Elektronikus beszerzés Váradi György ügyvezető igazgató Wanari Kft. Varadi.Gyorgy@wanari.com

Elektronikus beszerzési rendszerek építőelemei Tartalom Elektronikus beszerzési rendszerek építőelemei Elektronikus beszerzési megoldások On-line aukciós megoldások Vállalati belső beszerzési rendszerek Piacterek Piacterek kialakulása Nyílt piacterek Vállalati saját piacterek Összefoglalás Vitafórum

Miért van szükségünk a beszerzési folyamatok elektronizálására? Beszerzési költségek optimalizálása Folyamatok felgyorsítása Jól dokumentált és ellenőrizhető folyamatok A vevőkkel és szállítókkal való kapcsolattartás gyorsítása, hibamentessé tétele Folyamatok kiértékelésének egyszerűsítése Szállítóminősítés Hatékony szerződés menedzsment Költséganalízis támogatása

Teljesen elektronizált beszerzés építőelemei Elektronikus költség analízis megoldások Szállító értékelés e-Sourcing megoldások Költség analízis Szállító kiválasztás Számlázás, kifizetés és ellenőrzés Beszerzés sourcing Szerződés menedzsment Szállítási folyamat e-Beszerzési megoldások Rendelési folyamat

Elektronikus rendszerek hozzáadott értéke Termékek köre Folyamat lépései Költség analízis Szállító értékelés Szállító kiválasztás Beszerzés sourcing Szerződés menedzsment Rendelési folyamat Szállítás ellenőrzés Számlázás, kifizetés Szolgálta- tások Direkt Indirekt NAGY KÖZEPES KÖZEPES NAGY NAGY KIS NAGY KÖZ. KIS KIS KIS NAGY

e-Beszerzési rendszerek kiépítésének jellemző lépései itthon Elektronikus beszerzési rendszer bevezetése Beszerzés sourcing elektronizálása On-line aukcióztatás Szállítói adatbázis Internetes aukció Szállító minősítés Ajánlatkérés Alku Szerződés menedzsment Belső katalógus Igénylési workflow Szállítók bekapcsolása

Beszerzési költségek leszorítása a szállítók versenyeztetésével On-line aukció Beszerzési költségek leszorítása a szállítók versenyeztetésével Hagyományos megoldás: tender Árverseny nem alakul ki Hagyományos megoldás: aukció Szállítók összehívása bonyodalmas On-line változat: Interneten keresztül lebonyolított aukciók Szállítók „egy helyre” tömörítése megoldható

Követelmények Zárt, meghívásos alapú rendszer A vállalat folyamatrendszerének tökéletes leképezése a rendszerben Az iparágban meghonosodott aukciós típusok támogatása Könnyen kezelhető, áttekinthető Web-es felhasználói felület Automatikus e-mail értesítés a szállítók számára Többnyelvű kezelői felület Biztonság: SSL, PKI, digitális aláírás

On-line aukció menete Vevői oldal Szállítói oldal Termékek kiválasztása Szállítók kiválasztása Aukció létrehozása Szállítók meghívása Webes regisztráció Aukció nyomonkövetése Belépés az aukcióba Eredmények kiértékelése

Felhasználási területek MRO termékek Papír, írószer, nyomtatványok, számítástechnikai és irodatechnikai eszközök, bútorok Szolgáltatások Építőipari kivitelezés, marketing és szállítmányozási szolgáltatások Takarítás, pénzszállítás, örző-védő szolgáltatások Termelési segédanyagok Csomagolóanyagok Raklap, finomvegyszer Termeléshez szükséges eszközök Védőfelszerelések, szerszámok, gépek Nyersanyagok

Aukciók eredményei Mért megtakarítás átlagosan 15-18% Versenyeztetés időtartama leszorítható 1-3 órára A versenyeztetés költsége jelentősen csökken Visszajelzések alapján a verseny tisztasága javult

Miért van szükség e-Beszerzési rendszerre? Papír alapú igénylési, megrendelési folyamat hátrányai: Az igénylés folyamata hosszadalmas A jóváhagyási folyamat hosszú és gyakran követhetetlen Különböző szállítók, gyártók termékeinek összehasonlítása bonyolult Nehéz hozzájutni az adott termék aktuális árához és szállítási feltételeihez Az igénylő számára nehézkes a termékek kiválasztása Szállítókkal való kapcsolattartás nehezen követhető

Miért van szükség e-Beszerzési rendszerre? Több telephelyű vállalatoknál rendkívül nehezen megoldható a központosított beszerzés Szerződésen kívüli vásárlások történnek Az igénylések, megrendelések bekerülése a vállalat ügyviteli és számviteli rendszereibe manuálisan történik Beszerzők a folyamatok „felügyeletével” foglalkoznak

Elektronikus beszerzési rendszerek elemei Jól definiált elektronikus katalógus „multi-vendor” katalógusok (XML alapú) Igénylések felvitele Katalógusból, off-catalog termékek (egyedi igénylési), sablon alapján Jóváhagyási folyamat Költség limit, off-catalog termékek, szállítási határidő módosítása, termékkörök szempontból, illetve „ad-hoc” jóváhagyók Megrendelések elektronikus továbbítása a szállító felé

Elektronikus beszerzési rendszerek elemei Megrendelések nyomonkövetése Áruérkeztetés Lekérdezések, riportok Szállítók, igénylők, termékek, termékkörök szerinti összes rendelések; költséghelyek elemzése; átlagos szállítási idő Integrációs felületek ERP integráció, kapcsolódás piactérhez E-mail kommunikáció a rendszer felhasználói között Web-es adminisztráció

Eredmények Az igénylési folyamat időtartama 1-2 hétről átlagosan 2 napra csökken Megrendelési folyamat időtartama optimális esetben néhány órára csökken A beszerzési folyamat (adminisztráció) kezelésének költsége 70%-kal csökken Beszerzési ár csökkenése is kimutatható, átlagosan 5-10% között A beszerzők a szállítók minősítésére és egyéb értékteremtő tevékenységekre koncentrálhatnak

Piacterek kialakulása Szállító központú modell Hátrányai: nehéz a szállítók közötti összehasonlítás, a termékadatok szállítónként eltérőek, igénylőknek és a beszerzőknek több rendszer használatát kell egyszerre elsajátítani Vevő központú modell Hátrányai: a termékkatalógusok tartalmának karbantartása sok munkát igényel a vevő oldalán, minden szállítóval külön kommunikációs kapcsolatot kell kiépíteni

Piacterek kialakulása Hibrid modell: Nyílt Piactér A vevő és a szállító közé egy új szereplő épül be, az úgynevezett piactéri szolgáltató Előnyei: A katalógusok tartalmát a piactéri szolgáltató egységesíti, a piactér szereplőinek, azaz vevőknek és szállítóknak csak a piactérrel rendszereihez kell illesztenie saját rendszereit Vállalati saját piacterek Technikai megvalósítása megegyezik a nyílt piacterek rendszereivel

Nyílt piactéri szolgáltatások Elektronikus katalógus Katalógus tartalom egységesítése, normalizálása, terminológia kidolgozása Tranzakciós szolgáltatások Aukció On-line aukciók megszervezése, lebonyolítása Beszerzési szolgáltatások Szállító értékelés, szállítók, termékek ajánlása Banki és szállítmányozási szolgáltatások

Vállalati saját piacterek Vevő igényei alapján működik A vevő kontrollja a szolgáltatások és a tranzakciók felett biztosított A vállalat saját ügyviteli, számviteli rendszereivel integrálható A szállítók rendszereivel az integráció a nyílt piacterekhez hasonlóan megvalósítható Nincs forgalomtól, tranzakciótól függő állandó szolgáltatási díj

Megrendelések listája

Megrendelés adatai

Az elektronikus beszerzési rendszerek legfontosabb előnyei: Összefoglalás A kérdés nem az, hogy kell-e a beszerzési folyamatokat elektronizálni, hanem mikor, hogyan és kivel álljunk neki! Az elektronikus beszerzési rendszerek legfontosabb előnyei: Költségmegtakarítás Időmegtakarítás Dokumentáltság Ellenőrizhetőség Folyamatok egységessé és automatizálttá válnak Gyors és naprakész kimutatások készíthetőek

e-Beszerzési rendszerek elterjedése itthon Aukcióztatás Jelenleg körülbelül 200 cég használja KKV-k érdeklődése is felélénkült e-Sourcing megoldások Nagyon kevés felhasználó Az érdeklődés középpontjában e-Beszerzési rendszerek Főleg külföldi vállalatok itthoni leányvállalatai kezdik használni Nagy az érdeklődés Komplex költség analízis megoldások

Köszönöm a figyelmet!