© 2007 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice Papír alapú dokumentumkezelés - Beszerzési.

Az előadások a következő témára: "© 2007 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice Papír alapú dokumentumkezelés - Beszerzési."— Előadás másolata:

1 © 2007 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice Papír alapú dokumentumkezelés - Beszerzési döntések a vállalati stratégia és a technológia harapófogójában Dr. Czinege László vezérigazgató-helyettes Hewlett-Packard Magyarország Kft. igazgató, Képalkotási és Nyomtatási Divizió © 2008 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice

2 Áttekintés Történelmi párhuzamban a vállalati másolási és nyomtatás infrastruktúra beszerzésének területe A legújabb kori vívmányok meghaladottságának okai A felhasználói kor beszerzési szabályai

3 3CIO '08 Dr. Czinege László Őskor A vállalati információ papíron létezik munkaeszköz: − írógép központi beszerzés, elosztás, hozzáférés ellenőrzés

4 4CIO '08 Dr. Czinege László Ókor A vállalati információ döntő mértékben papíron létezik munkaeszköz: − írógép − fénymásoló − nyomtató központosított számítástechnika központi beszerzés, elosztás, hozzáférés ellenőrzés

5 5CIO '08 Dr. Czinege László Középkor A vállalati információ egyre jelentősebb mértékben elektronikusan létezik munkaeszköz: − nyomtató − fénymásoló − fax PC állomány növekedésével nő a perifériák száma az Ókorból itt maradnak a fénymásolók, hagyományos munkafolyamatok részeként

6 6CIO '08 Dr. Czinege László Újkor A vállalati információ már teljes mértékben elektronikusan létezik munkaeszköz: − nyomtató– fax − fénymásoló– MFP különböző beszerzési modellek: − inkább elosztott, helyi igényeknek megfelelő nyomtatás − központi beszerzés által kezelt fénymásolás, nyomtató funkcióval is csökken a hozzáférés ellenőrzésének mértéke, túlkapacitás alakul ki

7 7CIO '08 Dr. Czinege László Legújabb kor Kísérlet az elszabadult költségek visszaszorítására Mindent visz a jelszó: Konszolidáció Uniformizáció : fénymásolót mindenhova teljeskörű üzemeltetési szerződések

8 Mi okozza azt, hogy a legújabb kor vívmányait nem élvezzük maradéktalanul? Milyen trendek vezetnek át a következő korba?

9 9CIO '08 Dr. Czinege László “A bevétel 5% - 15% -t teheti ki átlagosan a dokumentumok költsége” —IDC “A teljes dokumentum kezelési költségnek csak kb 10%-a lehet a konkrét lapköltség.” —ALL Associates “A vállalatok 90%-a nem követi a nyomtatási költségeket.” —Buyer’s Laboratory “IT munkaidejének 15%-a megy el a nyomtatók kezelésére.” —IDC “23%-a a telefonos ügyfélszolgálatra befutó hívásoknak nyomtatóval kapcsolatos.” —IDC “A vállalatok akár 30%- al is csökkenthetik a nyomtatási kiadásaikat.” – IDC Tehát: Továbbra is szinte minden vállalat számára van megtakarítási lehetőség. A legtöbb vállalat 10% - 30% megtakarítást remélhet.” —Gartner “A papír alapú dokumentumok kezelése az árbevétel 3%-al egyezhet meg.” —Gartner Még mindig mindenki a költségekről beszél

10 10CIO '08 Dr. Czinege László Mi történt? 2006200720092010 2011 Year ktg 100 80 60 40 20 30%-os költség csökkentés projekt kezdet 20062007200820092010 Year ktg 100 80 60 40 20 új alapköltségszint projekt kezdet folyamatos optimalizáció 20062007200820092010 Year ktg 100 80 60 40 20 projekt kezdet 1: hagyományos tender 2: folyamatos projekt, költségfigyeléssel 3: folyamatos projekt, optimalizációval

11 11CIO '08 Dr. Czinege László Mi a tanulság a legújabb kori történésekből? A lehetőség: − adott a konvergencia (nyomtatás, másolás, fax, lapolvasás) széles terhelési tartományban és technológia használatával − de: centralizációs projekt után sok esetben a decentralizált költségelosztás miatt megjelentek az egyedi eszközök Összetett probléma: − a megoldást a vállalat számára nem csak egy elszigetelt beszerzési folyamat hozza meg, hanem egy alaposan előkészített projekt − bonyolult szolgáltatás tartalmú beszerzésről van szó Hatékonyság:

12 12CIO '08 Dr. Czinege László idejének 40%-ában információt keres évente 150 órán át keres rosszul tárolt dokumentumokat tizenkilenc másolatot készít minden dokumentumról húsz iratból egyet elveszít elveszett dokumentumokat pótol, 25 órán keresztül Source: Fujitsu and PriceWaterhouseCoopers Nem számít a hatékonyság? Egy átlagos fehérgalléros dolgozó: Az információs bomba: minden 18 hónapban megduplázódik

13 13CIO '08 Dr. Czinege László Más költségelemek is vannak Forrás: ALL Associates Group 10% 5% 28% 47% Informatikai infrastruktúra hálózat alkalmazások szoftver és licenszek Informatikai támogatás végfelhasználó eszköz menedzsment Output Management hálózat menedzsment Dokumentum kezelés tárolás és archiválás visszakeresés elosztás beolvasás, indexálás Felhasználói munkaidő számítógép kezelés nyomtató kezelés nyomtatás indítás, dokumentum összeszedése, kimeneti opciók problémák, hibák Adminisztráció, beszerzés, üzemeltetés üzemeltetési költségek beszerzési folyamatok költségei számlázás, szerződés belső szolgáltatások ára Látható lapköltségek (5-7¢) hardver kellék karbantartás papír, áram

14 14CIO '08 Dr. Czinege László Értsük meg, milyen kihívások jelentkeznek most az irodában 95%-ban nyomtatással keletkeznek a dokumentumok a dokumentumok 3%-a A3 méretű 25%-os a színes nyomatok aránya átlagosan 70%-ban három, vagy kevesebb oldalt nyomtatunk egyszerre jó, ha 80%-át használjuk az eszközök tudásának sztenderddé válik a kétoldalas, a füzetnyomtatás vegyes igény nyomtatás, másolás, lapolvasás, faxolás terén nyomtatás saját régi alkalmazásból

15 15CIO '08 Dr. Czinege László Nyomasztó kérdések, melyek megválaszolásra várnak Milyen az irdodaterület térképe, fog-e változni a közeljövőben a munkaterület? Mely részlegek képviselnek jelentős befolyásoló tényezőt? Mennyi jelenleg a nyomtatás és másolás aránya? Nem lenne érdemes javítani a folyamatok elektronizáltságán, a papír alapú információ elektronikussá tételével? Mennyire engedjük a színes nyomtatást? Milyen minőségi követelmények vannak a színes nyomtatás terén? Kell-e nekünk A3-as gép, ha igen, mennyi? Hány felhasználót tervezzünk egy eszközre? Milyen havi terhelések alakulnak ki az eszközökön?

16 16CIO '08 Dr. Czinege László A Gartner szerint a tíz legfontosabb trend és technológia között a “Green IT” a #1 A HP nemzetközi dokumentum infrastruktúra kezelési tenderei közül 50% tartalmaz ilyen értékelési szempontot A vállalatok 67%-nak van környezetvédelmi programja A Gartner szerint 2010-re a Forbes Global 2000 cégek energiaköltsége meghaladja a hardver kiadásaikat Számít Önöknél a környezetvédelem?

17 17CIO '08 Dr. Czinege László szabványok, előírások hozzáférhető bizalmas dokumentumok Miért fontos a biztonság a nyomtatás területén? hálózat lehallgatás hardver lopás információ terjesztés eszköz konfiguráció változtatás

18 18CIO '08 Dr. Czinege László  a vállalat irányába jelentkező biztonsági veszélyek információ eltulajdonítása saját vagy sajátságos információ elvesztésének költsége 70% jogosulatlan dolgozói hozzáférés, melynek az esetek többségében anyagi vonzata is van  fogyasztói aggályok a digitális szolgáltatások igénybe vételekor az elektronikus tranzakciót kezdeményező dolgozók 82%-t elsősorban a biztonság aggasztja visszautasítás online tranzakciók irányában  kormányzati törekvések: saját adatok védelme, közvélemény védelme Egyesült Államok: IPv6/IPsec közvéleményt védő: Sarbanes-Oxley, HIPAA & Identity Theft Protection Act (pending), California 1387 Szükséges része a megoldásnak: biztonság

19 19CIO '08 Dr. Czinege László A hálózati terhelés miatt kiemelten fontos a driver megoldás HP Universal Print Driver (UPD) 4.5 – egyetlen nyomtató driver minden Laserjetre – Alapértelmezésben beállíthat policy-k: duplex, privát nyomtatás, economode, színes minőség; PCL3 alapparaméterek (egyes eszközökön) – egyértelmű költségcsökkenés a kezelés leegyszerűsítése által

20 20CIO '08 Dr. Czinege László HP delivers a simple web-based management tool for remotely installing, configuring, and managing a wide variety of HP and non-HP network peripherals. Jellemzők: sztenderd web böngészővel elérhető proaktív e-mail figyelmeztetés a problémákra nem csak HP eszközökre flotta menedzsment széleskörű feltérképezés és felfedezés egyedi riportolási lehetőség az eszközök állapotáról kellékanyag használat előrejelzés, raktározási segédlet HP Web Jetadmin Hálózati felügyeleti szoftver – kulcsfontosságú megoldás

21 21CIO '08 Dr. Czinege László Print 2.0 a nagyvállalatoknál üzleti eredmények javítása a felhasználói viselkedés változása által Print 2.0nagyvállalati lehetőségek változó kommunikációs csatornák gyakrabban használt, jobban kezelt digitális tartalom (papír helyett) hozzáférési és biztonsági aggályok költség tudatosság tartalom forrása más és más (pl. internet, fényképek) legyen alacsonyabb a nyomtatási költség változó felhasználói viselkedés alapján változtatni lehet az üzleti folyamatokon papír használat csökkentése információ áramlás menedzselése a teljes vállalaton át áttekinthetőség számonkérhetőség eszközök teljes mértékű IT integrációja változó felhasználói igényeknek megfelelő eszközök munkafolyamat fejlesztés menedzselt környezet optimális infrastruktúra

22 22CIO '08 Dr. Czinege László Az optimális infrastruktúra centralizált és elosztott erőforrások használatával jön létre Decentralizált kevés, elosztott többfunkciós eszköz személyi eszközök (nyomtató, MFP) Centralizált Kényelem magasabb költség elégedetlen felhasználó alacsony költség Ésszerű kombináció csak hálózati, kevés egyéni, sok munkacsoportos eszköz elégedett ügyfelek hatékony munkavégzés minimális üzemeltetési költség nagymértékű erőforrás kihasználtság - HP Confidential -

23 23CIO '08 Dr. Czinege László Fontos, hogy a szállító kínálata minden szegmensben vezető technológia legyen asztali / kis munkacsoportos munkacsoportos részleg használat egyéni nyomtatók egyéni MFP-k munkacsoportos nyomtatók és MFP-k részleg szintű nyomtatók és MFP-k színes és fekete-fehér

24 24CIO '08 Dr. Czinege László A költségek az igények emelkedésével növekednek – az igényeket kell kezelni

25 Esettanulmányok

26 26CIO '08 Dr. Czinege László Nagyvállalati nyomtatási megoldás a HP-nál vállalati egyesülés után eltérő helyzet és stratégiák nincs egységes nyilvántartás a költségekről dokumentum menedzsment, ellátási lánc külön-külön üzletileg kritikus nyomtatási feladatok hiányos infrastruktúrában marketing kommunikáció nem optimális kihívás teljes vállalati dokumentum és nyomtatási stratégia egyszerűbb, modernebb technológia univerzális nyomtatódriver, output management megoldás; menedzselt nyomtatási környezet ügynökségek, nyomdai szolgáltatások konszolidációja automatikus marketing anyag kezelés megoldás több, mint 30% megtakarítás az eszközökön infrastruktúra költség csökkenés $7M/év dolgozó / eszköz arány változás: 1.6:1 -ről 12:1 94% ügyfél elégedettség marketing célú nyomtatási, nyomdai megtakarítás 20-30% folyamatos fejlesztés és átalakítás alapjai megvannak eredmény * Source AAG, GL, Internal HP Survey felmérés teljes költség: $2.93B* (árbevétel 3,9%-a)

27 27CIO '08 Dr. Czinege László Az SAP céljaiMegoldás Eredmények Az SAP célja a homogén, a korábbinál innovatívabb és költségtakarékosabb nyomtatási / dokumentum készítési környezet kialakítása, egy olyan globális szolgáltató keresése, amely a világon mindenütt képes ugyanazokat a szolgáltatásokat és eszközöket szállítani. SAP felkérte a HP-t, hogy hozzon létre 5 helyszínen kísérleti projek tet. Homogén HP berendezéspark kialakítása A HP szolgáltatási megoldása ( Managed Print Services ) került bevezetésre Akár 30%-os költségcsökkentés a projekt előtti helyzethez képest 3 éves szolgáltatási szerződés (Managed Print Services) a HP-vel IT Előnyök: Világszerte Homogén géppark Az egyfunkciós fénymásolók és szkennerek integrálása hálózatos multifunkciós eszközökbe Technológiai fejlesztések, új funkciók biztosítása minden végfelhasználó részére. Állásidő csökkenés a magas szintű rendelkezésre állásnak köszönhetően, rugalmas eszközmenedzsment. Üzleti előnyök: Környezetbarát működés (pl.: energia), és az abból eredő költségmegtakarítá Támogatási és adminisztrációs megtakarítások Amortizációs és a beruházási költségek mérséklése Végfelhasználói elégedettség és produktivitás növelése SAP nyomtatási hatékonyságát és biztonságát növelve jelentős költségcsökkentést ért el

28 28CIO '08 Dr. Czinege László Esettanulmány – Kereskedelmi és Hitelbank Nyrt. Szerződés kezdete: 2005 Június Alkalmazotti létszám: 3900 Lokációk száma: 204 Központi épületek száma: 6 Éves nyomtatott mennyiség : 90 millió oldal Az eszközpark racionalizációjának köszönhetően a HP 4200 db régi eszközt 2500 db új berendezésre cserélte. Multifunkciós eszközök aránya: 41% Nyomatok aránya a multifunkciós eszközökön: 44% Implementációs periódus: 3 hónap

29 29CIO '08 Dr. Czinege László Hogy induljon tehát a jó beszerzési projekt? Print 2.0 terv workshop felmérés üzleti eredmény javítás hatékony munkafolyamat menedzselt környezet optimális infrastruktúra

30