Prezentációkészítés. Prezentációk a döntési folyamatok előkészítésében  A prezentációk ma a leggyakrabban alkalmazott segédeszközök a döntési folyamatok.

Az előadások a következő témára: "Prezentációkészítés. Prezentációk a döntési folyamatok előkészítésében  A prezentációk ma a leggyakrabban alkalmazott segédeszközök a döntési folyamatok."— Előadás másolata:

1 Prezentációkészítés

2 Prezentációk a döntési folyamatok előkészítésében  A prezentációk ma a leggyakrabban alkalmazott segédeszközök a döntési folyamatok előkészítésében és segítésében.  A prezentáció sikerének alapját a szisztematikus tervezés és előkészítés adhatja meg.  A siker kulcsa a lényeges mondanivaló szakavatott vizuális megjelenítésében rejlik. A vizuális megjelenítésben médiumként segítségül hívható eszközök széles választéka áll rendelkezésünkre.  A prezentáció sikere vagy kudarca számos különböző tényező és összhatás függvénye. Ezek mindegyike nem tervezhető előre. A lényeges kérdések sokaságából két fontos mozzanatot kell megemlíteni, amelynek döntő jelentősége lehet a prezentáció sikere szempontjából.  A prezentáció professzionális előkészítése  Tökéletes vizuális megjelenítés - a megfelelő médiák megválasztása 2

3 A prezentáció professzionális előkészítése  A prezentáció tervezését csak abban az esetben kezdhetjük el, ha már tudjuk, ki lesz a célközönségünk, az ott megjelenő személyek milyen háttértudással rendelkeznek a bemutatásra kerülő témáról, és mit szeretnénk tudatni velük. Minden előadás előtt át kell gondolni, milyen kétségekkel esetleg ellenállással találkozhatunk a résztvevők körében, és meg kell tervezni, hogyan küzdjük le ezeket. A prezentáció elkészítésének fázisai:  1. fázis: Fogalmazzuk meg a pontos célt!  Mit szeretnénk elérni prezentációnkkal? Határozzuk meg a prezentáció céljait és fogalmazzuk meg ezeket a célokat a lehető legpontosabban. Sohase keverjük össze a prezentáció célját és témáját!  2. fázis: Kik a résztvevők?  Minél többet tudunk a prezentáció résztvevőiről, annál könnyebben tudjuk annak tartalmát közönségre szabottan előkészteni, prezentációnkat érdekesebbé tenni, és a közönséget legjobban érdeklő problémákra felkészülni.  3. fázis: A prezentáció szerkezete  Minél világosabb a prezentáció szerkezete, annál nagyobb az esélye a kitűzött célok elérésének. Általánosságban alapszabályként elmondható, hogy a prezentáció mindhárom részének - a bevezetésnek, a főrésznek és a befejezésnek is - döntő jelentősége van. 3

4 A prezentáció professzionális előkészítése  A bevezetésben kell elérnünk, hogy a közönséggel azonos hullámhosszra kerüljünk. A prezentációra is érvényes az általános szlogen, hogy az első benyomás a döntő.  A bevezetés célja tárgyilagos megfogalmazásban azt jelenti, hogy be kell mutatni a prezentáció szerkezetét és céljait.  A főrészben a prezentáció fő mozzanatait kell bemutatni. A közönséget logikusan, pontról pontra kell végig vezetni a prezentáción, és csak akkor lehet áttérni a következő témára, ha az előzőt már minden tekintetben lezártuk. Egy-egy téma végén célszerű lehet a lényeges tartalmakról újra egy rövid részösszefoglalást beilleszteni.  A prezentáció befejezése során ismételten foglaljuk össze az előadás legfontosabb mondanivalóit. Ne hagyjunk nyitott kérdéseket, és gondoljunk arra, hogy az utolsó benyomás általában mindig megmarad. Hagyjunk elegendő időt a bemutató végén a kérdésekre és a hozzászólásokra. 4

5 A prezentáció közönségre gyakorolt hatása  A bemutatók egyszerű lejátszása  A diavetítés üzemmód használatával a bemutatót egyszerűbben lehet lejátszani, amelyhez rendelkezésre állnak a következők (továbbfejlesztett felhasználói felület, szabadkézi széljegyzet készítésének eszközei (kiemelő, nyilak, toll).  A hatás fokozása képekkel  A prezentációkészítő programban fel lehet használni a szoftverkészítő cég webhelyén található több száz multimédia elemet (ábrákat, hangokat, képeket és animációkat). Ehhez rendelkeznie kell online internet hozzáféréssel.  Az élmény fokozása egyéni animációkkal  A prezentációkészítő programban a kiváló minőségű egyéni animációkkal látványosabbá lehet tenni a bemutatót. Létrehozhat animációs effektusokat (például több objektum mozgatása egyszerre, objektum mozgatása egy adott vonal mentén), és azokat egyszerűen egymás után elhelyezheti.  A multimédia használata  A különböző fájltípusok támogatásával lehetőség nyílik a videofájlok teljes képernyős lejátszására, a bemutató leállítására, indítására és visszajátszására, valamint a tartalomkeresésre. A prezentációkészítő programok általában a következő alapvető fájlformátumokat támogatják: (WMX, M3U, WVX, WMA). Médiakodek telepítés.  Jelölések a bemutatóban  A bemutató során megjegyzéseket és szemléltető ábrákat is el lehet helyezni. 5

6 Mire figyeljünk oda prezentáció- készítés közben  Mekkora legyen a betű?  Ha bemutatót készít, mindig a hátsó sorban ülő nézőknek készítse! Az egyes diák szövege akkor olvasható jól, ha a betűk 30-as pontméretnél nem kisebbek.  A hátsó sorban is olvasható a prezentációm?  Álljon 3 m távolságra a monitortól! Ha a bemutató diáinak szövege innen is jól olvasható, akkor megfelelő méretűek a betűk. Ha 3 méterről nézve a mondatok összemosódnak, a betűk túl kicsik. Az embereket semmi sem idegesíti jobban, mint egy rosszul látható és rosszul hallható előadás  Egy dia, egy gondolat!  A prezentáció célja, hogy egy üzenet könnyen olvasható és jól érthető legyen. Egy diára ne írjon sokat, mert a közönség nem tudja majd elolvasni a mondatait! Legyen minden gondolat külön oldalon, hiszen a diák korlátlan mennyiségben állnak rendelkezésére! 6

7 Mire figyeljünk oda prezentáció- készítés közben  Milyen színűek legyenek a betűk?  A háttér és a betű színei között legyen éles kontraszt! A halványzöld háttér és világoskék betűk nagyon szép és diszkrét kompozíciót adnak, a diszkrécióra azonban egy kivetített prezentációnál semmi szükség! Használjon kék hátteret harsány sárga betűkkel! Garantáltan számíthat a közönség figyelmére.  Az egyszerű betűtípusok jobban látszanak!  A dőlt betűk és iniciálék olvashatatlanok lesznek a kivetítés során. Használjon olyan betűket, amelyek körvonalai egyértelműek! Ilyen például az Arial betűtípus.  Csak a lényeget vetítse ki!  Nem kell felírni az előadás teljes anyagát a diáira! Mindig tartsa szem előtt, hogy akik elmennek az előadására, azok ezt a személye miatt tették. Meg szeretnék hallgatni. Ne vonja el a figyelmüket azzal, hogy olvasásra kényszeríti őket. Inkább támassza alá a mondanivalóját képekkel, grafikonokkal vagy egy-egy kiemelt és kivetített gondolattal! 7

8 Mire figyeljünk oda prezentáció- készítés közben  Függvények és táblázatok  Használjon vastag, rikító vonalakat, ha táblázatot vagy függvényt rajzol! Egy koordinátarendszerben egyszerre maximum három függvényt érdemes feltüntetni. Ha sok színes vonalat rajzol egy diára, az információ összemosódik és láthatatlanná válik. Ha nem tudja eldönteni milyen színeket használjon, akkor a piros, a kék és a sárga színek együttese általában jó választás lehet.  Ha vége az előadásnak, köszönjön el szóban!  Rengeteg előadás utolsó diáján lehet látni a ”KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!” feliratot. Az emberi kommunikációt tanulmányozó kutatások azt mutatják, hogy az első benyomás is nagyon fontos, de a végleges véleményt rólunk vagy előadásunkról az előadás utolsó pillanatai alakítják ki.  Ki kell használni ezeket a pillanatokat! Ami kimondható szavakkal azt ki kell mondani. A prezentáció csak arra jó, hogy illusztrálja előadását. Soha ne engedje, hogy egy számítógép program átvegye az utolsó szót az előadótól! 8

9 A prezentáció végzetes hibái  Az előadó az utolsó pillanatban vállalja át valaki mástól a feladatot.  Felolvassa a szemléltető anyagot.  Valótlant állít.  Olyan ábrát mutat, amit maga sem ért, vagy nem tud megmagyarázni.  Elnézést kér az ábráért.  Durvaságot mond.  Felkészületlenül fogadja, ha félbeszakítják.  Megijed, ha kétségbe vonják valamelyik állítását.  Túllépi a tervezett időt.  Hagyja úgy távozni a közönséget, hogy nem derül ki, mi volt a prezentáció célja. 9

10 Tippek és trükkök  humor - provokáció - viccek – anekdoták  szemléletes nyelvezet - vizualizálás - képek, metaforák  segédeszközök (tábla, írásvetítő)  alátámasztó gesztikuláció - érthető kiejtés  a közönség bevonása - szemkontaktus - direkt megszólítás  retorikai eszközök: tervezett szünetek - szándékolt ismétlések - retorikai kérdések stb. 10

11 Módszerek a bemutató egységes képének kialakítására  A PowerPoint programot úgy tervezték, hogy a diabemutatóknak egységes megjelenést biztosítson. A megjelenést háromféleképpen egységesíthetjük: minták, színsémák és tervezősablonok használatával.  A dia-minta a diára írt címek és szöveg formátumát és elhelyezését szabja meg, míg a cím-minta a címdiák és minden egyéb, címdiaként megjelölt képkocka formátumát és elhelyezését határozza meg: ilyen például a szakasznyitó. A minták rendelkeznek háttérelemekkel is, például olyan grafikákkal, amelyet minden dián vagy címdián szeretnénk megjeleníteni. A dia-mintán végzett bármilyen módosítás minden egyes dián tükröződni fog. Ha azt szeretnénk, hogy egy dia különbözzön a mintától, csak azon a dián is végezhetünk módosításokat. 11

12 Módszerek a bemutató egységes képének kialakítására - színsémák  A színsémák olyan, nyolc színből álló készletek, amelyek a bemutatók fő színeit alkotják - szöveghez, háttérhez, kitöltéshez, hangsúlyozáshoz stb. A séma egyes színei automatikusan a dia különböző elemeihez tartoznak. Színsémát egyetlen diához vagy egy teljes bemutatóhoz is választhatunk. Amikor a bemutatóhoz tervezősablont használunk, az egyes tervezősablonokhoz előre megtervezett színsémák közül választhatunk. Így könnyen válthatunk színsémát a diához vagy a teljes bemutatóhoz, és biztosak lehetünk abban, hogy az új színséma összhangban lesz a bemutatóban szereplő többi diával. 12

13 Módszerek a bemutató egységes képének kialakítására - tervezősablonok  A tervezősablonok színsémákat, egyéni formázású dia- és címdia-mintákat és egy adott "megjelenéshez" tervezett betűtípust tartalmaznak. Amikor a bemutatóhoz tervezősablont használunk, az új sablon dia-mintája és színsémája felváltja az eredeti bemutató dia-mintáját és színsémáját. A tervezősablon hozzárendelése után minden felvett dia, a kiválasztott beépített elrendezéstől függetlenül ugyanolyan egyéni megjelenésű lesz.  A PowerPoint többféle, szakszerűen kialakított tervezősablont tartalmaz, amelyekhez felvehetjük a saját tervezősablonjainkat is. Ha valamelyik bemutatóhoz különleges megjelenést készítettünk, sablonként is elmenthetjük. A sablonként mentett bemutató testre szabott jegyzet-mintát és emlékeztető-mintát is tartalmazhat. 13