A fenntartható térségfejlesztési kapacitás megerősítése a Sárospataki kistérségben ÁROP Sárospatak,

–Az EU pénzügyi alapjai, a forráslehívás rendszere –Az ÚMFT és ÚMVP struktúrája, pályázati konstrukciók Operatív Programhoz rendelése –Hazai forrású pályázati lehetőségek 2010-ben, Pályázatfigyelés, pályázatkezelő rendszer –A pályázatkészítés kritikus szempontjai, mire kell fokozottan figyelnünk –A pályázat benyújtásától a támogatási szerződésig - a pályázatok értékelési rendszere –A pályázat menedzselése - fontos tudnivalók az előrehaladási jelentésekről és pénzügyi elszámolásokról A képzési nap tématerületei

A képzési nap fókusza •A pályázatkészítés kritikus szempontjai - mire kell fokozottan figyelnünk, hiánypótolható részek és az elutasítás lehetőségét hordozó hibák. •Előrehaladási jelentések - PEJ formanyomtatvány bemutatása és magyarázat az egyes pontokban szükséges tartalomról •Kifizetési kérelem és pénzügyi elszámolás szabályai (mikor nyújtható be, előleggel való elszámolás, finanszírozási formák, EMIR-ben történő rögzítés, általános igazoló dokumentumok) •Pályázati anyag elkülönített kezelése, helyszíni ellenőrzés során bemutatandó dokumentumok

Projekt ötlet Projektjavaslat Egyfordulós eljárásrend Kétfordulós eljárásrend Kiemelt projekt eljárásrend Támogatási szerződés (TSZ) megkötése Részletes projektjavaslat kidolgozása Projektzárás Fenntartási kötelezettség vége LHH eljárásrend

Projekt ötlet Projektjavaslat Eljárásrend szerinti értékelés Támogatási szerződés (TSZ) megkötése Részletes projektjavaslat kidolgozása Projektzárás Fenntartási kötelezettség vége projektgenerálás ELŐKÉSZÍTÉS MEGVALÓSÍTÁS FENNTARTÁS Pályázat benyújtása Értékes, bírálat, zsűri projektmenedzsment

Jogszabályi háttér •255/2006. (XII.8.) Kormány rendelet (támogatások felhasználásának alapvető szabályairól és felelős intézményeiről) •16/2006. (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet (támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól) •281/2006. (XII.23.) Kormány rendelet (támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról)

Közreműködő Szervezetek Gazdaság-fejlesztés OPMAG Zrt. Társadalmi megújulás OPESZA Kht. Társadalmi infrastruktúra OPESZA Kht., STRAPI, OKMT Környezet és energia OPKvVM-Fejlesztési Igazgatóság, Energiaközpont Kht. Közlekedés OPKözlekedés- fejlesztési Koordinációs Központ KSZ Államreform OP, Elektronikus Közigazgatás OP, VÁTI Kht. Észak-magyarországi OPNORDA., VÁTI Kht.

Mi az értelme a rengeteg tervnek és adminisztrációnak? Néhány tény (200 projekt felmérése, USA, GB) •a projektek 70%-a túllépte az tervezett befejezési határidőt •a projektek 60%-ánál lépett fel váratlanul jelentős teljesítési akadály •a projektek 60%-a jelentősen túllépte a költségvetést •a projektek 45%-a sokkal összetettebb volt, mint az első meghatározáskor Projektek bizonytalanságának néhány oka •a projekt keretében megvalósuló termék/szolgáltatás egyedi környezetbe került (piaci, pénzügyi kockázat, kereskedelmi szabályozás változása) •a projekt terméke egyedi (tervezés-, megvalósítás bizonytalanságai) •sok, meghatározó beszállítóval kötött szerződés megelőzi a megvalósítást (specifikáció bizonytalansága, szállító képességeinek ismerete) •új technológia használatának bizonytalansága

Ütemterv

Mikor van szükség az ütemterv módosítására? •valamilyen külső körülmény kapcsán (a projektgazdának fel nem róható okból) felmerülő jelentős projekttartalom módosulás, •nem tud eleget tenni a rendelkezésre álló időn belül a mérföldkőhöz / jelentés teljesítési határidőhöz kapcsolódó formai ellenőrzés során megállapított hiánypótlási kötelezettségnek, •nem tud eleget tenni a rendelkezésre álló időn belül a mérföldkőhöz kapcsolódó tartalmi ellenőrzés során megállapított hiánypótlási kötelezettségnek.

Miben módosulhatnak a projekt szakmai-tartalmi elemei •Igényelt támogatási összeg: NEM nőhet; ha a min. támogatási összeg alá csökken → elutasítás •Támogatás mértéke (intenzitása): NEM nőhet; ha az elszámolható költség csökken → támogatás összegét is csökkenteni kell •A projekttartalom módosítható elemei a KSZ egyedi elbírálása alapján: •A projekt műszaki, szakmai tartalma, •A projekt elszámolható költségei, •Indikátorok köre, célértékei, •A projektgazda személye, •Konzorcium forma esetén a konzorciumi tagok köre.

Problémaforrások •Az útvonalterv ütemezése nem reális → időbeli csúszások keletkeznek, amelyek veszélyeztetik a beruházás / fejlesztés megvalósítását, befejezését •Csak elfogadott teljesítési, jelentési időszakonként nyújtható be kifizetési igény → csúszás, likviditási és határidő problémák •KSZ csak adminisztratív ellenőrzést folytat, szakmai értékelést nem végez! •A kockázatok kezelése teljes körűen a projektgazda feladata és felelőssége –Közbeszerzési terv –Likviditási terv –Cselekvési terv

Mikor kell a szerződés módosítását kezdeményezni? Projektgazda szerződésmódosítást kezdeményez, ha: –a projekt megvalósításának befejezése előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik; –a projekt összköltségének 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása; –a projekt-megvalósítás tervezett időtartama meghaladja a 2 évet vagy támogatása meghaladja a 250 millió forintot, és a teljes támogatás értékének 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása; –10%-ot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke; –változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője.

Mikor kell a szerződés módosítását kezdeményezni? •KSZ és projektgazda is kezdeményezheti (NFÜ is) a módosítást •Ha projektgazda kezdeményezi, a KSZ a kérelem benyújtását követő 30 napon belül, a projektgazda 15 napon belül köteles aláírni a módosítást •KSZ elállhat a támogatási szerződéstől, ha az aláírást követő 12 hónapon belül: –A 3. féltől beszerzendő termékek, szolgáltatások, stb. 50%-át nem szerezte be projektgazda; –időközi kifizetési kérelem benyújtásával a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását nem igazolja.

Jellemző problémák •Projektgazda nincs tisztában a változó jogszabályi környezet miatt pontos feladataival – emelkedő költségek, időbeli csúszások •Projektgazda nem fektetett kellő hangsúlyt a tervezésre– nem megfelelő az ütemezés, nincs elegendő (humán)erőforrás •Nem készül vagy rossz a likviditási terv (önrész hiánya, fizetési képtelenség, csődveszély, stb.) – Utólagos finanszírozás!!! •A fejlesztési projektekbe felkészületlenül, kellő elszántság, tudás és kapacitások nélkül vágnak bele a pályázók → jelentős csúszások már a szerződéskötéstől

A hitelesítés Definíció: az IH vagy a KSZ által végzett mindazon folyamatba épített adminisztratív, pénzügyi, szakmai, fizikai és helyszíni ellenőrzések összessége, amelyek annak megállapítására irányulnak, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződésben rögzített vagy a projekt adatlap alapján vállalt kötelezettségeit - a vonatkozó közösségi és hazai jogszabályokkal összhangban - teljesítette.

Szakmai monitoring a projektmegvalósítás során •Fő célja: A támogató és a kedvezményezett közös érdekének érvényesítése: a projektek tervszerű megvalósítása és a források szabályos, hatékony felhasználásának támogatása. •Módszere: Az egyes projektek előrehaladásának figyelemmel kísérése és összevetése a támogatási szerződésben meghatározott kötelezettségekkel, az eltérések rögzítése, a szükséges beavatkozások meghatározása Forrás: Az uniós támogatások szakmai nyomonkövetése és ellenőrzése c. előadás (Ferenczi Andrea)

Szakmai monitoring céljai •Figyelemmel kíséri az egyes projektek előrehaladását; •összeveti azt a TSZ-ben meghatározott tervekkel és célokkal; •biztosítja a szabályosságot, az előírásoknak való megfelelést (281/2006 Korm. rend., 16/2006 MeHVM-PM együttes rendelet); •folyamatos adatgyűjtést végez annak érdekében, hogy –a KSZ információkhoz jusson a szakmai megvalósítással kapcsolatban, és –módosítási, változtatási javaslatokkal segítse a projektgazdát, –szükség esetén pedig befolyásolja a projekt előrehaladás menetét a célok elérése érdekében.

Szakmai monitoring és ellenőrzés eszközei •Jelentések –Projekt előrehaladási (PEJ), záró (ZPEJ) és fenntartási jelentések (PFJ) – a szakmai előrehaladás / az eredmények fenntartását bemutató adatszolgáltatás: a projekt hitelesítésének 1. eszköze •Kifizetési kérelmek (KK) –Pénzügyi előrehaladás és szakmai alátámasztó dokumentáció benyújtása •Helyszíni ellenőrzések –Folyamatba épített ellenőrzésen keresztül a projekt eredmények hitelesítésének 2. eszköze •Utólagos ellenőrzések –Utólagosan az EU Bizottság által lefolytatott ellenőrzések, amelyek a kifizetett támogatások szabályszerűségét vizsgálják

Projekt előrehaladási jelentés / 1 •Projektgazda legalább 6 havonta jelentést tesz → PEJ •Támogatás < 10 mFt / megvalósítás ideje < 1 év → 1 előrehaladási jelentés (záró jelentés) leadása elégséges •PEJ tartalma: –a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsített célok mutatóit; –a céloktól való jelentős eltérések, megfelelő indoklással és a célok aktualizálásával; –a közbeszerzéssel kapcsolatos kötelezettségek (ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívás, jogorvoslati eljárás); –a környezeti fenntarthatóság és az esélyegyenlőség érvényesítése; –ténylegesen fölmerült költségek –helyszíni szemlék, ellenőrzések megállapításai alapján készített intézkedési tervek

Projekt előrehaladási jelentés / 2 •A jelentéshez csatolandó: –az előrehaladást igazoló dokumentumok; –a közbeszerzési eljárás ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívása, összegzés, jogorvoslat esetén a KDB határozata; –a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok. •Szankciók rosszul teljesítés esetén (határidő, tartalom): –Hiánypótlás; –TSZ módosítás; –Támogatás felfüggesztése / visszafizetése. •RFÜ vs VÁTI elvárások

Közbeszerzések ellenőrzése / 1 •Közbeszerzési eljárások (előzetes) ellenőrzése –Projektgazda tájékoztatja a KSZ-t •a közbeszerzési eljárás megindításáról, •az esetleges jogorvoslati eljárásról és •annak eredményéről; –megküldi a KSZ-nek •az ajánlati, •A részvételi, •Az ajánlattételi felhívást, •Az összegzést, •A KDB határozatát (közösségi értékhatár felett EKKE-nek is!); –jogorvoslati eljárás megindítása esetén az EKKE értesítendő; –A tájékoztatási kötelezettségek határideje: •Közösségi értékhatár feletti beszerzés esetén: 15 nappal a megindítás előtt a KSZ és az EKKE számára •Támogatás >1 mrd Ft → 30 nappal a megindítás előtt a KSZ számára

Közbeszerzések ellenőrzése / 2 •Utólagos ellenőrzés – PEJ-ben jelentenie kell a projektgazdának a közbeszerzés köteles tevékenységek megvalósulásáról •PEJ-hez csatolandó dokumentumok: –Közbeszerzési ütemterv –Ajánlati felhívás –Ajánlati dokumentáció –Összegzés –(esetleges jogorvoslati eljárásról KDB határozata) •KSZ vizsgálja, hogy a közbeszerzési irányelvek és a Kbt. alapelveit betartotta-e a projektgazda: tiszteletben tartották a versenyt, a verseny tisztaságát, a nyilvánosságot és az átláthatóságot, biztosították-e az esélyegyenlőséget és az egyenlő bánásmódot

PEJ tartalmi elemek / 1 A jelentés tárgyát képező időszak: Kezdő dátum: ÉÉÉÉ.HH.NN. Záró dátum: ÉÉÉÉ.HH.NN A projekt megvalósításának tényleges kezdete és várható befejezése: Tényleges kezdet dátuma: ÉÉÉÉ.HH.NN. Várható befejezés dátuma: ÉÉÉÉ.HH.NN. A jelentés kitöltéséért felelős személy: Telefon, fax: 1.A jelentés azonosító adatai Forrás: Projekt előrehaladási jelentés minta,

PEJ tartalmi elemek / 2 2.Rövid, közzétehető összefoglaló a teljes projekt szakmai előrehaladásáról, kiemelten a jelentéstételi időszakban elért eredményekről! 3.Projekt pénzügyi ütemezése

PEJ tartalmi elemek / 3 4.A projekt megvalósításának lépései

PEJ tartalmi elemek / Amennyiben az ütemtervtől eltérés tapasztalható, annak rövid összefoglalása Tevékenyég száma, és megnevezése Eltérés okaTervezett/megtett lépések

PEJ tartalmi elemek / 5 5.A projekt számszerűsíthető eredményei

PEJ tartalmi elemek / 6 6.Közbeszerzési kötelezettség kapcsán lefolytatott eljárás bemutatása

PEJ tartalmi elemek / 7 •Amennyiben szerződés módosításra kerül sor, annak részletes bemutatása 1. Tevékeny ség 2. Közbeszerés tárgya 3. Szerződésm ódosítás tartalma 4. Módosítással szerződés összege nőtt? 5. Ha nőtt, indult kiegészít ő közbe- szerzési eljárás? 6. Ha nem indult, miért nem? (igen/ nem)

PEJ tartalmi elemek / 8 •A kötelező tájékoztatási és nyilvánossági eljárások bemutatása •Az esélyegyenlőség és fenntarthatóság érvényesülésének bemutatása

PEJ tartalmi elemek / 9 •Amennyiben sor került rá, a helyszíni ellenőrzések alapján megtett intézkedések bemutatása Ellenőrzés időpontjaEllenőrző szervezetMegtett intézkedések ÉÉÉÉ.HH.NN.

Forrás: Az uniós támogatások szakmai nyomonkövetése és ellenőrzése c. előadás (Ferenczi Andrea)

Támogatás kifizetése / 1 •Utólagos elszámolás céljából közbenső kifizetési kérelem (KK) benyújtható, ha –az igényelt összeg meghaladja a támogatás 10%-át és min. 100ezer forintot –A támogatás > 1 mrd Ft, az igényelt összeg meghaladja a támogatás 2%, ill. a TSZ-ben rögzített összeget •Kifizetési kérelem benyújtása az EMIR-en keresztül –Kinek utalandó (szállítói finanszírozás / projektgazda); –Nyilatkozat a közbeszerzési eljárásról; –Rendelkezés előleg elszámolásról; –Számlaösszesítő –Költségösszesítő; –A kifizetés hitelesítése – összesítő táblázat a benyújtott dokumentumokról

Támogatás kifizetése / 2 •Csatolandó: –Eredeti számlák projektgazda által hitelesített másolata; •a projekt regisztrációs száma és „támogatás elszámolására benyújtásra került” –Számlák kifizetését igazoló dokumentumok; –Ha a támogatás > független mérnök nyilatkozata a munka készültségi fokáról; •Ha a KK hiányos / hibás → 30 (szállítói kifizetés esetén 15) napon belül hiánypótlási felszólítás (30 napos) –Határidő + 8 nap leteltével elutasítás, ha nincs pótlás –Ha minden rendben, 60 (szállítói kifizetés esetén 30) napon belül kifizetés •Megvalósítás során felmerülő költségnövekményt a projektgazdának kell finanszírozni

Támogatás kifizetésének feltételei •a projektek támogatási szerződéseknek megfelelő fizikai és pénzügyi előrehaladása, •a benyújtott számla, vagy bizonylat valós költségeken alapul, elszámolható költséget takar és megfelel a program célkitűzéseinek, •az állami támogatás, a környezetvédelem, az esélyegyenlőség és a fenntartható fejődés követelményeit betartották, •szállítói kifizetés esetén a projektgazda kifizette a számla összegének a támogatáson felüli részét, •teljesítés igazolás rendelkezésre áll •a projektgazdának nincs köztartozása, •a kettős finanszírozás elkerülésére vonatkozó előírások teljesülnek, •a benyújtott számlán vagy bizonylaton szereplő teljesítés összhangban van a szerződéses feltételekkel, a fizikai és teljesítmény mutatószámok teljesítésével, a tárgyi és időbeli elszámolhatósági szabályokkal, a közbeszerzésre vonatkozó közösségi és nemzeti előírásokkal.

Megvalósítás jellemző problémái /1 •A PEJ első kitöltése szinte senkinek nem megy tökéletesen; •A PEJ elektronikus kitöltése olyan nehézség elé állítja a projektgazdákat, hogy a KSZ akár papíron is elfogad egyes elemeket / teljes jelentést, amit aztán a KSZ visz fel a jelentésbe – együtt a projektgazdával, segítve azt; •A jelentések állításainak alátámasztása komoly nehézségeket okoz, hiszen a jelentések tartalma és a megvalósítás eltérnek egymástól. Emiatt a jelentés ellentmondásokat tartalmaz a benyújtott számlákhoz képeset; •Nincs környezeti hatásvizsgálat; •Az esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság bevállalt elemeiről nem is tudják, hogy konkréten mit jelentenek, így a teljesítés is komoly gondokat okoz. •Nem figyelnek a kifizetés feltételeire (pl. számlák információ tartalma, köztartozás mentesség) → késedelmes kifizetés

Megvalósítás jellemző problémái /2 •A megvalósítás során a problémák leküzdéséhez a KSZ-ek ügyfélszolgálatot is fenntartanak, rögzített ügyfélszolgálati idővel. Ide jelentkezhet be a projektgazda, ha személyes konzultációt akar. Igény jelentős, KSZ munkáját erősen leterheli; •A legnehezebb feladatot mégis a kiemelt projektek jelentik, pedig ott a projektgazda elvileg tapasztalt a projektmegvalósításban ↔ a kiemelt projektek méretének menedzselésére nincsenek felkészülve (likviditási gondok, stb.).

Kommunikációs kötelezettségek teljesítése I. A tájékoztatás során használt eszközök A felhívás szerinti kommunikáció csomag Célérték, db 1. Sajtóesemények szervezése o Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése o Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában X2 2. Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése X1 3. Sajtónyilvános rendezvény (ünnepélyes projekt záró/átadó - megnyitó szervezése) X1

Kommunikációs kötelezettségek teljesítése II. A tájékoztatás során használt eszközök A felhívás szerinti kommunikáció csomag Célérték, db 4. Tájékoztató tábla A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla (C típus) elkészítése és elhelyezése X1 5. Fotódokumentáció készítése X2 6. A kedvezményezett honlapján folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével. Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet. X1

Kommunikációs kötelezettségek teljesítése •Beszerzés dokumentálása (ajánlatkérés, ajánlatok) és archiválása •Formai szabályok betartása (szín, méret, logo, szövegkörnyezet) – kézikönyv •Megvalósítás dokumentálása – a fenntartási idő végéig (fotók készítése, újságcikkek gyűjtése, jelenléti ívek stb.) •Konzultáció és együttműködés a KSZ-tel a megvalósítás előtt, az ellenőrzések során

Társadalmi fenntarthatóság vállalásainak teljesítése I. •A jó kormányzást megvalósító szempontok •A projekt irányítási és döntéshozatali rendjének bemutatása •A felmerülő társadalmi igények megjelenítése •Társadalmi költségek és hasznok előzetes felmérése •Az érintettek bevonását szolgáló szempontok •Az érintettek bevonása a tervezésbe, a megvalósításba és az értékelésbe •Párbeszéd és együttműködési fórumok •Az egészségtudatosság érvényesülését segítő szempontok •A munkahelyi stressz kiváltó okainak csökkentése •A munkahelyi légkör javítására tett intézkedések •A közösségi kapcsolatok és a bizalom erősítését szolgáló szempontok •Nemzedékek közötti együttműködés erősítése •A helyi identitás erősítése

Társadalmi fenntarthatóság vállalásainak teljesítése II. •Képzések tudatosságát segítő szempontok •társadalmi felelősség és a fenntarthatóságra vonatkozó tudatosság erősítése •Tervszerű kompetencia alapú képzések, felkészítések, tartása •Társadalmi biztonság fokozása •A felhasznált adatok biztonságáról rendszeres tájékoztatás •A biztonság fokozását célzó intézkedés közzététele •A területi szempontok érvényesítése •Területi hozzáférés esélyegyenlőségének javítása •Területi együttműködés erősítése •A helyi identitás erősítése

Társadalmi fenntarthatóság vállalásainak teljesítése •Teljesítések tételes dokumentálása •Útmutatók, jogszabályok listája, jogszabályok közérthető magyarázata •A felelősségi köröket bemutató dokumentáció, információs anyag •A nyilvánosságra hozatal igazolása •Elfogadott eljárásrend, írásbeli vállalások •Megkötött megállapodások •Az intézkedések dokumentálása •Teljesítések követéséért, dokumentálásáért felelős személy kijelölése, felhatalmazása •Teljesítések dokumentálása, kommunikálása és archiválása

Környezeti fenntarthatóság vállalásainak teljesítése •Pályázatbefogadási feltétel •Fenntarthatósági szempontok •Környezettudatos menedzsment és tervezés (tudásmegosztás, partnerség építés, környezeti szempontú tanúsítás, környezeti audit stb.) •Fenntartható fejlődést szolgáló megvalósítás és fenntartás (hulladékgazdálkodás, beszerzések, energiatakarékosság, egészségmegőrzés, képzés stb.) •Számszerűsített és mérhető információk a projektgazda szervezetének működéséről a projekt megkezdésekor Horizontális szempontok – környezeti fenntarthatóság biztosítása

Horizontális szempontok – Esélyegyenlőség érvényesülése A horizontális szempontokhoz való hozzájárulás minden projektjavaslat vonatkozásában kötelező befogadhatósági feltételként szerepel. A végrehajtás során kiemelt figyelmet kell szentelni •a nemek közti egyenlőség monitoringjára (különös tekintettel a nemek szerinti adatgyűjtésre); •a partnerség elvének érvényesülésére; valamint •a hátrányos helyzetű csoportok (különös tekintettel a romákra) hatékony részvételének elősegítésére.

Horizontális szempontok – Esélyegyenlőség érvényesülése A projekt megvalósítása során a projektgazdának javítania kell az esélyegyenlőségükben sérült csoportok helyzetén: –Családbarát munkahelyi körülmények megteremtése –Nemek közti esélykülönbségek csökkentése –Akadálymentesítés előrehaladása –Fogyatékkal élő életminőségének és munkapiaci esélyeinek javítása –Romák életminőségének és munkapiaci esélyeinek javítása –Más hátrányos helyzetű csoportok munkapiaci és társadalmi esélyeinek javítása

Horizontális szempontok – a vállalások teljesítése •Statisztikai információkat kell megadni, melyek érvényesek a projekt kezdetekor és befejezésekor •A megadott információk méréséről és mérhetőségéről gondoskodni kell. •A változásokat regisztrálni, dokumentálni, archiválni kell. (terv, számla, jegyzőkönyv, fotó) •Számonkérés: a jelentésekben, helyszíni ellenőrzéskor, projektzáráskor, a projekt fenntartási időszakában

Helyszíni ellenőrzések / 1 Helyszíni ellenőrzések célja: •Hitelesítés alátámasztása, helyszínen gyűjtött teljes körű és eredeti bizonylatokon, dokumentumokon alapuló tapasztalatok alapján. •A hitelesítési folyamat részét képző folyamatba épített ellenőrzés kockázatelemzésen alapuló mintavétellel történik, és a magas kockázati besorolású projektek esetében valósul meg. Helyszíni ellenőrzések eredménye: •Projekt rendben → PEJ és KK elfogadása •Hiánypótlás szükséges → intézkedési terv készítése, korrekciók megtétele → PEJ és KK elfogadása •A nem korrigált hiányosságok TSZ-ben rögzített feltételek melletti kompenzálása (pl. nem elszámolható a költség) •Szabálytalansági gyanú merült fel → szabálytalansági vizsgálat, amely eredményei beépítésre kerülnek a hitelesítési folyamatba Forrás: Az uniós támogatások szakmai nyomonkövetése és ellenőrzése c. előadás (Ferenczi Andrea)

Helyszíni ellenőrzések / 2 •Helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerül: –a projektek támogatási szerződésnek megfelelő fizikai és pénzügyi előrehaladása, –A PEJ-ek és a projekt tényleges fizikai és pénzügyi előrehaladásának összhangja, –a kifizetési kérelmet alátámasztó bizonylatok (számlák, bizonylatok, szállítólevelek, bankkivonatok, PEJ-ek) eredeti példánya a projektgazdánál fellelhető, továbbá megegyezik a kifizetési kérelemhez benyújtott hiteles másolatokkal, –a benyújtott nyilatkozat összhangban áll-e az azt megalapozó bizonylatokkal, –a termékek/szolgáltatások teljesítése összhangban áll a támogatási szerződéssel, –betartásra kerülnek-e: •a nyilvánosságra és tájékoztatásra vonatkozó közösségi szabályok •a közbeszerzésekre vonatkozó közösségi és nemzeti szabályok •az állami támogatás, a környezetvédelem, az esélyegyenlőség és a fenntartható fejlődés követelményei.

Helyszíni ellenőrzések / 3 •Helyszíni ellenőrzések várható száma: –Támogatás > 50 mFt: megvalósítás során min. egy helyszíni ellenőrzés, várhatóan projektzáráskor –Támogatás > 250 mFt: évente min. egy + projektzáráskor helyszíni ellenőrzés

Dokumentumok nyilvántartása •A projektgazda megvalósítás zárásától számított 5 évig (KKV-k 3 évig) a támogatás visszafizetésének terhe mellett biztosítja: –A támogatással érintett ingatlan tulajdonviszonyában változás nem történik, használatából jogtalan előnye senkinek nem származik; –támogatott tevékenység nem szűnik meg, jellege nem változik meg. •A projektgazda és a KSZ a projekttel kapcsolatos minden dokumentumot elkülönítetten nyilvántart, és legalább december 31-ig megőriz.

A projekt fenntartása •A közreműködő szervezet a beruházás megvalósításának zárásától számított 5 évig előírhatja a projektgazda számára éves fenntartási jelentések benyújtását •A közreműködő szervezet a helyszínen vizsgálja a beruházás fenntartását, ill. a dokumentumok nyilvántartását és megőrzését (mintavétel alapján választ)

Leggyakoribb problémák •A projektgazdák nem számolnak a helyszíni ellenőrzésekkel, amin gyakran kiderülnek a megvalósítás közben elkövetett hibák; •A megvalósítás során leginkább a számlák őrzése és tárolása megoldott, az összes többi dokumentációt rosszul kezelik a projektgazdák. •Nincs meg az előző ellenőrzések jegyzőkönyvei; •Nincsenek meg a beszerzésekkel kapcsolatos dokumentumok: ajánlattételi felhívás, ajánlatok, kiválasztás jegyzőkönyve, szerződések; •Nincs dokumentálva a projekt kommunikációja: nincsenek fényképek, nem teszik el az újságcikkeket és a hirdetéseket; •Az arculati kézikönyvet nem ismerik és használják. A kötelező kommunikációs elemek gyakran hiányoznak, ezeket utólag már nem is lehet pótolni. Következmény: a költségeket nem számolhatják el, esetleg megbüntetik; •A fejlesztés eredménye a fenntartás időszakában, működése során eltér a tervezettől (pl. jövedelemtermelővé válik)

Hol és miben kérhetnek támogatást a projektgazdák? •Az online-felületek használatának megtanulása / megtanítása – az első elektronikus PEJ értelmezése és kitöltése sok munkával és idővel jár •A szerződéskötés előtti időszakban a tervezés során tanács, vélemény kikérése: közbeszerzési terv, a cselekvési ütemterv és a likviditási terv készítésében •Az esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság értelmezésében és sikeres teljesítésében; •Kommunikáció elvárásainak biztosításában, és annak dokumentálásában; •Hatékony projekt-megvalósítás - folyamatos monitoring / együttműködési látogatásokkal •Dokumentálási feladatokra, ellenőrzésekre való felkészülés, kiemelt figyelem fordítása

Köszönjük megtisztelő figyelmüket!