Elektronikus dokumentumok kezelése a közigazgatásban Budapest, 2010. május 11.

A körülvevő információ mennyisége 280 1024 jotabyte Az összes rekord (információs egység) 270 1021 zetabyte az összes könyv (multimédia) 260 1018 exabyte 250 1015 petabyte az összes könyv tartalma (text) 240 1012 terabyte film 230 109 gigabyte fotó 220 106 megabyte könyv 210 103 kilobyte

Az információ mennyiségének növekedése

A dokumentumkezelés előtörténete 1. Hiteles dokumentum: 4 100 éves Hivatalos dokumentum Tartalom és szövegkörnyezet Struktúra (forma) Hozzáférhetőség Olvashatóság (használhatóság) Autenticitás és integritás Jogi elfogadhatóság Tartósság Hamurabbi törvénykönyve Asszíria Kr. e. 2100 körül

A dokumentumkezelés előtörténete 2. Másolat: mintegy 1800 éves Hivatalos dokumentum Tartalom és szövegkörnyezet Struktúra (forma) Hozzáférhetőség Olvashatóság (használhatóság) Autenticitás és integritás Jogi elfogadhatóság Tartósság Migrálhatóság Rosette-i háromnyelvű kőlap

A dokumentumkezelés előtörténete 3. Közigazgatási nyilvántartás, 920 éves Hivatalos (papíralapú) dokumentum Tartalom és szövegkörnyezet Struktúra (forma) Hozzáférhetőség Olvashatóság (használhatóság) Autenticitás és integritás Jogi elfogadhatóság Tartósság Migrálhatóság (digitalizálható) Domesday book Hódító Vilmos telekkönyve Angliáról 1086 http://www.domesdaybook.co.uk/

Napjaink dokumentumkezelése A levéltári törvény szerinti „modern” dokumentumok Hivatalos (papíralapú) dokumentum Tartalom és változó szövegkörnyezet Változó struktúra (forma) Változó hozzáférhetőség Olvashatóság (használhatóság) Változó autenticitás és integritás Változó jogi elfogadhatóság Változó tartósság Változó migrálhatóság Lemaradás a feltárásban Lemaradás a levéltárba adásban

A jövő dokumentumkezelése, avagy a közös memória elvesztése Inkompatibilis hard- és szoftver Elavuló hard- és szoftver Nem nyilvántartott e-mail-ek Nem kezelt képek Off-line szalagos tárak és diszkek Biztonsági mentések az archívumok helyett Laptopok Kézi számítógépek Hangposta Web és multimédia

A közigazgatás iratkezelésének jellemzői kb. 100 államigazgatási szerv 2500 jegyző 15+ éves beidegződések Több mint 5000 papír űrlap Kb. 0,5 milliárd tranzakció évente 10 millió állampolgár kb. 4 millió foglalkoztatott

Az irat Ameddig csak kevesen tudtak írni, maga az írásos rögzítés adta a hitelességet Ez már a könyvnyomtatással kérdésessé vált a sokszorosító iparral pedig teljesen relativizálódott A jelenlegi fogalom lényege, hogy az információt rögzítve tartalmazza (és nem például szóban kerül továbbításra). Ket módosított: 172. § i) pont: „i) irat: minden olyan tárgy, amely rögzített adatot hordoz; Előállítása a modern közigazgatásban szinte minden esetben elektronikus úton történik, a különbségtételt ezért az adhatja meg, hogy a dokumentumot hogyan „kezeljük” a továbbiakban: továbbra is digitális formátumban maradó, változatlanságát kimutathatóvá tevő dokumentumokról - elektronikus irat, vagy nyomtatással, papírra rögzítéssel létrejött dokumentumokról - fizikai valóságban létező, papíralapú dokumentumról vagy iratról - beszélhetünk.

Az ügyintézés útjai Esemény Dokumentum alapú On-line, interaktív Papíron Elektronikusan Telefax Fizikai hordozó (floppy, CD) Elektronikus üzenet Gép-gép kapcsolat E-mail Naplózott hiteles közlés Szabad szövegű üzenet Elektronikus űrlap Elektronikus űrlap + dokumentum

Az elektronikus irat Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény szerint: „elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes” A definíció hibás (elavult – bár keletkezésekor sem volt jó) Eszerint bármely papír alapú irat is elektronikus dokumentum, hiszen elektronikus úton értelmezhető (OCR) Még nincs kiforrott definíció – a felhasználás azért elég jól kezeli A lényege, hogy adategyüttes elektronikus hordozón, és a tartalom változatlanságát valamilyen módon garantáljuk (kimutathatóvá tesszük), illetve keletkezésének körülményei egyértelműek

Dokumentumkezelés avagy records management A dokumentumkezelés olyan szervezeti tevékenység, amely a szervezet hatékony működéséhez, járul hozzá. Az információs erőforrás bevonását teszi lehetővé a szervezeti célok elérése érdekében, Ehhez konkrétan a dokumentumok előállításával, továbbításával, felhasználásával, tágabb értelemben a szervezeti tudás menedzselési lehetőségének biztosításával járul hozzá. A dokumentumkezelés biztosítja: A munkatársak közti együttműködést, a dokumentumok hatékony felhasználását A dokumentumok visszakereshetőségét, az indexelésekkel, keresőadatokkal (kulcsokkal, címszavakkal) való ellátáson keresztül A tárolást Az újrafelhasználhatóságot a dokumentumok csoportosításán keresztül A dokumentumok jogosultság szerinti elosztását, hozzáférését Az érintett folyamatok és rendszerek összekapcsolását Ettől a jelenlegi iratkezelési gyakorlatunk általában messze van

A dokumentumkezelés, mint eszköz Cél: Az állampolgár ügyeinek gyorsabb és rugalmasabb, nyomon követhető elintézése Az ügyintézés szakszerűségének, hatékonyságának és gyorsaságának a növelése A maradandó értékű információ fennmaradásának és megfelelő megőrzésének biztosítása. Az elektronikus ügyintézés lehetőségének megalapozása A hagyományos és az elektronikus iratok egyenrangú kezelését megvalósító szabályozás kialakítása, mely a köziratok kezelését egységes alapelvek szerint szabályozza: az európai gyakorlatnak megfelelő és ahhoz illeszkedő a folyamatosan fejlődő informatikai technológia fogadására képes az elektronikus aláírás gyakorlati alkalmazását lehetővé teszi, de nem kizárólagos az elektronikus levéltár kialakításához alapot adó A köziratok kezelésének hatásköri kérdéseinek az irányítás szervezeti kereteinek meghatározása, koordinálása stabil rendszer létrehozása szükséges társadalmi-szakmai felügyelet alá kell helyezni Az európai megoldás: Records management

Lehetséges iratpályák Papíralapú irat Papíralapú iktatás Manuális bevitel hagyományos Konverzió Elektronikus irat Elektronikus iktatórendszer Levéltár elektronikus Automatikus bevitel Átmeneti elektronikus irattár Ügyfeldolgozó rendszer Elektronikus dokumentum-kezelő rendszer

A szabályozás európai alapjai Nemzetközi és EU előírások, ajánlások Alapszabvány ISO 15489-1: Records Management A MOREQ:(Model Requirements for the Management of Electronic Records) Az Európai Bizottság IDA programja keretében 2001-ben kiadott elektronikus iratkezelési rendszerekre vonatkozó követelmény-modell egységes szellemben képes szabályozni a hagyományos, számítógépes és elektronikus iratkezelést, elektronikus iratkezelés megvalósításának speciális feltételeire ajánlásokat és iránymutatást ad konkrét, de platform-független követelményeket fogalmaz meg az elektronikus iratkezelő rendszerek elvárt paramétereire vonatkozóan, a hibrid (papír/elektronikus) iratkezelési rendszerekre vonatkozó legfontosabb követelményeket is tartalmazza. Meghatározza a nyilvántartás kötelező adatait (metaadatait) Elkészült a MOREQ 2. - jelenleg 1.04-es verzió - www.moreq2.eu

Miért kell áttérni? Egy információmennyiség felett a hagyományos kezelés megoldhatatlan Hatékonysági kérdések Fázisok, feladatok: Létrehozás – Hitelesség Eredet igazolása (ki hozta létre, ellenőrizte, hagyta jóvá, küldte el) Hitelesség Sértetlenség Letagadhatatlanság Időbeliség igazolása Továbbítás – Sértetlenség, Bizalmasság Feldolgozás – Értelmezhetőség Tárolás – Megőrzés, Sértetlenség, Bizalmasság Megsemmisítés – Bizalmasság

Az ügyfél és az elektronikus dokumentum Az ügyfél hiteles elektronikus dokumentummal jelenleg a közigazgatásban csak kivételesen találkozhat Hiteles elektronikus dokumentum kiadása ma egyedül a cégbíróságokon fordul elő – de még ott sem tömeges A hiány okai A közigazgatási felhasználásra alkalmas elektronikus aláírások megkésett megjelenése – máig is inkább elméleti a lehetőség –lényegi változás kell A közigazgatási gyökér hitelesítés-szolgáltató működésének problémái Az elektronikus kultúra elterjedésének hiánya a közigazgatásban – az elektronikus iratokat be sem igazán fogadják Minden deklarált szándék ellenére az egyes szolgáltatók által kiadott aláírások, aláíró eszközök inkompatibilitása Ket módosítás: Kísérlet lényegileg új alapokra, a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésére vonatkozó törvénnyel együtt a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül megoldani a hiteles elektronikus kommunikációt

Az elektronikus aláírás Olyan elektronikus formában rendelkezésre álló adatot jelent, mely hozzá van csatolva vagy logikailag társítva van egy másik elektronikus adathoz és a hitelesítés funkcióját látja el. Ez jelentheti akár a digitalizált hagyományos aláírást is, de NEM ezt értjük alatta a gyakorlatban!!! Az elektronikus aláírás a gyakorlatban egy olyan digitális adat, mely: az aláírt dokumentum lenyomatát felhasználva, az aláíró titkos kulcsával átalakítva jön létre, mely egy aláírás-létrehozó eszközön található, felhasználva az aláíró tanúsítványát, amiben az aláíró, az ellenőrzéshez szükséges nyilvános kulcs is megtalálható, melynek érvényessége a visszavonási listán ellenőrizhető, valamint tartalmazhat egy időbélyegzőt, melyek általában egy hitelesítés-szolgáltatótól szerezhetők be.

A digitális és hagyományos aláírás A digitális aláírás és a hagyományos kézjegy közös tulajdonságai: 1. Az aláírás hitelesít: amikor B ellenőrzi az aláírást A publikus kulcsával, meggyőződik, hogy azt csak A küldhette 2. Az aláírás nem hamisítható: csak A ismeri a saját titkos kulcsát 3. Az aláírás nem újrahasználható (nem átemelhető másik dokumentumhoz): az aláírás a dokumentum függvénye is 4. Az aláírt dokumentum nem módosítható: ha módosítják a dokumentumot, az eredeti aláírás nem illeszkedik, s ez detektálható 5. Az aláírás letagadhatatlan: B vagy egy harmadik fél A közreműködése nélkül ellenőrizni képes az aláírást Digitális aláírás sajátossága: Nem az üzenet anyagi hordozójához (pl. papír) tartozik, hanem szerves része az aktuális üzenetnek, azaz üzenetfüggő

Elektronikus aláírás folyamata BALE Időbélyeg-szolgáltató Aláíró alkalmazás Aláíró Hitelesítés-szolgáltató

X.509 tanúsítvány szerkezete Szerkezete az RFC 2459-es ajánlásra épül az ITU-T gondozza Jelenleg a v3 verzió a legelterjedtebb Összetettebb igényekhez az RFC 3275 XMLdSIG Itthon MELASZ Ready

XAdES aláírás-típusok XML Advanced Electronic Signature ETSI TS 101 903 BES: tartalmazza az elektronikus aláírást és más alapvető információkat, amiket az aláíró ad meg EPES: tartalmazza az aláírási szabályzatra mutató hivatkozást ES-T: tartalmazza az időbélyegzőt (vagy más, pontos időt meghatározó információt, de ez nem használatos) ES-C: tartalmazza a tanúsítási láncra és a visszavonási információkra való hivatkozásokat ES-X: tartalmazza a teljes tanúsítási láncot és az összes visszavonási információt ES-A: a hosszútávú hitelesség biztosítása egy időbélyegzővel, ami bármikor frissíthető

XAdES formátumok ES-A ES-X ES-C ES-T BES v. EPES Időbélyegző az ES-C-n Teljes tanúsítvány és visszavonási információ Archív időbé- lyegző Időbélyező a digitális aláíráson Teljes tanúsítvány és visszavonási referencia Aláírási szabályzat azonosító (opcionális) Aláírt és nem aláírt attribútumok Digitális aláírás Időbélyegző a teljes tanúsítvány és visszavonási referencia

Az aláírás ellenőrzési folyamata Kivárási idő Visszavonás kérés időpontja A visszavonás kérés feldolgozásának időtartama a HSZ-nél A visszavonás állapot közzétételének időtartama a HSZ-nél Aláírás létrehozás ideje Tanúsítványok, visszavonási információk tárolása vagy ES-X készítése Az első visszavonás állapot ellenőrzés Tanúsítvány lánc felépítése és ellenőrzése A második visszavonás állapot ellenőrzés Megbízható időpont ES-C készítése

Elektronikus aláírási szabályzat A szervezés az elektronikus aláírás bevezetésénél ma már kritikusabb egy szervezetnél, mint a technológia A megszokott iratkezelési szabályzat nem ültethető át egy az egyben elektronikus környezetre Figyelembe kell venni: a dokumentumok tervezett érvényességi idejét az aláíráshoz szükséges feltételeket a kötelezettségvállalás mértékét, a dokumentummal szembeni jogi követelményeket az aláírási jogköröket Ha a szervezeti szabályokat megoldották, a technológia hozzá alakítható Alapvető korlát a biztonsági kultúra hiánya

A dokumentumok formátumához A formátumokra vonatkozó szabályozás a 222/2009 (X. 14) Korm. rendelet alapján Az elektronikus közszolgáltatásban részt vevő informatikai rendszerek tervezése és megvalósítása során biztosítani kell a következő követelmények teljesítését: a) képesnek kell lenniük az egymás közötti együttműködésre, b) adatjelentéstani (szemantikai) szempontból egységes alapra kell épülniük, c) ügyféloldalon a megkövetelt informatikai eszközök lehetséges minimumára kell építeni úgy, hogy azok minden, széles körben elterjedt operációs rendszerből funkcióvesztés nélkül elérhetők legyenek, d) képesnek kell lenniük – megfelelő illesztéssel – az Európai Unió hasonló rendszerei számára történő adatszolgáltatásra, illetve az onnan átvett adatok értelmezésére. A követelményeknek való megfeleléshez elégséges szabványokat, ajánlásokat és más műszaki előírásokat a miniszter az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástár részeként elektronikusan közzéteszi a http://www.ekk.gov.hu/hu/emo/ekozigkeretrendszer honlapon, illetve gondoskodik annak karbantartásáról, frissítéséről. A dokumentum csak akkor tekinthető megfelelőnek, ha a hozzáférést nem akadályozza olyan műszaki intézkedés (így különösen rejtjelezés, nyomtatás tiltása, korlátozása), amelyet a beküldő a szolgáltatás nyújtójával előzetesen nem egyeztetett, vagy jogszabály annak használatát nem írja elő. (6) Az elektronikus közszolgáltatást nyújtó szervezet a közzétett lehetőségekhez képest szűkítheti a kezelt formátumokat, ha az az adott feladatra nem értelmezhető, és erről a honlapján és a kormányzati portálon megfelelő tájékoztatást tett közzé. A tájékoztatás az alkalmazható formátumok felsorolásával is történhet.

Papír és elektronika összekapcsolása Másolatkészítés, illetve konverzió Digitális reprezentációnál a másolat fogalma értelmezhetetlen (nem különböztethető meg) Közigazgatási eljárásban a konverzió mindkét irányban rendezett 193/2005. (IX. 22.) Korm rendelet 24-26. §-ok, a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól, illetve az IHM ajánlástervezete az elektronikus másolatok metaadatainak műszaki specifikációjáról A fordított irány csak a közigazgatásban – egyszerű záradékolással Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény 4. § (3) bekezdése szerint: A fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum kinyomtatott változatához nem fűződik az ugyanezen dokumentum elektronikus változatának bizonyító ereje.

Elektronikus irat- és levéltárak Még igen sok megoldatlan kérdés Változó formátumok, változó eszközök, hosszú távú megőrzés kérdése kidolgozatlan Az elektronikus aláírásról szóló törvényben rögzített archiválási megoldás tömeges archiválásra, levéltári alkalmazásra korlátozottan alkalmas Az archív elektronikus aláírási követelmények, nagyobb visszavont kulcsállomány mellett kezelhetetlenné válnak Formátumszabvány archiválásra ISO 19005-1:2005 PDF/A OAIS követelményrendszer ISO 14721:2003 Központi szolgáltatásként EU támogatással Elektronikus Levéltár projekt

Köszönöm a figyelmet! karoly.szittner@ekk.gov.hu