Táblázatkezelés alapjai

Az előadások a következő témára: "Táblázatkezelés alapjai"— Előadás másolata:

1 Táblázatkezelés alapjai
BME Építészmérnöki kar Építészeti Ábrázolás Tanszék Táblázatkezelés alapjai BMEEPAG0203 Bevezetés az alkalmazott informatikába 4. előadás március 26. Fejér Tamás – Strommer László

2 Mikor használjunk táblázatkezelőt?
Mikor használjunk táblázatkezelőt? Táblázatkezelő: egy táblázatba gyűjthető adatok sorrendezése, keresése, szűrése, csoportosítása ha függvényt/változást kívánunk vizsgálni/szemléltetni. ha különböző változatokat kívánunk kipróbálni (What-If Analysis). Táblázat szövegszerkesztőben: kifinomultabb, jobban formázható, képletek nagyon korlátozottan használhatók. Adatbázis: nagy mennyiségű, struktúrált adat tárolása, feldolgozása, rugalmatlan, adatok bevitele, módosítása, keresése csak előre megírt programon keresztül lehetséges (pl. Neptun), vagy programozási ismeretet igényel (sql). Szövegszerkesztőben a táblázat egy cellája önálló szövegdoboz saját margóval, amely tetszőleges hosszúságú szöveget tartalmazhat, bármilyen módon formázva. Bármelyik cella továbbosztható. Szövegszerkesztőben könyvjelzők segítségével egyszerűbb számítások végezhetők. Adatbázis táblák közötti kapcsolatot is definiál (pl. egy tábla a könyveim listája, egy másik a kölcsönadások jegyzéke; a két tábla nem független egymástól).

3 Az Excel ablaka Excel fájl (xls) – munkafüzet
Az Excel ablaka Excel fájl (xls) – munkafüzet tartalma tetszőleges számú munkalap egy munkalap 256 – betűkkel jelölt – oszlopból és sorszámozott sorból áll A cella neve az oszlop betűje és a sor száma, pl. F8 név mező képlet-sor (szerkesztőléc) kijelölt tartomány, oszlop, sor aktív cella lapváltó gombok munkalapok

4 Tartalom: statikus/dinamikus
szöveg-állandó (max karakter, pl.: Bevétel:), szám-állandó, konstans (max. 15 számjegy, pl.: 1234, 1,23, ), művelet(ek)et, és függvény(eke)t tartalmazó képlet (pl.: =2^8, =GYÖK(2), =PI()). dinamikus olyan képlet, melynek eredménye függ egy másik cella tartalmától (pl. =A1+1), vagy más változótól (pl. az aktuális dátumtól: =MA()),

5 Eredmény: szám/szöveg
Akár statikus, akár dinamikus, a cella tartalma (eredménye) lehet: szám • (formázás nélküli cellában) jobb oldalra lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). logikai érték • speciális „érték”, lehet IGAZ (TRUE), vagy HAMIS (FALSE) (kiértékeléskor 1, vagy 0), (formázás nélküli cellában) középre lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). szöveg • minden, ami nem minősül az előzők egyikének, szövegként kerül eltárolásra (pl. 1 cm), (formázás nélküli cellában) balra lesz igazítva, és (optikailag) átnyúlhat a szomszéd cellába, amennyiben az üres (ha nem fér el a szöveg, csonkul). hibaüzenet • pl. nullával való osztás (#ZÉRÓOSZTÓ! , #DIV/0!), érvénytelen hivatkozás (#HIV! , #REF!), szám helyett szöveges argumentumra történő hivatkozás (#ÉRTÉK! , #VALUE!), nem létező névre való hivatkozás, vagy bármely föl nem ismert szöveg (#NÉV?, #NAME?), egy függvény vagy képlet hiányzó értéke (#HIÁNYZIK, #N/A) esetén.

6 Cellaformátum A cella formázása Formátum • Cellák (Format • Cells):
Igazítás (Alignment): szöveg vízszintes és függőleges helyzete, írásirány, ill. írás elforgatási szöge, többsoros cellatartalom (sordobás: Alt + Enter), automatikus betűméret-csökkentés, ill. cellaegyesítés. Betűtípus (Font): betűk stílusa, mérete, színe, (+pl. felső/alsó index), vagy választható az alapértelmezésű "Normál" stílus. Szegély/Mintázat (Border/Patterns): cella (ill. tartomány) szegélyének színe vonaltípusa, vastagsága, ill. hátterének színe és mintázata adható meg. Természetesen van mód stílus és sablon (template) használatára is. Itt nincs stílus-hierarchia és -öröklődés, viszont szabályozható, hogy a stílus mely fönti formázási opciókra (pl. csak a számformátumra) vonatkozzon.

7 Számformátum • kategóriák
A cella megjelenési formátuma Formátum • Cellák (Format • Cells) panel, Szám (Number) lap: Általános (General): a program által megfelelőnek ítélt formátum Szám (Number): adott tizedesjegy pontosságú számkijelzés Dátum/Idő (Date/Time): egészrésze a napokat jelöli (1 = ), tört része az időt (óra, perc, mp, pl. 0,5 = 12:00:00). Egyéni (Custom): egyedi formátum, pl. értékfüggő formázás: pl. egy dinamikus képlet kiszámolja a zh-átlagot, ennek eredménye egy szám, mely ha 4,5-nél nagyobb, "Jeles" jelenik meg.

8 Számformátum • egyéni fomátumkód
A szám kijelzésének pontossága (alapesetben) nem befolyásolja a tovább-számolást. Tizedes-jel (".", ill. ",") és listaelválasztó jel (",", ill. ";") a Windows beállításai szerint. A megjelenés alapesetben előjel-függő, és max. négy szakaszból áll: "Pozitív szám";"Negatív szám";"Nulla";"Nem szám (szöveg)". Számjegy-kódok: a # kód hely(iérték)én csak az értékes jegy jelenik meg (kivéve pl. 0,012 & 0,## => 0,01), a 0 kód helyén minden. A % százzal szorozva (0,01 & 0,0#% => 1,0%), a szóköz ezerrel osztva (12345 & #,0# " eFt" => 12,35 eFt) jeleníti meg a számot. Megadható feltétel (értékhatár), pl.: [<2], a megjelenítés színe pl.: [Piros],és elé- v. hozzátoldható szöveg, pl.: # ###,00#" km".

9 Cellahivatkozás • A1/R1C1 stílusok
A műveletet vagy függvényt tartalmazó képlet mindig műveleti jellel (=, +, -) kezdődik, és hivatkozhat más cellákra. A cella-hivatkozási stílus kétféle lehet (Eszközök • Beállítások panel, Általános lap (Tools • Options panel, General lap)): A1 stílus Az oszlopokat betű, a sorokat szám jelöli – ez az elterjedtebb. R1C1 (S1O1) stílus Az oszlopokat és a sorokat is szám jelöli. A képletben a hivatkozás történhet  •  egyetlen cellára (pl. C5, ill. SO[1]), vagy tartományra, ami lehet  •  téglalap alakú terület (pl. C6:D7, ill. S[1]O[1]:S[2]O[2]),  •  oszlop, vagy oszlopok (pl. C:C, C:D, ill. O[1], O[1]:O[2]),  •  ill. sor, vagy sorok (pl. 6:6, 6:8, ill. S[1], S[1]:S[2]).

10 Cellahivatkozás • abszolút, relatív, vegyes
Sok munka takarítható meg, ha több cellába azonos képlet vihető be (másolható át). relatív hivatkozás a hivatkozott cellának az aktuális cellához viszonyított helyzetét jelzi (pl.  A1, ill. SO[-1]) – másoláskor ezt "viszi tovább". abszolút hivatkozás a hivatkozott cella mindig ugyanaz lesz (pl.  $C$1, ill. S1O3). vegyes hivatkozás A hivatkozásnak vagy csak az oszlopa, vagy csak a sora kötött (pl. B$1*$A2, ill. S1O*SO1).

11 Cellahivatkozás • nevek használata
A képlet olvashatóbbá tételének érdekében hivatkozásként használhatunk neveket is. Név megadható a Beszúrás • Név > Név megadása (Insert • Name > Define) parancs panelén, vagy (előbb a cellá(k)ra állva) a név mezőbe írva. Ha egy cellát elnevezünk (pl. C1=>"ÁFA”), neve mindig abszolút hivatkozásként használható (pl. =A1*ÁFA). Ha egy oszlopot (függ.tartományt) elnevezünk (pl. A:A=>"Nettó"), neve vegyes ($A1) hivatkozásként mindig a tartománynak az adott cella sorába eső celláját jelöli (pl. =Nettó*ÁFA). (Ugyanez persze sorokra is átfordítható.) Tartományra vonatkozó függvénynél (pl. SZUM) a tartományt jelöli! Elnevezett sorok és oszlopok metszéke is hivatkozható, szóközzel elválasztva a neveket, pl. =Január Bevétel.

12 Képletek • műveletek, függvények
Más cellák tartalmával (operátorok segítségével) műveletek végezhetők: pl. =2*A1+B2^2-C3/2&" +ÁFA". Végrehajtás balról jobbra, precedencia szerint: – hivatkozási operátorok: : (tartomány-), szóköz (metszet-) ; (egyesítő operátor), – matematikai műveleti operátorok: - (negáció, pl. -1), %, ^, * és /, + és - (kivonás), – szövegösszefűző operátor: &, – összehasonlító operátorok: =, <, >, <=, >=, <>. Összetettebb feladatokra függvényeket alkalmazhatunk, pl. =SZUM(A1:C123), =ÁTLAG(A1;B2:C3) (ez két argumentum!) A függvény neve után mindig kell zárójel, még ha nincs is argumentuma (=FV())! Neve beírás után nagybetűsre változik! A függvények egymásba ágyazhatók. Függvények beírását segíti a Beszúrás • Függvény (Insert • Function) parancs panelje (Shift + F3).

13 Függvény beszúrása Függvény beszúrása panelből:
A kategóriák közül választva kattintsunk a függvényre, (alul megjelenik a formátum). A megjelenő panel rovataiban megadhatjuk, vagy megmutathatjuk a paramétereket. Példa: =HA( MOST() > Határidö; "máris késö!"; "jó lesz sietni!")

14 Függvény-argumentumok típusai
Függvény-argumentumok típusai Az argumentumok olyan értékek, melyeket a függvények műveletek végrehajtásához használnak. Típusuk a függvénytől függ. lehet szám, szöveg, logikai érték, lehet cellahivatkozás, lehet tömb (akkor használjuk, ha egy képletnek több eredményt kell visszaadnia: pl. tömbtartomány olyan cellák tartománya, melyek képlete közös. Ezekre nem térünk ki), lehet hibaérték (pl. #HIÁNYZIK) lehet másik képlet, ill. függvény is (a függvények „egymásba ágyazhatók”), pl. =HA(MAX(A1;A2);IGAZ;HAMIS)

15 Szövegformázás a táblázatkezelő nem szövegszerkesztő – hosszabb szöveg egységes kezelésére, tördelésére alkalmatlan a formázási lehetőségek szűkebbek, kivitelezésük nehézkesebb a cellákba kötött hosszúságú szöveg kerülhet a cellák közti szöveg-átvitel nehézkes alkalmas viszont (főként rövidebb szöveg esetén) pl. számítási eredmény, illetve számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalom megjelenítésére

16 Szövegformázás • statikus szöveg
Szövegformázás • statikus szöveg karakter-szintű szövegformázásra csak statikus szöveg esetén van mód (Formátum • Cellák (Format • Cells) panel, Betűtípus (Font) lap): a beállított formázás csak a végeredményen látható mivel a stílusok cella-szinten vannak értelmezve, csak egyedi formázásra van mód, melynek átvitele más cellába nehézkes sordobás: [Alt] + [Enter] (igazítás: cellán belül, a kijelölés közepére, vagy cellaegyesítéssel) hosszabb szöveg beírásához érdemes lehet szövegdobozt beszúrni

17 Szövegformázás • számérték
Szövegformázás • számérték amennyiben a cella eredménye számérték, lehetőség van tartalom-függő megjelenítésre (az érték változtatása nélkül): feltételes formázás (betűtípus, szegély, és mintázat) megadásával (Formátum • Feltételes formázás (Format • Conditional Formatting)) egyedi számformátum megadásával, (max. 3 számtartományban) pl.: [>=4,5][Kék]"Jeles"; [<2][Piros]"Bukik"; "Megfelelt"; "Hiba!"

18 Szövegformázás • képlet
Szövegformázás • képlet képlet formázásakor nincs lehetőség az eredmény karakterenkénti formázására (csak a teljes cellára vonatkozó opciók (igazítás, szegély- és mintázat… stb.) alkalmazhatók), mégis van mód a tartalom változtatására: számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalommal, pl.: =HA( ZhÁtlag >= 4,5;"Jeles"; HA( ZhÁtlag < 2;"Elégtelen"; "Megfelelt")) számítási eredmény, vagy egyéb adat átvételével, pl.: képlet: ="Még "&Hatarido-Datum&" nap van hátra." eredmény: Még 25 nap van hátra.

19 Adatkezelés a táblázatkezelő nem adatbáziskezelő – nagy mennyiségű adat biztonságos tárolására alkalmatlan a tábla korlátozott mérete miatt kizárt pl. a BME összes hallgatója adatainak tárolása nehézkes (csak a lap jelszavas védelmével oldható meg) pl. az egyes adatok módosításának jogosultsági szinthez kötése és gyakorlatilag megoldhatatlan a változtatások naplózása alkalmas viszont (főként kisebb mennyiségű adat esetén) adatok (különböző szempontok szerinti) gyors rendezésére adott feltételeknek megfelelő adatsorok kiszűrésére származtatott adatok előállítására diagramok készítésére

20 Adatkezelés • mező, rekord
Adatkezelés • mező, rekord (adat)mező numerikus vagy szöveges adatot tartalmazó tároló (adat)rekord egy objektumhoz tartozó különböző típusú adatmezők Asimov Isaac Alapítvány Foundation 1951 Herbert Frank Dűne Dune 1965 Pohl Frederik Az átjáró Gateway 1977 Zsoldos Péter Ellenpont Douglas Garry Hegylakó Highlander 1986

21 Adatkezelés • szövegfájl import
Adatkezelés • szövegfájl import (szinte minden adatot előállító programnak van szöveges adatmentési lehetősége) a rekordok általában a sorok, elválasztásuk kódkarakterekkel történik CR (Cariage Return = kocsivissza) CHR(13) LF (Line Feed = soremelés) CHR(10) CR + LF CHR(13)+CHR(10) a mezők általában oszlopok, elválasztásuk történhet adott karakterszám után tabulátor (Tab) szóköz (Space) vessző (Comma) pontosvessző (Semicolon) egyéb

22 Adatkezelés • rendezés
Adatkezelés • rendezés adatok rendezésekor (Adatok • Sorba rendezés (Data • Sort)) a rendezni kívánt rekordok összes mezője ki kell legyen jelölve a rendezési szempontok sorrendjét helyesen kell beállítsuk (egyidejűleg három szempont adható meg)

23 Adatkezelés • szűrés adatok szűrésekor (Adatok • Szűrő • AutoSzűrő (Data • Filter • AutoFilter)) kijelölt cellák alatti (egybefüggő) tartomány szűrhető a mezők szűrése kombinálható (pl. „Tisza” kezdetű, ≥10 000 város)

24 Adatkezelés • keresési tábla
Adatkezelés • keresési tábla rekordok valamilyen tulajdonság szerinti osztályozására használhatók keresési függvények (VKERES (HLOOKUP), ill. FKERES (VLOOKUP)) válaszható pontos egyezés keresése, vagy tartományba sorolás a feladat (bonyolultabban) megoldható feltételvizsgálattal is a városok nagyság szerinti kategóriákba sorolása

25 Adatkezelés • számlálás
Adatkezelés • számlálás valamely feltételnek megfelelő mezők (illetve az ilyen mezőkkel bíró rekordok) megszámlálására használható a feltételes összegzés függvény (DARABTELI (COUNTIF)) a feladat (pl. új mezők segítségével) megoldható feltételvizsgálattal is az egyes város- nagysági kategóriák számossága

26 Adatkezelés • feltételes összegzés
Adatkezelés • feltételes összegzés valamely feltételnek megfelelő mezők rekordjának akár ugyanazon, akár más mezőjének összegzésére használható a feltételes összegzés függvény (SZUMHA (SUMIF)) a feladat (pl. új mezők segítségével) megoldható feltételvizsgálattal is az egyes város- nagysági kategóriákba eső városok összesített lakosságszáma

27 Adatkezelés • további adatok
Adatkezelés • további adatok lekérdezhető természetesen adott tartomány legkisebb (MIN (MIN)) illetve legnagyobb (MAX (MAX)) értéke, átlaga (ÁTLAG (AVERAGE)), darabszáma (DARAB (COUNT)), és összege (SZUM (SUM)) is

28 Adatkezelés • egyéb információk
Adatkezelés • egyéb információk a munkalap helyéről, ill. pl. a nyomtatás (képernyőmentés) idejéről szóló információk megjelenítése igen hasznos lehet a későbbi visszakereséskor (CELLA("filename") (CELL ("filename")), ill. MOST()/MA() (NOW()/TODAY()))

29 Gyakrabban használt függvények 1
Dátum és idő függvények, pl.: MOST() (NOW) • aktuális dátum és időpont Információs függvények, pl.: CELLA("filename") (CELL) • cellára vonatkozó információk (pl. mentési hely) Szöveges függvények, pl.: NAGYBETŰS(…) (UPPER) • szöveg betűinek nagybetűsre alakítása KISBETŰ(…) (LOWER) • szöveg betűinek kisbetűsre alakítása BAL(…;n) (LEFT), JOBB(…;n) (RIGHT) • szöveg első/utolsó n számú karaktere Matematikai és trigonometriai függvények, pl.: SZUM(…) (SUM) • argumentumok összeadása (üres, ill. szöveges cella értéke 0) SZUMHA(…) (SUMIF) • adott tartomány adott kritériumnak megfelelő celláinak összegzése – vagy azok sorába eső másik oszlop értékeinek összegzése GYÖK(…) (SQRT) • szám négyzetgyöke ABS(…), INT(…) , PI() • szám abszolútértéke, egészrésze, ill. Pi értéke (15 jegyig) SIN(…), COS(…), TAN(…) • radiánban mért szög szögfüggvényei RADIÁN(…) (RADIANS), FOK(…) (DEGREES) • átváltás fok és radián között

30 Gyakrabban használt függvények 2
Statisztikai függvények, pl.: MIN(…), MAX(…) • értékhalmazban szereplő legkisebb/legnagyobb szám ÁTLAG(…) (AVERAGE) • argumentumok számtani középértéke MÉRTANI.KÖZÉP(…) (GEOMEAN) • argumentumok mértani középértéke DARAB(…) (COUNT) • számok(at tartalmazó cellák) száma az argumentumban DARAB2(…) (COUNTA) • értékek (nem üres cellák) száma az argumentumban DARABTELI(…) (COUNTIF) • tartomány adott feltételnek megfelelő celláinak száma Mátrix (keresési és hivatkozási) függvények, pl.: FKERES(…) (VLOOKUP ) • adott érték sorának keresése egy tartomány bal oldali oszlopában, majd e sor adott oszlopában lévő érték visszaadása eredményül (tartományban keresés csak növekvő sorban!) VKERES(…) (HLOOKUP ) • ugyanaz vízszintes tartomány esetében HOL.VAN(…) (MATCH) • adott elemnek egy tömbben elfoglalt relatív pozíciója OFSZET(…) (OFFSET) • egy hivatkozástól adott sor és oszlop távolságra lévő (adott sor- és oszlopszámú) hivatkozás létrehozása

31 Gyakrabban használt függvények 3
Logikai függvények, pl.: IGAZ () (TRUE), HAMIS() (FALSE) • igaz, ill. hamis logikai érték mint eredmény NEM(…) (NOT) • logikai érték ellentétét képzi (hamisból igaz, és viszont) ÉS(…) (AND) • igaz, ha a vizsgált feltételek mindegyike igaz VAGY(…) (OR) • igaz, ha a vizsgált feltételek legalább egyike igaz HA(feltétel;igaz_ág;hamis_ág) (IF) • adott logikai feltétel kiértékelésének eredményétől függően egyik vagy másik értéket adja eredményül (további elágazások létrehozásához egymásba ágyazható)

32 Copyright © BME Építészmérnöki Kar Építészeti Ábrázolás Tanszék munkaközössége Szoboszlai Mihály, Peredy József, Ledneczki Pál, Batta Imre, Csabay Bálint, Strommer László, Fejér Tamás, Kovács András, Kovács András Zsolt 2005.