fajtái, formai és tartalmi követelmények Hivatalos levelek fajtái, formai és tartalmi követelmények

Hivatalos levelek fajtái magánszemélyek között magánszemély és szervezet között címzett a magánszemély tájékoztatás, értesítés, határozat, igazolás stb. címzett a szervezet kérvény, kérelem, önéletrajz, motivációs levél stb. szervezet és szervezet között üzleti levél: ajánlatkérés, ajánlat, megrendelés, reklamáció stb, szerződések, megállapodások kapcsolattartási (udvariassági) levelek: meghívó, köszönő, köszöntő, sajnálatot kifejező levél stb. szervezeten belüli kommunikáció: belső iratok jelentés, beszámoló, feljegyzés, jegyzőkönyv, körlevél stb.

Formai tudnivalók A formázási lehetőségek használata üzenetet közvetít a szöveg alkotójáról. A hivatalos iratok elrendezése többnyire valamilyen sablonhoz igazodik: az egyes információk szabványos elhelyezkedése (pl. címzett, tárgy) segíti a gyors tájékozódást. Javasolt az egységes karaktertípus használata (Times New Roman - folyó szöveg, Arial - címek). Szövegrészek kiemelésére félkövér, dőlt stílusú karaktereket használunk. Teljes bekezdések kiemelésére javasolt eszközök: középre igazítás, felsorolás.

A formai követelményeket a levelezési hagyományok, szokások mellett különböző szabványok (pl. Műszaki Irányelvek 3495/2-86 sz.) is szabályozzák. A hivatalos levél fő formai részei: Fejrész a feladó és a címzett adatai, postai utasítások (ajánlott, elsőbbségi stb), keltezés, irattárazási adatok (pl. iktatószám). Főrész tárgy megjelölése, megszólítás, a levél szövege. Záró rész üdvözlés, elköszönő szó, aláírás(ok), melléklet(ek). Levelet A/4-es (21x29,7 cm) lapon, 1-es sortávval írunk. A helységnevek, postai utasítások, a tárgy és a melléklet szavak aláhúzandók. Új gondolatokat új bekezdésbe írunk, a lényeges részeket kiemeljük, egységes, nem hivalkodó módon (pl. félkövér, dőlt). Kerülendő a felkiáltójel használata. A levelet először hosszában, majd keresztbe kell hajtani, így tesszük a borítékba.

Levélpapír A/0 négyszeres ív 841 x 1189 mm A/1 kétszeres ív 594 841 mm A/2 ív 420 594 mm A/3 félív 297 420 mm A/4 negyedív 210 297 mm A/ 5 nyolcadív 148 210 mm A/6 tizenhatodív 105 148 mm

Boríték 1. Postai mező 2. Feladómező 3. Címmező bélyegek, a bélyegzőlenyomatok és a bérmentesítésre vonatkozó jelölések (pl. DÍJELŐLEGES, POSTASZOLGÁLATI) 2. Feladómező feladó neve, címe 3. Címmező címzett neve, címe

Hivatalos levelek fogalmazási szempontjai A hivatalos levél rövid, tömör, minden lényeges információt tartalmaz egyértelmű, közérthető, szakszerű, tárgyilagos, érzelemmentes udvarias hangvételű hibátlan helyesírással, nyelvhelyességgel készült Kerüljük a bonyolult összetett mondatokat a felkiáltójel használatát az egyeztetési hibákat a szóismétlést Az írásbeli kapcsolattartás nyelvezete, stílusa, hangneme alapján is ítéletet alkotnak a szervezet magatartásáról, értékrendjéről, megbízhatóságáról. A levél minősíti az íróját.

Levél tartalma Bevezetés: célja a kapcsolatteremtés. Általában a levélírás szükségességének indokát tartalmazza, hivatkozik esetleges korábbi előzményre, kapcsolatra. Tárgyalás: a levél lényege, tárgy kifejtése. Befejezés: gondolatsor lezárása, rövid összefoglalás, kapcsolattartási igény jelzése. A bevezetés és a befejezés nagyjából azonos terjedelmű, többnyire egy pár soros bekezdés. A középrész (tárgyalás) hordozza az érdemi információt. Ezen belül a lényegesebb mondanivalót előbbre helyezzük és hosszabban tárgyaljuk.