Folyamatok a szervezetekben Vezetés és szervezés BA Pécs

Az óra célja A szervezeti folyamatok meghatározása A folyamatszemlélet bemutatása A szervezeti integráció formáinak elemzése A BPR alapelveinek és működésének bemutatása A tervezés, mint funkció értelmezése A vállalati tervek, tervezési eszközök és technikák áttekintése A döntési folyamat egyik formájának részletes elemzése A döntések néhány csapdájának vizsgálata

A szervezetek hagyományos szemlélete a munka vertikálisan folyik középvezető középvezető középvezető felsővezető vevők szállítók

Problémamegoldás a hagyományos szemléletben Felsővezető Gondolkodik és dönt Alsó szintek Cselekvők – végrehajtanak Problémamegoldás 3 lépésben Információ a parancsnoki láncon át halad Elemzés és iránymeghatározás a csúcson Rendelkezés lefelé irányul

A folyamatszemlélet A munka három fontos szempontból különbözik a hagyományos modelltől Jobban informált, iskolázottabb munkavállaló A munka jellege megváltozott A követelmények is megváltoztak A verseny nem emberek, termékek, vagy vállalatok között, hanem folyamatok között folyik

A hagyományos szervezeti ábra hibái A dolgozókat nem kell feltétlenül közvetlenül irányítani Nem veszi figyelembe a vevőket, a szállítókat, és a valós munkafolyamatokat A főnökre koncentrál

A munka folyamata a szervezetben a munka horizontálisan folyik középvezető középvezető középvezető felsővezető vevők szállítók

A folyamatszemlélet előnyei Információs és döntési előnyök Vevői szemlélet A folyamatban és nem az emberben keresi a hibát A teljesítmény könnyebb javítása

A tradicionális és a folyamat-orientált szemlélet összehasonlítása Szempontok Tradicionális szemlélet Folyamat-orientált sz. Középpont főnök vevő Elsődleges kapcsolat parancsnoki lánc vevő-szállító Orientáció hierarchikus folyamat Döntéshozó menedzsment minden dolgozó Stílus tekintélyelvű résztvevő

A folyamatok meghatározása Definíció 1: Tevékenységek, változtatások, vagy működéselemek sorozata, mely valamely célra, vagy eredményre irányul Definíció 2: egy vagy több feladat, amely a bemenetek (inputok) egy csoportját átalakítja a kimenetek (outputok) egy csoportjává (termékekké és szolgáltatásokká), egy másik személy (a vevő) vagy folyamat számára emberek, eszközök és eljárások segítségével. Definíció 3: Egymáshoz kapcsolódó feladatok összessége, melyek együtt teremtenek értéket a vevő számára

Definíciók Vevő Kimenetek Átalakítás Bemenetek Elvégzők Szállítók Követelmények Visszajelzés Határvonalak A folyamat tulajdonosa

A folyamatok osztályozása Végzett munka fajtája szerint Tervezés és fejlesztés Marketing és értékesítés Beszerzés Termelés Szerviz Elosztás Irányítás Támogatás A szervezet számára való központi vagy nem központi fontossága szerint Alapvető (core) Támogató (supportive) Üzleti hálózat Menedzsment

folyamat strukturáltsága A folyamatok jellemzői, strukturáltságuk és értékláncbeli szerepük alapján alapvető támogató hálózati menedzsment elsődleges másodlagos folyamat strukturáltsága értéklánc cél magas alacsony

A folyamatstruktúra és a felépítési struktúra kapcsolata Mindkét esetben a szervezet egésze által végrehajtott folyamatok célszerű megszervezése a követelmény Folyamatszervezés: az egyes tevékenységek végrehajtási módjának megszervezése A szervezeti struktúra kialakítása: munkakörök létrehozása, hatáskörmegosztás, koordináció megszervezése

A folyamatok vezetése és szervezése Két csoport Az egyes folyamatokon belül A folyamatok összehangolása a szervezetben Tevékenységi szintű szervezés Az egyes tevékenységek végrehajtási módjának, az alkalmazandó eljárásoknak és eszközöknek meghatározása Munkaszervezés – műveleti szintű szervezés Az egyes folyamatokon belüli vezetési és szervezési feladatok legalsó szintje

Tevékenységek kapcsolásának módjai anyag megrendelése alkatrészek gyártása kőolajlepárlá s anyagátvétel raktározás összeszerelés soros kapcsolás benzinfinomítás gázolaj feldolgozás pakura feldolgozás divergens kapcsolás konvergens kapcsolás

Integráció a szervezetekben A differenciálás magával hozza az összehangolt működés igényét Integrációs eszközök Célok, stratégiák, tervek, programok Teljesítményértékelési és érdekeltségi rendszer Információs rendszer A szervezeti kultúra Szervezeti struktúra megoldások pl. divíziók JIT Just-In-Time Logisztika

Üzleti folyamatok újraszervezése Business process reegineering BPR az üzleti folyamatok radikális javítási lehetőségeinek felkutatása és implementálása Újratervezése az: Értéket teremtő üzleti folyamatoknak Támogató architektúráknak Az értékteremtő folyamatok optimalizálása

BPR Újragondol – rethink Újratervez - redesign Azt vizsgálja, hogy a munka meglévő szervezete hogyan befolyásolja a szolgáltatások minőségét és a vevők megelégedettségét Újratervez - redesign Munkakörelemzés, a munkafolyamat elemzése és a folyamat esetleges újratervezése ha szükséges Új eszközt alkalmaz - retool Új technológia alkalmazása, hogy fejlesszük a termelékenységet, a szolgáltatások minőségét és a vevők elégedettségét

A BPR alapelvei A kimenetek, és nem a feladatok körül kell szervezni; Azok javítsák a folyamatot, akik a végeredményt használják; Az információ-feldolgozást az információt teremtő valós tevékenységekbe kell bevonni; A földrajzilag széttagolt tevékenységeket úgy kell kezelni, mintha központosítottak lennének; A feladatok integrációja helyett a párhuzamos megoldásokra kell törekedni; A folyamat lépéseit természetes sorrend szerint végezzék; A döntési pontot oda kell helyezni, ahol a munka végrehajtása folyik, az ellenőrzést a folyamatba építve kell elvégezni: a dolgozók hozzák a döntéseket, és bizonyos döntési pontokon nem szükséges a feletteseikhez fordulniuk. Kevesebb ellenőrzés és felülvizsgálat, illetve kevesebb egyeztetés.

A BPR feltételei Fogyasztóorientáltság Hangsúly a végeredményen Teljesítmény orientáltság Tevékenység egyszerűsítés Empowerment Rendszerszemlélet

A BPR lépései részletesen 1 Stratégia, jövőkép megalkotása Miért vagyunk ebben az üzletben? Mit akarunk elérni? Mi a piaci helyzetü nk alapja? Kik lesznek az érintette k? Hogyan mérjük a teljesít-ményt?

A BPR lépései részletesen 2 A folyamatok kiválasztása – mit változtassunk Működik-e Lényeges –e Megvalósítható – e A folyamatok megismerése Értékelni kell a folyamatokat a fogyasztó – értékteremtés szempontjából Összehasonlító színvonal elemzés - benchmarking

A BPR lépései részletesen 3 Ötletgyűjtés a folyamatok megváltoztatására Brainstroming Folyamatterv megalkotása Az új folyamat megvalósítása

BPR módszerek és technikák Folyamat elemzés Folyamat térképezés – process mapping Rendszerdinamikai módszerek – számítógépes modellezés Prototipizálás Szocio-technikai megközelítés