Kell ez nekünk? Folyamatszabályozás a százhalombattai Hamvas Béla Városi Könyvtárban PMK minőségirányítási szakmai nap 2017.02.22. Előadó: Bajnok Tamara Hamvas Béla Városi Könyvtár Százhalombatta

Folyamatszabályozás – Kell ez nekünk? Van erre időnk? Amíg ezzel foglalkozunk, ki dolgozik? 5-10-20 éve így csináljuk és működik. Miért kell megváltoztatni? Folyamatábra? Kockázatelemzés? Szolgáltatási előírás? ???? Már megint tanulni kell valamit… Mi értelme van ennek az egésznek?

Időtényezők Több mint egy év Ülések előre meghatározott időpontokban és időtartamban, zárva tartási idő alatt Kiscsoportos és egyéni munka nyitvatartási idő alatt IS. Esetenként munka – és munkaerő átcsoportosítás Hagyjunk időt a módosításokra

Tartalmi tényezők Önvizsgálat - biztos, hogy jól csináljuk? Rutinszerű munkavégzés Tévhitek Félelem az újdonságoktól

Új ismeretek Folyamatos tanulás Folyamatábra Kockázatelemzés Szolgáltatási előírás Statisztikai adatgyűjtés Új technikai, informatikai elemek Csapatmunka Konszenzus keresés Képzések (belső/külső, egyéni/csoportos, autodidakta)

1. lépés a folyamatok azonosítása, a folyamatleltár elkészítése Munkafolyamatok áttekintése Szabályozandó folyamatok kiválasztása és osztályozása

2. lépés a folyamatgazdák kijelölése Adott folyamatot jól ismeri, nagy tapasztalattal rendelkezik Segítségével történik a folyamat átvizsgálása, dokumentáció elkészítése Figyelemmel kíséri a folyamatot Rögzíti a hibás működéseket, javaslatot tesz a változtatásokra Ha szükséges, irányításával a folyamatot és dokumentációját módosítjuk

3. lépés a folyamatok leírása (folyamatábrák, szolgáltatási előírások) Folyamat részleteibe menő átvizsgálása/átalakítása Folyamatábra rögzítése papíron Esetleges módosítások Rögzítés elektronikusan

3. lépés a folyamatok leírása (folyamatábrák, szolgáltatási előírások) Folyamatleírás táblázatos formában (felelősségi körök és ellenőrzési pontok)

3. lépés a folyamatok leírása (folyamatábrák, szolgáltatási előírások) Szolgáltatási előírások elkészítése (gyakorlati megközelítés!!!) Max. 2 oldal

4. lépés a kockázat elemzések elkészítése A kiválasztott folyamatok kockázatos tényezőinek feltárása A kiváltó okok, a gyakoriság és a következmények súlyosságának meghatározása Kockázati hatások felmérése Hibalehetőségek súlyozása Megelőző, ellenőrző intézkedések meghozatala

4. lépés a kockázat elemzések elkészítése Beavatkozási határ meghúzása

Beavatkozás Konkrét beavatkozások a kiválasztott folyamatoknál (168 pont fölött) Mérés Megelőző intézkedések miatt csökkent a gyakoriság? A folyamat a kockázati sorrendben hátrébb kerül

Hozadékok Friss, modern, „használóbarát” szolgáltatások Szabályozott folyamatok – dokumentáció - pályázat? Zökkenőmentes munkavégzés – biztos pont Helyettesítés Új kollégák integrálása könnyebb és gyorsabb „Alulról építkezés” – növekszik a szakmai önállóság, felelősség és kreativitás .

Kell ez nekünk? KELL EZ NEKÜNK !

Részvétel a PMK folyamatszabályozási szakmai napján START Részvétel a PMK folyamatszabályozási szakmai napján Kaptunk információt? NEM IGEN - További információk begyűjtése - Folyamatok azonosítása - Folyamatgazdák kijelölése - Folyamatok átvizsgálása - Dokumentáció elkészítése - Mérés, ha szükséges beavatkozás FOLYAMAT VÉGE (?)

Köszönöm a figyelmet! Hamvas Béla Városi Könyvtár konyvtar@mail.battanet.hu Bajnok Tamara tamara@mail.battanet.hu