Körlevél készítése

Tartalom A körlevél fogalma A körlevél részei A körlevél készítése A körlevél típusai

A körlevél fogalma, részei A körlevél olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz.  Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatforrásnak nevezzük. A törzsdokumentumot a szövegszerkesztő program egy adatforrás tartalmával egészíti ki, és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre.

Törzsdokumentum A körlevél részei A törzsdokumentum a körlevelek készítésének kiindulópontja. Tartalma (szöveg, képek, táblázatok, egyéb objektumok) mindegyik példányban megegyezik. Ezt a szöveget csak egyszer kell beírni, függetlenül attól, hogy hány példányt szeretnénk nyomtatni.

Adatforrás A körlevél részei Az adatforrás egy vagy több táblázatból állhat. Az esetek többségében egy táblázattal dolgozunk.  Az adattábla első sora a mezőneveket tartalmazza. Ezeket a mezőneveket szúrjuk be a törzsdokumentumba. Az adatforrás többi sora egymással szorosan összetartozó adatokat tartalmaz. Például ugyanannak a személynek az adatait tartalmazzák. Ezeket a sorokat nevezzük rekordoknak. Az adattábla oszlopai azonos típusú adatokat tartalmaznak. Az oszlopokat mezőknek nevezzük. Az oszlop első cellájában található a mezőnév pl. „Cím”. A többi cella tartalmazza az egyedek adatait pl. „címeit”.

Adatforrás A körlevél részei Mezőnevek név intézmény város cím irányítószám Nagy Béla Nagylelkű Kft. Salgótarján Fő út 1. 3100 Kiss Csaba Adomány Kft. Ajka Kossuth út 10. 8400 Rekordok, sorok Mezők, oszlopok Adatforrás lehet Word, Excel, Access vagy egy egyszerű szövegfájl (txt).

Egyedi, változó szöveg: Adatforrás A változó szövegrészekben azonos típusú információk találhatók, de a tartalmuk egyedi. Egyedi, változó szöveg: Adatforrás <<név>> <<intézmény>> <<város>> <<cím>> <<irányítószám>> <<név>>

Egyedi, változó szöveg: Adatforrás A változó szövegrészekben azonos típusú információk találhatók, de a tartalmuk egyedi. Egyedi, változó szöveg: Adatforrás <<név>> <<intézmény>> <<város>> <<cím>> <<irányítószám>> <<név>>

A körlevél készítése A törzsdokumentum megírása Megírjuk a körlevél állandó részét (vagy megnyitunk egy régi dokumentumot). A törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatforrás elkészítése (vagy megnyitása) Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor mentjük a háttértárra. A törzsdokumentum és az adatforrás összekapcsolása Itt adjuk meg, hol akarjuk elhelyezni az adatforrás adatait a törzsdokumentumban. Egyesítés (a körlevelek létrehozása) A Word ekkor minden rekordhoz létrehozza a törzsdokumentum egy-egy példányát.

Egyesített dokumentum A körlevél készítése <<név>> <<intézmény>> <<város>> <<cím>> <<irányítószám>> Egyesített dokumentum Törzsdokumentum Adatforrás

A körlevél típusai Borítékok: A feladó címe minden borítékon ugyanaz, de a címzett címe egyedi az egyes borítékokon. Címkék: Minden címkén egy személy neve és címe található, de az egyes címkéken lévő nevek és címek különbözőek. Formalevelek (körlevél): Minden levél alaptartalma ugyanaz, de mindegyik tartalmaz az adott címzettnek megfelelő információt is, például a címzett nevét, címét vagy más információt.

A körlevél típusai E-mailek: Minden e-mail tartalma ugyanaz, de mindegyik tartalmaz az adott címzettnek megfelelő információt is, például a címzett nevét, címét vagy más információt.  Címtár (katalógus): Minden elemnél ugyanolyan típusú információ jelenik meg, például név és leírás, de az egyes elemek neve és leírása egyedi.