A projekt-előkészítés lépéseinek bemutatása: esettanulmány Verses István Tempus Közalapítvány / Socrates Nemzeti Iroda

A projekt Címe: Finn és magyar kis- és középvállalkozások az EU-csatlakozás tükrében Partnerek: Vályi Péter Szakképző Iskola (Tamási), Pohjois-Savon Ammatillinen Instituutti (Varkaus, FI) 1999. szeptember – 2000. június Konkrét eset elemzése Tolna megyei, kisvárosban lévő középfokú, szakképzést nyújtó iskoláról van szó – természetes igény, hogy bekapcsolódjanak a nemzetközi vérkeringésbe. Támogató v. társult partnerek: Tamási polg. Mest. Hiv., megyei önkormányzat, helyi vállalkozók

Kezdeményezés - Projektötlet Az együttműködés igénye: bővüljenek az iskola nemzetközi kapcsolatai Témafelvetés: mi szolgálná leginkább az iskola céljait, mi érdekelne egy külföldi partnert? Igényfelmérés Témafelvetés: kapcsolódjon a szakmai profilhoz, nyújtson lehetőséget nyelvi, kulturális és szakmai fejlődéshez mind a tanárok, mind a tanulók részére, alapozzon meg egy hosszútávú együttműködést Van-e igény ilyesmire az iskolában: fel kellett mérni a tanulók, a családok és a tantestület körében

Kezdeményezés – Partnerkeresés Internetes kereső adatbázis Tanárok személyes ismeretségei – kapcsolatfelvétel egy finn iskolával Bemutatkozás (üzenetváltás) Előkészítő látogatás Együttműködési szándék, témaválasztás Kipróbálták a Partbase-t, a Comenius internetes partnerkereső adatbázisát – sikertelenül Személyes ismeretség révén (egy kolléga közösen vett részt egy továbbképzésen egy finn tanárral) – kapcsolatteremtés a finnekkel. Bemutatkozás, levélváltás. TKA által támogatott előkészítő látogatás (külön pályázat, ez a Socrates program specifikuma, nincs minden projekt esetében erre lehetőség) – személyes ismeretség kialakul, sőt, kidolgozzák a választott téma alapján a benyújtandó projekt-pályázat alapjait

A projekt helye a feladatmegoldás rendszerében Átfogó cél Az oktatás minőségének javítása Socrates program Specifikus cél Iskolai együttműködések támogatása Comenius 1 akció Operatív cél Egy meghatározott téma közös feldolgozása finn-magyar kooperációban Projekt A TKA-hoz benyújtott pályázatokból az derül ki, hogy nem világos, milyen szintű célokat kell megfogalmazni egy projekt tervezése során. A legfontosabb feltétel: derüljön ki, mit akarnak csinálni a projektben. A célokhoz konkrét tevékenységeket kell rendelni, a céloknak mérhetőknek kell lenniük.

1. A projekt meghatározása – 1.1 Célmeghatározás Helyi vállalkozások helyzetének elemzése az EU-csatlakozás tükrében Konkrét, mérhető (projekt-szintű) cél Anyaggyűjtés, kiadványkészítés, diákcsere Tevékenységek Célmeghatározás – fogalmi zavarok. Célok, tevékenységek, várható eredmények kavarognak (pályázatok tapasztalatai alapján), sokan nem tudják, mi micsoda. 3 projekt elem – melyik a cél, a tevékenység és az eredmény? Rendkívül fontos tervezési szakaszban ezeket elkülöníteni: a célokból következnek a tevékenységek, a tevékenységekből pedig az elért eredmények. Jobb idegen nyelvi készségek, bővebb szakmai ismeretek Várható eredmények

1. A projekt meghatározása – 1.2 Hatás/eredmény meghatározása A résztvevők szakmai ismereteinek és idegen nyelvi kommunikációs készségeinek fejlődése Eredmény: már a projekt alatt vagy közvetlenül utána értékelhető elemek Hatás: közvetetten jelentkező, közép-, ill. hosszútávú célok megvalósulása Hatás és eredmény különbsége (a dián a hatást fogalmaztuk meg) A projekt eredménye maga a kiadvány formájában elkészítendő elemzés, az interjúk és statisztikák, valamint az abból levont következtetések, összefoglalás – itt részeredmények is születnek, amelyek már a projekt közben értékelhetők A projekt hatása az eredménynek, ill. az azzal kapcsolatos munkának a résztvevőkre gyakorolt hatása – vagyis, hogy a munka során az aktív idegen nyelv használata fejlesztette kommunikációs készségeiket, az interjúk és az egyéb anyagok gyűjtése révén bővült szakmai tudásuk, új tanulási módszereket ismertek meg, gyakorolták a csapatmunkát stb. Még inkább távlati hatások: nő a település megtartó ereje! – A fiatal (leendő) szakemberek látnak perspektívát az iskolában (korszerű ismereteket és a munkaerőpiacon jól konvertálható tudást ad), a helyi cégekben (szakmai gyakorlat során jó kapcsolat - munkalehetőség), a település vezetőiben (a városháza támogatta a projektet és az iskolát).

2. Kidolgozás – 2.1 Feladatterv elkészítése Időpont Felelős Projekt-team tagjainak munkamegosztása 1. – 2. hét Iskolavezetés, koordinátor Résztvevő diákok kiválasztása 2. – 3. hét Koordinátor, projekt-team tagok Partnerrel történő egyeztetés 4. – 10. hét Koordinátor Utazás és szállás megszervezése 10. – 20. hét Projekt-team tagjai Interjúkészítés a kiadványhoz 15. – 20. hét Projekt-team tagjai, diákok Listát készítettek arról, milyen feladatok, tevékenységek elvégzésére lesz szükség – ezeket utána logikai és időrend szerint sorba rendezték, és megállapították, ki miért felelős.

2. Kidolgozás – 2.2 Forrásterv elkészítése Honnan származik a pénzt a projekt megvalósításához? Az iskola saját költségvetése Külső támogatók: A vizsgálatban szereplő vállalkozók Tempus Közalapítvány Szülők hozzájárulása Pénzt csak egy már elkészült feladattervhez lehet rendelni! (Negatív tapasztalat, hogy vannak, akik először pénzt kérnek, és csak utána gondolják át a tevékenységeket – így gyakran egy csomó pénzt nem tudnak elkölteni, vagy kiapadnak a források, mielőtt befejeznék a projektet.) Belső források megmozgatására mindig szükség van, hiszen egy pályázatban ált. nem lehet teljes támogatást nyerni (=kötelező önrész). Ha a projekt fontos, akkor van rá pénz (az iskola a szakképzési támogatásból fordított a projektre forrásokat). Az önkormányzat azért adott pénzt, mert belátta, hogy az ilyen projektek révén a település megtartó ereje nő (ha van egy jó iskola) és nemzetközi lehetőségei bővülnek. A vizsgálatban szereplő vállalkozók a bemutatkozási lehetőség, az ismertté válás érdekében támogatták a projektet. A szülők közül nem mindenki tudott hozzájárulni, de általában készségesen támogatták a projektet. Az iskola úgy határozott, hogy a projekt költségeinek jelentős részét a TKA-nál pályázza meg.

2. Kidolgozás – 2.3 Pénzügyi terv elkészítése Pénzmozgás Összeg Idő Utazás, szállás kifizetése (árajánlatok alapján) -8610 euró 10. – 20. hét Nyelvi felkészítés -320 euró 22. – 24. hét Támogatás átutalása +9915 euró 23. hét Szülők befizetése +1000 euró 25. hét Kiadvány előállítása -300 euró 35. hét Képanyag vágása -200 euró 36. hét Pénzmozgások ütemterve – nagyon fontos mindig tudni, hol áll a pénz felhasználása, mennyi pénz van még, nem költekeztek-e erőn felül vagy pl. el tudják-e költeni a pénzt maradvány nélkül. Lényeges az idő tényező is: mikor milyen kiadásokra kell felkészülni. Lehetőleg valós összegekkel kell számolni, ezért célszerű árajánlatokat bekérni. A táblázatban szereplő összegek egyenlege nem 0!! – a sorok folytatódnak…

2. Kidolgozás – 2.4 Humánerőforrás terv elkészítése Projektvezető: angol nyelvtanár Projekt-team tagjainak kijelölése: Iskolavezető Vállalkozási ismeretek szakoktató Történelem tanár Diákok (2) Szülő Feladatkörök, határidők Projektvezető: legyen az ötlet megszületésénél bábáskodó, lelkes, elkötelezett tanár. A partnerrel való kapcsolattartás is az ő feladata, ezért tudjon idegen nyelven kommunikálni! Projekt csapat: minden érdekelt fél delegáltja legyen benne jelen. Iskolavezetés, szakoktatók, tanárok, diákok, szülők (de lehet önkormányzat, vállalkozók is). Feladat- és felelősségi körök rögzítése itt történjen meg.

2. Kidolgozás – 2.5 Kommunikációs terv elkészítése Belső kommunikáció Projekt értekezletek Tájékoztató anyagok Faliújság Külső kommunikáció Idegen nyelvű bemutatkozó anyag Sajtótájékoztató Honlap Kiadvány terjeszthető formában Belső komm.: a projektet végrehajtó szervezet egésze vegyen részt a munkában, ne csak a projekt-team vagy néhány érdeklődő kolléga. Külső komm.: egy projekt szinte sosem csak arról szól, aki dolgozik rajta, hanem a szervezet környezetéről, a kistérségről, az ott élő emberekről is. Annál jobb, minél szélesebb körben származik haszon a projektből. A kommunikációnak célzottnak és hatékonynak kell lennie – meg kell tervezni, kiket akarnak tájékoztatni és ahhoz melyek a megfelelő csatornák. (pl. Tolnai Népújság - kistérség, városi kábeltévé – helyi lakosok, az iskola névadója tiszteletére rendezett ünnepség – iskolai közösség).

2. Kidolgozás – 2.6 Kockázatelemzés Lehetséges buktatók, veszélyeztető tényezők (pl. a partner visszalép, a vállalkozók nem működnek együtt, a pályázat nem nyer támogatást) A siker szempontjából fontos feltételek Valószínű-e a bekövetkezésük? Ha nem, át lehet-e alakítani a stratégiát? (Lehet-e alakítani ezeket a feltételeket?) Kockázatelemzést vagy előzetes értékelést lehet végezni. Előzetes értékelés: tágabb, átfogóbb tevékenység. Beleértendő: Az erőforrások, a szervezet, az érdekeltek számba vétele A fenntarthatóság értékelése A kockázat előzetes értékelése Előzetes értékelést nagyobb projektszervezeteknél tanácsos készíteni – jelen esetben kisebb léptékű projektről beszélünk. A szóban forgó projektben kockázatelemzést végeztek. Itt egyrészt a lehetséges buktatókra kellett figyelni, másrészt minden olyan feltételre, amelynek a bekövetkezésére szükség van a projekt sikeréhez.

3. Pályázatírás (A projekt terv jóváhagyatása) Konzultáció (pályáztató szervezettel) Ábra: a projektterv-jóváhagyatásának (másképpen: a pályázat megírásának és bírálatának folyamata). Pályázati tájékozódás (írott anyagok, rendezvények) Pályázat benyújtása - bírálat

3. Pályázatírás A pályázat előkészítése A potenciális támogató elvárásainak ismerete: Finanszírozási célkitűzések, prioritások (Pályázati útmutató alapján) Eljárások, formai követelmények (magyar nyelvű tájékoztató alapján) Pályázati dokumentumok, űrlapok, kitöltési útmutatók (rendezvények, honlap) Hogyan készült fel az iskola? Részt vett pályázói tájékoztató rendezvényen Rendszeresen látogatta a pályáztató (potenciális támogató) – a TKA – honlapját Az alapvető pályázati dokumentumokat beszerezte, megismerte Személyes konzultáció! (szinte minden pályáztató biztosít ilyen lehetőséget)

3. Pályázatírás A pályázat megírása a már kész projektterv benyújtása a támogató elvárásainak megfelelő struktúrában Az űrlap kitöltése: Adatok (pályázóról és partnereiről) Projektleírás (miről mennyit?) Költségvetés (elszámolható költségek!) Adatok: még ez sem mindig egyértelmű, pl. – milyen nyelven kell saját intézményem nevét leírnom egy idegen nyelvű űrlapon? Projektleírás: az információ súlyozása lényeges. Pl. az előzetes projekttervben egyes szempontokról kevesebb szó esett, mint amilyen részletességgel azt az űrlap megköveteli. Vagy: a projekttervben szükséges volt leírni, de az űrlap nem kérdez rá. Sok helyen megadják a válasz terjedelmét is minden egyes kérdésre. Költségvetés: a leginkább neuralgikus pont. Az előzetesen kalkulált – a megvalósításhoz szükséges – költségek közül nem minden elszámolható v. nem mindenről deríthető ki. Folyamatos kapcsolattartás a pályáztatóval! Az iskola saját forrásai itt játszanak óriási szerepet: ezeket a nem elszámolható költségek fedezésére lehet fordítani. Végül (az okos pályázó így csinálja): lesz egy valós (teljes) költségvetés és lesz egy csak a pályázatra vonatkozó költségvetés. Sőt, néha az elszámolás is kettős: az iskolának el kell számolnia a támogató felé a pályázat költségvetésével (EU-elszámolási szabályok), de el kell számolnia saját gazdasági osztálya felé is (magyar elsz. szabályok), hiszen azon keresztül áramlik minden pénzösszeg!

3. Pályázatírás Az űrlap kitöltése (projektterv) 1. A tervezett projekt rövid összefoglalása 5. Folyamatkövetés és értékelés 2. A projekt célja és tevékenységei 6. Az eredmények terjesztése, multiplikáció 3. A projekt várható eredménye és hatásai 7. A tevékenységek ütemezése 4. A projektben részt vevő partnerintézmények 8. Egyéb vonatkozások Itt látható a pályázó által kitöltött űrlap mintája (egyszerűsített formában).

3. Pályázatírás A pályázat benyújtása Benyújtás előtt: előzetes konzultáció ( előrehozott bírálat!) Módosítások, kiegészítések Pályázati határidő után: szelekció, a projekt jóváhagyása Előzetes konzultáció: sok a félreértés. Ez ui. nem helyettesíti a bírálatot, vagy veszi át annak szerepét! A konzultáción kérdezni lehet a felmerült problémákkal, vitatott, nem világos pontokkal kapcsolatban, de nem arra szolgál, hogy bemutassuk a bírálónak a (fél)kész pályázatot, hogy arról mondjon véleményt! – Az ugyanis már a benyújtás határideje utánra, a bírálat folyamatára tartozik. (Ráadásul legtöbbször nem is az bírál, akivel konzultálunk.)

Vége az előkészítésnek – éljen a megvalósítás! A pályázat bírálatának eredménye (1999. május) Szerződéskötés (1999. szeptember) A projekt tevékenységi időszakának kezdete