Úton az elektronikus levéltár felé Jogszabályváltozások értelmezése és következményeik a levéltárak működésében Úton az elektronikus levéltár felé 2006. június 14. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.

Levéltárakat érintő jogszabályok 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 2005. évi CXLIX. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről 7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet a Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről …/2006. (… …) BM-IHM rendelet az elektronikus iratok levéltárba adásáról és tárolásáról – Előkészületben!

Kapcsolódó jogszabályok 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról 2004. évi LV. törvény az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény módosításáról 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól

Kapcsolódó jogszabályok 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról

A jogszabály módosításokból adódó következmények Meghatározásra került a köziratok kezelésének szakmai irányítása Lehetővé vált az elektronikus ügyintézés, ami nagy mennyiségű elektronikus iratot generál, mely iratok egy része levéltári anyagnak fog minősülni A közfeladatot ellátó szervek csak tanúsított iratkezelési szoftvereket használhatnak A közfeladatot ellátó szerveknél egyedi vagy egységes iratkezelési szabályzat és minta irattári terv Levéltári anyagról elektronikus másolat is készíthető

A levéltár működésében indukált változások Új tárgyi feltételeket kell biztosítani A levéltári alkalmazottak átstrukturálódása A levéltári folyamatok megváltozása A levéltári tevékenységek megváltozása

Az új típusú levéltár kialakítása A levéltár szervezeti felépítésének megváltoztatása Új típusú levéltárosok képzése Az elektronikus levéltár működtetéséhez szükséges infrastruktúra kialakítása A levéltári folyamatok újjászervezése A levéltári tevékenységek átstrukturálása

Felmerülő nehézségek, problémák Fogalmi különbségek az egyes jogszabályokban Levéltári tevékenységek értelmezése az elektronikus levéltár vonatkozásában A dokumentumkezelő rendszerek különbözősége A hosszú távú megőrzés problémái Adatvesztés megelőzése Hitelesség bizonyítása Vegyes iratok kezelése (papír – elektronikus) A régi és az új levéltári rendszer együttélése

A levéltári feladatok értelmezése Hagyományos levéltár Elektronikus levéltár Konzultációs lehetőség és egyetértési jog az iratkezelési szabályzatok tekintetében Alapvetően iratkezelő-levéltáros felkészültséget igényel, a levéltári vonatkozású iratok és tevékenységek jól meghatározottak. Levéltári és informatikai ismeretekkel rendelkező szervezőt igényel, a levéltári vonatkozású adatok és tevékenységek nincsenek egyértelműen definiálva. Az iratkezelés ellenőrzése Elsősorban az iratok állagmegóvására, tárolására irányul Elsősorban az iratok keletkeztetésére irányul Iratselejtezés jóváhagyása, ellenőrzése A fizikai iratok szabályszerű selejtezését és megsemmisítését ellenőrzi Az adatok vissza nem állítható módon való törlését ellenőrzi

A levéltári feladatok értelmezése Hagyományos levéltár Elektronikus levéltár Iratanyagok szakszerű őrzése Az előírásoknak megfelelő fizikai tárolóhelyek kialakítása, az irat anyagának megfelelő tárolási körülmények biztosítása A levéltári adatok tárolását és kezelését biztosító számítástechnikai rendszer és a működéséhez szükséges környezet biztosítása, szükség esetén adatmentések, migrációk elvégzése Levéltári anyagok átvétele Az iratanyag megfelelő állagának, csomagolásának ellenőrzése, tételes személyes átadás-átvétel Az átadásra kerülő adatok formátumának, olvashatóságának ellenőrzése, automatikus átadás-átvételi folyamat. Levéltári anyag rendezése, selejtezése Az iratok fizikai rendezése, selejtezése Logikai rendezés, selejtezés

A levéltári feladatok értelmezése Hagyományos levéltár Elektronikus levéltár A levéltári anyagok kutathatóságának biztosítása Szabályozott kutatás, kutatóterem biztosítása Jogosultságfüggő szabad kutatás, a kutatást az arra jogosult akár a saját irodájából is végezheti Iratkölcsönzés Az eredeti irat kölcsönadása, jegyzőkönyv, őrjegy, napló, korlátozott időtartam Hagyományos értelemben nem értelmezett, jogosultság alapú korlátlan vagy korlátozott on-line hozzáférés, illetve másolat kiadása lehetséges Nyilvántartások, segédletek Számítógépes nyilvántartás, de manuális adatrögzítéssel készített, rögzített struktúrájú Automatikusan generálható, akár többféle szempont alapján, szabadon összeállítható

Úton az elektronikus levéltár felé Köszönöm a figyelmet! Úton az elektronikus levéltár felé 2006. június 14. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.