Projekt-tervezés

A projekt-tervezés blokk Projekt – Projektciklus – Menedzsment Projekttervezési módszerek SWOT elemzés Problémafa – Célfa Érdekeltek elemzése Logikai keretmátrix

Tevékenységsorozat A projekt A támogatások legkisebb eleme, azok az eszközök (beruházások, szolgáltatások), amelyek hozzájárulnak a szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy hosszú távú átfogó cél eléréséhez Egy adott kiindulóhelyzetből Adott időtartamon belül Adott eszközökkel Egy specifikus célt elérni kívánó Tevékenységsorozat

A CIKLUS-ELMÉLET Szakpolitika Program Projekt Stratégia- Probléma- felismerés Stratégia- alkotás, tervezés Probléma- felismerés Stratégia- alkotás, tervezés Probléma- felismerés Stratégia- alkotás, tervezés Értékelés Értékelés Értékelés Korrekciók Korrekciók Korrekciók Program kidolgozás Végrehajtás Program Monitoring kidolgozás Végrehajtás Program kidolgozás Monitoring Végrehajtás Monitoring

Projekt - PÁLYÁZAT Projekt – megtervezett fejlesztési elképzelés Pályázat – a PROJEKT bemutatása a pályázat kiírója (TÁMOGATÓ) által megkövetelt formában

A jó projekt ismérvei releváns megvalósítható fenntartható kereslet-vezérelt cél-orientált megfelel a stratégiai elvárásoknak megvalósítható jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők költségvetése reális munkamegosztása világos kockázatai ismertek fenntartható a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók.

Mi a Projekt Ciklus Menedzsment? „A projektmenedzsment tudás, képességek eszközök és technikák alkalmazása a projekthez tartozó tevékenységek folyamán oly módon, hogy az megfeleljen mindazok igényeinek és elvárásainak, akiknek a projekthez érdeke fűződik, illetve ezen igényeken és elvárásokon túl is hasznukra váljék a projekt.”... „A projektmenedzsment kifejezést a folyamatban lévő tevékenységek szervezés szempontjából történő megközelítésének leírására is használjuk” (idézet: Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA 1996)

Projektmenedzsment egyszerűbben: a projektcikluson belüli különböző fázisok koherens és hatékony módon történő kezelésének képessége és folyamata. Elvek, módszerek és szabályok a program- és projektkészítők számára a támogatások megszerzésének és felhasználásának folyamatában.

A PCM előtti EU-s tapasztalatok zavaros stratégiai keretek kínálat-vezérelt projektek gyenge helyzetelemzés tevékenységorientált tervezés bemérhetetlen hatások felmerülő igények figyelmen kívül hagyása rövid távú gondolkodás nem várt kockázatok eredmények követhetetlensége tapasztalatok beépülésének hiánya pontatlan projektdokumentumok

A PCM előnyei Standard formátum, strukturált megjelenés Átlátható elemzés Cél-orientált tervezés Mérhető hatások megjelenítése Költség – ráfordítás optimum kialakíthatósága Fenntarthatóság Visszacsatolás lehetősége - programfejlesztés

A PCM alkalmazásai pénz megtakarítása az átláthatóság fokozása a munkaerő csökkentése új munkahelyek teremtése az információáramlás gyorsítása lobbyzás a fejlesztés szereplőinek motiválása a munkamegosztás javítása a kockázatok csökkentése a projekt szereplőinek kontrollálása a projekt PR-jának erősítése

A Projekt Ciklus: Fő Dokumentumok és Döntések Prioritások, Szektorok, időütemezés Ország stratégiai terv Döntés az eredmények további használatáról a programozás során Programozás Programming Elő- megvalósíthatósági tanulmány Értékelő tanulmány Projekt Identifikációs Lap Értékelés Identifikálás Döntés, hogy mely lehetőséget kell tovább vizsgálni Döntés a tervek szerinti folytatásról, vagy változtatni azon (mid- term evaluation) Megvalósítás Appraisal Kidolgozás Megvalósíthatósági tanulmány Előrehaladási és ellenőrzési jelentés Döntés, hogy mely lehetőséget kell tovább vizsgálni Döntés a Szaktanácsadás szükségességről Vázlatos pénzügyi terv Finanszírozás Finanszírozási terv Döntés a PÜ. alapokról Finanszírozási megállapodás A kulcs döntések, a szükséges információk és felelősök minden fázisban meghatározottak A ciklus egyes fázisai progresszívak Új programozás körvonalazódik az értékelés alapján

A projekt eredményeit értékelni kell A projektciklus Helyzetvizsgálat Megvalósítható célok meghatározása Új projektterv Meghatározás A projekt eredményeit értékelni kell A projekt részletes kidolgozása Lezárás Tervezés Tervek szerinti végrehajtás; Rendszeres nyomonkövetés; A projekt befejezése A projekt szükséges módosításainak elvégzése Megvalósítás Előzetes értékelés Erőforrásokról Finanszírozásról Szervezésről Megvalósításról Döntés

A projekt készítésnek logikai lépései A projekt hátterének és általános céljának vázlatos ismertetése A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül és mindazokkal, akiknek a projekthez érdeke fűződik A projekthez kapcsolódó politikákat tartalmazó legfontosabb dokumentumok meghatározása (nemzeti / EU rendeletek és programok) A projekt konkrét céljainak és eredményeinek meghatározása A projekt kimenetének, bemenetének és előfeltevéseinek meghatározása Előzetes projektismertetés készítése A projekt költségeinek és forrásainak előzetes becslése Kapcsolatfelvétel a potenciális támogatókkal

Projekt-tervezési módszerek SWOT elemzés Az ötletek közötti választást, a célok meghatározását segíti Problémafa – Célfa elemzés Érintettek elemzése (Stakeholder analízis) Személyek és személyek csoportjai amelyeket ÉRINT akiknek ÉRDEKÉT SZOLGÁLJA a megvalósuló projekt Kulcstényező a kommunikáció! Logikai keretmátrix (Logframe) módszer A projektjavaslat világos, logikus és strukturált lesz Az érintettek bevonása a készítés folyamatába Alternatívák elemzését teszi lehetővé Az ötletet és a megvalósítás eszközeit illeszti A kockázatok elemzését lehetővé teszi

A SWOT négy kategóriája SWOT elemzés A SWOT négy kategóriája Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók. Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, - Negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, de befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében. Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, + Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek. Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, - Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek.

Projekt cél A SWOT logikája Helyzetvizsgálat Gyengeségek (Weaknesses) Erősségek (Strengths) Gyengeségek (Weaknesses) Prognózisok a külső feltételekről (gazdasági, technológiai, társadalmi, politikai, kulturális stb. Lehetőségek (Opportunities) Veszélyek (Threats) Projekt cél

ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK SWOT ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK LEHETŐSÉGEK VESZÉLYEK

SWOT „A” ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK LEHETŐSÉGEK VESZÉLYEK Gyártási tapasztalat Új, mindenféle normának megfelelő saját üzemépület Kiépült infrastruktúra Hulladékhasznosítás Tartós beszállítói kapcsolat Egységes vezetés GYENGESÉGEK Kapacitás a maximumnál Elavult géppark Szűkös dolgozói létszám Alacsony szintű közvetlen piaci kapcsolat Kedvező konjunktúra Bővülő keresleti tendencia Átlag feletti munkanélküliség M5 autópálya melletiség LEHETŐSÉGEK Lakóövezeti környezet Több hasonló típusú vállalkozás a környéken Magas munkanélküliség VESZÉLYEK

SWOT „B” ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK LEHETŐSÉGEK VESZÉLYEK 9 éves szakmai tapasztalat Bővítéshez alkalmas terület Széles áruskála Stabil beszállítói háttér Kiterjedt üzleti kapcsolatok Piaci alapú, következetes üzleti stratégia GYENGESÉGEK Határozott idejű telephely bérlet Szűkös eladótér Kiegészítő lakásfelszerelési tárgyakat nem forgalmaz 10% feletti munkanélküliség M3 mellettiség 200000 fős vonzáskörzet Bővülő keresleti tendencia LEHETŐSÉGEK Budapest 30 km-re Fejlődő kisvállalkozások, kisebb méretű üzletek a térségben Magas munkanélküliség VESZÉLYEK

PCM - LKM PCM: LKM: A projekt különböző fázisaiban Jól meghatározott vezetői tevékenységek és Döntéshozatal LKM: Program - projekt tervezési, vezetői, értékelési metodika A részvételt, átláthatóságot és célorientáltságot javító eszközök használata Döntéshozatal és megvalósítási folyamat előre meghatározott módon Projekt management metodika és eszközök

A logikai keretmátrix A beavatkozási logika Objektíven igazolható indikátorok Az ellenőrzés információ- forrása Feltételezések Átfogó célok A projekt célja Eredmények Tevékenységek Eszközök Költségek Ha megvalósulnak az eredmények és a feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor a projekt cél teljesülni fog. Előfeltételek

Elemzési fázis problémaelemzés - a problémák megfogalmazása, ok-okozati összefüggések meghatározása, problémafa készítése célkitűzés-elemzés - célkitűzések meghatározása a beazonosított problémák alapján; eszköz-eredmény összefüggések meghatározása; célkitűzés-csoportok azonosítása és a projektstratégia meghatározása

Ok-okozati összefüggések feltárása Probléma elemzés Azonosítás SWOT-ból VAGY Ötletroham Ok-okozati összefüggések feltárása Probléma-hierarchia Kiinduló probléma? „Ok-okozat” algoritmus Kapcsolatok felrajzolása Végeredmény: Probléma-fa

„Transzformált” problémafa = célfa A logika igazolása Célelemzés „Transzformált” problémafa = célfa Ok-okozatból - eszköz-cél lesz A logika igazolása A fa átalakítása a logikai keretmátrixba: szintek számának csökkentése, kapcsolódó célok csoportosítása, erőforrás-elemzés.

PROBLÉMAFA hatás CÉLKITŰZÉS FA

PROBLÉMAFA Okozat OK értékesítési nehézségek Korszerűtlen termék Gyenge marketing OK Elavult termelőeszköz Alulképzett Munkaerő Információ hiány Szakember hiány

Korszerű termék előállítás CÉLFA Kedvező piaci részesedés Korszerű termék előállítás Hatékony Marketing Tevékenység Korszerű termelőeszköz Jól képzett munkaerő Jól működő információs csatorna Szakemberek Alkalmazása, képzése

Korszerű termék előállítás CÉLFA STRATÉGIA elemzési feladat: a rendelkezésre álló idő és források függvényében a kívánt eredmények eléréséhez vezető utak / célcsoportok kiválasztása - a projekt általános stratégiájának meghatározza Kedvező piaci részesedés Korszerű termék előállítás Hatékony Marketing Tevékenység Korszerű termelőeszköz Jól képzett munkaerő Jól működő információs csatorna Szakemberek Alkalmazása, képzése

! Csoportos feladat a mintapéldák alapján ! Problémafa – Célfa ! Csoportos feladat a mintapéldák alapján !

>> A projekt érintettjeinek elemzése A projekt által érintettek azonosítása és elemzése (stakeholder analízis) >> hátrányt szenvedők előnyt élvezők partnerségi kör probléma kezelés kompenzáció projekt megvalósítás

ÉRINTETT (Stakeholder) Azon szervezetek, személyek akik közvetve befolyásolhatják a projekt megvalósítását, akik közvetlenül érdekeltek a célok elérésében, akik döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák azt, akik részt vesznek a projektben, a közszférában dolgozó érintett végrehajtók, a projekt végső kedvezményezettjei a célcsoport pl. az érintett lakosság, stb.

Érintettek Fajtái: Jellemzői: Társadalom - helyi közösség- kormány Tulajdonosok – alkalmazottak - versenytársak, Szállítók – vásárlók Jellemzői: Jelentőségük a projekt sikerét tekintve változó, melyet direkt,vagy indirekt módon befolyásolnak Összekötő szerepet töltenek be, szószólók, tárgyalók A projekt környezeti folyamat kísérik figyelemmel Megéri jó véleményt kialakítani a projektről a „külvilág” felé. - Lobbizás

A érintettek elemzésének lépései Az érintettek azonosítása Információgyűjtés az érintettekről Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek erős és gyenge pontjainak elemzése Az érintettek stratégiájának meghatározása Az érintettek viselkedésének elemzése Az érintettek rangsorolása Cselekvési terv kidolgozása

EGZISZTENCIÁLIS ÉRINTETTSÉG A projekt érintettjeinek elemzése NAGY KÖZEPES EGZISZTENCIÁLIS ÉRINTETTSÉG KICSI BLOKKOLÓ SEMLEGES TÁMOGATÓ A T Á M O G A T Á S M É R T É K E BEFOLYÁS A VÁLTOZÁSRA – NAGY: KÖZEPES: KICSI:

! Csoportos feladat a mintapéldák alapján ! ÉRINTETTEK elemzése ! Csoportos feladat a mintapéldák alapján !

PARTNERSÉG Kik a partnerek? Partnerség építés Azon személyek és szervezetek, akik a projekt előkészítése illetve a projekt megvalósítása során együttműködnek. Jól körülhatárolt tevékenységgel és feladatokkal, valamint anyagi és nem anyagi hozzájárulással rendelkeznek Partnerség építés Miért van szükség partnerekre? Információszerzés Többféle szaktudás egyesítése Innováció, ötletek forrása, új látásmód Visszajelzés a saját munkáról Megrendelések, új feladatok és források megszerzésének lehetősége

Tervezési fázis Logikai keretmátrix A módszer előzménye a problémafa-célfa analízis A módszer két elemből áll: a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keret-mátrix felépítése (logframe matrix)

Projekt elemek összhangja a logikai keretmátrixban A beavatkozási logika Objektíven igazolható indikátorok Az ellenőrzés információ- forrása Feltételezések Átfogó célok A projekt célja Eredmények Tevékenységek Eszközök Költségek Ha megvalósulnak az eredmények és a feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor a projekt cél teljesülni fog. Előfeltételek

Logframe mátrix elkészítésének menete Beavatkozási Stratégia Objektíven mérhető indikátorok (mutatószámok) Az információ forrása az indikátorokhoz Feltételezések Átfogó cél 1 15 16 A Projekt célja 2 13 14 8 Eredmények 3 11 12 7 Tevékenységek 4 9 források/eszközök 10 költségek 6 5 Előfeltételek

Beavatkozási logika Átfogó cél magasabb szintű célkitűzések, amelyek megvalósulásához a projekt hozzájárul; a célfa csúcsán lévő, a pályázati kiírásban szereplő céllal megegyező megfogalmazás adja. Kis- és középvállalkozások műszaki-technológiai hátterének fejlesztése A Projekt célja a célfából a stratégiai célt szolgáló konkrét, az eredmény következményeként előálló célmegfogalmazást emeljük ki, Kedvező piaci részesedés korszerű termékelőállítással Eredmények a projekt kézzelfogható hozadéka, az elvégzett tevékenységek „termékei”, közvetlen outputjai. Korszerű gyártósor és raktár Piacképes termék Tevékenysé-gek a projekt végrehajtása során az eredmény elérése érdekében elvégzendő feladatokat soroljuk fel. Építés, Gépbeszerzés, Útépítés, infrastruktúra kiépítés Eszközök A tevékenységek elvégzéséhez szükséges fizikai és nem fizikai eszközök

Feltételek meghatározásának célja: a program sikeréhez szükséges körülmények, amelyeket azonban a program (v. menedzsmentje) nem tud befolyásolni. Feltételek szintjei: a beavatkozási logikával összhangban Feltételek meghatározásának célja: a tervezés korai szakaszában meghatározni a program sikerét veszélyeztető kockázatokat. a végrehajtás alatt lehetővé tenni a monitoringot.

FELTÉTELEZÉSEK SZERKEZETE Átfogó cél FELTÉTELEZÉSEK Projekt cél + FELTÉTELEZÉSEK Eredmények + FELTÉTELEZÉSEK Tevékenységek + ELŐFELTÉTELEK

A feltételezések logikája A pr. szempontjából fontos a feltételezés? IGEN NEM Majdnem biztosan IGEN Ne vegyük be a LKM-ba! Teljesülni fog? Valószínűleg IGEN Vegyük be a LKM-ba! Valószínűleg NEM Át tudjuk-e tervezni a pr-et úgy, hogy ez ne legyen feltétel? IGEN NEM Tervezzük át a pr-et, adjunk hozzá további tevékenységeket szükség szerint! Gyilkos tényező, a pr. való-színűleg megvalósíthatatlan

Objektív módon mérhető mutatók Beavatkozási logika Objektív módon mérhető mutatók A mutatók forrásai Átfogó cél Hatás- mutatók A mutatók forrásai A projekt célja Eredmény- mutatók A mutatók forrásai Eredmények Output mutatók A mutatók forrásai Tevékenységek Költségek Eszközök

Beavatkozási logika Program célok HATÁS Indikátor EREDMÉNY Indikátor Hosszú távú hatások Átfogó célok EREDMÉNY Indikátor Közvetlen és középtávú hatások Projekt célja OUTPUT Indikátor (Áruk és szolgáltatások) Eredmé-nyek BEAVATKOZÁSOK INPUTOK

Indikátorok és forrásaik Az indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények mennyiségi (db, fő, m, m2, m3, tonna, Ft, %, stb.), minőségi (kategória, szint, célcsoportra, funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző), vagy időbeni (állandó, időszakos, … évi) meghatározását adják. Forrásai: hivatalos statisztikák, önálló adatgyűjtés

QQTTP kritériumok Az indikátorokkal szemben támasztott követelmények SMART kritériumok Specific: specifikusak, a dologra jellemzőek Measurable: mérhetőek (számszerűsítés) Achieveable: elérhetőek, rendelkezésre állnak Realistic: relevánsak, reálisak Time-based: időhöz kötött QQTTP kritériumok Quantity: mennyiségi változás Quality: minőségi változás Time: időben változó Target group: fejlesztések célcsoportja Place: térbeli, földrajzi elhelyezkedés

A beavatkozási logika Objektíven Igazolható Indikátorok Az ellenőrzés információforrása Feltételezések Kis- és középvállalkozások műszaki-technológiai fejlesztése Korszerű technológiát alkalmazók száma 2 %-kal nő a régióban Területi KKV statisztikai adatok Kedvező piaci részesedés A vállalkozás piaci részesedése 5%-kal növekszik Gazdaságstatisztikai adatok Viszonylag stabil makrogazdasági és jogi piac-szabályozási környezet Modern technológiát képviselő gyártósor Jól képzett 15 munkás Korszerűraktár 1500 db/nap kifogástalan termék kibocsátás 15 fő szakvégzettséggel 1500 m2 raktár Fizikai lemérés Szakmunkás bizonyítvány Használatbavételi engedély Változatlan Környezetvédelmi, Eü-i és munkavédelmi előírások Szerelőcsarnok átalakítás, gépsor beszerzés és üzembe-helyezés Raktárépítés 4 db gépbeszerzés 15000óra Segédmunka 110 óra projektmenedzser munka 6000m3 betonozás..stb Sikeres közbeszerzési eljárás, Kiszolgáló infrastruktúra kész Saját forrás 15% Bankhitel 35% Pályázati forrás 50% Műszaki kiviteli terv Építési engedély