„Gyengélkedőn” a leltár. Mi működik és mi nem?

Az előadások a következő témára: "„Gyengélkedőn” a leltár. Mi működik és mi nem?"— Előadás másolata:

1 „Gyengélkedőn” a leltár. Mi működik és mi nem?
„A leltár az egy nagyon fontos csinovnyik feladat. Csinálják is csak szorgalmasan, minél pontosabban és persze precízebben. Valakiknek tudniuk kell, hogy hogyan állnak a dolgok.” „Gyengélkedőn” a leltár. Mi működik és mi nem? Belső Ellenőrök Társasága IV. SZAKMAI KONFERENCIA Szeretettel köszöntök Mindenkit. Nagy örömömre szolgál, hogy itt lehetek a Belső Ellenőrök Társasága IV. szakmai konferenciáján a meghívott előadók között. Különösen megtiszteltetés számomra, hogy megoszthatom Önökkel a leltározási tapasztalataimat amelyek elősegíthetik a leltározással, vagyonellenőrzéssel kapcsolatos ellenőrzési feladataikat. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

2 MIRŐL lesz szó? Mária bemutatkozása Miről fog szólni az előadás
mit csinál az RMI kft Milyen szolgáltatásokat végzünk az ügyfeleknél Mária bemutatkozása: Ágazatonként leltároz. (referenciáim nem nevesíteném, mivel konkrét hibákat tárok fel és elkezdődne a találgatás) 1992-től foglalkozik vagyonnyilvántartással, gazdasági informatikus, tevékenykedett fővárosi tulajdonú részvénytársaság felügyelőbizottsága részére vagyon ellenőrzéssel mint belső ellenőr, vezetett be, fejlesztett vonalkódos leltár modult, jelenleg is a közigazgatási szoftverpiacon meghatározó szerepet betöltő szoftver cégnél tól saját fejlesztésű mobil vonalkódos leltározó rendszerrel leltároz főleg közigazgatási intézményeknél, de előfordul amerikai tulajdonú vállalatnál is. Oda megy ahol úgy gondolják, hogy „rendbe” kell tenni a vagyonnyilvántartást. SZOLGÁLTATÁSAINK: Tárgyieszköz leltározás Vonalkódos leltározás kialakítása Tényfeltáró leltár készítése Leltári tevékenység kiszervezése Eszköz- átadás, átvétel vonalkódos azonosítással Prompt leltározó rendszer kihelyezése 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

3 A Leltár törvényi háttere 01 A 2000. évi C. törvény 69 § szerint: volt
4/2013-a lett 5. § (1) A 7. § szerinti időszakról a könyvek zárását követően bizonylatokkal, szabályszerű könyvvezetéssel, e rendelet szabályai szerint folyamatosan vezetett részletező nyilvántartásokkal, a könyvviteli zárlat során készített főkönyvi kivonattal, valamint leltárral alátámasztott éves költségvetési beszámolót kell készíteni. 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

4 A Leltár törvényi háttere 02 11. A mérleg alátámasztása leltárral
22. § (1) Az éves költségvetési beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérlegben szereplő eszközöket és forrásokat. (2) A leltározás végrehajtását az Szt. 69. §-a szerint kell végrehajtani azzal, hogy a) a koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközöket a működtető, vagyonkezelő által elkészített és hitelesített leltárral kell alátámasztani, és b) a használt, de a mérlegben értékkel nem szereplő immateriális javakat, tárgyi eszközöket, készleteket a leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott módon kell leltározni. (3) A vagyonkezelői, koncessziós szerződés eltérő rendelkezése hiányában a (2) bekezdés a) pontja szerinti leltározást a működtető, vagyonkezelő külön térítés és díjazás nélkül, évente köteles elvégezni. 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

5 A Leltár fogalma A leltár fogalma a számviteli szakirodalom, illetve gyakorlat alapján: olyan részletes kimutatás, amely a költségvetési intézmény/vállalkozó eszközeit és az eszközök forrásait tételesen egy adott időpontra vonatkozóan, mennyiségben és értékben tartalmazza. A leltár a mérleg alapdokumentuma, egy olyan okmány (dokumentum), amely a leltározás (leltárfelvétel), valamint a leltárértékelés végeredményeként alakul ki. 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

6 A leltár típusai a) Teljes vagyonmegállapító leltár, amely az éves mérleg valódiságát alátámasztó dokumentáció, az egyetem valamennyi eszközét és forrását tartalmazza. b) Részleltár, amely a költségvetési szerv eszközeinek és forrásainak egy-egy részéről készített leltár. c) Átadó-átvevő leltár, amely az anyagilag felelős dolgozó személyében bekövetkezett változáskor készül, ez az elszámoltatásnak, az anyagi felelősség megállapításának az alapokmánya. d) Idegen leltár, amely a költségvetési szerv használatában, kezelésében, de nem a tulajdonában lévő vagyontárgyakról készül. Ezt a leltárt az eszköz tulajdonosának meg kell küldeni. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

7 A leltározást megelőző tevékenységek
A leltározás adminisztratív előkészítése Előkészítési feladatok: Tárgyieszközökkel kapcsolatos Készletekkel kapcsolatos SELEJTEZÉS A leltározás adminisztratív előkészítése A tényleges leltározás megkezdése előtt el kell készíteni a leltározási ütemtervet. Időszakonként felül kell vizsgálni a leltári körzeteket és elvégezni a szükséges körzetváltoztatásokat a leltárak közötti változásoknak megfelelően. A leltározást megelőzően legkésőbb 30 nappal ki kell adni az érintett egységeknek a leltárutasítást a megfelelő felkészülés érdekében (kivéve, ha az ún. csapó leltárak lesznek elrendelve).Ezzel egyidejűleg kell kiadni a leltározásban közreműködő dolgozók tájékoztatását utasítás formában. Gondoskodni kell a szükséges bizonylatok megfelelő mennyiségben történő biztosításáról. Gondoskodni kell a könyvelési és pénzügyi nyilvántartások naprakészségéről, a fordulónapi könyv szerinti készlet megállapítása érdekében. Az esetleges hiányosságokra fel kell hívni a leltározandó egység vezetőjének figyelmét (pl. készletváltozási bizonylatok sorszám-folyamatosságának hiánya stb.), hogy a leltár időpontjára megszüntethesse azokat. A nyilvántartások alapján számba kell venni a kölcsönbe és javításra adott saját vagy idegen tulajdonú tárgyi eszközök állományát.  Tárgyi eszközökkel kapcsolatos feladatok Felül kell vizsgálni a használatból kivont, illetve a teljesen (0-ig) leírt és a „0” számlaosztályban nyilvántartott tárgyi eszközök állományát, szükség szerint intézkedni kell a selejtezésről, esetleg az értékesítésről. Gondoskodni kell a gépeken, berendezéseken lévő leltári számok olvashatóságáról, szükség esetén azok cseréjéről vagy pótlásáról. A hiányzó számok pótlása előtt a korábbi leltárfelvételi okmányok alapján kell megállapítani a tárgyi eszközök azonosságát.  Különös gondot kell fordítani a tárgyi eszközök tartozékainak előzetes ellenőrzésére. Meg kell vizsgálni, hogy a tartozékok azonos vagy különböző leltári számon szerepelnek-e, illetve ezek a számok megegyeznek-e az analitikus nyilvántartással. A használatból kivont, valamint az idegen tulajdont képező tárgyi eszközöket el kell különíteni. Ellenőrizni kell -a nyilvántartásokban- az év során felújított tárgyi eszközök reaktiválásának megtörténtét. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

8 Selejtezés előkészítés 1
A selejtre elkülönített eszközök felvétel előtt. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

9 Selejtezés előkészítés 2
csökkentett értékű eszközöket (elfekvő készlet) selejtezésig (értékesítést megelőző ajánlatkérésig) a nyilvántartás szerinti értéken. (Leltározást megelőzően a selejtezést el kell végezni, vagy legalább az árajánlatokat be kell kérni a valós piaci érték meghatározása érdekében 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

10 A selejtezési eljárás menete
A Leltár A selejtezési eljárás menete - a selejtes eszközök feltárása, - selejtezési utasítás kiadása - elkülönítés (raktárban), - a selejtes készletek jegyzékbe foglalása, - selejtezés engedélyezése, - selejtezés lefolytatása, - hasznos anyag és hulladék hasznosítása, - megsemmisítés. A felesleges vagyontárgyak feltárása, hasznosítása A feleslegessé válás ismérvei: feleslegesnek minősül egy eszköz, ha azt a hasznosítással és selejtezéssel megbízott munkatárs, vagy bizottság megfelelő előterjesztése alapján a vállalkozás vezetője annak nyilvánítja. Helyes évente legalább egyszer elvégezni a készletek minősítését, azaz megállapítandó: - mely eszközök váltak feleslegessé, - melyek váltak értékesíthetetlenné. A feleslegessé vált vagyontárgyak feltárása folyamatos munka. A rendelet előírása szerint a felesleges eszközök és készletek feltárása, hasznosítása, illetve selejtezése a gazdálkodó szervezet hatáskörébe tartozik. A felesleges készletek feltárása másképen történik: - használatban lévő eszközöknél - raktárban lévő eszközöknél Használatban lévő eszközöknél: Az eszközöket használó egységek lehetőleg írásban jelentsék be a területükön lévő felesleges tárgyi eszközöket, anyagokat. A készletek őrzésével megbízott szervezet vagy dolgozó a felajánlott eszközök átvételéről és elszállításáról gondoskodjék. Azokat elkülönítve célszerű raktárra venni, különös tekintettel azokra az eszközökre, amelyek még használhatók, de a korábbi időszakban költségként már elszámolták azokat. Raktárban lévő eszközöknél: Általában a társaságnál e feladattal megbízott dolgozó kötelessége évente, de legalább a leltározást megelőzően felmérni a kezelésében lévő felesleges és selejtes eszközöket, készleteket. A cégen belül nem hasznosítható, felesleges vagyontárgyak hasznosítására javaslatot kell összeállítani. A javaslatnak ki kell térnie a hasznosítás módjára, amely történhet: - eladással, immobilkészlet-jegyzék alapján, - leértékelt áron való értékesítéssel, - versenytárgyalással történő értékesítéssel, - átadással, - leértékeléssel és készletben tartással, - bérbeadással, - a cégen belüli átcsoportosítással. - Eladás Eladásnál a felesleges vagyontárgy térítés ellenében, meghatározott feltétel mellett értékesíthető, a cég által kiválasztott körben. A térítés mértékében, az átadás időpontjában, a fizetési módban és határidőben - a pénzforgalmi előírások keretén belül - a felek állapodnak meg. Általános szempont: az eladási ár a hulladékárnál magasabb kell, hogy legyen. A felesleges vagyontárgyak hasznosításának módját és az eladási árat mindig a cég vezetője hagyja jóvá. Értékesítés csak azonnali készpénzfizetés ellenében törtéhet, az eladásról számlát kell kiállítani és a vagyontárgy csak a kifizetett számla ellenében, szállítólevéllel adható át. - Leértékelt áron való értékesítés A cég számára megfelelő áron történő értékesítés esetén a felesleges vagyontárgyak leértékelt áron is értékesíthetők, ehhez a cég vezetőjének engedélye szükséges. Az értékesítésről számlát kell kiállítani, amelyből 1-1 példány - a vevő, - a könyvelő, - a pénztáros, - a selejtezési bizottság példánya. - Átadás térítésmentesen Az átadásról készült jegyzőkönyv eredeti példánya a cégnél marad, - egy másolati példány az átvevőé, - egy másolati példány a felesleges készletekre vonatkozó jelentés melléklete. - Bérbeadás A gazdálkodó szervezetek a felesleges eszközeiket bérbe adhatják. A vállalkozások a vagyontárgyak átadásának időtartamában és a használati díj mértékében szabadon állapodhatnak meg. A bérbevevő a fizetett használati díj összegét költségként, a bérbe adó a kapott használati díj összegét árbevételként számolja el. A bérletről bérleti szerződést kell kötni, a bérleti díjat úgy kell megállapítani, hogy az fedezze a gazdálkodó szervezet költségeit. A bérbe adott vagyontárgyak a cég eszközállományából nem törölhetők. Ezen tárgyak értékcsökkenésének kiszámításáról, elszámolásáról és nyilvántartásáról a bérbe adó cég a könyvelésében köteles gondoskodni. -Versenytárgyalás A vállalkozó az eladni kívánt felesleges vagyontárgyakat adott esetben meghirdetni köteles. A hirdetés feladására vonatkozó bizonylatokat a számviteli bizonylatokhoz hasonlóan kell megőrizni. A hirdetést követő 30 nap után, nyilvános versenytárgyalás útján lehet értékesíteni a felesleges vagyontárgyakat. Az eladási irányárat szakemberek véleményének figyelembevételével kell meghatározni. Az értékesítés számlázási kötelezettség alá esik. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

11 A selejtezési eljárás dokumentumai
A Leltár A selejtezési eljárás dokumentumai Jegyzőkönyv tárgyi eszközök selejtezéséről Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert anyagok jegyzéke Jegyzőkönyv készletek selejtezéséről, leértékeléséről Selejtezett készletek jegyzéke Leértékelt készletek jegyzéke A készletek selejtezéséből visszanyert hulladékanyagok Megsemmisítési jegyzőkönyv 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

12 Leltár A pályázott tárgyi eszközök egy az Alapítvány által kezelt közös leltárába kerülnek, használatuk joga a pályázat céljainak megvalósítása érdekében a pályázóhoz kerül. A leltári tárgyak holléte és állapota időnként ellenőrzésre kerülhet, a pályázó csoport vezetője anyagi felelősséget vállal a leltári hiányokért és a tárgyi eszközök nem rendeltetésszerű használatából eredő károkért, illetve tudomásul veszi, hogy a tárgyi eszközök hanyag kezelése a pályázat végrehajtásának felfüggesztését, a pályázó további pályázatokból történő kizárását vonhatja maga után. Az eszközök használati joga felfüggeszthető, ha azok a pályázat céljaival nem összeegyeztethető módon kerülnek felhasználásra. Megtörtént eset: Bérelt épületben vasárnap késő estig leltároztunk. A megbízónknak több emeleten volt iroda része. Ahová letettük az értékeinket, ott napközben az irodavezető dolgozott, mikor befejezte a munkáját bezárta az iroda részt. A portán nem volt pótkulcs, nekünk nem volt telefonunk, pénzünk. 10 órakor kiderült ott kell aludnunk, és csak reggel 8 körül ér be akinek kulcsa van ehhez az irodához. Olyan iroda részre beengedtek, ahol aludhattunk. Az ügyfél megígérte, hogy hotel szolgáltatás igénybevétele miatt árcsökkentést kér. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

13 Eltérést előidéző LELTÁROZÁSI TAPASZTALATOK I.
Fiktív tételek a nyilvántartásban Történet az eszköznyilvántartó lemásoltatott egy raktárat az adataival együtt, hogy a leltárt majd úgy végzi el, hogyha megtalálta az eszközöket folyamatosan levonja a db számokat. Ez soha nem történt meg az eszköznyilvántartó kilépésekor kérésemre megjegyzéssel látta el fiktív tétel maradt volna az utódjának, amelyet soha sehol nem találtak volna meg. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

14 Eltérést előidéző LELTÁROZÁSI TAPASZTALATOK II.
Fiktív tételek a nyilvántartásban Megszünt leltárkörzeteken maradó tételek Selejtezett tételek kivezetése nem történik meg Történet 2011-ben egy telephelyet megszüntetett az intézmény, a nyilvántartásában megszüntette a leltárkörzetet. A következő évtől a leltárcsoport nem tervezett ezekre a leltárkörzetekre leltárt ban amikor a tényfeltáró leltárat készítettük több Mft bruttó értéken a nyilvántartásában volt és hiányként jelentkezett. FELADAT: Összegeket kigyűjteni (Jahn adatbázisból) 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

15 Eltérést előidéző LELTÁROZÁSI TAPASZTALATOK III.
Többlet generálása Szekrénysor Számítógép konfiguráció Amely adódik a nyilvántartásban összevontan szereplő eszközök több helyen történő fellelésénél. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

16 Leltárral A Médiában Etelkához kérdés, hogy egyáltalán foglalkozunk-e vele? A videót ébresztőnek szánom. C:\Users\RMI\Desktop\Belsőellenőr\TENYEK Leltar miatt zarva - Tenyek-riport tv2_hu.flv 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

17 Leltárral a címlapon Két nap alatt végzett a leltárral a Bajcsy-Zsilinszky Kórház 2009. augusztus 7., péntek 17:39, frissítve: péntek 17:39 , szerző: MNO A Bajcsy-Zsilinszky Kórház és Rendelőintézet a tervezett három nap helyett két nap alatt végzett az előre bejelentett leltárral, így a kórház péntektől ismét részt vett a fővárosi ügyeleti rendben – közölte a kórház megbízott főigazgatója pénteken. A leltár két napja alatt is ellátta gyógyító feladatait a fővárosi kórház: a sürgősségi osztály két nap alatt 57 beteget fogadott, 175 fekvőbeteget vettek fel az osztályokra, míg az ambulanciák és szakrendelők 5576 járóbeteget fogadtak – írta közleményében Kálmán Sándor. Az ügyeleti rendből két napra „kiesett” kórház csak mindössze öt beteget nem tudott fogadni – közölte. A kórház korábban sajtóhírekre reagálva adta hírül, hogy éves leltározás miatt két napig nem fog tudni részt venni a főváros ügyeleti rendjében. A karaktereket nagyobbra venni. Etelkához kérdés, hogy egyáltalán foglalkozunk-e vele? A videót ébresztőnek szánom. C:\Users\RMI\Desktop\Belsőellenőr\TENYEK Leltar miatt zarva - Tenyek-riport tv2_hu.flv 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

18 Milyen eszközzel leltározzak?
Vonalkód olvasó PDA ( Windows Mobile 6.0 ) Milyen eszközzel leltározzak? HP Deskjet 460 mobil nyomtató 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

19 Leltárhiány kártérítési felelősség
2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

20 Leltár és mérleg kapcsolata
A mérlegnek és a leltárnak vannak egyező és eltérő ismérvei. A mérleg és a leltár egyező ismérvei: mindkét számviteli dokumentum adott időpontra vonatkozik, mindkét számviteli dokumentum teljeskörűségre törekszik, mindkét számviteli dokumentum valódiságát a költségvetési intézmény/vállalkozás felelős vezetőjének aláírásával kell igazolni. A mérleg és a leltár eltérő ismérvei: a mérleg csak értékbeli adatokat tartalmaz, a leltár mennyiségi és értékadatokat is, a mérleg tagolását Számviteli törvény írja elő, a leltárban szereplő tételek sorrendjére nincs előírás. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

21 Javaslat a belsőellenőrök számára
Összegzés Javaslat a belsőellenőrök számára Összeférhetetetlenség vizsgálata, Selejtezés MINDEN jegyzőkönyvének, dokumentumának megléte: a megsemmisítési, a kivezetési stb. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

22 Ügyfeleink marasztalnak
Megtörtént eset: Bérelt épületben vasárnap késő estig leltároztunk. A megbízónknak több emeleten volt iroda része. Ahová letettük az értékeinket, ott napközben az irodavezető dolgozott, mikor befejezte a munkáját bezárta az iroda részt. A portán nem volt pótkulcs, nekünk nem volt telefonunk, pénzünk. 10 órakor kiderült ott kell aludnunk, és csak reggel 8 körül ér be akinek kulcsa van ehhez az irodához. Olyan iroda részre beengedtek, ahol aludhattunk. Az ügyfél megígérte, hogy hotel szolgátatás igénybevétele miatt árcsökkentést kér. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária

23 KÖSZÖNÖM A MEGTISZTELŐ FIGYELMET!
Megtörtént eset: Bérelt épületben vasárnap késő estig leltároztunk. A megbízónknak több emeleten volt iroda része. Ahová letettük az értékeinket, ott napközben az irodavezető dolgozott, mikor befejezte a munkáját bezárta az iroda részt. A portán nem volt pótkulcs, nekünk nem volt telefonunk, pénzünk. 10 órakor kiderült ott kell aludnunk, és csak reggel 8 körül ér be akinek kulcsa van ehhez az irodához. Olyan iroda részre beengedtek, ahol aludhattunk. Az ügyfél megígérte, hogy hotel szolgáltatás igénybevétele miatt árcsökkentést kér. 2014.Szeptember 18. Budapest előadó Rézsó Mária