Projektek pénzügyi elszámolása

Határidőre benyújtott PEJ Megfelelően rendszerezett, átlátható beszámoló: Szakmai beszámoló Pénzügyi beszámoló Csatolt bizonylatok, számlák, szerződések, dokumentumok Meghatározott formai és tartalmi elemek A támogatási szerződésben rögzített ütemezésben, háromhavonta A projekt végén zárójelentés

Pénzügyi beszámoló A pénzügyi beszámoló részei: Támogatásigénylő Számlaösszesítő Csatolt számlák, szerződések, bizonylatok, teljesítésigazolások Előírt formanyomtatványok használata

Támogatásigénylő Teljesítés időpontja: Előleg: 2009. szeptember 22. Közbenső kifizetés: a beszámolási időszak utolsó napja Bizonylat kelte: kitöltés dátuma Bizonylat sorszáma: 1, 2, 3 Csak az adott időszakban felmerült költségeit tartalmazza Beküldött ÁFA-nyilatkozat figyelembevételével ÁFA –törvény változása miatt 2 lehetőség elszámoláskor Pályázatban beadott ütemezéssel összhangban (TSZ módosítás) Nem lehet új költségvetési sorokat betervezni Számszaki hibák (összeadás, betű≠szám) Nem megfelelő vagy hiányzó aláírás

Elszámolható költségek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A Projekt megvalósítási időszakon belül merülnek fel, kifizetésük megtörtént A költségek felmerülése igazolható A projekt megvalósítása érdekében merültek fel

Számlaösszesítő Aláírt eredeti példány + 2 másolat Sorszámozott számlák (eredeti számláról készített hitelesített másolatot /az eredeti) Záradékolás Eredeti bizonylaton, elszámolni kívánt összeg + pályázati reg. Szám Hitelesítés Záradékolt, eredeti bizonylat fénymásolatára Pecséttel vagy kék tollal Dátum + aláírás (szervezet képviselője) Hiányosan kitöltött, olvashatatlan, nem szabályos aláírással benyújtott bizonylat másolat nem elfogadható

Számlák Tartalmilag és formailag feleljen meg az ÁFA törvény előírásainak Számszakilag megfelelően legyen Támogatott nevére és címére kiállítva Ha nem a székhelyre szól a számla → igazolni kell a kapcsolatot ( pl. bérleti szerződés) A bizonylat tartalma kapcsolódjon a pályázati célhoz Pályázati reg. szám feltüntetése a számlán, megrendelőn Minden tételhez pénzügyi kifizetést igazoló bizonylat is (hitelesített másolatban) Ha nem jelzi egyértelműen melyik bizonylathoz kapcsolódik a fizetés, ráírni a szla számát, összegét

Szerződések - Teljesítésigazolások Több beszámolási időszak/több számlához kapcsolódó Munkaszerződés (benne hivatkozás a projektre) Részmunkaidő/Munkaköri leírás/Munkaidő nyilvántart. Megbízási szerződés (benne hivatkozás a projektre) Bérleti szerződés Eszközbeszerzés →Szállítói szerződés/Megrendelő Teljesítésigazolások Szállítólevél Átadás-átvételi jegyzőkönyv Személyi jellegű költségek esetén bérjegyzék A feladat eredményeként elkészült produktum

Külföldi számlák Fordítás szükséges (kedvezményezett által hitelesítve): számla sorszáma, kiállításának időpontja, a teljesítés időpontja, a vásárolt termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, egységára értéke a kiállító ország pénznemében értéke Forintban Átszámításnál alkalmazott árfolyam: számla kifizetésének napján jegyzett MNB középárfolyam (fordításon) váltási jegyzéken szereplő árfolyam (csatolni kell) Záradékolás, hitelesítés

Közbeszerzési eljárás Nettó 8 millió és 53 millió forint között általános egyszerű közbeszerzési eljárás 2003. évi CXXIX törvény a közbeszerzésekről Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén, amennyiben a beszerzés értéke meghaladja az 500.000 forintot: Legalább 3 árajánlat (elszámoláskor) Tartalmukban azonosak, összehasonlíthatóak

A Támogatási szerződés módosítása A TSZ-ben rögzített bármely költségvetési sor ….%-ot meghaladó mértékben változik A ±….%-on belüli eltérések a sorok/fősorok között a TSZ módosítása nélkül átcsoportosíthatóak Projekt összköltség nő → kedvezményezett saját forrásból Projekt összköltség csökken → támogatás összegét arányosan csökkenteni Csak olyan tartalommal, amely a projekt eredeti célkitűzését nem változtatja meg Csak a szerződés lejártát megelőzően A támogatási összeg folyósítása a kérelem elbírálásáig felfüggesztésre kerülhet

Praktikus tanácsok Olvassa el újra a Pályázatát és a benyújtott ÁFA-nyilatkozatot! Nézze át a TSZ-ben jóváhagyott költségvetést! Költségvetésből kiindulva → pénzügyi elszámolás A költségvetési alsorok alapján kezdje összeválogatni a számlákat Túllépés lehetőségével kell-e élni? A támogatás összege nem növelhető Ha a számlák még nem teljesen adják ki a 100%-ot → folytassa a feltöltést! (A számlák az adott időszak költségeit kell, hogy igazolják).

Praktikus tanácsok A feltöltést addig végezze, amíg az igényelt támogatás összegét kiadja a számlák elszámolni kívánt értéke. Egy számlán szereplő tételek eltérő költségvetési sorokon? A számlán szereplő záradékban az elszámolt teljes összeg szerepeljen Számlaösszesítőben részletezze, hogy melyik sorra mennyit számol el a számla értékéből

Praktikus tanácsok Ha megvan az összes számla → hozzátársítani a kifizetést igazoló bizonylatokat Bankszámlakivonat, kiadási pénztárbizonylat Minden költség kifizetését igazolja! Bizonylatonként ellenőrizni! 1 bankszámla több számla kifizetését igazol → bankszámlakivonat hiteles másolatát elég egyszer benyújtani (1 eredeti+2 másolat), de bejelölni, mely tételek kifizetését igazolja! Ha megvan az összes számla + teljesítési bizonylat → számlaösszesítő kitöltése (alá kell írni!)

Praktikus tanácsok Számlaösszesítő elkészítése után ZÁRADÉKOLÁS Minden költséget igazoló dokumentumot Eredeti számlára rávezetni a számlából elszámolni kívánt összeget Mozgó záradék = támogatás nem szerződés szerinti felhasználása A számlán feltüntetett záradék összege = a számlaösszesítőben szereplő összeggel

Praktikus tanácsok Záradékolás után HITELESÍTÉS Minden dokumentumot (számlák, bankkivonatok, szerződések, stb.) Oka: nem az eredeti dokumentumokat kell beküldeni A záradékolt, eredeti bizonylatokat kell lemásolni Szervezet hivatalos képviselője hitelesíti (dátum, aláírás, kék tollal vagy pecséttel) Aláírás egyezzen a szerződéshez benyújtott aláírási címpéldánnyal! Az aláírt komplett beszámolót (szakmai, pénzügyi + bizonylatok) aláírni, beküldeni