Nemzetközi Protokoll Ülés/Ültetési rend

Mi az ültetési rend? Az ülés/ültetési rend jelenti azt az elhelyezést, ahol több résztvevő esetén, - tanácskozás, diplomáciai tárgyalás, vendéglátás - az ültetés/ek/nek megszabott, illetve megállapított rendje kerül kialakításra. A diplomáciában és a hivatalos nemzetközi kapcsolatokban az ültetési rend nagyon fontos szerephez jut, hiszen a felek rangsorolása fejeződik ki benne.

Szigorúan protokolláris rendezvényeken csak a téglalap, a négyzet alakú vagy a kerek asztalt alkalmazzák.

Különleges alakú asztalok Vannak különleges alakú asztalok is ilyen például a patkó (U) alakú, a „T” alakú, a fésűfog alakú és az „L” alakú asztalok. Az asztal formája néha a politikai, diplomáciai életben is fontos szerephez jut.

Ültetéses események Tárgyalás: Amikor ültetéses tárgyalásra kerül sor, akkor a tárgyalófelek elhelyezésénél ügyelni kell arra, hogy milyen alakú asztalt készítünk elő. Az elfogadott és ajánlott típusok közül mindig a legcélszerűbbet kell tudni kiválasztani, a tárgyalás időtartamától függően, a tárgyalás előtt kell elhelyezni az üdítő italokat, - lehetőleg a tárgyalópartnerek megérkezése előtt – a poharakat, írómappákat, íróeszközt.

A téglalap alakú asztal: Ez az asztalforma többféle lehetőséget kínál. Rendszerint az asztal hossza mentén, egymással szemben ülnek a delegációk, a vezetők az asztal közepénél, a delegáció tagjai rangsoruk szerint (jobbra-balra váltakozva) a további helyeken. Ez főleg nagyobb létszámú részvételnél nyújt kedvező elhelyezkedést. A legfontosabb partnerek egymással szemben ülnek, jó a beszédlehetőség. m6 m4 m2 M1 m3 m5 m7 v7 v5 v3 V1 v2 v4 v6 V1: A vendég delegáció vezetője v2,3,4,5,6,7: A vendég delegáció tagjai M1: A magyar (házigazda) delegáció vezetője m2,3,4,5,6,7: A magyar delegáció tagjai

A négyzet alakú asztalnál egyszerre több delegáció elhelyezését kell megtervezni és szervezni. Ennél az elhelyezésnél az elnökséggel szemben állva, jobb kéz felől kezdik a delegációk (ábécé szerinti) elhelyezését, e sorrendben az utolsó delegáció kerül ismét az elnökséghez legközelebb eső helyre: Elnökség F A Delegáció Delegáció E B D C Delegáció Delegáció Ezzel az ültetési renddel minden delegáció helye azonos értékű. A delegációvezető mellett gyakran csak egy-két vezető beosztású delegációs tag ( és szükség esetén a tolmács) ül, a többiek mögöttük foglalnak helyet.

A patkó (U) alakú asztal ugyancsak nagyobb számú résztvevő esetén célszerű. Nem ajánlatos két delegáció részvételénél, mert a delegációvezetők az összekötő ágon egymás mellé kerülnek és egyúttal tulajdonképpen saját delegációjuk szélére. Egyébként ugyanazok a szabályok érvényesülnek, mint a négyzet alakú asztalnál.

A fésű alakú asztal tulajdonképpen a patkó alakú asztal bővített változata. Hátránya, hogy az ültetés során elkerülhetetlen, hogy bizonyos helyeken ülők kénytelenek hátat fordítani.

A kör alakú asztal, ha kisebb méretű, szolgálhat néhány fős megbeszélésekre, de nagyobb tárgyalásokon speciális, ovális, de kör alakban elhelyezett asztalokat is lehet használni. Ilyenkor is a négyzet alakú asztalhoz kapcsolódó szabályok érvényesülnek. A kisebb kerek asztal használata, akkor célszerű, ha a rangsorolás gondot okoz. Például csekélyek a rangbéli különbségek. Az ilyen alkalom meghittebb.

Díszétkezés: A vendéglátó meghívása magasabb szintű találkozón, ahol kötelező a protokolláris előírás az ültetés ültető-tablóval, a terítékhez kitett névkártyával és a menükártyával. Az ünnepélyes alkalmak során szigorú protokolláris szabályok érvényesülnek, viszont ezek az alapszabályok a gyakorlatban nem mindig valósulhatnak meg, ezért előfordulhat másodlagos szempontok érvényesítése. Ilyenek például: a partneri kapcsolat, ismeretség, nyelvi megértés, hasonló egyéni érdeklődés, szimpátia, kapcsolatteremtési szükségletek, ellentétek feloldása. A megoldás mindig a főnökön, a protokollfőnökön és a résztvevőkön múlik.

Téglalap alakú asztal esetében a mai európai gyakorlatban kétféle ültetési rend használatos: 1.) A francia rendszer: A két delegáció vezetője, vagy a vendéglátó és a fővendég egymással szemben ül az asztal közepénél, a többiek jobbra-balra, csökkenő rangsor szerint. Ennek az ültetési rendformának az előnye, hogy a fontosabb személyiségek közel ülnek egymáshoz, így jó társalgási lehetőségek alakulnak ki. Kisebb létszám esetén magasabb beosztásúak is az asztal végéhez kényszerülhetnek. m7 v5 m2 V1 m3 v4 m6 v7 m5 v3 M1 v2 m4 v6

Angol rendszer: Ilyenkor a házigazda és a felesége, illetve a vendéglátó és a fővendég az asztal két végénél foglal helyet. Mellettük jobbról-balra az asztal közepe felé haladva csökkenő rangsorban, váltakozva ülnek a férfiak és a nők (külföldiek, belföldiek) B 4 c 1 Hg Ha A 3 d 2

Ültetési rend gépkocsiban: Ilyen esetekben is vannak általános szabályok: beszálláskor a gépkocsi eleje a beszállóknak bal kéz felé legyen, vagyis a kocsi bal oldala legyen előttük a járdával párhuzamosan A beszállási sorrend a rangsort követi amennyiben a gépkocsi forgalmi okok miatt jobb oldalával kényszerül a járda mellé állni, azok a személyek, akik a bal oldalon szállnak be, nem a fővendég előtt, hanem mögötte kerülik meg a gépkocsit kiszálláskor a gépkocsi jobb oldalának kell a járda mellé kerülnie, a kiszállási rend is a rangsort követi a gépkocsivezetőnek (vagy a belföldi kísérőnek) illik segédkezni az ajtó kinyitásánál és bezárásánál (vagyis ő száll be utoljára és száll ki elsőként, ez nem bontja meg a rangsort, mert a gépkocsivezető nincs rangsorolva)

A gépkocsiban a jobb hátsó ülés a főhely, a többiek sorrendben a következők: Három utasnál Négy utasnál Nagyobb személygépkocsiban (pótüléseknél) Saját gépkocsiban (amennyiben a vendéglátó maga vezet), a főhely a jobb első ülés

Színházban (esetleg díszpáholyban) a résztvevőktől függően több variáció lehetséges: Egy vendég esetén a vendég a vendéglátó jobbján ül Házaspárok esetén Két vendéglátó esetén Több vendég és kísérő esetén a további sorokban ugyanez a rend alkalmazandó, a sorok értéke a színpadtól távolodva csökken.

Elnökségben: (Például díszünnepségek, nagygyűlések……stb. esetében) A tagok külön asztalnál (általában emelt szinten, pódiumon, színpadon) ülnek. A rangsor középen kezdődik és jobbról-balra felváltva csökken: Az ünnepséget megnyitó személy rangjától függetlenül ülhet a középső helyen, vagy a díszvendég elhelyezését is figyelembe véve a 2. vagy 3. helyen. A szónokot gyakorlatiasan a mikrofonhoz közel szokás ültetni.

Készítette: Gallits Gabriella Judit Köszönöm a figyelmet! Készítette: Gallits Gabriella Judit