Rendezvényszervezési technikák Mozgássérültek Budapesti Egyesülete október 5. Lurdy Ház

Miről fogunk ma beszélgetni? 2

Mitől lesz emlékezetes egy rendezvény? A sikeres rendezvény titka A rendezvény mint kommunikációs csatorna Hogyan valósítsuk meg rendezvényt közösen, csapatban? 3

Mitől lesz emlékezetes egy rendezvény: rendezvénymarketing 4

Vegyük sorra számunkra mitől emlékezetes egy rendezvény! 5

És még mitől … ? 6

Mi a titok? Reális célok kitűzése ELŐRE! A célközönség alapos FELTÉRKÉPEZÉSE! Gondos témaválasztás és KREATÍV ötletek! SZÉLESKÖRŰ promóciós tevékenység! KÖZÖSSÉGI MÉDIA! Eseménykövetés ELŐRE eltervezése! Záró értékelés! + 1 fontos adalék: Csináljuk szeretettel! 7 Mi a titok?

Mik lehetnek egy rendezvény főbb céljai a mi esetünkben? 1. Közösségépítés! 2. Közösségépítés! 3. Közösségépítés! 4. Elköteleződés kialakítása 5. Oktatás és érdekképviselet 6. Az MBE mint 1977 óta létező márka erősítése: az MBE tevékenységének, céljainak ismerete. 8

A sikeres közösség működésének kulcselemei -Közös cél: Mit szeretnénk elérni mint csoport? -Motiváció: Mi személyesen miért veszünk részt benne? -Aktív részvétel: Milyen mértékben és intenzitással? -Tagok közötti bizalom -Világos keretek és munkamódszerek -Hatékony kommunikáció (redundancia, információs túlterhelés) 9

Mit akarunk elérni? 10

A célcsoportjaink Nem célcsoport: akik nem érintettek a témában sem fizikai, sem lelki értelemben. Látens célcsoport: az a célcsoport, amely érintett, de a közösség és az érdekképviselet szükségességét még nem ismerték fel. Tudatos célcsoport: az a célcsoport, amely már azonosította a problémákat, tehát rájött arra, hogy bizonyos kérdések hatékonyabb kezelésével javulhatna a mozgáskorlátozottak helyzete – de még nem tette meg az ehhez szükséges lépéseket és változtatásokat. Aktív célcsoport: az a célcsoport, amely törekszik a problémák megoldására, nemcsak felismerte, de kíván is tenni a célok elérése érdekében. 11

FONTOS! Taglista: SMS emlékeztetők Visszajelzések: Mit várnak az eseménytől? Közösségi média Follow-up (eseménykövetés) Fotógaléria A következő esemény szórólapja 12

Hogy fogjuk mi csinálni? 13 Hogy fogjuk mi csinálni?

A hatékony csapat 14

És mit akarunk mindenképp elkerülni? A vakon tapogatózást Felkészületlennek lenni A vendégek elhanyagolását Lecsúszást a lényeges határidőkről Sablonosságot 15

Előkészítés 1. Tervezés témaválasztás (vagy alkalom) költségterv (kiadások/bevételek) ütemterv (feladatok és felelősök) végleges rendezvény forgatókönyv 16

Forgatókönyv: a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. A jó forgatókönyv: megvalósítható, könnyen áttekinthető, jól érthető, szerződésekkel garantált, minden fontos részletre kitér, az ezekhez tartozó személyekre is. Kötelező elemek: dátum (év, hónap, nap), pontos időpont (óra, perc), feladat részletes leírása, feladat elvégzéséért felelős személy, feladat végrehajtásában résztvevők, közreműködők érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, perc). 17

Előkészítés 2. Szervezés helyszín programterv előadók/meghívottak reklám- és sajtóterv meghívó látványterv, dekoráció anyagok, eszközök, technika infrastruktúra 18

Lebonyolítás helyszín, technika ellenőrzése előadók fogadása vendégek fogadása időpont és időtartam vendégek búcsúztatása (ajándékozás) takarítás 19

Utómunkálatok értékelés (több szempontból) számlák rendezése, iktatása tudósítások, archiválás gazdasági értékelés ESEMÉNYKÖVETÉS! 20

Hogyan tudja Önt támogatni a Mozgássérültek Budapesti Egyesülete? Az MBE szervezetei -nyilvántartást vezetnek az adott kerületben élő érintettekről -rendszeresen meglátogatják az egyedülálló betegeket: közösség -hiánypótló feladatot lát el: tanácsadás -partnerségi viszony a kerületi önkormányzatokkal: érdekképviseletét 21

Miről beszélgettünk ma? Mitől lesz emlékezetes egy rendezvény: rendezvénymarketing A sikeres rendezvény titka: célok, célközönség, téma, marketing, közösségi média, értékelés, utókövetés + 1 A rendezvény mint kommunikációs csatorna: közösségépítés Hogyan valósítsuk meg rendezvényt közösen, csapatban: közös cél, egyéni motiváció, keretek, aktivitás, kommunikáció, bizalom. 22

Sok sikert kívánok Önnek! 23