Az SAP DMS hatékony alkalmazása szerződések kezelésénél Nagyvállalati dokumentumkezelés III május 27. Vajda Gyula

Előzmények SAP feljegyzésekjegyzőkönyvekemlékeztetők belső - postai - levelezések külső - postai - levelezések faxokszerződések szállítói számlák szállítólevelekstb. IKTATÓRENDSZER FÁJLRENDSZER ajánlatok megrendelési igények megrendelésekkeretszerződésekteljesítésigazolások vevői rendelések vevői számlák stb. (ARCHÍV SZERVER) Fizikai és/vagy logikai kapcsolat Logikai kapcsolat iktatás integráció eredeti fájl csatolása szerződések

Iktatás 1. - Szerződések csoportosítása Legyen lehetőség az iktatott szerződések szerződéstípus szerinti csoportosítására és egyedi azonosítására. Szerződés azonosító Szerződésfajta Verzió Részdokumentum Belső vagy külső számkiosztás /2004/FGO MUN/KJ/24/1 Anyag beszerzés (AGB) Szolgáltatás beszerzés (SZB) Beruházási szerződés (BSZ) Tanulmányi szerződés (TAN) Hitelszerződés (HIT) Folyószámla-szerződés (FSS) Munkaszerződés (MUN) Stb. 00, 01, 02, … V1, V2, V3, V4… 000, 001, 002, 003, … AP1, AP2, AP3, …

Iktatás 2. - Szerződéses adatok rögzítése Az iktatás során a szerződés minden olyan lényeges adata rögzíthető legyen, amelyre szelektálva, szűrve célirányos listák, lekérdezések hívhatók le. Ez a lehetőség standard eszközökkel legyen bővíthető. Alapadatok MegnevezésStátuszSzerződésgazda Nyilvántartási adatok FutamidőTeljesítésekNyelv Szerződés azon. Értékhatár Telj. igazoló SzámlaigazolóJogcím Iktatás, irattározás Műszaki jell. DMS Osztályozás Határozott, határozatlan, eseti Kezdet, lejárat, részteljesítések dátuma Magyar, angol, német, francia Egyedi (ISO) vagy partnernél Időszakos keretösszeg Igazoló szervezet vagy személyek Tanácsadás, életbiztosítás, stb. Iktatás helye, módja Vállalatspec. műszaki paraméterek

Iktatás 3. - Elszámolási adatok rögzítése A szerződésben az általános és egyéb nyilvántartási adatok mellett a teljesítések rögzítéséhez szükséges szervezeti és elszámolási adatok is megjelenjenek. Szervezeti adatok: – –Gyár, beszerzési szervezet, beszerzési csoport, anyagcsoport, értékesítési szervezet, stb. Elszámolási adatok: – –Anyag, megnevezés, mennyiség, egységár, kontírozási jellemzők, fizetési feltételek, stb.

Iktatás 4. - Kapcsolatok SAP objektumokkal Többoldalú szerződések egyszerű kezelhetősége. Az SAP anyaggazdálkodási és értékesítési moduljaiban használható keretszerződések nem teszik lehetővé, hogy egy szerződéshez több szállítót és/vagy több vevőt rendelhessünk. Szerződés azonosító Szerződésfajta Verzió Részdokumentum Vevő Szállító Anyag Eszköz Berendezés Stb. Dokumentum

Hierarchia, struktúra Bizonyos szerződésfajták esetén szükség van a szerződések hierarchiába rendezésére, alá-fölérendelés lehetőségére, külön-külön vagy együttes megjelenítésére.

Fájlcsatolás, archiválás Az SAP-ban létrehozott (iktatott) szerződéshez valamely munkaállomány (pl. MS Office) segítségével előállított szerződés(tervezet) hozzácsatolása, archiválása. A rendszer három alap tárolási helyet, módszert támogat: tárolás az SAP R/3-as adatbázisban, tárolás az SAP R/3-as adatbázisban, tárolás fájlrendszerben, tárolás fájlrendszerben, tárolás archív szerveren. tárolás archív szerveren. Szerződés azonosító Szerződésfajta Verzió Részdokumentum CAD BITMAP

Szerződések előkészítése - státuszkezelés Új szerződés rögzítése Véleményezések Módosítások Szignálások /engedélyezés/ Aláírt, érvényes szerződés Szerződésgazda Kijelölt szervezeti egységek Szerződésgazda A szerződésállomány és annak fontos paraméterei a kötés fel- merülésének pillanatában rögzíthetővé váljanak. A szerződések állapotait, állapotváltozásait nyomon lehessen követni. Státuszváltozás: workflow-feladat üzenetküldés csatolt dokumentum tartalmi változása az előző változat meg- tartásával

Verziókezelés és -követés Ügyrendi előírás: teljesítés csak érvényes szerződésre rögzíthető. A szerződés (iktatott és eredeti fájl) módosítása verzióváltással és verziókövetéssel történjen. Szerződés azonosító Szerződésfajta Verzió 1 Részdokumentum Szerződés azonosító Szerződésfajta Verzió 2 Részdokumentum workflow-feladat üzenetküldés felülvizsgálat módosítás

Teljesítések, elszámolások /félautomatikus/ DMSszerződésadatok Beszerzési megrendelés Díjtétel Vevői rendelés Díjtétel Teljesítési adatok Logisztikai számlaellenőrzés Szállítói számla Vevői számla Számlázás Workflow Az iktatás során rögzített adatok a követő bizonylatokba azok létrehozásakor automatikusan kerüljenek át.

Lekérdezések, listák Fejlesztett lekérdező program Szelekciós lehetőségek és lista tartalom: Beszerzési bizonylat és számla adatok Értékesítési bizonylat és számla adatok Szerződés alapadatai Szerződésgazdai jogosultság korlátozásokkal Minden rögzített szerződéses paraméterre és követő bizony- latainak elszámolási adataira lehessen szelektálni és listázni. Szerződés nyilvántartási adatai Szerződés elszámolási adatai

Jogosultságok Jogosultság a dokumentummal végzett tevékenységekhez Jogosultság a dokumentummal végzett tevékenységekhez (létrehozás, módosítás, megjelenítés, törlés) Jogosultság a dokumentum státuszának állításához Jogosultság a dokumentum státuszának állításához (felhasználó - státusz) Jogosultság az eredeti fájlhoz való hozzáféréshez Jogosultság az eredeti fájlhoz való hozzáféréshez (eredeti fájllal végezhető műveletek) Jogosultság az osztályfajtákhoz Jogosultság az osztályfajtákhoz (nyilvántartási adatok karbantartásához) Jogosultság archiváláshoz Jogosultság archiváláshoz

Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Vajda Gyula PROCONT Holding Rt Budapest, Bocskai út Tel: (06) Fax: (06)