Pályázat lebonyolítása, monitoring Cseke István ESZA Kht Hazai Programigazgatóság

Céljaim a beszélgetés során  Hasznos gyakorlati ismeretek átadása  Pályázatkezelői oldal bemutatása érzékeltetése (elvárások, megközelítések, gondolatok)  Kölcsönös visszajelzések

Pályázatkezelés folyamata 1

Pályázatkezelés folyamata 2

Pályázói teendők ÖÖÖÖrülünk SSSSzerződéskötés a támogatóval (megbízottjával) PPPProgram megvalósítása MMMMegvalósulás után elszámolás, beszámoló elkészítése IIIIrattárolás TTTTapasztalatokból okulás Értesültünk a pályázat elbírálásáról: nyertünk Mi a további teendő? Mit teszünk?

Pályázatkezelés folyamata 3

Fogalmak Pályázati programok adminisztrációja függ:  Forrás (hazai / EU-s)  Támogató  Pályázatkezelő  Pályázat célja (működés/ projekt/ beruházás)  Pályázat típusa (papíros/netes)  Projekt ideje (4-6-8 hónap / 1 év / 1 évnél hosszabb)  Támogatás mértéke ( Ft – Ft) Beszélgetés során alapesetnek tekintem:  Magyar Köztársaság évi költségvetéséről szóló évi CXXVII. törvény SZMM fejezet 16/40. „kábítószer-fogyasztás megelőzésével kapcsolatos feladatok” fejezeti kezelésű előirányzat (ÁHT: ) terhére  Szociális és Munkaügyi Minisztérium  ESZA Kht  Működés (koordináció) és projekt  Netes (EPER)  1 év  Ft Ft

Szerződéskötés Pályázó értesítése a szerződéskötés feltételeiről  Dokumentumok (pályázati felhívástól, partner jogi státuszától és a támogatás összegétől függ):  Támogatási szerződés  Támogató biztosítéka nem teljesítés esetére  Banki felhatalmazó levél azonnal beszedési megbízás alkalmazására (előfinanszírozás esetén)  Egyéb (pl. jelzálogjog beruházásnál)  Hivatalos képviselő(k) aláírásképét igazoló dokumentum  Létezést igazoló dokumentum  Nyilatkozatok:  Tárolási hely  ÁFA nyilatkozat  Együttműködési megállapodások  Stb.  Módosítás

Szerződéskötés Szerződéskötés dokumentumairól hasznos információk:  Aláírás kék tintával, pecsét  Önkormányzatok esetében csak közjegyző által készített eredeti aláírási címpéldány fogadható el, más esetben a banki aláírási karton hiteles másolata is (SZMM rendelet)  Amennyiben 2005,-6,-7-es KEF pályázathoz beküldték ezt a típusú aláírási címpéldányt az a 2008-as pályázatnál is elfogadásra kerül (hacsak nem változott a hivatalos képviselő személye)  Banki felhatalmazáson minden kipontozott hely pontosan kitöltendő!  ÁFA nyilatkozat kitöltésének megfelelően kerül ellenőrzésre a pénzügyi elszámolás!  ÁFA-t tartalmazó költségvetés (bruttó)  ÁFA-t nem tartalmazó költségvetés (nettó)

Módosítás Módosítás 1. Pályázó adatainak módosítása (székhely, hivatalos képviselő stb.) 2. Pályázat adatainak módosítása  Szerződéskötéskor kötelező:  Döntési kikötés esetében  Megítélt összeg kevesebb az igényeltnél  Programban változás következett be (idő, személy, tartalom stb.) kötelező a program megvalósítása során jelezni!!!

Módosítás Pályázat módosításáról hasznos információ:  Netes pályázat esetében a módosítást is az EPER rendszerben kell elvégezni.  Módosításkor az egész pályázatot nézzük át ismételten. Egy-egy módosulás nem egy helyen eredményez elvégzendő korrekciót (pl. helyszínváltozás a terembérlet költségeinek változását is okozhatja, ami más költségtételek változási lehetőségét vonja maga után, ami szakmai tartalom változását is okozhatja (pillangó-effektus))  Indoklás!!! Indoklás nélkül nem fogadható el módosítás! (tárgyilagosság, érthetőség)  Véglegesítés!  Szerződés: Amennyiben a jelen szerződés megkötését követően a Kedvezményezett adataiban változás következik be, azt a Kedvezményezett haladéktalanul, legkésőbb 15 napon belül köteles Pályázatkezelőnek bejelenteni a változást igazoló dokumentumok megküldésével egyidejűleg.

Módosítás az EPER rendszerben

Program megvalósulása  Módosítás elfogadásra került  Támogatási szerződést aláírásra került  Kedvezményezett a támogatási összeget megkapta szervezés, koordináció, adminisztráció

Program/Pályázat nyomonkövetés Ki mikor nézi meg a pályázat tartalmát?  Pályázatíráskor  Amikor értesülünk a pozitív elbírálásról  Szerződéskötéskor (kötelező módosítás)  ???  Beszámolás elkészítésekor (saját tapasztalat: program vége előtt 1-2 héttel, illetve amikor az elszámolást készítik)

Program megvalósulása Támogatási szerződésben szereplő kötelezettségek, amelyekre érdemes figyelni:  A Kedvezményezett legkésőbb a pályázatban meghatározott megvalósítási időszakban kezdeményezheti a támogatási szerződés módosítását. Kedvezményezett a módosítás szükségességét alátámasztó dokumentumokat a kérelem EPER-ben történő rögzítését követő 5 napon belül, de legkésőbb a pályázatban meghatározott megvalósítási időszakban megküldi Pályázatkezelőnek.  Amennyiben a kedvezményezett a tárgyévet megelőző év költségvetésének terhére kiírt azonos támogatási célú pályázatok alapján támogatásban részesült, a tárgyévi kifizetések megkezdésére az előző évi beszámoló benyújtását és annak elfogadását követően kerülhet sor  A támogatási összeg szerződésszerű felhasználását igazoló dokumentumokról elkülönített és naprakész nyilvántartást vezet a pályázati dokumentációban meghatározott helyszínen és az ellenőrzésre feljogosított szervek megkeresésére az ellenőrzés lefolytatásához szükséges tájékoztatást megadja;  A program nyilvánosság előtt megjelenő eseményein, valamint a program eredményeképpen létrejövő nyomtatott vagy elektronikus kiadványokon, termékeken – a Támogató megnevezésével és logojának feltüntetésével – a nyilvánosság tudomására hozza, hogy a program a Támogató támogatásával valósult meg;

Monitoring 1  A monitoring tevékenység elsődleges célja, hogy figyelemmel kísérje az egyes projektek előrehaladását (támogatási szerződésekben/pályázati programokban meghatározott szakmai tevékenységek, azok ütemezése és tervezett eredményei).  Lépései: 1. projektre vonatkozó adatok összegyűjtése. 2. ellenőrzés, 3. szükség esetén a szakmai-technikai segítségnyújtás, a közvetlen szakmai támogatás. Ez klasszikusan az EU-s pályázatoknál valósul meg.

Monitoring 2 Folyamatkövető monitoring  A folyamatkövető monitoring célja a szerződésben vállalt részteljesítések folyamatos nyomon követése, a program megvalósítás elveinek és garanciáinak elemzése, visszajelzés és szükség esetén fejlesztési szempontok meghatározása a programot megvalósító szervezet menedzsmentje számára. Záró monitoring  A záró monitoring célja a Kedvezményezett által megvalósított program célkitűzéseinek és elért eredményeinek, jellemzőinek összehasonlító elemzése. A záró monitoring épít a folyamatkövető monitoring elemzéseire, a megvalósító szervezet beszámolóira és adataira (indikátoraira), a program megvalósítását kísérő dokumentáció elemzésére.

Monitoring (KAB-KEF) Gyakorlatban a KAB-KEF pályázati kategóriában:  Kedvezményezett – NDI – Pályázatkezelő kapcsolattartás  Pályázat beadásának feltételei (előminősítési rendszer)  Szakértői véleményezés (indoklás, döntési kikötések)  Pályázó által kezdeményezett módosítások (elfogadott/elutasított)  Ellenőrzések:  „Papíralapú”:  szakmai beszámoló  pénzügyi beszámoló  Helyszíni

Szakmai beszámoló A megvalósult program bemutatása  Az aktuális, legutolsó elfogadott módosításnak megfelelő pályázati program alapján  előírásoknak megfelelően, kérdésekre válaszolva (pl. formanyomtatványok használata)  támogatási szerződésben vállalt kötelezettségek figyelembevételével  Megvalósulást alátámasztó dokumentumok csatolásával (pl. jelenlétiív, fénykép, szóróanyag)  Összhangban a pénzügyi beszámolóval!!! (pl. nyomdaköltség esetén a termék csatolása)

Pénzügyi beszámoló es költségvetés fősorai A) Anyagköltség B) Szolgáltatások költsége C) Személyi juttatások D) Tárgyi eszközök 2008-as költségvetés fősorai A) Anyagköltség B) Igénybevett Anyagjellegű szolgáltatások C) Egyéb szolgáltatások D) Bérköltség E) Személyi jellegű egyéb kifizetések F) Bérjárulékok D) Tárgyi eszközök

Költségvetés (2008) 1 B Igénybevett anyagjellegű szolgáltatások B1 Szállítás, rakodás, raktározás költségei B2 Bérleti díjak B3 Javítás, karbantartás költségei B4 Posta, telefon és kommunikációs költségek B5 Szakkönyvek, előfizetési díjak B6 Oktatás, továbbképzés költségei B7 Utazási és kiküldetési költségek B8 Egyéb anyagjellegű szolgáltatások C Egyéb szolgáltatások C1 Hatósági, igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek C2 Bankköltségek C3 Biztosítási díjak C4 Hirdetési, és reklámköltségek C5 Könyvelési, bérszámfejtési, könyvvizsgálói, ügyvédi, munkavédelmi és egyéb szakértői díjak C6 Honlap fenntartás költségei

Költségvetés (2008) 2 D Bérköltség D1 Munkavállalók bruttó bére D2 Megbízásos jogviszonyban állók bruttó megbízási díja D3 Ösztöndíjas foglalkoztatottak ösztöndíja D4 Alkalmi munkavállalói könyvvel foglalkoztatottak bére E Személyi jellegű egyéb kifizetések E1 Reprezentációs költségek E2 Költségtérítések E3 Betegszabadság idejére eső bruttó bérköltség E4 Béren kívüli juttatások E5 Táppénz hozzájárulás E6 Természetbeni juttatások adója E7 Önkéntes foglalkoztatás költségei F Bérjárulékok F1 Nyugdíjbiztosítási járulék F2 Egészségbiztosítási járulék F3 Egészségügyi hozzájárulás F4 Munkaadói járulék F5 Közteherjegy

Pénzügyi elszámolás Általános hibák:  Záradékolás nem megfelelősége ill. pályázati azonosító hiánya a kifizetési bizonylatokon.  A kiadási pénztárbizonylaton az összeg átvevőjének aláírása hiányzik.  Személyi kifizetéseknél számlás kifizetés elszámolása.  Vállalkozóval nem vállalkozói, hanem megbízási szerződés megkötése.  A taxi, személyszállításról szóló számla nem utazási-, hanem szállítás, fuvarozási költségnek minősül.

Pénzügyi elszámolás EPER 1 Pénzügyi elszámolás Internetes benyújtása Teljesen új modul! 1.Számlák, bizonylatok rögzítése 2.Számlák költségvetéshez rendelése 3.Elszámolás véglegesítése 4.Számlaösszesítő nyomtatása 5.Dokumentumok postázása

Pénzügyi elszámolás EPER 2 Számlák bizonylatok rögzítése:  Belépés az EPER-be  Beadott pályázatok menüpont  Pályázat kijelölése  Pénzügyi elszámolás

 Bizonylatok listája  Új bizonylat Pénzügyi elszámolás EPER 3

Bizonylat adatainak rögzítése  Mentés Pénzügyi elszámolás EPER 4

 Megvalósítási szakasz kijelölése  Új elszámolás Pénzügyi elszámolás EPER 5

 Költségvetési adatok oldal  Költségvetési sor kijelölése  Bizonylat hozzárendelése Pénzügyi elszámolás EPER 6

Bizonylatlistából válasszuk ki a rögzített bizonylatot Pénzügyi elszámolás EPER 7

 Pénzügyi adatok oldalon adjuk meg a számla soronkénti eloszlását  A mentés gomb segítségével mentsük el a hozzárendelést Pénzügyi elszámolás EPER 8

 Ha végeztünk a számláink költségvetéshez rendelésével, akkor véglegesítsük a beszámolónkat Pénzügyi elszámolás EPER 9

Számlaösszesítő nyomtatása:  Pénzügyi elszámolás oldalon - véglegesített beszámolóhoz A gomb mellett megjelenő link segítségével nyomtathatjuk ki az elkészült PDF formátumú számlaösszesítőt  Postán küldjük be a számlaösszesítőt, a számlák záradékolt, hitelesített másolatát és az elszámoláshoz szükséges egyéb dokumentumokat Pénzügyi elszámolás EPER 10

Helyszíni ellenőrzés  Elkülönített és naprakész nyilvántartás!!!  Záradékolás megtörtént!  Eredeti számlák rendelkezésre állnak!  Támogatás felhasználása a támogatási, illetve az elszámolási időszakban történt  A szerződés teljesítése a szerződésben tűzött határidőn belül megkezdődött  A Támogatást a kedvezményezett rendeltetésszerűen és jogszerűen használta fel  A szerződésben rögzített kötelezettségek teljesítése a támogatási célnak megfelelő mértékben, illetve minőségben valósult meg

Köszönöm a figyelmet! Technikai segítségkérés: