Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár

Az előadások a következő témára: "Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár"— Előadás másolata:

1 Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár
Teljesítmény? + Mérés? = Teljesítménymérés? A minőségfejlesztés gyakorlati lépései a könyvtárban. Nádas Zsuzsánna Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár

2 Fogalmak Teljesítmény = Valamely tevékenységnek (lemérhető) eredménye.
Mérés = Az a cselekvés, hogy valaki mér valamit. Teljesítménymérés a könyvtárban = A teljesítménymérés: "a mérések olyan összehangolt rendszere, amelynek együttes értékelése pontosabb képet nyújt arról, hogyan használja fel a könyvtár a rendelkezésére álló forrásokat szolgáltatásainak biztosítása érdekében, és milyen mértékig képes annak a közösségnek az igényeit kielégíteni, amelynek ellátására hivatott." Az elmúlt öt éves periódusban minden tevékenységünk e célokat segítette: - Kialakítottunk egy egységes felhasználóbarát könyvtárhasználati rendszert - Jelentős lépéseket tettünk az egységes számítógépes katalógus kiépítésére - Az állománygyarapítás terén szoros koordinációt alakítottunk ki a Debreceni Egyetem hagyományos dokumentumon alapuló és elektronikus szolgáltatásokat átfogó információs rendszerében, jelentős pályázati forrásokat igénybe véve saját adatbázisokat építettünk

3 A teljesítménymérés célja
Mérés, elemzés, javítás! Döntés: tények alapján! Cél: önértékelés a munkafolyamatok hatékonyságának mérése, javítása a különböző időpontok összevetése a különböző szolgáltatások összevetése különböző szervezetek összevetése (benchmarking)

4 A teljesítménymérés területei
A partnerek elégedettségének és elvárásainak vizsgálata A munkafolyamatok hatékonyságának mérése Az intézmény társadalmi megítélése

5 A könyvtári teljesítménymutatók
MSZ ISO 11620:2000 szabvány A használók véleménye Nyilvános szolgáltatások Állománygyarapítás és feldolgozás A szabványban nincs kidolgozva: A szolgáltatások népszerűsége Az emberi erőforrások elérhetősége és használata

6 Mi indokolja, hogy méréseket végezzünk?
A hétköznapi megfigyelések hibái: Felületes, rendszertelen, esetleges megfigyelés Túláltalánosítás (néhány élmény alapján ítélünk) Szelektív észlelés (csak a korábban felismert összefüggésekre figyelünk) A saját értékrendünk, normarendszerünk elnyomja az objektív ítéletalkotást A megismerés túl korai lezárása

7 Helyzetkép A 2001-ben megvalósult könyvtári integráció eredményeként a hét, különböző szinten teljesítő tagkönyvtárból egy korszerű, azonos színvonalon szolgáltató egységes könyvtári rendszer jött létre.

8

9 Helyzetkép A Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtára (DEENK) 2001-től a szervezeti egységek egyetemi integrációját követően egységes vezetés és működési elvek alapján végzi munkáját. A Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtára (DEENK) 2001-től a szervezeti egységek egyetemi integrációját követően egységes vezetés és működési elvek alapján végzi munkáját.

10 Helyzetkép Az elmúlt 5 évben a fejlesztési tervben megfogalmazott célkitűzések között kiemelt helyen szerepelt a minőségi, minden könyvtári egységben azonos elvekre és munkafolyamatokra épülő könyvtári munka és szolgáltatás. Az elmúlt 5 évben a fejlesztési tervben megfogalmazott célkitűzések az alábbiak voltak: - A felhasználó álljon minden könyvtári tevékenység középpontjában - Gyors és rugalmas alkalmazkodás az egyetemi, regionális és országos feladatokhoz, az információtechnika korszerű könyvtári követése - Minőségi, minden könyvtári egységben azonos elvekre és munkafolyamatokra épülő könyvtári munka és szolgáltatások

11 Előzmények A minőségfejlesztéshez, -biztosításhoz szükséges mérések, értékelések elvégzését segítendő 2003-ban a NKÖM Könyvtári Főosztály – akkor még Osztály - megbízta a Könyvtári Intézetet, hogy egy munkabizottsággal dolgozza ki az MSZ ISO 11620:2000 szabvány alapján a könyvtári teljesítménymutatókat. - Új olvasói férőhelyeket, könyvtárosi munkahelyeket hoztunk létre - A felhasználók képzésére az egyetemi oktatás szerkezetébe épülő könyvtár-informatikai képzést vezettünk be szinte minden Karon Felhasználóink számára lehetővé tettük az elektronikus könyvtárközi kölcsönzés kezdeményezését A hatékony humán erőforrás menedzsment kialakítása érdekében megindítottuk a könyvtári munka minőségének mérését.

12 A MAGYAR KÖNYVTÁRI RENDSZERBEN
Előzmények TELJESÍTMÉNYMUTATÓK A MAGYAR KÖNYVTÁRI RENDSZERBEN Ajánlás a könyvtári teljesítménymutatók alkalmazására az MSZ ISO 11620:2000 szabvány alapján Kidolgozta a Teljesítménymérési Munkabizottság OSZK Könyvtári Intézet Budapest 2003. - A 2006-tól induló 3 ciklusú egyetemi képzés következménye: az alapképzési (BsC) szakok számának csökkentése, a szakstruktúra átalakítása, sokrétű és magas szintű mesterképzés és PhD képzés. A könyvtár feladata a több ciklusú egyetemi képzés felhasználóbarát könyvtári hátterének megteremtése.

13 Előzmények Szembe kellett nézni ugyanis azzal, hogy minőségfejlesztési tevékenység csak akkor várható el a könyvtáraktól, ha a vele foglalkozók megtanulják, és alkalmazzák az új módszert. Ennek megvalósítására az NKÖM Könyvtári Főosztálya (akkor osztálya) 2003-ban kidolgozta a "Könyvtári minőségfejlesztés – könyvtári korszerűsítés" hároméves fejlesztési projektet, amelynek segítségével először az ODR - könyvtárak eljutnak a teljesítménymutatók alkalmazásától a normatívák kialakításáig. Egyetemi folyamatok és fejlesztések - A Magyar Akkreditációs Bizottság minősítési követelmény rendszerében jelentős helyet foglal el a könyvtári infrastruktúra és a szakirodalmi ellátás helyzetének vizsgálata - Az élethosszig tartó tanulás egyetemi programjának támogatása könyvtári eszközökkel

14 Előzmények A projekt keretében 2003-ban:
Pályázni lehetett az ajánlásban meghatározott szolgáltatási mutatók alapján végzendő mérésekre, valamint kérdőíves vizsgálatok végzésére a könyvtárhasználói elégedettségre vonatkozóan. Regionális tendenciák - Az Egyetemen kialakított Regionális Tudásközpont innovatív kutatásainak támogatása és a régióba való szétsugárzása könyvtári eszközökkel, közös katalógus létrehozásával - A régió értelmiségi szakembereinek szervezett továbbképzése a távoli használatot segítő informatikus-könyvtáros felnőttképzési tanfolyam indításával, valamint a szakirodalom elektronikus szolgáltatásával.

15 Előzmények 2004-ben: Elvégezték könyvtártípusonként a kapott teljesítménymutatók, olvasói igények és használói elégedettség összehasonlításait (benchmarking). Az összehasonlító vizsgálatokkal meghatározhatóvá válnak az egyes könyvtártípusok szolgáltatásaira általánosan érvényes teljesítménymutatók. A szolgáltatási teljesítménymutatók majdani alkalmazása teszi lehetővé, hogy a könyvtárhasználó minden könyvtárban azonos minőségű szolgáltatást kapjon. Országos tendenciák - Az elektronikus tartalomszolgáltatás előtérbe kerülése (digitalizált tartalmakhoz való széleskörű hozzáférés), emellett saját, speciális adatbázis építésével részvétel az országos projektekben - A nyilvános könyvtári feladatok (ODR lelőhely nyilvántartás, OTKA konzorciumokban való részvétel) emelt szintű ellátása.

16 Előzmények 2006-ban a külföldi irányelvek, normatívák figyelembevételével a könyvtár típusonkénti irányelvek megalkotása volt a feladat. Stratégiai célunk olyan „szolgáltató könyvtár” kialakítása, amely a kölcsönző könyvtárból tartalomszolgáltató könyvtárrá alakul, működésében korszerű és költségkímélő.

17 A minőségbiztosítás lépései
Előzmények - Könyvtárunkból 2 fő részt vett a Teljesítmény- mérési munkabizottság által elkészített „Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben” c. ajánlás kidolgozásában. - 4 kollega elvégezte Kecskeméten az akkreditált Minőségmenedzsment tanfolyamot. - Egyetemi képzés keretében 10 fő ismerte meg a minőségmenedzsment alapjait. - Háromszor félnapos továbbképzést szerveztünk a könyvtárban, 25 fő vett részt minden alkalommal. - Könyvtárunkból 2 fő részt vett a Teljesítmény- mérési munkabizottság által elkészített „Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben” c. ajánlás kidolgozásában. - 4 kollega elvégezte Kecskeméten az akkreditált Minőségmenedzsment tanfolyamot. - Egyetemi képzés keretében 10 fő ismerte meg a minőségmenedzsment alapjait. - Háromszor félnapos továbbképzést szerveztünk a könyvtárban, 25 fő vett részt minden alkalommal.

18 Előzmények -Eredményesen vettünk részt a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma, illetve a Nemzeti Kulturális Alapprogram minőségfejlesztési pályázatain. -A megnyert pályázatok végrehajtásához létrehoztunk egy 4 főből álló csoportot. Feladatunk volt a teljesítménymérések, illetve a kérdőíves vizsgálat megtervezése, koordinálása, segítése, ellenőrzése és összegzése. -Eredményesen vettünk részt a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma, illetve a Nemzeti Kulturális Alapprogram minőségfejlesztési pályázatain. -A megnyert pályázatok végrehajtásához létrehoztunk egy 4 főből álló csoportot. Feladatunk volt a teljesítménymérések, illetve a kérdőíves vizsgálat megtervezése, koordinálása, segítése, ellenőrzése és összegzése.

19 Teljesítménymérés A mérések indulása előtt az érintett kollegáknak tájékoztatókat tartottunk, megbeszéltük a feladatot. Egységesítettük a használt fogalmakat, megállapodtunk az időbeosztásban és a módszertanban - A mérések indulása előtt az érintett kollegáknak tájékoztatókat tartottunk, megbeszéltük a feladatot. - Sikeresen működtünk együtt egy másik pályázat jóvoltából 3 város – Szolnok, Eger, Debrecen megyei- és felsőoktatási könyvtáraival. - Következő lépésként a mérések alapján kinyert eredményeket a benchmarking módszerével vetettük össze 4 másik egyetemi könyvtár eredményeivel.

20 Teljesítménymérések a DEENK egységeiben
Folyóiratolvasó Zeneműtár MFK Kenézy Társ.tud.Kvt. Kémiai Szakkvt ATK Ped. Kvt. Hangosolvasó NAGYK Helyben használat intenzitása X Gyűjtemény használata Könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága Tárgyi eszközök kihasználtsága Ülőhelyek kihasználtsága Dokumentum feldolgozás gyorsasága A mérésekben valamennyi egység részt vett . A legérzékenyebben a Dokumentumfeldolgozás gyorsasága mutató érintette a munkatársakat. A következő grafikon mutatja, hogy bizony voltak olyan dokumentumok a mérési időszakban, amelyeknek igen nagy volt az átfutási ideje.

21 Teljesítménymérés naptára Teljesítménymérések mérési Mérési terület
Módszer Idő Helyben használat intenzitása Számlálás, adatlap 2003. dec.1 és 15-i héten minden nap Gyűjtemény használata Könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága Adatlap, vagy számítógépes adatbázis lekérdezése a.)    évi statisztika alapján b.)   dec mintavétel Tárgyi eszközök kihasználtsága 2003. dec. 1-i héttől 5 héten keresztül a hét különböző napjain napi 4 mérés Dokumentum feldolgozás gyorsasága Csak a vásárolt könyvek esetén adatlap vagy/és számítógépből nyert adat 2003. dec febr. 29-ig folyamatosan A méréseket a könyvtár valamennyi egységében elvégeztük. A legérzékenyebben a Dokumentumfeldolgozás gyorsasága mutató érintette a munkatársakat. A következő grafikon mutatja, hogy bizony voltak olyan dokumentumok a mérési időszakban, amelyeknek igen nagy volt az átfutási ideje, de a legtöbb dokumentum 3-4nap alatt az olvasóhoz került.

22 Teljesítménymérés Partnerközpontúság mutatói:
A közönség, mint használó A használókra vetített költség A személyes használat népszerűsége A személyes használat költsége A kölcsönzés népszerűsége A helyben használat intenzitása A gyűjtemény használata Partnerközpontúság mutatói: A közönség, mint használó A használókra vetített költség A személyes használat népszerűsége A személyes használat költsége A kölcsönzés népszerűsége A helyben használat intenzitása A gyűjtemény használata

23 A közönség, mint használó
A=Célközönség: a regisztrált használók a szolgálandó közönségből B=Szolgálandó közönség: a Debreceni Egyetem tagjai (hallgatók, oktatók és dolgozók) A mutató meghatározása: A/Bx100 A kapott érték azt mutatja, hogy a szolgálandó közönség hány százaléka regisztrált használó. A mutatót a évi statisztika alapján számoltuk ki a DEENK minden egységében. Az összesített eredmény: A Debreceni Egyetemmel jogviszonyban állók 46,22 százaléka regisztrált használó. 800 kérdőívet osztottunk ki összesen a könyvtár valamennyi egységében A reprezentatív mintavétel érdekében a szolgálandó közönség különböző rétegeibe tartozó (hallgató, oktató, más egyetemi alkalmazott stb.) könyvtárhasználókat kérdeztük meg minden olvasószolgálati ponton. 768 kitöltött, értékelhető kérdőívet kaptunk vissza feldolgozásra

24 A mérés teljes időtartama alatt próbáltunk folyamatos kapcsolatot tartani a kollegákkal. Ennek ellenére előfordult, hogy a feladat lezárása után derült ki, hogy teljesen félreértelmezték azt. - Kijelöltük és felkészítettük azokat a kollegákat, akik a mérési adatlapok, illetve a kérdőívek feldolgozását végezték. - Az adatok összegzése után az értékelés a 4 fős munkacsoport feladata volt.

25 A mérések feldolgozása és az eredmények értékelése után összdolgozói értekezlet keretében fórumot tartottunk, ahol beszámoltunk az elvégzett feladatokról, bemutattuk az eredményeket.

26 A használókra vetített költség
A mutatót a évi adatok alapján számoltuk ki A/B “A” az éves költség, “B” a használók éves száma Az éves költség tekintetében kétféle számítást végeztünk: az első esetben csak az állami támogatást vettük figyelembe, a másodiknál a pályázatokkal növelt saját bevételt is. Csak állami finanszírozást alapul véve:25.100,-Ft Saját bevételt is beszámítva:30.200,-Ft jut egy regisztrált használóra - A pályázat végrehajtása során mindenképpen szükséges volt egy új szemlélet megismerése. - Sok esetben gondot okozott a fogalmi egységesség hiánya. - Rossz beidegződés, hogy félünk a teljesítményméréstől, nem vagy nehezen értjük a lényegét. - A mostani méréseket csak kiindulópontnak tekinthetjük, és nagyon óvatosan kell bánni az összehasonlításnál.

27 A személyes használat népszerűsége
A mutatót a évi statisztika alapján számoltuk ki. A/B “A” a személyes használatok éves száma, “B” a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszáma. A vizsgált időszakban 27,21 személyes használat jutott egy regisztrált használóra. Könyvtárunk ben részt vett a NKÖM „Könyvtári minőségfejlesztés-könyvtári korszerűsítés” című pályázatán, valamint a teljesítménymérésekkel kapcsolatos NKA pályázaton. Ezzel megalapozta azt a tervszerű folyamatot, melynek célja a könyvtári munka minőségének fejlesztése és biztosítása.

28 A személyes használat költsége
A mutatót a évi statisztika alapján számoltuk ki. Az éves költség kiszámítása itt is kétféleképpen történt. A/B “A” az éves költség, “B” a személyes használatok éves száma. Állami finanszírozás esetén: ,-Ft Saját bevétellel növelve:  111,-Ft jutott egy személyes használatra A munka folytatásaként - négy egyetemi könyvtárral együttműködve - részt vettünk a teljesítménymutatók elemző-összehasonlító vizsgálatában és az eredményeket összegző tanulmány létrehozásában.

29 Partnereink voltak: Budapesti Corvinus Egyetem Központi Könyvtár, Eötvös Loránd Tudományegyetem Egyetemi Könyvtár, Pécsi Tudományegyetem Központi Könyvtár, Miskolci Egyetem Könyvtár, Levéltár, Múzeum.

30 A kölcsönzés népszerűsége
A mutatót a évi statisztika alapján számoltuk ki. A/B “A” a cél- vagy a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma, “B” a célközönség vagy a szolgálandó közönség létszáma. Egy regisztrált olvasóra átlagosan 10 kölcsönzés jutott. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

31 A helyben használat intenzitása
A mutató kiszámításához 2 könyvtári egységben végeztünk méréseket meghatározott időszakban, napi négy időpontban. A/B “A” a helyben használt dokumentumok száma, “B” a személyes használatok száma. A dokumentumok mérési egysége: kötési vagy fizikai egység. Egy személyes látogatásra 2 db helyben használt dokumentum jutott. A munka szakaszai: - A teljesítmények összehangolása, összehasonlító elemzés, analizálás - Az eredmények összevetése a külföldi szakirodalommal. - A munkafolyamat fejlesztésének megtervezése, változtatási javaslat kidolgozása.

32 A pályázati munka befejezéseként elkészült tanulmány címe:
Teljesítmény összehasonlítás az egyetemi könyvtárakban

33 A gyűjtemény használata
A mutató kiszámításához 2 könyvtári egységben végeztünk méréseket Az előző mutatónál kapott helyben használati adatokat kiegészítettük a kölcsönzési adatokkal. A/B*100 “A” a kölcsönzésben lévő és a helyben használt dokumentumok száma, “B” a gyűjtemény összes dokumentuma. A kölcsönözhető állomány 21 százaléka volt forgalomban a jelzett időszakban. Könyvtárunk részt vesz a Könyvtári Minőségfejlesztés 21 program kidolgozásában, a NKÖM Könyvtári Főosztálya által felkért munkacsoport tagjaként.

34 A program célja: A tervezett program – szorosan kapcsolódva a könyvtári terület ötéves stratégiai tervéhez – rendszerbe foglalja a könyvtárak eddigi minőségmenedzsment tevékenységét, tudatosan épít a megszerzett minőségmenedzsment ismeretek gyakorlati alkalmazására.

35 A könyvtárunkban kidolgozásra és bevezetésre kerülő minőségfejlesztési modell munkálatainak koordinálására a tagkönyvtárak vezetőiből és munkatársaiból megalakult az Irányító Testület.

36 Teljesítménymérés Szolgáltatási hatékonyság mutatói:
A kölcsönzési állomány forgási sebessége A kölcsönzések költségessége A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága A tárgyi eszközök kihasználtsága Az ülőhelyek kihasználtsága A dokumentumfeldolgozás gyorsasága Szolgáltatási hatékonyság mutatói: A kölcsönzési állomány forgási sebessége A kölcsönzések költségessége A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága A tárgyi eszközök kihasználtsága Az ülőhelyek kihasználtsága A dokumentumfeldolgozás gyorsasága

37 A kölcsönzési állomány forgási sebessége
A mutató kiszámítását a évi statisztika alapján végeztük. A/B A = kölcsönzött dokumentumok száma B = kölcsönözhető dokumentumok száma Esetünkben A = B = A mutató megmutatja annak átlagát, hogy egy dokumentumot hányszor kölcsönöztek ki.(1,12) A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

38 A kölcsönzések költségessége
A mutató kiszámítását a évi statisztika alapján végeztük. A/B A = éves költség B = a kölcsönzések éves száma A mutatót kétféle módon számoltuk. Csak az állami támogatást figyelembe véve, ill. állami támogatás+pályázati pénz+saját bevétel. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

39 A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága
Ezt a mérést 3 egységben végeztük. A mintavétel időszaka: nov.15.-dec. 15. közötti idő. A évi statisztika alapján kiszámoltuk az éves időszak mutatóját is. A mutató kiszámítása: A/B*100 “A” a mérési időszakban megkapott dokumentumok száma, “B” a mintavételi időszakban kért dokumentumok száma. A mutató segítségével megállapítható azon kért dokumentumok aránya, amelyeket a használói igényekhez igazított időn belül könyvtárközi kölcsönzés útján szereztünk be a használók számára. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

40 A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

41 A tárgyi eszközök kihasználtsága
Ezt a mérést 3 egységben végeztük. Meghatározott mérési időszakban a hét különböző napjain napi 4 mérés történt eszköz fajtánként. A/B*100 “A” a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma, “B” az eszközfajta teljes száma A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

42 A tárgyi eszközök kihasználtsága
Fénymásoló (4 db) 32,66% HI-FI torony (2 db) 12,50% Nyomtató (3 db) 24,00% Rádió (1 db) 30,00% Számítógép (56 db) 58,66% Televízió (2 db) 5,00% Videómagnó (2 db) 4,00% A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

43 A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

44 A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

45 Az ülőhelyek kihasználtsága
Ezt a mérést 3 egységben végeztük. Meghatározott mérési időszakban a hét különböző napjain napi 4 mérés történt típusonként, adatlapos regisztrálással. A/B*100 “A” a vizsgálat idején az elfoglalt ülőhelyek száma, “B” az összes ülőhely száma Asztal felszerelés nélkül 40,4% Asztal felszereléssel 75,3% Ülőhely kötetlen tevékenységhez 33,4% A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

46 A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

47 A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

48 A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

49 A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

50 A dokumentum feldolgozás gyorsasága
Ezt a mérést a Könyvtár 5 egységében végeztük. A mérési időszakban a vásárlás útján könyvtárba érkezett könyvek feldolgozását követtük. A mutató kiszámítása: A/B A = A munkafázisra elhasznált összes idő B = a munkafázisban feldolgozott dokumentumok száma Beérkezésétől a polcra kerülésig 10,75 nap telik el. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

51 A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

52 Összegzés A teljesítménymérés mutatóit adatnyerés szempontjából 2 csoportba soroltuk. Voltak olyan mutatók, amelyeket a évi statisztikai jelentés adataiból nyertünk ki. A másik csoportba azok a mutatók tartoznak, amelyeket adatfelvételi lap vezetésével rögzítettünk. Az adatfelvételi lapokat az egységek megkapták, így lehetővé vált, hogy azonos módon és szerkezetben történjenek a mérések. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

53 Összegzés A mérések feldolgozása és az eredmények értékelése után dolgozói értekezlet keretében fórumot tartottunk, ahol beszámoltunk az elvégzett feladatokról, bemutattuk az eredményeket. A könyvtár honlapján a könyvtárhasználók is tájékozódhatnak az eredményekről. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

54 Összegzés A pályázat végrehajtása során mindenképpen szükséges volt egy új szemlélet megismerése. Sok esetben gondot okozott a fogalmi egységesség hiánya. Rossz beidegződés, hogy félünk a teljesítményméréstől, nem vagy nehezen értjük a lényegét. A mostani méréseket csak kiindulópontnak tekinthetjük, és nagyon óvatosan kell bánni az összehasonlításnál. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

55 Összegzés A kinyert adatok alapján értékelhető és átgondolható a könyvtár szolgáltatás-politikája, munkaszervezése, az esetleges változtatások végiggondolása. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

56 Folytatás Benchmarking
A munka folytatásaként - négy egyetemi könyvtárral együttműködve - részt vettünk a teljesítménymutatók elemző-összehasonlító vizsgálatában és az eredményeket összegző tanulmány létrehozásában. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

57 Folytatás A jövőben az alábbi feladatok szerint haladunk:
- Küldetésnyilatkozat megfogalmazása - Jövőkép megfogalmazása - Helyzetértékelés készítése (SWOT, PGTT) - Problémák számbavétele - Stratégiai terv készítése - Egységenként SWOT analízis készítése - Partnerek azonosítása, elégedettségmérés - Folyamatok azonosítása, folyamatábrák készítése A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

58 Folytatás A program végeredménye:
Bevezetjük a minőségbiztosítási rendszert valamennyi szakkönyvtárunkban - A Könyvtári Minőségfejlesztés 21 program gyakorlati alkalmazása és az ehhez készülő útmutató kidolgozása integrált felsőoktatási könyvtárak számára. A munka szakaszai: - A benchmarkinkgben résztvevő könyvtárak megnevezése. - A témakörök kijelölése. - Munkaterv készítése. - A legjobb gyakorlat tanulmányozása, a saját gyakorlat felülvizsgálata.

59 Köszönöm a figyelmet!