A monitoring rendszer alapja a projekttervezés Kontrolling dimenziói ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE A monitoring rendszer alapja a projekttervezés Kontrolling dimenziói Kontrolling folyamata Kontroll a projekt egyes fázisaiban A monitoring szintjei Kontrolling mérföldkövek Az előadások / gyakorlatok diáinak kidolgozása során jelöljön ki kulcsszavakat amelyeket az ellenőrző kérdésekhez hiperhivatkozásként kapcsoljon a kérdéshez. Művelet leírása BESZÚRÁS OBJEKTUM HIPERHIVATKOZÁS súgóban.

Kontrolling = Monitoring

A monitoring rendszer alapja a projekttervezés

A LOGIKAI KERETMÓDSZER A logikai keretmódszer garantálja: a valós problémákra épülést a célok strukturáltságát a mérhetőséget a kockázatok felmérését a projektterv következetességét Tervezési módszer? Projektmenedzsment Projektértékelés

LOGIKAI KERETMÓDSZER A módszer előzménye a problémafa-célfa analízis A módszer két elemből áll: a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keret-mátrix felépítése (logframe matrix)

LOGIKAI KERETMÓDSZER A logikai keretmódszer középpontjában a logikai keret-mátrix áll. Ez egy olyan 4x4-es táblázat, melyben egy projekt legfontosabb részei összefoglalhatóak. A logikusan egymásra épülő, a projekt tevékenységeiből, eredményeiből, céljából és a megcélzott stratégiai célból álló beavatkozási stratégia Az egyes célokhoz tartozó, azok mennyiségi és minőségi specifikációját adó indikátorok Az indikátorok teljesüléséről képet adó információforrások meghatározása A projekt megvalósításához meglévő források és a még szükséges feltételek A megvalósítás költségigénye

Inputok Tevékenységek Outputok Eredmények és Hatások A LOGFRAME MÁTRIX A mátrix (logframe) nem más, mint a projekt Inputok Tevékenységek Outputok Eredmények és Hatások közötti logikai kapcsolatrendszer rendszerezett és egyértelmű vizuális megjelenítése.

KITÖLTÉSI SORREND Először a beavatkozási logikát írjuk le (első oszlop), felülről lefelé – az átfogó céloktól a tevékenységek felé haladva – felhasználva a stratégia-elemzés során azonosított projektcélokat. Ezután a projekt külső feltételrendszerét, a kockázatokat írjuk le (negyedik oszlop), alulról felfelé, vagyis az előfeltételektől az egyre magasabb szintű célokhoz tartozó feltételek felé haladva. A következőkben az egyes célszintekhez meghatározzuk az adott célt mérő indikátorokat, és az indikátorok forrásait (második és harmadik oszlop felső három sora). Végül meghatározzuk (megbecsüljük) a projektet megvalósító tevékenységekhez szükséges eszközöket és a kapcsolódó forrásokat (második és harmadik oszlop negyedik sora).

Beavatkozási stratégia KITÖLTÉSI SORREND 5 előfeltétel 6 10 költségek 9 eszközök, források 4 Tevékenységek 7 12 11 3 Eredmények 8 14 13 2 Projektcél 16 15 1 Stratégiai célok Feltételezések Indikátorok forrása Indikátorok Beavatkozási stratégia

(BEAVATKOZÁSI LOGIKA/STRATÉGIA) LOGIKAI KERETMÓDSZER (BEAVATKOZÁSI LOGIKA/STRATÉGIA) Az átfogó cél a célfa csúcsán lévő, a pályázati kiírásban szereplő céllal megegyező megfogalmazás adja. Projektcélként a célfából a stratégia célt szolgáló konkrét, az eredmény következményeként előálló célmegfogalmazást emeljük ki. Az eredmény a projekt kézzelfogható hozadéka, közvetlen outputja. A tevékenységek sorában az eredmény elérése érdekében elvégzendő feladatokat soroljuk fel.

A CÉLOK SZINTJEI Intervenciós logika Magasabb szintű célkitűzések, amelyek megvalósulásához a projekt hozzájárul Átfogó célok A projekt központi célja a célcsoportok számára fenntartható kedvezmények biztosítása érdekében. Projekt célja A tevékenységek elvégzéséhez szükséges fizikai és nem fizikai eszközök Az elvégzett tevékenységek „termékei” Eredmények A projekt végrehajtása során a projekt eredményeinek elérése érdekében elvégzett tevékenységek Tevékeny-ségek Erőforrások

a beavatkozási logikával összhangban Jelentősége: A FELTÉTELEZÉSEK Értelmezése: a program sikeréhez szükséges körülmények, amelyeket azonban a program (v. menedzsmentje) nem tudbefolyásolni. Szintjei: a beavatkozási logikával összhangban Jelentősége: a projektek kockázatának felmérése a végrehajtás során segíti a monitoringot

A MEGVALÓSÍTÁS TOVÁBBI FELTÉTELEINEK MEGHATÁROZÁSA A feltárásban alulról felfelé haladunk, mégpedig olyan logika mentén, hogy minden szinten azt keressük, hogy az adott szinten elért eredmények, hatások mellett a következő szint céljának teljesüléséhez mire van még szükség milyen előfeltételeknek kell teljesülniük ahhoz, hogy a tevékenységeket teljesíteni tudjuk, ha a tevékenységek megtörténtek, mi kell még az eredmény eléréséhez ha ez is meg van, mire van még szükség a projektcél teljesüléséhez, végül, ha a projektcél teljesült, milyen feltételeknek kell még meglenniük a stratégiai cél és az ahhoz tartozó indikátorok eléréséhez.

Feltételezések, kockázatok Feltételezések rendszere (vertikális logika) Beavatkozási logika Mérhető indikátor Ki és hogyan méri Feltételezések, kockázatok Általános cél, hatás Közvetlen, azonnali cél Eredmény, output Tevékenységek (fázisok) A projekt előfeltételei

Feltételezések, kockázatok LOGIKAI KERET HORIZONTÁLIS LOGIKA Beavatkozási logika Mérhető indikátor Ki és hogyan méri Feltételezések, kockázatok Általános cél, hatás Közvetlen, azonnali cél Eredmény, output Tevékenységek (fázisok) Eszközök és források A projekt előfeltételei

A FELTÉTELEZÉSEK LOGIKÁJA A pr. szempontjából fontos a feltételezés? IGEN NEM Majdnem biztosan IGEN Ne vegyük be a LKM-ba! Teljesülni fog? Valószínűleg IGEN Vegyük be a LKM-ba! Valószínűleg NEM Át tudjuk-e tervezni a pr-et úgy, hogy ez ne legyen feltétel? IGEN NEM Tervezzük át a pr-et, adjunk hozzá további tevékenységeket szükség szerint! Gyilkos tényező, a projekt való-színűleg megvalósíthatatlan

A MEGVALÓSULÁS MUTATÓI Intervenciós logika Objektív módon mérhető mutatók A mérések forrásai Átfogó célok Hatás- mutatók A mutatók forrásai Projekt célja Eredmény- mutatók A mutatók forrásai Eredmények Kimeneti mutatók A mutatók forrásai Tevékenységek Eszközök Költségek

LOGIKAI KERETMÓDSZER (INDIKÁTOROK ÉS FORRÁSAIK) Az indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények mennyiségi (db, fő, m, m2, m,3, tonna, Ft, EUR, %, stb.), minőségi (kategória, szint, célcsoportra, funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző), vagy időbeni (állandó, időszakos, … évi) meghatározását adják.

LOGIKAI KERETMÓDSZER (SMART) Az indikátorok mellett az azok ellenőrzésére alkalmas információs források is meghatározandók. Az indikátorok és forrásainak megjelölésekor figyelembe kell vennünk, hogy azok kövessék az un. SMART-elvet, azaz legyenek: eléggé részletezők, specifikusak (Specific) mérhetők (Measurable) megszerezhetők, megfizethető áron elérhetők (Achieveable) hitelesek és reálisak (Realistic) a projekt élettartamához alkalmazkodók (Time-based). Leggyakrabban a belső nyilvántartásokból és a hivatalos statisztikákból nyerhető információkat használjuk, de gyakran szükség van önálló adatgyűjtésre is. Ebben az esetben vigyáznunk kell, hogy megbízható, de költség kímélő felmérési módot válasszunk.

Logframe

Kontrolling dimenziói Az időhöz kötődő kontroll (kapcsolódó terület: folyamatkontroll) Ebben az esetben az ellenőrzés tevékenység-, folyamat-, illetve teljes megvalósítási szintű is lehet egyidejűleg. Az időhöz kötődő kontroll tehát felöleli a teljes projektmegvalósítás menetét, s ezért nevezhető a folyamatkontroll kapcsolódó tevékenységi területnek.

Kontrolling dimenziói 2. A pénzügyekhez kötődő kontroll (kapcsolódó területek: erőforráskontroll, költségkontroll, készpénzkontroll) a projektek pénzügyi ellenőrzése hatékonyan vizsgálható az erőforrások igénybevételén és a projektvégrehajtás időbeli költségekalakulásán keresztül. A büdzsé időbeni felhasználásának vizsgálata is fontos

Kontrolling dimenziói 3. A teljesítéshez kötődő kontroll (kapcsolódó terület: eredménykontroll): A projekt teljesítésének szintje természetesen összefügg a projekt elsődleges céljainak teljesülésével, vagyis a határidő és a költségkorlátok betartásával, illetve a kitűzött eredmény elérésével Egy másik megközelítés szerint a teljesítéshez kötődő kontroll középpontjában a projekt megvalósítása során képzett eredmény áll, mely szemléletet létrehozott értéken alapuló kontrollnak nevezik

Kontrolling dimenziói 4. Dokumentumkontroll A projektek „életét” végigkísérik azok az iratok, melyek a tervezés különböző fázisaihoz kötődnek pl.: hatósági engedélyek, átadás – átvételi jegyzőkönyvek, állapotfelmérések A projektfolyamatok nyomonkövetésének egyik legjobb módja, a projektfolyamatok során képződött bármilyen adminisztratív jellegű adatforrás feldolgozása és a döntéshozók elé tárása E tevékenység hatékonysága azonban azon múlik, hogy mennyire egzakt az információ, s hogy mennyire tekinthető aktuálisnak.

Kontrolling dimenziói 4. Egyéb kontrollformák a minőségkontroll, melynek módszertani hátterét a Teljes Minőségellenőrzési Tevékenység (Total Quality Management – TQM), az ISO, vagy az SAP minőségellenőrzési rendszerek alkotják emberi erőforrás menedzsment, melynek elemzését nem is a kontrollerek, hanem a személyzeti tevékenységekkel foglalkozók mérik fel A projektfolyamatok ellenőrzését nemcsak belső szervezeti szereplők végezhetik, hanem számos külső érintett is

Kontrolling folyamata A projektkontroll folyamata az ellenőrzési normák deklarálásával indul (Plan), majd az ellenőrizni kívánt elemek állapotát jellemző adatok beszerzésével folyatatódik (Monitor), ezt követi a tények összevetése a kívánt helyzettel (Compare), s végül az „ellenőrzési kör” - ha az eltérések mértéke megkívánja - a szükséges a folyamatok megváltoztatására irányuló intézkedések megtételével zárul (Act).

Kontrolling folyamata Lockyer és Gordon gondolatmenete: 1. Tervezés, mely megfelel a követendő projektnormák rögzítésének. 2. Publikálás, mely a normák írásos formában való definiálását és az érintettekkel történő megismertetését jelenti. Fő dokumentumai az időtervek, kötelemgyűjtemények, a projekt Gantt – struktúrája. 3. A Mérés fázisa, ahol a meghatározott indikátorok aktuális és kvantifikálható adatokkal való feltöltése történik. 4. Az Összehasonlítás tevékenysége fedi az elemzési – összevetési folyamatelemet. Lényegében itt kerül sor a projekttervekben leírtak és a valódi állapotok közti különbségek feltárására és elemzésére.

Kontrolling folyamata Lockyer és Gordon gondolatmenete: 5. Jelentéstételi tevékenység, mely az eltérések rögzítését foglalja magában. Amennyiben a differencia mértéke megkívánja, az adott helyzetben kívánatos vezetői lépések javaslatai is ebben a dokumentumban kapnak helyet, melyekről azonban a felsővezetőknek kell meghozniuk a végső döntést. 6. Végül, az Előrejelzés és kijavítás tevékenysége annyiban összetettebb zárófolyamat ebben a modellben, mint a korrekciós intézkedések elvégzése, hogy a változtatási döntések kihatásai is ebben a szakaszban kerülnek felmérésre, melyek alapján aztán a tényleges intézkedések meghozatala történik. Az előzetes hatásvizsgálat tehát egyfajta továbbgondolása a nyers kontroll adatainak, mellyel megkönnyíthető a felelős döntéshozatal

Kontroll a projekt egyes fázisaiban Kontrollfeladatok a projekttervezési fázisban A tervezés során szükséges vizsgálni az egyes felmerült projektalternatívák gazdaságossági mutatóit A kontrolling feladata olyan mérőszámok kreálása és tervdokumentációba vonása is, melyek lehetővé teszik a projekt majdani megvalósításakor a projektfolyamatok és az –eredmény mérhetőségét.

Kontroll a projekt egyes fázisaiban 2. Kontrollfeladatok a projektmegvalósítás során: A kontrollerek legfőbb feladatává a projektesemények és a projektet körülvevő üzleti környezet változásának nyomonkövetése Sor kerülhet a szándékolt és nem szándékolt eltérések elemzésére a tervezett és tényleges állapotok között és az esetlegesen szükségessé váló korrekciós intézkedések javasolására

Kontroll a projekt egyes fázisaiban 3. Kontrollfeladatok a projektzárás fázisában Össze gyűjtésre kerül a projekt véghezvitele során felgyülemlett tapasztalatokat Ennek eredményeképpen készülhet el az a belső projektzárási összefoglaló jelentés

KTK Monitoring Bizottság OP Monitoring Bizottság Közreműködő szervezet A monitoring szintjei KTK Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság Program monitoring OP Monitoring Bizottság OP Irányító Hatóság Közreműködő szervezet Projekt monitoring Címzett (pályázó)

A közreműködő szervezetek által végzett monitoring Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja projektadatok összesítése, intézkedés-szintű adatok generálása jelentés az Irányító Hatóság felé számítógépes rendszer (EMIR). Projekt-monitoring az egyes projektek megvalósulásának nyomonkövetése a projekt teljesítményének összhangja a pályázatban leírtakkal szükség esetén közbelépés, beavatkozás. Last bullet: To ensure that the implementation follows the relevant rules and regulations of the EU and the Member State

Kontrolling mérföldkövek A projekttagok ismerik a mérföldkőtervet is. Az ő jelentéseiben ki kell mutatniuk, ha a tevékenységi szinten nemkívánatos fejlesztési lépések hatással vannak a mérföldkőtervre. A jelentést a projekttulajdonosnak (pl. ügyvezető) vagy a felügyelő bizottságnak is el kell küldeni. A projektvezetőnek korrekciós intézkedéseket kell bevezetnie, ha azt szükségesnek látja.

Kontrolling mérföldkövek A mérföldkőtervről készített jelentés két részből áll: A mérföldkövek és a köztük lévő kölcsönös függőségek: mérföldkőnek központi szerepe van, a jelentés olyan elszámolást képvisel, ki kell mutatnia, milyen különleges események fordultak elő A mérföldkövek becsült befejezési dátumai: fontos, hogy a mérföldkő szinten minél jobban igyekezzünk betartani a befejezési dátumokat, egy mérföldkő esetében elengedhetetlenül szükséges minden egyéb eltérés jelentése az előre jelzett befejezési dátumokhoz képest, az eltérések okait is kell deríteni

Kontrolling mérföldkövek Jelentésdialógus A jelentéseket a tervvel egyenértékűen mutató formában kell előállítani. A jelentéskészítés a mérföldkő szinten nem olyan strukturált, mint tevékenység szinten A projektvezetőnek mindig kötelessége jelenteni, hogy a mérföldkő-teljesítési dátumok mennyire közelítenek a tervezetthez képest

Kontrolling mérföldkövek A mérföldkő jelentés lehet egy rövid és tömör beszámoló a projektvezető részéről a projekttulajdonos, a felügyelő bizottság felé, valamint az alapszervezet kulcsfontosságú tagjai számára. Egy projektvezetői elemzés eredménye egy intézkedési javaslat, amelyről a projekttulajdonos, vagy a felügyelő bizottság dönt.