A projekt sikerének értékelése Projekt – kontrolling A projekt sikerének értékelése

1. A fogalom definiálása Projekt fogalma: A projekt olyan komplex, egyedi és egyszeri tevékenység, amely műszaki – gazdasági paraméterekkel leírható, amelynek megvalósítása időben és költségben egyaránt meghatározott. [1] Kontrolling fogalma: A kontrolling funkcionális szempontból a vezetés alrendszere, mely a tervezést, az ellenőrzést, valamint az információ-ellátást koordinálja.[2] A kontrolling tartalma röviden a nyereségmenedzsment kifejezéssel jellemezhető. A projekt - kontrolling a határidőre történő teljesítést, az erőforrások és költségek optimális felhasználását jelenti a tervezés célkitűzéseinek megfelelően. [1] Görög [2] Horváth-Dovák

2. A projekt – kontrolling elemei A projektkontroll elemei: a teljesítménymonitoring, erőforrásmonitoring, költség és árbevételmonitoring.

Az elemzők számára gyors és pontos információt kell szolgáltatnia. 3.1 Követelmények: a projektkontroll-rendszerek összhangban kell lennie a szervezettel, amely működteti. A projektszervezetek három alaptípusa projekt céljait szolgáló szervezet, a hagyományos lineáris – funkcionális szervezeti struktúrára alapozott projektszervezet, a mátrix struktúrára alapozott projektszervezet. A rendszernek alkalmasnak kell lennie a terv-tény eltérések vizsgálatára. Az elemzők számára gyors és pontos információt kell szolgáltatnia. A terv-tény eltérés vizsgálata legyen egyszerű, áttekinthető. A projektkontroll elvei feleljenek meg a modern költség- és teljesítményelszámolás elvének. A rendszernek meg kell felelnie a kontinuitás elvének, amely a változó szervezeti és környezetei feltételekhez való folytonos alkalmazkodást jelenti.

3.2 Az IT projektek ellenőrzése – erőforrás, teljesítmény, határidők, költségek A teljesítmény – monitoring a teljesítmények időbeli ütemezésének elemzését jelenti, amelyet havi, heti bontásban készíthetünk el. Jelentős mértékű eltérésnél szükséges az időterv aktualizálása, hogy a teljesítés visszatérjen az eredeti terv szerinti állapothoz. Az időterv aktualizálása a következőt jelenti: a befejezett tevékenységek megszüntetése, időszükségletet nullának kell tekinteni, még folyamatban lévő tevékenységek azonosítása, az el nem kezdett tevékenységek azonosítása és teljesítési idejük definiálása. 3.3 Az erőforrás monitoring A tevékenység annak elemzését jelenti, hogy a különböző erőforrások felhasználása arányban áll a teljesítményekkel. Ez azt jelenti, hogy a projektkontroll összetett tevékenység, az erőforrás –monitoring szorosan összefügg a teljesítmény és költség, árbevétel monitoringgal. A munkaerő, a géperő és a készletfelhasználás mind naturáliában, mind értékben mérni kell.

4. Az eltérések vizsgálata Kalkulációs módszerek: egyszerű osztó, egyenértékszámos osztó, gépóra kalkuláció, gazdasági kalkuláció, pótlékoló kalkuláció, tevékenységalapú költségszámolás. A projekt – kontrollingban elterjedt módszerek: a paraméteres költségbecslési eljárás, amely a normatív kalkuláción alapul, a tevékenységalapú költségbecslési eljárás. A paraméteres költségkalkuláció megvalósított (tervezett) költségek és a tényleges költségek eredményein alapul. A tevékenységalapú költségterv alapja az időterv, amely alapján tevékenységre, folyamatra becsülöm meg a költségeket.

5. A projekt-kontrolling feladata és eszköztára 5.1 A statikus gazdaságossági vizsgálatok A statikus vizsgálatok egyetlen periódusra vonatkoznak. Az időtényezőt nem, vagy korlátozottan vesszük figyelembe. Statikus eljárások: költség-összehasonlító számítás, nyereség-összehasonlító számítás, jövedelmezőségi számítás, megtérülési periódus (amortizációs) számítás.

5.1.1. A költség-összehasonlító számítás A beruházások felmerülő költségeinek összehasonlítására szolgáló módszer. Az a beruházási alternatíva a legkedvezőbb, ahol periódusonként vagy teljesítményegységenként a költségek a legalacsonyabbak. A módszer alkalmazása az alábbi tényezőktől elvonatkoztat: - nem vizsgálja a hozamokat, - a tőke jövedelmezőségét nem méri, - az összehasonlítás időhorizontja rövid, - a régi berendezések maradvány értékét nem veszi figyelembe, az alternatívák közötti választást segíti, de alternatívánként a beruházás gazdaságossága nem értékelhető. A módszer előnye, hogy a beruházással előállított termék egységére jutó közvetlen vagy teljes költségét határozza meg.

5.1.2. Jövedelmezőségi számítás A jövedelmezőségi számítás alkalmazása a tőkeszegény gazdaságban a beruházási eszközök optimális befektetését segíti elő. 5.1.3. Megtérülési periódus számítás (pay-off period) A megtérülési periódus számítás a tőkebefektetés előnyösségéről, illetve a beruházás hasznáról nyújt tájékoztatást. A módszer hozzásegít a befektetési kockázat kezeléséhez, melynek értelmében le kell építeni a jövő bizonytalanságából eredő veszélyeket. Információt nyújt a beruházás likviditást befolyásoló hatásairól a jövőben. A módszer a statikus számítások hibáival rendelkezik, mégis a gyakorlatban leginkább elterjedt számítás. 5.1.4. A megtérülést ki nem váró időszak (cut off-period) A módszer lényege az, hogy megállapítjuk azt az időszakot, amelyen belül a teljes beruházási összeget vissza akarjuk nyerni. Az eljárás alkalmazása akkor indokolt, ha az eljárás, vagy a beruházással termelt termék szabadalommal nem védhető, fennáll a veszély, hogy a konkurens cégek lemásolják. A nyereség a választott periódust követően bizonytalan. A módszer hibája, hogy elvethetünk olyan beruházási alternatívát, amelynek a megtérülése nem az első néhány évben várható, egyébként pedig kedvező lehetne.

5.2. Dinamikus eljárások Ezek a módszerek a beruházások élettartamára (tervezési időszakára) vizsgálják a beruházás előnyösségét. Az időtényezőt, mint a növekedés közegét számításba veszik. Három módszer ismeretes: a nettó jelenérték módszer (NPV), a belső kamatláb módszer (IRR), annuitási számítás.

5.2.1. Nettó jelenérték (tőkeérték) módszer) A gyakorlatban az egyik legelterjedtebb módszer. A nettó jelenérték (net present value, NPV) a befektetések révén képződő jövedelmek diszkontált összege (jelenértéke) és a kezdő befektetések különbsége. A mutatóból két dologra következtethetünk: a jövőbeni jövedelmekből - a kockázatot és a pénz időértékét is figyelembevéve - megtérül-e a befektetés, a befektető gazdagodik-e, vagyona gyarapodik-e a beruházás révén. Képletben kifejezve: ahol: Co = a 0-dik időszak befektetése, pénzkifizetése, amely szám általában negatív, r = haszonáldozat, vagy a tőke alternatív költsége, Ci = az i-edik időpont várható bevétele cash flow, Present Value (PV), i =1,2....k a projektek száma.

5.2.2. A belső megtérülési ráta (IRR) A belső kamatláb (internal rate of return, IRR) úgy definiálható, mint az a kamatláb, amellyel a befektetés révén képződő cash flow-kat diszkontálva azok nettó jelenértéke (NPV) éppen 0-val egyenlő. A belső kamatláb mint döntési kritérium azt fejezi ki, hogy fogadjuk el azokat a befektetési terveket, amelyek belső kamatlába nagyobb, mint a hasonló kockázatú alternatív befektetési lehetőségek hozamrátája. A belső kamatláb meghatározása történhet grafikusan vagy közelítő eljárással, mivel n-ed fokú polinomról van szó. ahol: r = a diszkontráta, C1 = a bevétel, Co = induló ráfordítás.

5.2.3. Annuitás módszer A beruházás egy adott kalkulációs kamatláb esetén akkor előnyös, ha az átlagos éves befizetések és kifizetések közötti különbség egyenlő zéróval. Egy beruházás annuitása (a): ahol: C átlagos befizetési többlet, r kalkulációs kamatláb, i időtényező.

6. A projekt-kontrolling eredménye A projekt a stratégiai célok elérésének eszköze, a stratégiai cél megvalósulása, amelyet a cél mellett a projektet leíró karakterisztikák és érdekelfogadás hármas dimenziójában vizsgálhatunk.

7. Utóértékelés: a projekt sikerének értékelése 7.1 A projekt sikerének szempontjai A projekt sikerének szempontja, a projekt karakterisztikájának megítélését jelenti, amelynek során az előre definiált eredmény teljesség, funkcióképesség, minőség a meghatározott idő és költségkorlátok betartását jelenti. A projekt sikere jelenti a projektet leíró paraméterek, a stratégiai célok és az érdekeltségi csoportok elfogadásának a teljesülését. A stratégiai menedzsmentnek meg kell fogalmaznia a projekt sikerének kritériumait, a mérés eszközeit, a mérés időpontját, a felelősségi szinteket, a paraméterek módosításának okait és következményeit, sikertelenség esetén annak megszűnését.

7.2 A projekt értékelése és a módosítás okai A projekteredményesség módosítását előidéző belső okok: a célstruktúra változása, újabb igények felmerülése, új technikai megoldás felmerülése, belső szabályozás módosulása, előre nem látható technikai korlátok, határidő módosulása, tőkehiány, érdekellentmondás. Külső okok lehetnek: szabályozás módosítás nemzetközi, hazai szintű, külső érdekcsoport magatartása, újabb piaci igények és piaci korlátok felmerülése Az erőforrás allokáció módosulását előidéző belső okok: pénzügyi források hiánya, belső szabályozás változása, technikai korlátok, érdekellentét.

A külső okok: szabályozásváltozás, kapacitáskorlát, érdekellentét. A projekt megszűnésének okai: a tulajdonos stratégiai céljainak változása, jelentős idő- és költségtúllépés és likviditási problémák. A projekt sikerének feltételei: projektkontroll kialakítása, megfelelő módszertani és technikai eszköztár, a szervezeti kultúrába ágyazott projektkultúra.

7.3 A stratégiai, illetve projektcélok értékelése A projekt eredményét a projekt célja, időtartama és költségkerete határozza meg.

7.4 A projekt értékelése, eredmények számszerűsítése Az a pénzügyi modell tekinthető szakszerűnek, amely áttekinthető, megfelelően részletes, forintban és devizában is rendelkezésre áll. A pénzügyi modell alap és háttértáblázatai: likviditási terv eredménykimutatás, mérlegterv, pénzügyi mutatók számítása. A likviditás tervezésnek és beszámolónak azonos tartalmúnak kell lenni. Készülhet havi, heti vagy akár napi bontásban. A likviditási tervben a bevételek és kiadások elemeit határozzuk meg. A záróegyenleg negatív eredménye felhívja a figyelmet a likviditási problémára (1. táblázat).

A mérlegbeszámoló és eredménykimutatás elemzésének eszközei lehetnek: dinamikai vizsgálatok és trendek felvázolása, adott időszak adataiból megoszlási viszonyszámok, aránypárok képzése. A vállalati mérleg és eredmény-kimutatás adatai alapján elemezhetjük a vállalat: vagyoni helyzetét, pénzügyi helyzetét és jövedelmezőségének alakulását.

A vagyoni helyzet elemzése az alábbi mutatókkal történhet: eszközök összetételével, befektetett és forgóeszközök vizsgálatával, a tárgyi eszközök hatékonyság-vizsgálatával, a tárgyi eszközök idényességének alakulásával, a készletek hatékonysága-vizsgálatával, és a mutató reciprokával a tárgyi eszközök utánpótlásának mutatójával, a készletek fordulatszámával, a forgási sebességgel napokban, a relatív készletváltozás igényével, a források összetételével, saját tőkével és idegen forrásokkal, az eladósodás mértékével, a saját tőke arányának növekedésével, a tőke ellátottsági mutatóval.

A vagyoni helyzet elemzése az alábbi mutatókkal történhet még: a pénzügyi helyzet mutatóival: - cash flow, - likviditási mutató I., likviditási mutató II. jövedelmezőségi mutatókkal - árbevételarányos jövedelmezőségi mutató, - eszközarányos jövedelmezőségi mutató, - tőkearányos jövedelmezőségi mutató, - bérarányos jövedelmezőségi mutató.

7.4.1. Mutatók és mutatószám-rendszerek A mutatók szerepe a kontrollingban azt jelenti, hogy - a tervezés, irányítás és az ellenőrzés segédeszközei, - a vállalati és nemzetgazdasági, vagy ágazati összehasonlítás eszközei, a management információk szerves alkotórészei. A mutatók, illetve mutatószám-rendszerek kialakításánál az alábbi szempontokat kell figyelembe venni: - a mutatóknak mérhetőknek kell lenniük, - azonos időhorizontra kell elkészíteni a terv-tény összehasonlításnál, - a kontinuitást biztosítani kell, - költség/haszon vizsgálatot az információ bővítésnél figyelembe kell venni.