A KÖNYVTÁR MINT SZERVEZET (1, 2, 7)

Az előadások a következő témára: "A KÖNYVTÁR MINT SZERVEZET (1, 2, 7)"— Előadás másolata:

1 A KÖNYVTÁR MINT SZERVEZET (1, 2, 7)
KULTÚRMENEDZSMENT A KÖNYVTÁR MINT SZERVEZET (1, 2, 7)

2 A könyvtár mint intézmény:
Szolgáltatási intézmény Többszörösen integrált rendszer Külső meghatározottsága erős – nyílt rendszer Állandó kölcsönhatásban a társadalmi-gazdasági viszonyokkal Változás mint „életélmény”

3 Paradigmaváltás – XXI. század
„információs forradalom Információs társadalom” „tudásipar” Változások menedzselése

4 A könyvtár mint rendszer jellemzői
Valós társadalmi szükséglet eredményeként jött létre. A társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helye világos, egyértelmű. Ú.n. „nyílt rendszer” – kapcsolata az őt körülvevő világgal folyamatos. Értékét társadalmi hasznossága jelöli ki. Aktív rendszer: a rendszer elemei állandó mozgásban Dinamikus rendszer: a rendszer elemei átalakulnak, módosulnak, cserélődnek. Tervezett rendszer: mesterségesen, konkrét feladatokra jött létre. Hierarchikus rendszer: tagolt részrendszerekből áll, melyek között logikus kapcsolat van.

5 Összegezve: Olyan rendszer, amelyben
- az ember a működtető, a legfontosabb alkotóelem - emberek közötti struktúrákban realizálódik - céllal rendelkező rendszer - problémamegoldó rendszer - a rendszerelemek között kommunikáció folyik - választás szabadsága

6 A könyvtár mint szervezet jellemzői
Non-profit szervezet Legfőbb terméke: információ Információ szolgáltatása + információ előállítása Szakmai szolgáltatások kliensei számára Nagy múltú, történelmi tradíciók ellenáll a változásoknak Források és felhasználók eltérő érdeke (gyűjteményközpontúság, felhasználó központúság) Legszélesebb társadalmi érdeket szolgál ki Fenntartói kiszolgáltatottság Személyzeti hierarchia, magasan képzett szakszemélyzet

7 A szervezet alrendszerei
Folyamatok alrendszere (munkafolyamatok, döntés előkészítés) Erőforrások alrendszere Formális struktúrák alrendszere (szabályozók, normatívák) Informális (szociális) alrendszer Technológiai alrendszer (eszközök, berendezések, módszerek) Vezetői alrendszer

8 Szervezeti sémák – szervezeti diagramok
Munkaszervezet: a megoldandó feladatok szerinti egységekbe csoportosulás. Cél: ésszerű munkamegosztás, hatékonyság Feladat: legyen áttekinthető legyen irányítható, ellenőrizhető feleljen meg a dolgozók képességeinek Szervezeti és Működési Szabályzat Ügyrendi szabályzat Munkajogi szabályzat

9 Organogramok A szervezeti struktúrát tükrözi
Láthatóak a döntési szintek Az ellenőrzési pontok A munkamegosztási és felelősségi szintek A függelmi viszonyok

10 A könyvtár szervezeti egységei
Szakmai szervezetek: az intézményi célok szolgálatára létrehozott szakmai szervezetek (olvasószolgálati, feldolgozó, reprográfiai, számítógépesítési csoport stb.) Funkcionális szervek: pl. az igazgatási, ellenőrzési funkciót szolgáló egység (titkárság, porta, biztonsági szolgálat) A vezetést segítő szervek (pénzügyi, személyzeti, munkaügyi stb.)

11 A szervezeti sémák fajtái
Különbség lényege: a feladatmegosztás és felelősség eltérő szintje Hierarchikus: a feladatok megosztása mélyen strukturált, döntési felelősség, illetékességi jog alacsony „Lapos”: önálló feladatvégzés, magas felelősségi szint, és intézkedési jog Mátrix: új feladat (projekt) megvalósulására alkalmi felelősség, illetékességi jog

12 Vezető - beosztott A legfőbb felelősség a vezetőé (anyagi, jogi, erkölcsi) A dolgozó részvétele a munkafolyamatban, a döntéshozatalban hozzáadott érték

13 A könyvtári munka tervezése
A tervezés a vezetői munka legfontosabb eleme. Jövőre irányuló, mában zajló tevékenység. A tervező munka 2 fontos eleme: a) elemzés b) döntéshozatal

14 A tervezési munka elemei
Ütemezés Adatgyűjtés – adatelemzés Tervezési szintek meghatározása Alternatívákban gondolkodás, rugalmas reagálás Megbízhatóság és megvalósíthatóság biztosítása

15 A tervezés lényegi kérdései
Cél tudatosítása: kinek, mikor, mit kell csinálni, hová kell eljutni? Szűkebb és tágabb környezet ismerete, elemzése Szisztematikus, folyamatos adatgyűjtés Kinek a feladata? Könyvtári felső vezetés De: konkrét feladatokra munkatársak (projekt-tervezés!)

16 Környezetelemző technikák: PEST-analízis
Politics – politikai környezet Economics – gazdasági környezet Society – társadalmi feltételek Technology – műszaki, technikai feltételek Mikor? Stratégiai célok Szervezeti átalakulás változásmenedzselés

17 Célpiramis Hosszútávú, átfogó célok Szervezeti egységek részcéljai
Küldetés Hosszútávú, átfogó célok Szervezeti egységek részcéljai Rövidtávú, egyéni feladok szintjére lebontott tevékenység célok

18 Stratégiai tervtípusok
Alapstratégia (könyvtár filozófiája) Funkcionális stratégiák (részelemek) Taktikák (operatív tervek) Szervezeti stratégia Személyzeti stratégia Fejlesztési stratégia Innovációs stratégia Pénzügyi stratégia Költségvetés csökkentési stratégia

19 Tervezési segédletek Szabványok, törvények, irányelvek (ISO, IFLA, EU, OKM) Előrejelzések, trendtanulmányok, trendmutatók Jelentések, beszámolók Statisztikák Felhasználói igényvizsgálatok, marketingkutatások Ötletbörzék, kívánságlisták

20 Tervezési módszerek Kvantitatív: matematikai, statisztikai adatok elemzése Kvalitatív: kérdőíves, interjús felmérések, jövőkutatási vizsgálatok, előrejelzése Intuitív: ötletbörze, személyes megérzések, jóslatok, utópiák Normatív: döntési mátrixok, rendszertervezés, modellezés

21 Komplex módszerek MBO (Manegement by objectivies): részvételen alapuló tervezés, célok pontos definiálása, beosztott teljes önállósága PPBS (Planning Programming Budgeting System) Minden döntési alternatíva mellé költségterv ZBB (Zero-Based Budgeting) „0” alapú tervezés

22 SWOT-analízis Strengths = erősségek Weaknesses = gyenge pontok
Opportunities = lehetőségek Threats = veszélyek S W O T

23 BCG-mátrix (Boston Consulting Group)
Sztár: nagy nyereség, növekvő kereslet Stratégia: beruházás Kérdőjel: alacsony nyereség, de növekedhet Stratégia: esélyelemzés (beruházás, vagy kivonulás Fejős tehén: nagy, stabil nyereség Stratégia: kihasználni, amíg lehet, kisebb beruházás Döglött kutya: alacsony, megbízhatatlan nyereség Stratégia: kivonulás

24 Irodalom: Bobokné Belányi Beáta: Kultúrmenedzsment. Typotext Kiadó, 2001. Skaliczki Judit – Zalainé Kovács Éva: Minőségmenedzsment a könyvtárban. Veszprémi Egyetemi Kiadó,, 2001.