feltárása Adatok vizsgálata Követelmények felmérése Az elemzés módszerei: Diagramok Folyamatábrák Táblázatok Mátrixok Összetett módszerek

Diagram Mérőszámok időbeli változásának szemléltetésére, vagy bizonyos halmazokon belüli megoszlására Ált.: grafikonszerűen (pl.: Excel)

Példák:

Folyamatábrák Információ-kapcsolatokat, rendszer- és tevékenység-összefüggéseket, információáramlásokat, összehasonlításokat ábrázolhatunk. - 1. Információs folyamatábra - 2. Bizonylati út ábra - 3. Tevékenységábra - 4. Menüábra

Példák: Információs folyamatábra Bizonylati út ábra Tevékenységábra Menüábra

Táblázatok Adatok, információk rendszerezésére szolgálnak Szerkesztés: - kiindulás: a vizsgálat lényeges szempontjából - konkrét adatok beírása - elemzés Pl: döntési tábla, döntési fa

példák Döntési fa Döntési tábla

Mátrixok 1. portfólió mátrix (Elsősorban piaci problémák feltárására irányul.) A vizsgált termékeket „osztályoztatták” a vevőkkel, majd Termékenként ezekből átlagokat számoltak. Emellett ábrázolták a fedezetszintet (árbevétel – közvetlen költség, osztva az árbevétellel) Ezeket az adatokat táblázatban rögzítik: (fedezetszint szerint növekvő sorrendben) A fedezetszintekben két választóvonal van: 30% alatt veszteséges, 20% alatt fokozottan veszteséges egy termék.

Ezután rajzoljuk meg a mátrixot, a táblázat adatai alpján: Függ: fedezetszint, vízsz: vásárlói minősítés A tengelyek által határolt területet 4 részre osztjuk (a határoknak megfelelően) Végezetül a négy területet értékeljük

Mátrixok 2. információs mátrix (begyűlt adatok rendszerezése)

Összetett módszerek Folyamatfelbontási ábra

Összetett módszerek Adatáramlási (adatfolyam) ábra

Összetett módszerek Információelemzési diagram

A szervezési munka szakaszai 1. Vezetői elhatározás, célkitűzés 2. Helyzetfelmérés 3. Helyzetfelmérés elemzése, értékelése 4. Számítógépes rendszer megtervezése 5. Rendszerterv bevezetése 6. Működő rendszer értékelése, karbantartása

Számítógépes rendszer megtervezése Kezdetben: outputorientált (hátrány: sok átfedés) Manapság: adatközpontúság (adatbáziskezelők használatának előnyei: Adatok közti kapcsolatteremtés biztosítása Felesleges redundancia megszüntetése Adatmodell megalkotása

Feldolgozandó adatok körének meghatározása Alapvető meghatározó a felhasználók köre Követelmények: Megbízható (pontos, egyértelmű, teljeskörű) (adatleírás: adatmodell segítségével – adatok és köztük lévő kapcsolatok) A feldolgozás tárgyának adatszerű leírása Megfelelő adatkezelési és tárolási rendszer kialakítása (mikor, hol, milyen – tárolás, adatvédelem)

Adatok körének meghatározása Egyedek Mozgások Kapcsolatok Tulajdonságok Ezek alapján állítjuk össze a logikai adatmodellt. Az adatmodellezés feladata, hogy egy meghatározott rendszer alapadatait, a közöttük lévő kapcsolatokat, az adatokra vonatkozó korlátozó feltételeket, az adatkezelési műveleteket, a tranzakciókat leírja anélkül, hogy figyelembe venné a később felhasználásra kerülő hardver- és szoftverlehetőségeket, illetve korlátokat. Az adatmodell fogalma az egyedek, a tulajdonságok és a kapcsolatok.

Egyedek Személyek, tárgyak, fogalmak, események, amelyek egy adott rendszer tevékenységét meghatározzák. Az a dolog is, amelyet ismeretekkel akarunk leírni. Valóságban létező: egyed-előfordulás Logikai: egyedtípus

Tulajdonságok Az egyedeket jellemző lényegi, elválaszthatatlan sajátosságok Valóságban létező: tulajdonság-előfordulás Logikai: tulajdonságtípus

Kapcsolat Az egyedek közötti viszonyt fejezi ki. Valóságban létező: kapcsolat-előfordulás Logikai: kapcsolattípus Kapcsolatok foka: 1:1 1:N N:M

Adatstrukturák Logikai Fizikai Elemi adat Adattétel Adatállomány Mező típusai: Rekord numerikus File karakteres Állandó – változó Bemeneti – kimeneti Adatbázis: több, egymáshoz logikailag közel álló adatállományok összekacsolása

Kódszámrendszer Alkalmazásuk indoka: gyors elérés, visszakeresés Irányítószám Vonalkód Bankszámla Rendszám Kód: jelekkel történő helyettesítés Kódolás: az a művelet, amely segítségével a helyettesítést elvégezzük. Kódszámrendszer: az összes azonosító, a hozzá tartozó egyéb kódokkal együttesen

A kódszámok fajtái létrehozás szerint Sorszámos - a kódszámokat növekvő vagy csökkenő sorrendbe rakjuk - hátrány: bővítésre, csoportosításra nem alkalmas Csoportképző - a fontosnak tartott fogalmakat kiemeljük, csoportosítjuk, azon belül pedig sorszámmal látjuk el (pl. irányítószám első karaktere) Decimális - a különböző számjegyek bármelyike a tőle jobbra írható számjegyek segítségével 0-9 között további tíz részletező csoportba bontható (pl. számlatükör) Alfanumerikus - itt a számok mellett betűket és jeleket is használunk (pl. személyi igazolvány száma, autók rendszáma)

A kódszámok fajtái funkcióik szerint Azonosítók - minden rekordban benne vannak de minden rekordnál más és más előfordulással - alapvető szerep: azonosítják az egyedet vagy csoportot,amelyhez a rekord tartozik (pl. bankszámlaszám, adószám, árukód, irányítószám) Megjelölő kódok - annyi egyed mellé rendelhetők, amennyi a minősítés szempontából azonos elbírálás alá esik (pl. jogász-1, mérnök-2….) Tranzakciós kódok - mozgást jelölnek (kétirányú: növekedés-1, csökkenés-2) Ellenőrző kódok - adatbeviteli hibák kiszűrésére szolgál - algoritmusára programot kell írni

Ellenőrző kód (pl. személyi szám) Veszünk egy tetszőleges kódszámot: 13546 Írunk hozzá egy általunk kigondolt súly sort (bármilyet választhatunk, de ha egyet kiválasztottunk, akkor az összes kódelőfordulásnál azzal kell számolnunk) pl. 12345 Kódszám 13546 Súly sor 12345 Összeszorozzuk az értékeket páronként, majd azokat összeadjuk: 1+6+15+16+30=68 Osztóként 9, 10, vagy 11 választható. (válasszuk most a 10-et) 68:10=6 8 ez lesz az ellenőrző szám, amit A kódszám mögé írunk, és ezután együtt kezeljük vele: 135468

Kódszámok kialakítása Követelmények: Egyszerű Rövid Egyértelmű Könnyen bővíthető Tartós

Példa ruházati bolt kódrendszere Besorolásra váró ruházati termékek: Típus Női, férfi Rendeltetés Téli kabát, tavaszi kabát, ruha, blézer, zakó, blúz, szoknya, nadrág, öltöny Szín Fehér, piros, kék, zöld, sárga, szürke, fekete, lila, rózsaszín, barna, bordó, drapp Fazon Alkalmi, hagyományos, sport Méret 36-tól 56-ig Kódrendszer kialakítása: típus rendeltetés szín fazon méret 1 – női 2 - férfi 1 – télikabát 2 – tavaszi kabát 3 – ruha 4 – blézer 5 – zakó 6 – blúz 7 – szoknya 8 – nadrág 9 - öltöny 01 – fehér 02 – piros 03 – kék 04 – zöld 05 – sárga 06 – szürke 07 – fekete 08 – lila 09 – rózsaszín 10 – barna 11 – bordó 12 – drapp 1 – alkalmi 2 – hagyományos 3 – sportos A konkrét méretet vesszük figyelembe

1 2 3 4 5 6 7 Az árukódszám: Méret Fazon Szín Rendeltetés Típus Pl. női, 42-es méretű alkalmi piros blúz: 1602142

EAN kód (vonalkód) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 A gyártó ország azonosító száma A gyártó azonosító száma Ellenőrző- szám A gyártó szerinti készletkód (cikkszám)

Bizonylatok megtervezése A különböző gazdasági eseményeket hitelt érdemlően igazoló és leíró okmányok. Típusai: - szabványosított - ajánlott - saját tervezésű

Bizonylatok megtervezése Követelmények: Alaki: 3 fő rész: fejrész, táblázat, lábrész Táblázat: gazdasági eseményt tartalmaz Fejrész, lábrész: jellemző adatok az egész bizonylatra vonatkozóan Megszűnőben

Bizonylatok megtervezése Követelmények: Tartalmi: Kiállító szerv adatai Bizonylat száma Bizonylat megnevezése Kiállítás dátuma Gazdasági esemény leírása Aláírás További elemek Vevő adatai Fizetés módja Teljesíts időpontja Fizetés határideje

Bizonylatok megtervezése Tervezési szempontok Rögzítés a rendszerben Példányszám

Bizonylatok megtervezése Inputok megtervezése Adatok: - törzsadatok (azok az adatok, amelyek viszonylag hosszú időn keresztül válto- zatlan állapotban vesznek részt a feldolgozási folyamatban, azaz az egyedek tartósan jellemző, lényeges tulajdonságait tartalmazza. - forgalmi adatok Karbantartás: - felvitel (új bevitel, bővítés, kiterjesztés – a., tárterület bővítéssel - módosítás (felülírás, kitöltés) b., addig nem használt terület aktívvá - törlés (logikai, fizikai) tétele) - listázás

Forgalmi adat (a rendszer működésével kapcsolatos eseményeket, tevékenységeket, illetve azok követelményeit fejezik ki, és a rendszer állapotában bekövetkezett változásokat tükrözik.)

Bizonylatok megtervezése Outputok megtervezése Képernyős lekérdezés Nyomtatás Törzslisták Forgalmi tablók

Rendszer bevezetése Feladatok: Tesztelés Dokumentáció összeállítás Szervezési Kezelési üzemeltetési Betanítás Szervezői felügyelet ------------------------------------------------------------------------- Hardverfeltételek Szoftverfeltételek Technikai feltételek (adatvédelem)

Működő rendszer értékelése, karbantartása Költségek Hasznok Mérhető Nem mérhető

Komplex rendszertervezési módszerek 3. Komplex rendszertervezési módszerek

Strukturált programozás A nagy programok elkészítésének megkönnyítésére alakult ki Modulokból építkezünk Rendkívül hasznos ismétlődő feladatok elvégzése esetén A modulok összekapcsolásával logikus szerkezetet alakíthatunk ki Az így kialakult struktúra meghatározott szabályok szerint működik Kiemelt jelentősége van a pontos dokumentálásnak

A strukturált módszertanok jellemzői A tervezési-szervezési munka során elért eredményeket rendszerbe foglalja Termékszemlélet A fejlesztés menetének pontos előírása A technikák egymásra épülése Elemzés felülről lefelé Tervezés alulról felfelé A logikai és fizikai tervezés különválasztása Fokozatosság Iterativitás (tevékenységek elvégzésének ismétlődése)

SSADM Structured Systems Analysis and Design Method Támogatja a fejlesztés elemzését és tevezését Tényezői: Struktúra (tevékenységgel foglalkozik) Technika (hogyanra ad választ) Szótár (az előállítandó termékeket írja le) Felépítése: modul – szakasz – lépés – feladat

Megvalósíthatóság-elemzés Követelményelemzés 0. Megvalósíthatóság eldöntése Követelményelemzés 1. jelenlegi helyzet vizsgálata 2. rendszertervezési változat kiválasztása Követelményspecifikáció 3. követelmények meghatározása Logikai rendszerspecifikáció 4. rendszertechnikai változat kiválasztása 5. logikai rendszertervezés Fizikai rendszertervezés 6. fizikai rendszertervezés

Elemzés Szakaszai logikai sorrendet alkotnak Megvalósíthatóság eldöntése Jelenlegi helyzet vizsgálata Folyamatok feltárása fizikai szinten indul, majd logikai vizsg. Adatok vizsgálata Követelmények felmérése Rendszertervezési változat kivizsgálása alternatívák megvizsgálása, elemzése, választás Követelmények meghatározása adatok, funkciók, interfészek

Tervezés Rendszertechnikai változat kiválasztása Funkciók meghatározása Végleges logikai adatmodell Kifejlesztett feldolgozás specifikáció Prototípus Részletes követelmények Logikai rendszertervezés (feldolgozások tervezése) Lekérdező Karbantartó Dialógusok tervezése Fizikai rendszertervezés cél: a megvalósítandó rendszer programozásra alkalmas módon történő leírása - adatterv - feldolgozásterv - interface

A számviteli információs rendszer Jellemzők Modellje 4. A számviteli információs rendszer Jellemzők Modellje

Számviteli elszámolás Fogalma: Az a tevékenység, amelynek során a vállalkozások a vagyoni, pénzügyi és a jövedelmi helyzetükre kiható eseményeket nyilvántartják. Nyilvántartások két- vagy három szintűek. Nyilvántartások formái: - szintetikus - analitikus

Szintetikus nyilvántartás Csak értékadatokat tartalmaz A vállalkozás számlarendjének megfelelően kialakított főkönyvi számlákon összevontan elszámolva

Analitikus nyilvántartás Szintetika alatt foglal helyet Alapvető feladata, hogy a gazdasági eseményeket a bizonylatok alapján részletezve rögzítse, illetve, hogy az értékadatokat meghatározott időközönként a szintaktika rendelkezésére bocsássa.

Raktári nyilvántartás Az analitikus nyilvántartás mellett, vagy azon belül

Vezetésük Raktári: csak mennyiségben vagy mennyiségben és értéken történik Analitikus: mennyiségben és értékben, vagy csak értékben vezetik Szintetikus: (főkönyvi könyvelés) csak értékbeni könyvelés Vertikálisan kell egyezniük: az alsó szinten mennyiségben a felsőn pedig értékben

A számviteli információrendszer működésének alapvető követelményei 1. bizonylatok 2. nyilvántartások 3. egyeztetés, zárás, feladás, leltár

1. Bizonylatok A számviteli rendszerek kiinduló adatai A gazdasági eseményeket tényszerűen írják le Tranzakciókként más formátumú A könyvelés alapja csak szabályszerűen kiállított és megfelelően ellenőrzött és elfogadott bizonylat lehet Okmány alapján is lehet könyvelni, de: Minden bizonylat okmány, de nem minden okmány bizonylat

Könyveléskor hivatkozni kell a bizonylat illetve okmány azonosító adataira, amely Okmánynál Az okmány iktatószáma Az okmány dátuma A mozgás jellege Bizonylatnál A bizonylat száma A bizonylat dátuma

A bizonylat fajtái: Elsődleges Másodlagos Ha az adatok közvetlenül a gazdasági események megtörténte alapján kerülnek rá Pl.: átutalási megbízás, selejtezési bizonylat Másodlagos Az elsődleges bizonylatok összesített adatait tartalmazza Pl.: számlaösszesítő

A bizonylatok anyaga nem csak papír lehet, hanem elektronikus formátumú adathordozó is. Megőrzés: 8 évig, visszakereshető, olvasható formában A bizonylat a könyvelési munka alapadatainak hordozója.

2. Nyilvántartások A bizonylatokat a gazdasági események megtörténte után a lehető legrövidebb időn belül kell rögzíteni és nyilvántartásba venni. Erre a célra szolgálnak a nyilvántartólapok. (a főkönyvi könyvelésben számlalapoknak is hívjuk) A nyilvántartólapokat mindig valamilyen egység szerint kell megnyitni és vezetni. ezek alapján van: - egyedi - csoportos nyilvántartás.

Csoportos nyilvántartás Egyedi nyilvántartás Jellemzője: egy nyilvántartólap egy egység állandó és változó adatait tartalmazza Csoportos nyilvántartás Jellemzője: egy nyilvántartólapon több azonos jellemzővel rendelkező egység állandó ,illetve változó adatai szerepelnek

Annyi nyilvántartólapot kell megnyitni és vezetni, ahány egység van az adott számviteli rendszer keretén belül. A könyvelés minden esetben a mozgások, változások, tranzakciók rögzítését jelentik

Minden nyilvántartólapon rajta kell, hogy legyen: Könyvelés dátuma Bizonylat száma Bizonylat dátuma Mozgás jellege, típusa A többi adat mindig a nyilvántartás jellegétől függ.

A könyvelésben a nyilvántartólapok mellett naplókat is kell vezetni. Idősor Időrendben rögzítjük a számviteli rendszer egyedeiben, csoportjaiban bekövetkezett változásokat.

Példa naplóra Egyik nap egy vevő vesz 3 TDK kazettát. (a bizonylat – blokk – egyik példányát megkapja, a másik marad a boltban. Ez alapján a rendszerben kikeresik a TDK kazetta nyilvántartólapját és lekönyvelik a csökkenést. Néhány nap múlva egy másik vevő 2 BASF kazettát vesz, mely esetén ugyanígy járnak el. (más nyilvántartólapja van a BASF-nek) A forgalom könnyebben nyomon követhető, ha a mozgások együtt is követhetők. Erre a célra szolgálnak a naplók.

3. Egyeztetés, zárás, feladás, leltár A nyilvántartólapokon (tételsoros) és a megfelelő naplókon (idősoros) azonos forgalmi adatok kerülnek felvezetésre, csak más csoportosításban. A kettő közötti egyeztetés, az egyezőség biztosítása fontos számviteli követelmény. A zárás egy-egy naptári időszak végén történő folyamat. Célja, hogy elkülönüljenek egymástól az időszakok, illetve biztosítsa a könyvelés folyamatosságát azzal, hogy az egyikidőszak zárótételei a következő időszak nyitótételei lesznek. Záráskor egyeztetési műveleteket kell végrehajtani.

Az analitika és a szintaktika közötti kapcsolat teremtése a feladás. Az üzleti év végi záráshoz, a beszámoló elkészítéséhez, valamint a mérleg tételeinek alátámasztásához leltárt kell készíteni. Olyan leltárt, amely tételesen, ellenőrizhető módon, mennyiségben és értékben tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat. A leltározás tehát az a tevékenység, amely során a vállalkozás a tulajdonában lévő, használatába adott eszközök és források valóságban meglévő mennyiségét megszámlálással, egyeztetéssel hitelesen megállapítja.

A számviteli információs rendszer modellje