ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 6. ea.: Projektek szervezete Programok szereplői Tradicionális projektszervezet Mátrix típusú projektszervezet Projektszereplők és projektszerepek Projektvezetés Vezetési típusok Az előadások / gyakorlatok diáinak kidolgozása során jelöljön ki kulcsszavakat amelyeket az ellenőrző kérdésekhez hiperhivatkozásként kapcsoljon a kérdéshez. Művelet leírása BESZÚRÁS OBJEKTUM HIPERHIVATKOZÁS súgóban.

Program bonyolítás Ellenőrzés – Monitoring - Értékelés MONITORING BIZOTTSÁG FINANSZÍROZÓ SZERVEZET BONYOLÍTÓ SZERVEZET PROJEKT GAZDA, KEDVEZMÉNYEZETT, VÉGREHAJTÓ pénz pénz MONITORING BIZOTTSÁG Ellenőrzés – Monitoring - Értékelés Ellenőrzés: pénzügyi, jogi és adminisztratív előírások Monitoring: eredményesség Értékelés: problémamegoldás

Finanszírozó Fel vagyok hatalmazva arra, hogy bizonyos dolgok alakulásába beleszóljak (pl. EU) és ehhez forrásokkal (EURO) is rendelkezem, amit programok indításával (pl. PHARE) valósítok meg. A bonyolítást vagy valamely saját szervezetem végzi, vagy másokat bízok meg ezzel. Meghatározom az alap prioritásokat, globális célkitűzéseket és az elérendő végső eredményt.

A finanszírozó célja Valamilyen nagy horderejű probléma oldódjon meg Valamilyen kedvezőtlen hatás mérséklődjön A jelenlegi állapotról valamilyen irányba mozduljunk el Valamilyen politika valósuljon meg

Közreműködő szervezet Megpróbálja megszerezni a megbízást (pl. ESZA Kht., RFÜ, stb.) - pályázat, ajánlat  szerződés - Meghatározza a részletes prioritásokat Projekteket generál (tájékoztatás, konzultáció) Elkészíti a pályázati kiírást (forma, tartalom, határidők, pályázók köre) Felállítja az adminisztratív és pénzügyi bonyolításért felelős egységet Kiírja a pályázatot (tájékoztatás, konzultáció)

Közreműködő szervezet Befogadja a pályázatokat Értékeli a pályázatokat Szerződéseket köt a nyertesekkel Folyamatosan ellenőrzi és követi a futó projekteket Előkészíti a projekt zárást (konzultáció, beszámoló és jelentések) Lezárja a projekteket (adminisztratív, szakmai és pénzügyi) Kiértékeli a projekteket (szakmai és pénzügyi) Jelentést készít a finanszírozó felé

Projekt gazda Ismeri a helyi gondokat és problémákat Kevés a saját forrása azok megoldására Kiegészítő forrásokat kutat  talál (pályázat) ? Együttgondolkodás, partnerség Koncepció, tervezés Pályázat írás és beadás  nyer ? Szerződéskötés !!! Végrehajtás, megvalósítás Beszámolás és elszámolás „Továbbélés"

A projekt szervezete Lehet egyszeri a megvalósítást irányító szervezet, amely a projekt befejezése után megszűnik A szervezet két értelemben létezik: Belső (a vizsgáltunk tárgya, a cégen belüli projekt menedzsment) Külső (a projekt menedzselése házon kívül) nagyobb projekteknél szponzorok, finanszírozók, tanácsadó testületek külső csoportjai lehetnek illetékesek a szervezet kialakításának körülményei a projektmenedzser hatáskörén kívül esnek. Leggyakoribb (belső) projekt szervezet típusok: Tradicionális projekt szervezet Mátrix projekt szervezet

Tradicionális projekt szervezet HÁTRÁNYOK a projekt tagok kiválasztásánál a projekt vezetője függőségben van a szervezeti egységek vezetőivel a munkatársak projekthez rendelése miatt gondoskodni kell pótlólagos munkaerőről a projekt befejezése után problémás lehet a tagok re-integrációja a szervezetbe ELŐNYÖK a projekt vezetőnek teljes kompetenciája van a felelősség kérdése egyértelműen tisztázott zavarok esetén gyors reagálás munkatársak bevonása célirányos

Tradicionális projekt szervezet

Mátrix szervezet A projekttevékenységeket a funkcionális szervezetek munkatársai végzik a projektmenedzser és szervezetének horizontális koordinációja mellett. A projekt teljesítésével összefüggő döntések megoszlanak a funkcionális egységek vezetői és a projektmenedzser között. Felső vezetés Pénzügy Kereskedelem Fejl/Terv. Term. irány. Min. bizt. Projekt men. Alaptevékenységek Projektmenedzser döntése és felelőssége: mit és mikor, funkcionális vezető döntése: hogyan és ki

Mátrix típusú projekt szervezet ELŐNYÖK a projekt vezetője és a team tagok is felelősnek érzik magukat a megvalósításért a team tagok biztonsága nagyobb mert nincsenek kivéve a vállalati szervezetből, így a projekt befejezése után nincs szükség a re-integrálásra HÁTRÁNYOK kompetencia konfliktusok alakulhatnak ki a szervezeti és projekt vezetők között a prioritások és erőforrások területén a projektben dolgozóknak két vezetőjük van

Mátrix projekt szervezet Kulcskérdés a funkcionális vezetők és a projekt menedzser közötti hatáskör és felelősség megosztása HEFOP 3.3.1.

Projektszereplők MEGBÍZÓ PROJEKT MEGBÍZOTT koordinátor ÉRINTETTEK, FELHASZNÁLÓK PROJEKTVEZETŐ DÖNTÉSHOZÓK TERVEZŐ ÉS VÉGREHAJTÓ TEAM-EK

Vezetési stílus

Magatartási formák

Projektszervezés / vezetés Vezetési stílusok: Irányító vezető (megmondja, hogy mit, hogyan) Meggyőző vezető (megmondja, hogy miért úgy) Konzultáló vezető (meg lehet vele beszélni) Megbízó vezető (csak a célt adja meg) A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!! Szempontok: Vezetett felkészültsége, hozzáértése Vezetett hozzáállása, önbizalma

Lehetséges egyéni tudásprofilok a projekt teamben SPECIALISTA GENERALISTA egy területet nagyon mélyen ismer a saját területén jó válaszai vannak sok területen van tudása, de nem mély érti a területek közötti összefüggéseket jó kérdéseket tud feltenni bármely területen

A projektmenedzser személye Feladata: a projektmegvalósítás folyamatának vezetése irányítása szervezése Tényleges hatásköre erősen függ a befolyásolási képességétől, a szükséges alábbi alaptulajdonságok mellett : Erős, de elfogadott személyiség, jó tárgyalási készséggel és diplomáciai érzékkel Bizonyítottan magas szakmai kvalitás a projekttevékenységek legalább egy ágazatában Szakismeretén kívüli területek elfogadása, összefüggésekben látás képessége Érdekeltség a projekt sikeres befejezésében Pénzügyi folyamatok, szerződési jog ismerete, vállalkozói dinamizmus

A projektmenedzser Tulajdonságai, feladatai: ismeri a projektet és környezetét rendszerben gondolkozik, nem specialista feladata az együttműködés elősegítése felelősséggel tartozik a projektet koordináló intézmény és a partnerek felé a projekt felé a projektcsapat tagjai felé

Team tagok választása Team-en belüli feladatok szerinti válogatás (ideális esetben): Vezetés Ötletadás, tevékenységi irányokra javaslatok Feladatok (munka) ‘mozgatása` Adatkeresés, információgyűjtés Összegezés Külső-belső „őrszem” funkciók: team-en belüli feszültségoldás, zavaró tényezők távoltartása

A projekt team felépítése (személyiségbeli) A csapatban szükséges szerepek: a kreatív a motivátor a precíz a gyakorlatias a kritikus az adminisztrátor

Projekt szerepek (formális) Megbízó (dönt az indításról) Felhasználó, kliens (a projekt végtermékét fogja használni) Projekt felügyelő (a megbízó képviselője) Projekt Irányító Bizottság (PIB) (a projekt irányító és döntéshozó testülete, 1 elnök és 3-4 tag, elnöke a projekt felügyelő) Projekt menedzser (PM) (a projekt operatív irányító vezetője) Projekt mag (kreatív tagok csoportja, ők készítik el a projekt tervet) Projekt munkacsoport vezető (alprojektek vezetője, szakmaiság) Projekt csapat (véglegesített projekt tagok) Projekt titkár (adminisztráció és kommunikáció) Minőségbiztosítási felelős (visszacsatolások, módosítások menedzselése) Szakértői team (külső szakma-specifikus tanácsadó team) Alvállalkozó (szerződéses „külső erőforrás”)