Tudásmenedzsment és a könyvtárak Bognárné Lovász Katalin lkata@btk.nyme.hu

Két oldalú megközelítés A könyvtár szervezetén belül alkalmazható tudásmenedzsment eszközök, a bevezetéséhez szükséges feltételek, illetve a szervezet mindennapi tevékenységébe és feladataiba ágyazott tudásgazdálkodási technikák.   A könyvtárak intézményi, szervezeti, regionális, nemzeti tudásmenedzsmentben felismert és vállalt szerepei és tevékenységei.

A könyvtári szervezeten belül alkalmazott tudásmenedzsment fő célja a szervezeti tudástőke fejlesztése a szolgáltatás hatékonyabb és jobb minőségű biztosítása érdekében, a „szervezeten kívüli” tudásszervezés megvalósítása.

Mi is a cél? A könyvtárak „külső” tudásmenedzsment tevékenysége segítheti a valódi partneri viszony kialakítását az anyaintézménnyel illetve a helyi társadalommal. Megteremtheti a könyvtár beágyazódását az anyaintézménybe illetve helyi társadalomba, bekapcsolódását biztosít a helyi és regionális tudásgazdálkodásba.

Regionális és hazai TM Intézményi TM Könyvtári TM

Tang Shanhong, 2000 tudás innováció menedzsment (knowledge innovation management) – ez a tudáslétrehozás, megosztás és transzfer menedzsmentjét jelenti, és magában foglalja az elméleti, technológiai és szervezeti kérdések vizsgálatát; tudáselosztás menedzsment (knowledge dissemination management) – azoknak a módszereknek, csatornáknak és technológiáknak a kialakítása és működtetése, amelyek lehetővé teszik a közvetítést a tudás birtokosai és felhasználói között; tudásalkalmazás menedzsment (knowledge application management) – vállalatok, önkormányzatok, kutatóintézetek és a civil szféra számára olyan szolgáltatások kialakítása, amelyek segítik az adott terület, vállalat működését; a digitalizálási tevékenység révén minél több nyomtatott dokumentum távoli elérésének biztosítása és az ezen alapuló szolgáltatások biztosítása; emberi erőforrás menedzsment (human resource management) – magas szintű tudással rendelkező személyzet kialakítása, különös figyelmet szentelve a könyvtárosok elvárásai és tulajdonságai közötti különbségekre. Egyéni fejlesztések és egyénre és közösségre szabott tudásmenedzsment eszközök bevezetése.

Ungváry Rudolf és Vajda Erik, 2002. „tudatosítsák saját munkatársaik és a közvélemény számára, hogy milyen információkat birtokolnak és képesek szolgáltatni; szervezzék meg a könyvtári munka tanulságainak és tapasztalatainak megosztását a munkatársak között; adatbázis-szolgáltatásaikat összefogott, rendezett szervezeti és technikai keretek között kínálják fel; csökkentsék használóiknak azokat a nehézségeit, melyet a nagy tömegű, emészthetetlen keretek között áradó információ okoz, és ugyanakkor tegyék lehetővé, hogy az olvasók ismerethiányaikat célzott és támogatott formában feloldhassák.”

Géró Katalin, 2000. egy adott szervezet információs-, illetve tudásfolyamatainak feltérképezése; egy adott szervezet egésze és részegységei által támasztott információs igények feltérképezése; a szervezet átfogó tudástérképének a megalkotása, amely alapján a szervezet kidolgozhatja tudásgazdálkodási stratégiáját; olyan osztályozási rendszer, taxonómia kialakítása, amely alapján lehetővé válik a tudásrendszer alapjainak megteremtése, így pl. a tudástérkép kialakítása is; olyan eszközök, eszközrendszerek kiépítése, amelyek hatékonyan járulhatnak hozzá a tudásmegosztáshoz. Ilyen pl. a vállalati/intézményi ki-kicsoda kidolgozása, amelynek lényege, hogy feltérképezi a szervezeten belül felhalmozott szakértelmet és tapasztalatokat, azaz segít eligazodni abban, hogy ki mit tud "házon" belül.

Thomas Davenport – Larry Prusak. A tudás menedzselése minden munkavállaló feladata, de a vállalat dolgozói között négy szintet különítenek el: dolgozók, akik saját munkakörük mellett látják a tudásmenedzsment körébe tartozó feladatokat; tudásintegrátor, tudásadminisztrátor – kifejezetten tudásmenedzsment munkakörben dolgozók; a tudásprojektek vezetői; a tudásmenedzsment legfőbb irányítója – Chief Knowledge Officer

Davenport-Prusak „A legérdekesebb új, tudással összefüggő feladat az integrátoroké, a könyvtárosoké – a szintézisteremtők, az elemzők és a szerkesztők tevékenysége.” „A tudás birtokosaitól megszerzik az információkat, szerkesztett formába öntik, fenntartják és időről-időre pontosítják a rendszert.”

Sue Henczel, 2004 az intézmény üzleti sikeréhez szükséges tudás (és hiányosságainak) felderítése, az intézményben létrehozott (és külső forrásokból beszerzendő) tudás "készletének" és forrásainak számbavétele, az értékesnek minősített tudás rögzítése, tárolása, feldolgozása a hatékony visszakereshetőség érdekében, a tudásmegosztás és -átadás formáinak kialakítása

FELADAT Nézzék át a kapott táblázatokat Sue Henzen felosztásáról. Mivel értenek egyet? Mi lepte meg önöket a felosztásban? Mi nem a könyvtárak feladata?

A tudásmenedzsment alkalmazásának legfőbb céljai a könyvtári szervezeten belül keltse fel és erősítse a dolgozók motiváltságát és képességét a tanulásra; biztosítson lehetőséget innovatív, új tudás létrehozására és annak beépítésére a könyvtári folyamatokba; hatékonyabban használja ki a dolgozók explicit és tacit tudását így biztosítva gyorsabb és jobb minőségű szolgáltatásokat a felhasználók számára; alakítsa a könyvtári szervezetét tanulószervezetté.

A szervezeti tudással való hatékony gazdálkodás az alábbi feltételek mellett valósulhat meg, ha a könyvtárak és vezetőik felismerik a könyvtárak társadalmi és intézményi tudástranszferben betöltött szerepét, és megismerik a modern tudást kodifikáló, átadó és létrehozó technológiákat, módszereket és tudatosan alkalmazzák azokat; törekednek a tudástudatos szervezeti kultúra kialakítására – ez magában foglalja a vezető és a munkatársak elkötelezettségét a téma iránt, a dolgozók tudásának mint legfőbb értéknek és „megújuló erőforrásnak” az elismerését, és megteremtik a bizalmi légkörben zajló tudás átadó és tudásteremtő folyamatok, a spontán tudásátadás lehetőségét. találékonyan felhasználják a már meglévő technológiákat – online katalógus, integrált rendszerek, adatbázisok, CRM rendszerek, és felfedezik az ingyenes vagy kis anyagi és energia ráfordítással alkalmazható lehetőségeket (blog, wiki, open szoftverek); nem csak az explicit tudás, hanem a tacit tudás átadására és befogadására is figyelmet fordítnak; támogatják a kollégák tanulását és önfejlődését – nem csak szervezett tanfolyamokon, hanem a „life long learning” és „life wide learning” jegyében belső továbbképzések és előadások keretében is.

Összegzés - Feladatok Fel kell tárni az egyes könyvtártípusok feladatait a helyi, regionális és hazai tudásgazdálkodás folyamatában A könyvtárosokat fel kell készíteni a tudásmenedzsment feladatok ellátására – képzés és továbbképzés

Ajánlott irodalom Ungvári Rudolf – Vajda Erik: Könyvtári információkeresés. 2. jav. kiad. Budapest, Typotex, 2002. 68. p.URL: http://mek.oszk.hu/05000/05030/ Géró Katalin: Géró Katalin: Knowledge management – múló hóbort avagy a jövőnk? In: Könyvtári Figyelő, 2000. 1-2. sz. 104-112. p. http://epa.oszk.hu/00100/00143/00033/gero.html Henczel, Sue: Supporting the KM Environment—The roles, responsibilities, and rights of information professionals. In: Information outlook 2004 Vol. 8, No. 1 13-19.p.