Hogyan ne fulladjunk bele a feladatokba és a jegyzetekbe Hogyan ne fulladjunk bele a feladatokba és a jegyzetekbe? Az Outlook és a OneNote segít a bajban Budai Péter i-pbudai@microsoft.com IT szakmai programok vezetője, MVP Lead, MCP Microsoft Magyarország

Három éve... Minden levelemet az inboxomból szabályokkal és kézzel millió kis almappába rendezgettem naponta Amikor ez elkészült, mindig úgy éreztem, tényleg készen is van minden, pedig... A feladataimat post-it cetlikre és mindenféle papírfecnikre írtam Próbálkoztam az Outlook feladatlistájával, de nem volt kényelmes mindenre (és használni sem tudtam jól) Próbálkoztam a Projecttel, de az meg az „ágyúval verébre” esete volt Tervek, jegyzetek – papír jegyzettömbbe, spirálfüzetbe Kereshetőség? Nincs. Újrahasználhatóság? Nincs. Ha valami gépen is kellett, újra be kellet írni. Természetesen azonnal mindennel elúsztam

FELADATOK, JEGYZETEK, TERVEK

Levelek, feladatok kezelése - ma Amit pár perc alatt meg tudok oldani, és van is rá időm (vagy kedvem), azt gyorsan megcsinálom Minden levelet bejelölök, amivel még feladatom van Minden levelet az inboxomban hagyok, és nézetekben dolgozom A nagyobb feladatokat a naptáramba is felveszem – megadom, mikor szeretnék foglalkozni velük Ha nem végzek az adott feladattal, átteszem későbbi időpontra Ha kezd elárasztani a sok feladat, akkor elkezdek kategorizálni (ez akkor is hasznos, ha kevés a feladat) Ha nem tudok egyes feladatok szintjén gondolkodni már (mert annyi van), akkor egy kategóriát (projektet) adok meg a naptáramban, sürgőssége szerint (pl. TechNet Magazin)

KATEGORIZÁLJUNK!

Feladatok – legyen egy helyen minden? Outlook feladatlista Jól használható operatív, napi teendők kezelésére E-mailekből, RSS-ből, de akár kapcsolatokból is könnyen készíthetünk feladatokat A feladatokhoz rendelhetünk felelőst (delegálhatjuk akár másnak is) A feladatokhoz rendelhetünk automata emlékeztetőket is (akár másnak is!) Szinkronizálható akár mobiltelefonra is, és mobilról is felvehetünk olyan feladatokat, amik éppen eszünkbe jutnak Viszont kevésbé használható gondolatok, kérdések, későbbi feladatok, tervek, nagyobb projektek kezelésére, áttekintésére a hosszú távú feladatok örökre ottragadnak a feladatlista alján, és soha töbé nem tűnnek Bár nagyjából havonta ezeket az elemeket az ember törölni szokta – és végleg elfelejtődik Mikroszintű, checklist-szerű feladatokra sem kényelmes

LÉTEZIK PAPÍRMENTES IRODA?

Feladatok – legyen egy helyen minden? OneNote Alapvetően stukturálatlan információtárolást biztosít jól használható bárminek a lehető leggyorsabb lejegyzetelésére, későbbi módosítására Jegyzettömbökkel, szekciókkal és oldalakkal teremthetünk benne rendszert Tagekkel pedig az információ fizikai helyétől függetlenül meg tudunk mindent jelölni későbbi használatra – ez kereshető, szűrhető Hosszú távú feladatok, projektek, ötletek, tervek kezelésére is kényelmes, és checklistekre is jó Ha pedig valami operatív feladattá válik, ami a napi munkánkba passzol, készítsünk az információból Outlook feladatot!

Hogyan kezdjünk hozzá? Először is gondoljuk át, mik a problémáink! Túl sok feladat  kategorizálás, priorizálás, végül időbeosztás a naptár segítségével Feladatok ezer helyen és formában  OneNote tagek és Outlook tasklista Jegyzetek és gondolatok, kérdések ezer helyen és formában  OneNote tagek Nem találjuk a dolgainkat  Outlook beépített kereső, OneNote kereső és tag-kigyűjtő Kisebb csapatok számára hatékony csoportmunka, e-mailben küldött memók és felesleges irogatás nélkül  megosztott OneNote jegyzetfüzetek Túl sok információ, sok felesleges weboldal-nézegetés  RSS