Szervezéstechnológia 2.-3.-4. Szervezéstechnológia

A szervezés fogalma (eredete: latin „organisatio”) Olyan alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagainak felhasználásával biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalósítását, kialakítja a céloknak megfelelő folyamatokat és a folyamatoknak megfelelő szervezeti kereteket. Végül meghatározza és csoportosítja a feladatok ellátásához szükséges munkaerőket és munkaeszközöket.

A meghatározás elemei: - 1. cél - 2. munkafolyamatok - 3. szervezet (az információáramlás kerete) A szervezés szükségessége: Szervezetek működése Rendszeresség Gyorsan fejlődő környezeti tényezők és jellemzők A szervezés, folyamatos, állandó tevékenység.

A munkaszervezés fejlődése

A gazdasági folyamatok szervezésének fejlődése

A szervezési munka (gyakorlati lebonyolítás) Szükségességének okai: Gazdasági élet változásai Technika korszerűsödése Jogi szabályozók változása Tulajdonosváltás Profilváltás Új folyamatok kialakulása Marketing (piackutatás, piacelemzés, prognóziskészítés, piacbefolyásolás) Kontrolling (ellenőrzés) Új követelmények megjelenése Áttekinthetetlen gazdasági folyamatok, párhuzamos feldolgozások elkerülése (az információfeldolgozás és szolgáltatás hierachiájának és rendszerének kidolgozása) Feldolgozási technika megváltozása

Szervezési munka gyakorlata

A szervezési munka szakaszai 1. Vezetői elhatározás, célkitűzés 2. Helyzetfelmérés 3. Helyzetfelmérés elemzése, értékelése 4. Számítógépes rendszer megtervezése 5. Rendszerterv bevezetése 6. Működő rendszer értékelése, karbantar- tása

1. Vezetői elhatározás, célkitűzés A szervezői munkát a gazdálkodó szervezeteknél minden esetben a vezetés kezdeményezi (információigény) Mely területeken Milyen tevékenységekben Milyen folyamatok során Felkérés (szerződés) - belső szervezőt - külső szervezőt - intézményt

A rendszertervezésnél figyelembe kell venni: - felhasználói adottságokat - felhasználói lehetőségeket - felhasználói korlátokat

Felkérési szerződés tartalma: - megbízás ténye - követelmények - célkitűzések (minden rendszer működésének alapvető célja, a felhasználói igényeknek megfelelő információ előállítása) De ki a felhasználó?

Felhasználó Tágabban: a megrendelő, aki számára a rendszer készül Szűkebben: az a konkrét személy, akinek a munkavégzését támogatja majd a rendszer

Felhasználói igény Kívánságok, de követelmények is A vezetőtől nem várható el a számítástechnika részletes ismerete A szervezőnek azonban ismernie kell azt Nem jó megoldás a kézi feldolgozás gépre vitele, ugyanis az nem jelent hatékonyabb munkavégzést, csupán annyit, hogy ezután géppel csináljuk, amit eddig kézzel. A hatékonyság elérése, növelése érdekében az egész addigi rendszert át kell szervezni, újat kell kialakítani, mégpedig úgy, hogy az legnagyobb mértékben támaszkodjon az adatszervezésre, és maximálisan használja ki a számítógép adta lehetőségeket.

Az alkalmazott számítógépes rendszerek típusai 1. off-line a különböző rendszerek önállóan, egyedileg működ- nek, köztük nincs kapcsolat lassú, több hibalehetőség, manuális adatátvitel 2. on-line közvetlen kapcsolat a gépek között, közös hálózat gyorsabb, hibamentesebb munka

Számítógépes feldolgozási típusok: 1. kötegelt (batch processing) (pl.: bérszámfejtés) - az adatbevitel, feldolgozás és az eredmények közlése időben elkülönül egymástól - az adatbevitelnek is több típusa lehet 2. párbeszédes (interaktív) üzemmód (pl.: egyenleglekérdezés) - a számítógép a feldolgozott feladatot lépésenként kapja meg, amelyek mindegyikére szinte azonnali választ biztosít 3. időosztásos üzemmód (time sharing) (pl.: szoftverfejlesztés) - a számítógépek működési idejét megosztják a felhasználók között

A szoftverek kiválasztásának típusai Saját fejlesztés 1. a fejlesztés hosszabb időt vehet igénybe, mely idő alatt változások következhetnek be, így gyakorlatilag soha nincs kész a rendszer 2. nincs referencia, miután új a rendszer 3. figyelembe veszi az egyedi sajátosságokat, gyakran paraméterezhető 4. magas az ára 5. kevésbé igazodik a hazai és a nemzetközi normákhoz 6. nem mindig van hozzá dokumentáció 7. általában hosszú ideig kell a hibákat javítani 8. szolgáltatás csak a garanciaidő lejártáig, utána minden beépítés csak díj ellenében 9. a szervizelést külön kell megoldani 10. más rendszerekkel való kapcsolatot ki kell alakítani

A szoftverek kiválasztásának típusai Vásárolt szoftver 1. vásárlás után szinte azonnal használható 2. általában referenciákkal rendelkezik, így információkat lehet szerezni a felhasználói tapasztalatokról 3. általánosít, legtöbb esetben paraméterezhető 4. ára viszonylag magas (nem költségesebb mint az egyedi fejlesztés) 5. jól igazodik a hazai és a nemzetközi normákhoz 6. dokumentált 7. hibamentes, tesztelt 8. folyamatos szolgáltatás, tanácsadás, 9. állandó szervizelés 10. hasonló rendszert használók között egyszerűbb az adatkapcsolatok megteremtése

A szervezési munka időszükségletének és költségének kiszámítása Befolyásoló tényezők: - elvégzendő feladat nagysága - anyagi helyzet - szervezők A szervezés folyamatát célszerű megtervezni a hatékony és gördülékeny munkavégzés miatt.

Hálótervezési módszerek Minden összetett feladat lebontható elemi lépésekre, feladatokra, Minden elemi feladatra megadható: - a végrehajtáshoz szükséges idő, - a végrehajtáshoz szüksége személyek száma, - az azt megelőző elemi feladat (kivétel: induló feladat), - a vele párhuzamosan végezhető feladat, - az azt követő elemi feladat (kivétel: befejező feladat), Az elemi feladatok logikai hálóba rendezhetők, A háló alapján kiszámítható a feladatok (tevékenységek) - legkorábbi kezdés ideje, - legkorábbi befejezés ideje, - legkésőbbi kezdésideje, - legkésőbbi befejezés ideje, Az időadatok alapján meghatározható az a leghosszabb időszükséglet (kritikus út) amennyi idő alatt a teljes feladatot el kell végezni.

CPM Critical Path Method = kritikus út módszere Lényege: határozott tartamú tervezés, azaz minden tevékenység meghatározott időadattal rendelkezik. Az összeállított hálóban eseményeket és tevékenységeket ábrázolunk. Az események választják el egymástól a tevékenységeket, és csak Addig tartanak, amíg egy befejeződő tevékenységet egy másik tevékenység fel nem vált. A tevékenységek fajtái: TEVÉKENYSÉG IDŐSZÜKSÉGLET MUNKAVÉGZÉS HASZNÁLAT Munkafolyamat van Bármilyen munkavégzés Várakozási tevékenység nincs Beton megkötése, szőlő érlelése látszattevékenység Függőséget, feltételt jelent

Módszer: A háló minden tevékenységéhez hozzárendelünk egy időadatot amely az elvégzéséhez szükséges (látszattevékenységnél ez nulla). Ezután kiszámítjuk a kritikus utat (leghosszabb út), mégpedig úgy, hogy meghatározzuk a tevékenységek - legkorábbi kezdési és - legkésőbbi kezdési időpontjait. Ahol ez a két időpont megegyezik, ott halad a kritikus út a kezdő eseménytől a záró eseményig.

Példa

Tervezzük meg a szervezési munka időtartamát a célkitűzéstől a helyzetfelmérés befejezéséig! (Azaz számoljuk ki, mennyi idő szükséges az adatfelvételezéshez!) Figyelembe veendő tevékenységek: Tevékenységek Idő (hét) A - Feladat meghatározása 2 B - Feladatok lebontása 1 C - Szervezési cél leírása D - Dokumentumok begyűjtése E - Kérdőívek összeállítása F - Kérdőívek szétosztása, kitöltése 4 G - Személyes interjúk H - Dokumentumok feldolgozása 3 I - Kitöltött kérdőívek feldolgozása J - Interjúk összegzése, feldolgozása K - A jelenlegi helyzet anyagának összeállítása L - A szervezési cél és a jelenlegi helyzet összehasonlítása

Rajzoljuk fel a logikai hálót! 3 H 7 D I F 6 4 E 2 B J G K 9 1 5 A L C 8

Számítsuk ki a kritikus utat! Ennek folyamata: Rajzolunk egy mátrixot, ahol a fejrovat és az oldalrovat a az események sorszáma A táblázata tevékenységek időadatait tartalmazza (kezdőesemény: függőleges, záróesemény: vízszintes) Kitöltés: 0-ból (függ) 1-be(vízsz) az A úton jutok, ami 2 egység hosszú, ezt írom a keresztcellába …

Legko-rábbi kezdés 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Legkésőbbi kezdés

A táblázat kitöltése után kell kiszámolnunk a rózsaszín cellák értékeit a következő módon: Előbb a függőleges, legkorábbi kezdőidőpontokat számoljuk: A 0 eseményes tevékenység 0 időpontban következhet be legkorábban, ide tehát 0-át írunk. Az 1-es eseményhez tartozó legkorábbi kezdés: megvizsgáljuk az 1-es oszlopot, ahol találunk egy 2-est a 0 esemény sorában. Ezt hozzáadjuk az előző 0 értékhez, megkapjuk a következő értéket, ami a 2. … A 7-es eseménybe három tevékenység torkollik, közülük a LEGNAGYOBBAT kell választani

A legkésőbbi kezdési időpontoknál (vízszintesen) visszafelé haladunk: ez most 9*2=18 hét, ezt írjuk az alsó cellába - a továbbiakban a sorokat figyeljük, - hasonló algoritmus szerint járunk el mint az előbb, - csak itt levonjuk - csomópontnál mindig a legkisebb értékkel számolunk A keresztértékeknél ha megegyező számok (eredmények) vannak, oda jelet teszünk, majd ezek sora adja a kritikus út hosszát. (0-1-2-4-6-7-8-9)

Legko-rábbi kezdés 1 2 3 4 5 6 7 8 9 12 16 18 Legkésőbbi kezdés X

költségtervezés Lényege, hogy a végrehajtás ideje és a költségek között összefüggés van. Ha csökkentjük a végrehajtás idejét, nőnek a költségek. Ezt csak addig célszerű tennünk (időcsökkentés), amíg a költségek nem nőnek aránytalanul.

Alkalmazandó szabály: normál idő: minimális idő normál költség:maximális költség a normálidők alapján kiszámítjuk a kritikus utat. Majd felépítjük a táblázatunkat, amiben kiszámoljuk a költségnövekedési együtthatót (KE) max.költség - normál költség normál idő – minimális idő

A KE együttható értéke megmutatja, hogy egységnyi időcsökkentéshez mekkora költségnövekedés járul.

példa

Legkorábbi kezdés 1 2 3 4 5 6 7 9 13 18 10 20 28 8 36 Legkésőbbi kezdés 30 X

TEVÉKENYSÉG IDŐ KÖLTSÉG KE normál minimális maximális 0-1 4 2 3200 5000 900 1-2 3 1 1500 4000 0250 1-3 9 5 4300 7000 675 2-3 3000 1300 3-4 1333 3-5 7 2000 750 4-6 10 8 6700 9000 1150 5-7 6 6-7 5200 7100 633 Összes költség 32900 55400