MediSmart Csak gördülékenyen: Komplex B2B e-számlarendszer előadó: Bolgár Iván 2010. március w w w . m e d i s m a r t . h u 1

MediSmart bemutatkozás Alapítva 1999 Alaptőke: 24 MFt, Létszám: 15 Működési terület: PKI alapú Elektronikus számlarendszer szolgáltatások, Kártyarendszer szolgáltatások, Számlakibocsájtás/befogadás: 1 600 kártyaelfogadóhely felé bocsájtunk ki számlát az e-számla rendszerünkből 900 kártyaelfogadó hely megbízásából bocsátunk ki e-számlát 4 egészségpénztár felé 4 egészségpénztár felé interfész az ügyviteli rendszer kapcsolathoz. Ma már 30 000 e-számla/hó, év végére 50 000 eSzámla/hó Az 1600-ból - 900 kártyaelfogadó hely felé bocsájtunk ki e-számlát a forgalmi - és számladíjakról 700 kártyaelfogadó hely felé bocsátunk ki on-line letölthető, nyomtatható papírszámlát, ezekről a díjakról. Ezek a szolgáltatók is letölthetik, az xml és CSV formátumban a számlaadatokat további feldolgozásra Megszerveztük a 900 kártyaelfogadó helyen hogy webszerviz interfészen, vagy egyéb csatornán felkerüljenek a számlaadatok a MediSmarthoz. A MediSmart rendszerben alapvetően a MediSmart állítja elő az eSzámlát egységes rendszerben A 4 elektronikus számlát befogadó pénztáron kívül, további 5 pénztár részére papírszámlát bocsátunk ki az elektronikusan felküldött számlaadatokból, mert még nem fogadnak be e-számlát ezek a pénztárak a Medismart rendszerből. A számlák ellenőrzötten kerülnek továbbításra, a pénztárban gyakorlatilag automatikusan, tömegesen bekerülnek az ügyviteli rendszerbe, az ellenőrzött és számlatételenként megfelelő könyvelési osztályba besorolt, feldolgozott számlák. A számlaellenőrzés paramétereit a pénztárakkal egyeztetve alakítottuk ki.

Miért jó az e-számla a számlabefogadónak? Egyszerűbb, pontosabb, mert … Megszűnik a postabontás, iktatás, másolás számla és mellékletei adatrögzítése, lefűzés munkafolyamatok Az e-számla és mellékletei adatállománya az eladó ügyviteli rendszeréből közvetlenül a vevő ügyviteli rendszerébe kerülhet, a számlaellenőrzés automatizálható A hibás számla visszaküldése gombnyomásra történik. Nem kell kísérő levél, a visszautasítás oka menüből meghatározható. Az egészségpénztárakkal viszonylag könnyű volt elfogadtatni ezeket az érveket, mert a nagy tömegű papírszámla jogszabályoknak megfelelő ellenőrzése és könyvelése jelentős terhet jelentett. Egy papírszámla kezelés, feldolgozás önköltsége elérte az 60-80 Ft-ot, a hibás számlák kezelésének a költsége pedig ennek a többszörösét teszi ki. Ezek az előnyök természetesen nem vonatkoznak minden e-számla rendszerre, a MediSmart rendszer esetében viszont igazak. 3

Miért jó az e-számla a számlabefogadónak? Gyorsabb, hatékonyabb, mert … A hiteles számlát a számlakibocsátástól számított egy munkanapon belül kézhez kapjuk Jelentősen csökken a számlázással kapcsolatos ügyfélszolgálati munka, mert a számla sikeres, vagy sikertelen kézbesítéséről, befogadásáról, elutasításáról rövid idő alatt tudomást szerez a számlakibocsátó A számlák teljes adattartalmukkal, mellékleteikkel pillanatok alatt visszakereshetők, az adatok igény szerint exportálhatók Ez a gyors kézhezvétel azon ritka esetekben előny, ha érdekelt a számlabefogadó a gyors fizetésben, mert ezen múlik valamilyen üzleti tranzakciója. Nagy számú szállító esetén jelentős ügyfélszolgálati kapacitást igényel a kapcsolattartás, a számlakifizetésekkel kapcsolatos kérdésekre és hibás számlák kezelése miatt. A hibás számlák lelevelezése, visszaküldése jelentős munka és posta költséget jelent. A hibás számlák aránya az egészségpénztári és kórházi rendszerekben néha elérte az összes számlamennyiség 5%-át. A számlafeldolgozás felgyorsul, megszűnik az adatrögzítési hiba. 4

Miért jó az e-számla a számlabefogadónak? Olcsóbb, mert Az e-számlákat elektronikus úton kapjuk, így megtakarítjuk a postabontás, iktatás, lefűzés munka költségeit A számlák közvetlenül az ügyviteli rendszerbe kerülnek, így megtakarítjuk az adatrögzítés költéseit Az automatikus számlaellenőrzéssel jelentős élőmunkától mentesül a számlabefogadó A hibás, visszautasított számlák esetén megtakarítjuk a kísérő levél nyomtatás, postázás, költségeit ~60% A pénztárakat a tagokért folytatott verseny a működési költségeik csökkentésére kényszerítette ezért a többségük bevezette az elektronikus számla befogadást és részben finanszírozták is a kártyaelfogadó helyeknél, főleg a nagy forgalmú patikáknál az elektronikus számlázás lehetőségének a megteremtését. Reális elvárás egy jól működő rendszernél a 60% költségmegtakarítás. 5

Miért jó az e-számla a számlakibocsátónak? Mert jó a számlabefogadónak A kézbesítés sikerességéről rövid időn belül meggyőződhet. Egyszerűen gyorsan visszajelezhet, ha hibás a számla Egyszerűen, gyorsan visszajelezhet, ha nem fogadja be a számlát, indoklással Több számla együttes utalása esetén előnyös a fizetve státusz beállítása Kevesebb reklamáció, elégedett partner Gyorsabb utalási lehetőség Ugyan a számlabefogadás a mai téma, de egy lap erejéig említsük a számlkakibócsájtókat is. A számla befogadóm a vevőm, akinek szeretnék a kedvébe járni és ha a befogadó oldal ezt forszírozza megteszem. Az sem hátrány, hogy nem a fizetési határidő, leteltével, az elmaradt utalás reklamálásakor derül ki, hogy a vevő nem is tudott a számláról. 6

B2B e-számla rendszer kórházi holding részére Feladatok: Bejövő számlák kezelése e-számla rendszerben Orvos alvállalkozók beszámlázása Holdingon belüli intézmények egymás közti e-számlázása és elszámolása A kórház e-számlás partnerei egyéb e-számlázásának biztosítása Egy-egy városi egészségügyi intézmény rendszer akár ezer beszállítóval, alvállalkozóval dolgozik. Ezek közt találhatunk takarító kisiparostól kezdve laboratóriumok, más egészségügyi intézmények, gyógyszer és gyógyászati segédeszköz szállítók, orvosok, különböző informatikai háttérrel. Az e-számlarendszer értékét az határozza meg, hogy a számlamennyiség minél nagyobb hányadát bonyolítsák rajta és minél több beszállító tudja használni. A kórház beszállítói olyan szoftvert kapnak, aminek a segítségével nemcsak a kórháznak, hanem bármelyik partnerének tud e-számlát, vagy on-line nyomtatható papírszámlát küldeni, akinek van e-mail címe.

Bejövő számlázás A gyógyszer és gyógyászati eszköz nagykerek ezen a webszerviz interfészen keresztül fognak beszámlázni. A többi cég a számla volumentől és az informatikai háttértől függően fog dönteni a webszerviz és a kliens közt. A kliens egy kvázi vastag kliens, mely tartalmaz egy számlázó modult, melybe egyszerűen bevihetők a számlaadatok és a számla rögzítésével felküldi a MediSmart központba. Ugyanez a kliens tartalmaz egy bejövő szám A kórház beszerzői vásárolhatnak bankkártyával. Amennyiben egyetlen szolgáltatást vehet igénybe az adott helyen, úgy a POS tranzakció alapján a MediSmart előállítja az előre rögzített szolgáltatásról a számlát. A takarító kisiparos havonta fix összeget számláz, ha ettől el akar térni, telefonos ügyfélszolgálatnál jelezheti. Nem lehet 100%-os a nethasználat a beszállítói körben. Számlaközpont befogad a szerződött ügyfelektől telefonon faxon, emilben érkező megbízásokat. Az a lényeg, hogy az eü intézmények minden esetben egységes formátumú, igény szerint ellenőrzött számlát kapnak. Aki nem rendelkezik internet kapcsolattal, nincs e-mail címe annak lehetősége van a könyvelőjénél üzemeltetni a klienst. Amennyiben ragaszkodik a papírszámlához a megbízása alapján papírszámlát állítunk elő, melyet az EÜ intézmény on-line tud nyomtatni. A számla vevő eladói példányát a webszervizen keresztül adjuk vissza, aki klienssel dolgozik, az a kliensben megtekintheti, letöltheti és elmentheti, xml, vagy csv formátumban. A teljességgel humán interfészes papírszámla szerződött, havonta postán kapja meg a papírszámla másodpéldányát.

Ellenőrzés Alapellenőrzés Opcionális ellenőrzések Számlaigazolás Vevő és szállító adatok Adószám, bankszámlaszám megfelelőség Számszaki ellenőrzés Opcionális ellenőrzések Kártyás authorizáció-számla összevetés Megrendelés, szerződés paramétereivel összevetés Számlaigazolás Beállítható az igazolók személye E-aláírás alapú számlaigazolás A vevő és szállító adatai a szerződéskötéskor bekerülnek a rendszerbe, de gyakran változhatnak, amiről nem küld értesítést a változó fél. A kártyás authorizációról keletkezik egy banki terhelés amit az elektronikus bankkivonat segítségével a rendszer automatikusan összevet a számla értékével. Ez egy preciz előkészítő munkát igényel, ami később kamatostul megtérül a számlaigazolások során A számlaigazolás: Egyes központi beruházásoknál, akár 20 személyre is szükség van egy-egy számla igazolására

Orvos alvállalkozók számlázása Két alternatívát tettünk a rendszerbe. 1) A webpay egy on-line authorizációt követő e-számlázáshoz használatos. Az egészségpénztári rendszerben ez egy kedvelt eszköz. Az orvosnak ebben a rendszerben lehetősége van a bankkártyás fizetéshez hasonló előzetes bejelentkezésre a MOK kártyájával. Az engedélyszám a Kórház fizetési igérvényét jelenti. Az orvosi szerződés paramétereit a rendszertárolja. A tranzakciónak két szereplője van, az egyik az orvosszolgáltató, a másik a munka igazolója. A számla már úgy kerül másnap a feldolgozásra, hogy azon szerepel az illetékes elektronikus aláírása a munka elvégzéséről, és a rendszer igazolása, hogy a számla megfelel a szerződés paramétereinek. A webpay kliens az egészségügyi intézménybe van telepítve. 2) Az e-számla kliens alkalmas az e-számla kiállítására az eü. Intézmény felé, de megtekinthetők a webpay-ben kiállított számlák itt is. Mind a webpay, mind az e-számla kliens webszervizen keresztül kapcsolódik a MediSmart számlaközponthoz A kliensben nyomon követheti az orvos a számla útját a számla befogadása/elutasítása –tól, az utalásig.

Kooperációs partnerek elszámolása A felek egymás felé eélekttronikusan számláznak. A rendszer tartalmaz egy igény szerinti ellenőrző metódust. Az e-számlaközpont mellett működő kis zsiró, bármelyik pillanatban meghatározza a felek által egymás felé kiállított számlák alapján a nettó fizetendő értéket.

B2B, B2C MsElszám Kliens, mint számlázó és számla befogadó Számla érkezésről e-mail értesítés; az üzenet tartalmazza: e-számla, vagy papírszámla érkezett A beérkező e-számlakép (számla) nyomtatható A beérkező e-számla CSV-be, és XML-ben letölthető A kliensben beállítható a számla befogadás/elutasítás A bejövő, kimenő számlák a fejléc, összeg és státusz adatok alapján rendezhetők, kereshetők Könyvelő kliens, egy kliensben több e-számlás vállalkozás is kezelhető Könyvelő webszerviz interfész A kliens on-line letölthető. A használatához szerződés és MediSmart által biztosított tanúsítvány kell A http://providers.medismart.hu weblapon, jelszóval védetten elérhetők éves bontásban a kimenő és bejövő számlák és mellékleteik A kliensben letöltődnek az új beérkező számlák kérésre, illetve minden on-line kapcsolatkor Az e-mail üzenet automatikus küldése beállítható a kliensben. A MediSmart e-számlsközpon és az MSEszámla Kliens rendszer kezeli az e-számla küldést/fogadást és az on-line letölthető papírszámla küldést, fogadást. A számlabefogadó által beállított státusz az első on-line kapcsolatnál frissül a számlakibocsátó kliensében Lehetőség van a szállító, vagy vevő ügyviteli rendszerébe webszervizen keresztül átadni az adatokat. A könyvelési rendszernek persze akkor éri meg ha nagy számú számlát kell rögzítenie. A kliens használatához szerződés és MediSmart által biztosított tanúsítvány kell a kliensből az adat ezzel a tanúsítvánnyal hitelesítve érkezik a MediSmarthoz.

Elérhetőségeink Telefon: +36-1-788-2040 Fax: +36-1-236-0358 medismart@medismart.hu w w w . m e d i s m a r t . h u 13

Köszönjük figyelmét! w w w . m e d i s m a r t . h u 14