Tartalmi, formai és alaki követelmények A „HIVATALOS” levél Tartalmi, formai és alaki követelmények

A levél formai, szerkezeti követelményei: A hivatalos levél fehér, A4-es méretű papírra, álló formátumban készül. A margók a szabvány szerint: fent, bal oldalon és lent 20-25 mm, a jobb oldalon pedig 10 mm. A bekezdések a szabvány szerint a bal margónál kezdődnek és soremeléssel kerülnek elválasztásra. A bekezdések utolsó sora vagy az aláírás magában semmiképpen nem mehet át a következő oldalra.

A levelet sorkizárt igazítással és egyes sorközzel írjuk. A szabványos betűméret általában 13-as (12-es vagy 11-es) lehet. Betűtípusnak a Times New Roman vagy az Arial a leginkább elfogadott.

A levél szerkezeti elemei: A hivatalos levelekben alaki szempontból három fő szerkezeti részt különböztetünk meg: a fejrészt, a főrészt a zárórészt

1. a fejrész tartalmazza: a feladó adatait a címzett adatait, a postai utasításokat, a keltezést, az irattározási adatokat,

2. a főrész tartalmazza: a levél tárgymegjelölését, az esetleges megszólítást, a levél szövegét,

3. a zárórész tartalmazza: általában az üdvözlést, az aláírást (aláírásokat), egyéb kiegészítő információkat (mellékletek, másolatot kapják stb.)

Hivatalos levél fejrészének felépítése: a feladó neve helységnév, utca, házszám, irányítószám telefon, fax, e-mail, weblap   A címzett neve (cégnév) keltezés kontakt személy + titulus Iktatószám: Ügyintézőnk: helységnév Hivatkozási szám: utca, házszám Ügyintézőjük: irányítószám

A levél főrésze A levél főrésze a tárgy megjelölésével kezdődik, amit a címzés után egy sor üresen hagyásával, a bal margónál kezdve írunk. A Tárgy: szót aláhúzzuk, a tárgy megjelölését azonban nem. A tárgy megjelölése címnek, útbaigazító feliratnak számít, tehát utána nem teszünk pontot. A sor a jobb oldali lapszélig írható. A hivatalos levelekben megszólítást ritkán alkalmazzunk. Ha a levél szövege ezt mégis megkívánja, mert pl. van konkrét megszólítottja a levélnek, akkor a tárgy alatt két sort üresen hagyása után ugyancsak a bal lapszéltől kezdjük a megszólítást. Utána felkiáltójelet teszünk. Általában csak személyt szólítunk meg, de őt a hivatali beosztásán. Aki a címzésben úrhölgyként szerepelt, a megszólításban Asszony lesz, függetlenül a családi állapotától! A megszólításban a Tisztelt és az Igen tisztelt formát alkalmazzuk.

Példák megszólításra: Tisztelt Igazgató Úr! Tisztelt Főosztályvezető Asszony! Tisztelt Hölgyem/Uram! Létezik levél szövegén belüli megszólítás, ilyenkor az Ön, Önök formulát használjuk, nagy kezdőbetűvel írjuk a mondaton belül is! Ha levél szövegén belül szólítjuk meg a címzettet névvel és udvariassági formulával, akkor csak a nevet írjuk nagy kezdőbetűvel. Pl.: Kéréssel fordulok Almási úrhoz... Fontos, hogy a fölösleges szóhalmozást kerüljük, név, rang, udvariassági formula együttes használata helytelen. Pl: a „Tisztelt Almási László főosztályvezető úr!” helyett esetleg: „Tisztelt Almási László Úr!” de még jobb: Tisztelt Főosztályvezető Úr!

A levél szövegét a megszólítás után egy sor üresen hagyásával kezdjük. Ha a levélben nem fordul elő megszólítás, akkor a levél szövegét a tárgy megjelölése után két sor kihagyásával kezdjük a bal lapszéltől kezdve. A levél szövegében röviden, érthetően közöljük a mondanivalónkat. A levél szövege sorkizárt formátumban íródik! A kiemelendő fontosabb részeket és az új bekezdéseket (gondolatokat, gondolatsorokat) egy-egy sor kihagyásával gépeljük. Ha a szöveg terjedelme miatt egy oldalra nem fér ki, akkor a papír hátoldalán vagy új lapon folytatjuk a levél írását.

A levél kezdőmondata általában hivatkozás. Pl. : Hivatkozással 3453/03 A levél kezdőmondata általában hivatkozás. Pl.: Hivatkozással 3453/03. számú levelükre, az alábbi termékeket rendeljük meg Önöktől... Hivatkozunk folyó hó 1-jei levelükre, melyben... Folyó hó 14-ei telefonbeszélgetésünkre közöljük, hogy... Hivatkozunk a Magazin c. lap 2004. június 12-i számában megjelent hirdetésükre, melyben... Várom pályázatom pozitív elbírálását. Kérem bejelentésem tudomásul vételét. A levél zárómondata semleges hangvételű kell, hogy legyen. Pl.: Várjuk mielőbbi válaszukat. Előre is köszönjük gyors ügyintézésüket. Kérjük mielőbbi intézkedésüket! Levelünkre kérjük sürgős válaszukat, hogy a munkálatokhoz mielőbb hozzákezdhessünk. Szívesen segítünk további felvilágosítással. Kérésével a jövőben is bizalommal forduljon kirendeltségünkhöz.

A levél zárórésze Az elköszönést a levél főrészének utolsó sora után egy sor kihagyásával, a bal oldali margóhoz illesztve írjuk mindenféle írásjel nélkül, nagy kezdőbetűvel. Amennyiben a dátumot nem a levél fejrészébe írjuk, ez kerül a levél szövege alá egy sor kihagyással, a bal margótól kezdve, majd egy újabb sor kihagyása után következik az elköszönés. Az elköszönés lehet „Üdvözlettel”, „Köszönettel”; de ha a megszólítás „Tisztelt” volt, akkor általában a „Tisztelettel”, illetve az „Igen tisztelt” megszólítás alkalmazásakor az „Őszinte tisztelettel” az elfogadott formula. Az "üdvözlettel" formula személyesebb, egymással egyenrangú viszonyban álló felek használják, vagy a magasabb beosztású írhatja az alacsonyabb beosztásúnak. A "tisztelettel" formulát a rangban alacsonyabb írja a magasabb rangúnak

Az üdvözlést követően (ha nem írunk üdvözlést, akkor a szöveg után) három sor kihagyással, a bal oldali margóhoz igazítva írjuk a levelet író szerv nevét, esetleg az alatta lévő sorba címét. Az adatok beírása helyett használhatjuk a szervezet hosszú bélyegzőjét. A szerv gépelt (bélyegzett) neve alatt három sor üresen hagyásával az aláírási joggal megbízott nevét és alatta sorkihagyás nélkül munkaköri beosztását (igazgató, főmérnök, osztályvezető, csoportvezető, stb.) gépeljük. Ez a kihagyott három sor szolgál majd a levél tényleges aláírására. A nevet (neveket) nem tesszük zárójelbe. A beosztás kis kezdőbetűvel írandó. Ha több aláíró is van, az aláírók nevét egy sorban kell feltüntetni – bal oldalon a magasabb beosztású írja alá a levelet (a második aláíró neve tíz betűhellyel az első aláíró neve mellé kerül). Végezetül (ha van ilyen) fel kell tüntetni a mellékleteket. A mellékleteket vagy darabszámmal jelöljük, vagy kiírjuk a nevét. Pl. Melléklet: 2 db, Melléklet: önéletrajz, oklevélmásolat

Raiffeisen Lakásfenntartó Szövetkezet Budapest, Királyhágó tér 8-10. 1126 Telefon: 06-1-233-3333 E-mail: raiffeisen@com.hu Cambridge Nyelviskola Bt. Pécs, 2009. szeptember 19. Lakatos Ilona oktatásszervező Iktatószám: 212/2009 Ügyintézőnk: Barabás Katalin Pécs Hivatkozási szám: 545/2009 Bartók Béla út 29. Ügyintézőjük: Faragó Melinda 7113 Tárgy: megrendelés Tisztelt Oktatásszervező Asszony! Hivatkozva az Önök által folyó hó 12-én kelt ajánlattévő levelükre Cégünk vezetése az alábbiak szerint döntött: Megrendelünk Önöktől munkatársaink részére 120 órás kezdő angol tanfolyamot 12 fő részére 60 órás haladó angol tanfolyamot 8 fő részére A tanfolyamot az Önök telephelyén szeretnénk igénybe venni délutáni és a hétvégi időpontokban. Mint ajánlatukban jelezték a tanfolyamok díja tartalmazza a jegyzetek és a multimédiás anyagok árát is. Dolgozóink közül többen is jelezték hogy a tanfolyam végén élni kívánnak a vizsgázás lehetőségével, valamint a haladó tanfolyam elvégzői a középfokú nyelvvizsgára is jelentkeznek. Várjuk információjukat a tanfolyamok pontos kezdési időpontjairól. Tisztelettel Tóth Sarolta marketing és reklámügyintéző