Teljesítménymérés a Vörösmarty Mihály Megyei Könyvtárban Székesfehérvár, május 8.

A pályázat 3 fordulója 4 1. A kiválasztott mutatók mérése 4 2. Az eredmények összehasonlítása (benchmarking) 4 3. Javaslatok az irányelvek elkészítéséhez

Első forduló: a mérés 1. Az elméleti alapok megteremtése: –a Minőségmenedzsment Műhely összejövetelei –a „Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben” c. dokumentum tanulmányozása –konzultációk –levelezőlista –a szakirodalom tanulmányozása

Első forduló: a mérés 2. A pályázat benyújtása (2003. június) –a kiválasztott mutatók: A közönség mint használó A használókra vetített költség A személyes használat népszerűsége A személyes használat költsége A helyben használat intenzitása A gyűjtemény használata A kölcsönzés népszerűsége A kölcsönzési állomány forgási sebessége A kölcsönzések költségessége A könyvtárközi kölcsönzések hatékonysága A tárgyi eszközök kihasználtsága Az ülőhelyek kihasználtsága A dokumentumfeldolgozás gyorsasága

Első forduló: a mérés A mutatók kiszámítása történhet –statisztikai elemzéssel A közönség mint használó A használókra vetített költség A személyes használat népszerűsége A személyes használat költsége A kölcsönzés népszerűsége A kölcsönzési állomány forgási sebessége A kölcsönzések költségessége –méréssel A könyvtárközi kölcsönzések hatékonysága A tárgyi eszközök kihasználtsága Az ülőhelyek kihasználtsága A dokumentumfeldolgozás gyorsasága A helyben használat intenzitása A gyűjtemény használata

Első forduló: a mérés A mutató kiszámítása statisztikai elemzéssel Pl. A közönség mint használó: A) 2003-ban érvényes tagsággal rendelkező használók száma: B) Székesfehérvár lakossága január 1-jén A/B: 14,29%

Első forduló: a mérés A mutató kiszámítása méréssel –a mérőlap elkészítése –mérési időszak kiválasztása –felmérés –az adatok összesítése –elemzés

Első forduló: a mérés A dokumentumfeldolgozás gyorsasága (egyedi)

Első forduló: a mérés Eredmények IdőigényDokumentumok száma 9 munkanap52 dokumentum 10 munkanap277 dokumentum 11 munkanap142 dokumentum 12 munkanap16 dokumentum 13 munkanap115 dokumentum 14 munkanap17 dokumentum 15 munkanap 201 dokumentum 16 munkanap15 dokumentum Átlag:11,95 = 12 munkanap

Első forduló: a mérés A dokumentumfeldolgozás gyorsasága (összesített) Adatlap az UK ……. jegyzék f eldolgozásáról(…… állományegység) Tevékenység A kezdés időpontja Aláírás A befejezés időpontja Aláírás Összes idő (dátum, óra perc) (dátum, óra perc) (munkaóra) Beérkezés, ellenőrzés Tulajdonbélyegző, vonalkód Jelzetelés, jelzetjavítás Egyedi állományba vétel Példánybevitel Kötetadatok hozzárendelése Csop. leltárkönyv, állománystatisztika Átszállítás az olvasószolgálatnak Szerelés (jelzet, védőcsík, színcsík) Polcra került

Első forduló: a mérés Könyvtárellátó jegyzék (468 dokumentum) Tevékenység kezdésbefejezésmunkaóra Beérkezés, ellenőrzés : :30 3,5 Tulajdonbélyegző, vonalkód : :5014 Jelzetelés, jelzetjavítás : :2639,5 Egyedi állományba vétel : :3039,5 Példánybevitel : :4016 Kötetadatok hozzárendelése : :3027,5 Csoportos leltárkönyv : :003 Átszállítás az olvasószolgálatnak : :3016 Szerelés : :2020,5 Polcra került : :3016,5 Összesen195 munkaóra Az egy dokumentumra eső átlagos munkaidő 25 perc

Második forduló:az összehasonlítás 4 A könyvtárak kiválasztásának szempontjai: azonos (hasonló) feladatkör azonos (hasonló) működési feltételek azonos integrált könyvtári rendszer 4 Együttműködő könyvtárak: Békés Megyei Könyvtár, Békéscsaba; Deák Ferenc Megyei Könyvtár, Zalaegerszeg; Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Verseghy Ferenc Könyvtár, Szolnok; Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat József Attila Könyvtára, Tatabánya; Vörösmarty Mihály Megyei Könyvtár, Székesfehérvár

Második forduló:az összehasonlítás A könyvtárak mutatói 2003 A használókra vetített költség

Második forduló:az összehasonlítás

4 A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága 2003-ban Megyei könyvtárkapott dokumentumok kért dokumentumok mutatószáma Békéscsaba Székesfehérvár Szolnok Tatabánya Zalaegerszeg átlag

Második forduló:az összehasonlítás A könyvtárközi kölcsönzések hatékonysága (mintavétel alapján)

Második forduló:az összehasonlítás A könyvtárközi kölcsönzések hatékonysága (mintavétel alapján)

Harmadik forduló: a javaslatok 4 A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága A mutató értékelése A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága attól függ, hogy a kérések a használói igényeknek megfelelően teljesülnek-e. Ebből következően két szempontot szükséges vizsgálni: –a kérések teljesülésének %-os arányát, –a kérés és a teljesítés között eltelt időtartamot. A könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságát befolyásoló tényezők:  a kérést felvevő és továbbító könyvtáros felkészültsége, amely lehetővé teszi, hogy a kínálkozó lehetőségek közül a legjobbat válassza ki,  a szolgáltató könyvtárak állományának színvonala, a fontos és népszerű művek példányszáma,  az online katalógusok, lelőhely-adatbázisok megbízhatósága, a kölcsönözhető állomány feldolgozottságának mértéke,  a könyvtárközi kérés indításának egyszerűsége,  a szolgáltatást szervező könyvtáros felkészültsége, elkötelezettsége,  a szolgáltató intézmény belső munkamegosztásának színvonala,  a postai továbbítás és kézbesítés gyorsasága és megbízhatósága.

Harmadik forduló: a javaslatok Nemzetközi trendek Az IFLA és az UNESCO fejlesztési irányelvei című kiadvány több helyen is említi a könyvtárközi kölcsönzés szerepének fontosságát: Az erőforrások megosztása Minden könyvtári gyűjtemény bizonyos mértékig egyedülálló a maga nemében. Egyetlen gyűjtemény sem tartalmazhatja azonban mindazt az anyagot, amelyre közössége tagjainak szükségük van. A könyvtárak ezért nagymértékben javíthatják használóiknak nyújtott szolgáltatásaikat, ha lehetővé teszik, hogy hozzáférjenek más könyvtárak gyűjteményeihez Könyvtárközi kölcsönzés Egyetlen könyvtár vagy könyvtári rendszer sem lehet önellátó állományában, s egy hatékony és hatásos könyvtárközi kölcsönzési rendszer minden közkönyvtári szolgálat lényeges összetevője kell, hogy legyen.” Az IFLA és az UNESCO fejlesztési irányelvei. Készítette a Philip Gill által vezetett munkacsoport az IFLA Közkönyvtári Szekciója megbízásából. Fordította Papp István. Közread: Könyvtári Intézet, Bp., 2005.

Harmadik forduló: a javaslatok Ajánlás az irányelvek meghatározásához  A könyvtári rendszer egyik legfontosabb szolgáltatása a könyvtárközi kölcsönzés, amely lehetővé teszi, hogy a használók lakóhelyüktől függetlenül hozzájussanak a számukra fontos dokumentumokhoz, információkhoz.  A szolgáltatás működésének alapfeltétele az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer. A szolgáltatás működéséhez, fejlesztéséhez szükséges az ODR tagkönyvtárak központi támogatása, amely lehetővé teszi a könyvtárközi kölcsönzés dokumentumbázisának folyamatos, tervszerű gyarapítását.  A könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságának fontos összetevője az informatikai háttér: kiemelt figyelmet kell fordítani a közös katalógusok, lelőhely-adatbázisok fejlesztésére, rekordállományuk teljessé tételére, lehetőség szerinti egyesítésére.  Az integrált könyvtári rendszerek esetében alapkövetelménynek kell tekinteni az online katalógusból, egyszerűen indítható könyvtárközi kérést.  Javítani kell a postai szolgáltatások gyorsaságát és megbízhatóságát, lehetőség szerint csökkenteni kell a díjakat.  Növelni kell a szolgáltatást végző könyvtárosok elkötelezettségét és tájékozottságát, a képzés/továbbképzés keretében kiemelt figyelmet kell fordítani az Országos Dokumentum- ellátási Rendszer megismertetésére és népszerűsítésére..  A használói igények növekedésének megfelelő ütemben kell növelni a szolgáltatásban résztvevő könyvtárak támogatását.

A legfontosabb tanulság: „Ne a tükröt átkozd, ha a képed ferde.” Gogol: A revizor