Információs Napok Miskolc, 2009. július 14. Nyíregyháza, 2009. július 16.

Az előadások a következő témára: "Információs Napok Miskolc, 2009. július 14. Nyíregyháza, 2009. július 16."— Előadás másolata:

1 Információs Napok Miskolc, 2009. július 14. Nyíregyháza, 2009. július 16.

2 Introducing the Hungary–Slovakia-Romania-Ukraine Programme ENPI CBC 2007-2013 A Magyarország–Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program 2007-2013 bemutatása

3 Participating Countries : Hungary, Slovakia, Romania, Ukraine Résztvevő országok: Magyarország, Szlovákia, Románia, Ukrajna EU Indicative Budget for 2007-2013: € 68, 6 M Rendelkezésre álló Uniós költségvetési forrás 68,6 millió € Co-financing € 6,2 M Társfinanszírozás összege: 6,2 millió € Total Programme budget is € 74,8 M A Program teljes költségvetése: 74,8 millió €

4 Programme overall objective A Program célkitűzése To intensify and deepen cooperation in an environmentally, socially and economically sustainable way between Zakarpatska, Ivano-Frankivska and Chernivetska regions of Ukraine and eligible and adjacent areas of Hungary, Romania and Slovakia Az együttműködés fokozása és elmélyítése Ukrajna Kárpátalja, Ivano-Frankivszki és Csernovici megyéi és a tagállamok támogatott, illetve szomszédos régiói között, a környezetvédelmen, valamint a szociális és gazdasági fenntarthatóságon keresztül.

5 Programme area (participating regions) – A Programterület Hungary: Szabolcs-Szatmár-Bereg Borsod-Abaúj-Zemplén (a) Slovakia: Košický – Kassa Prešovský – Eperjes Romania: Maramures – Máramaros Satu-Mare – Szatmár Suceava (a) - Szucsava Ukraine: Zakarpatska – Kárpátalja Ivano–Frankivska Chernivetska (a)

6 Opportunities in eligible and adjacent regions Lehetőségek a jogosult- és a szomszédos területeken Eligible regions – jogosult területek –Full access to the financial sources Teljes hozzáférés a forrásokhoz –Possibility to realise activities under all priorities Lehetőség a projektek megvalósítására minden prioritás vonatkozásában Adjacent regions with limited participation – Szomszédos területek korlátozott részvételi jogosultsággal

7 Opportunities in adjacent regions Lehetőségek a szomszédos területeken –Partners role only – Csak partnerként –Participation of partners from Hungary and/or Slovakia is requirement - Partnerek részvétele Magyarországról és/vagy Szlovákiából kötelező –Maximum grant amount of projects with participation of partners from adjacent areas is 100,000 EUR Maximális támogatás 100 000 EUR –Participation in soft projects only csak soft projektekben vehetnek részt

8 Deviation from the previous programming period(s) Eltérések a korábbi programozási időszak(ok)hoz képest - Jogszabályi háttér – az EU külső határainak fejlesztése - PRAG - Vezető Partner elv - Kedvezményezett + partnerek - Egy támogatási szerződés + partnerségi megállapodások - Partner szintű ellenőrzés - Együttműködési feltételek - Legal background – developing the external border of the EU - PRAG - Lead Partner principle - Beneficiary + Partners - One Grant contract + partnership agreement - Partner level control - cooperation criteria

9 Deviation from the previous programming period(s) Eltérések a korábbi programozási időszak(ok)hoz képest - Előleg – 80%, 5%-os nemzeti társfinaszírozás (tagállam) - 12 hónapos beszámolási időszak, 6 hónapos időközi jelentés - beszerzés PRAG alapján, kivéve közfeladatot ellátó intézmények - A pályázati csomagot nem lehet módosítani - Pre-financing – 80%, 5% national co-financing (MS) - 12 month reporting period, 6 month interim report - PRAG procurement rules applied except for public bodies in the MS - The application package can not be modified

10 Guidelines for the applicants for the first call for proposal to the Hungary–Slovakia-Romania-Ukraine Programme ENPI CBC 2007-2013 Pályázati útmutató A Magyarország–Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program 2007-2013 első pályázati felhívásához

11 Guidelines for the applicants/ General Info A Pályázati útmutató/ Általános információk The call for the applicants was launched on the 16 th of June, 2009 A Pályázati felhívás 2009. június 16-án jelent meg Time to prepare applications – 100 days A pályázatok előkészítésének időtartama – 100 nap Deadline for the receipt 22 nd of September, 2009 A pályázatok beérkezésének határideje 2009. szeptember 22. Language: ENGLISH! A pályázat nyelve: ANGOL!

12 Guidelines for the applicants/ General Info A Pályázati útmutató/ Általános információk What to read before preparing the application: Az alábbiakat kell áttanulmányozni a pályázat elkészítése előtt: www.huskroua-cbc.net Joint Operation Programme Document – A HUSKROUA ENPI CBC Program Programdokumentuma Application Package (Guidelines, Application form, Annexes etc.) – Pályázati csomag (Pályázati útmutató, pályázati formanyomtatvány, mellékletek, stb.) Practical guidelines to contract procedures – Az EB külső akcióira vonatkozó szerződéses eljárásokról szóló gyakorlati útmutatója Legal background (1638/2006; 951/2007; 1605/2002; 2342/2002) - Jogszabályok (1638/2006; 951/2007; 1605/2002; 2342/2002)

13 Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutató Guidelines for the applicants - A Pályázati útmutató – the basic document for the call – a pályázati felhívás alapdokumentuma Applicant eligibility – Pályázók jogosultsága  Programme eligible area – Támogatásra jogosult terület  Adjacent area with full participation – Szomszédos terület teljes részvételi jogosultsággal Borsod-Abaúj-Zemplén Megye  Adjacent areas with limited participation – Szomszédos terület korlátozott részvételi jogosultsággal Chernivetska, Suceava  Priorities and measures of the call – A pályázati felhívás prioritásai és intézkedései  Cross - cutting themes (equal opportunities, sustainable development, territorial Cohesion) – Horizontális szempontok (esélyegyenlőség, fenntartható fejlődés, területi egység)

14 Guidelines for the applicants Who can be an applicant?  legal persons and  public bodies, public equivalent bodies or non profit making private bodies and  established for the purposes of public interest or specific purpose of meeting needs of general interest, which may belong to one of the groups indicated in the non-exhaustive list.  be nationals of a Programme participating countries: Hungary, Slovakia, Romania, Ukraine and  have their headquarters or a registered regional/local branch having legal entity in the specified Programme territorial units (see point 1.2)  be directly responsible for the preparation and management of the project with their Partners, not acting as an intermediary Who can not? (professional misconduct, social payments, bankruptcy, fraud, corruption, administrative penalty)

15 A Pályázati útmutató Ki jogosult pályázat beadására?  Jogi személyiséggel rendelkező közhasznú, közérdekű tevékenységet végző, vagy meghatározott közfeladatok ellátása céljából létrehozott közintézmény, közintézményekkel azonos elbírálás alá eső intézmény, vagy magánjog által meghatározott non-profit szervezet legyen, amely az útmutatóban szereplő nem teljes körű listának egyik csoportjához besorolható  a Programban résztvevő országok (Magyarország, Szlovákia, Románia, Ukrajna) egyikéhez tartozik / tagja és  a program által megjelölt célterületen van székhelye, vagy jogi személyiséggel rendelkező bejegyzett regionális/helyi fiókja (lásd 1.2-es pont)

16 A Pályázati útmutató Ki jogosult pályázat beadására? (folyt.)  nem csak közvetítőként vesz részt a projektben, hanem közvetlenül felelős a projekt előkészítéséért és irányításáért a partnereivel együtt Ki nem pályázhat? (csődeljárás, szakmai etikába ütköző cselekedet, járulékok kifizetésének nem megfelelő teljesítése, csalás, korrupció, szerződésszegés)

17 Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutató Partnerships and eligibility of Partners – A partnerek jogosultsági feltételei és a partnerség Applicant - A legal person that submits an application and will receive the financial contribution A Pályázó - olyan jogi személy, aki benyújtja a pályázatot és a projekttevékenységek megvalósítására pénzügyi hozzájárulást kap. Partners are involved with the implementation of the projects – A Partnerek a projektek végrehajtásában részt vevő szervezetek eligibility criteria the same for Applicant and Partner - a jogosultsági feltéteknek ugyanúgy eleget kell tenniük a partnereknek, mint a pályázóknak

18 Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutató Partnerships and eligibility of Partners – A partnerek jogosultsági feltételei és a partnerség Projects shall be submitted by Applicants representing partnerships consisting of at least one Partner from a Member State participating in the Programme and at least one Partner from Ukraine A Pályázónak legalább egy a Programban résztvevő tagállamból származó-, és legalább egy ukrán partnerből álló és a partnerséget megtestesítő projektet kell benyújtani. Associates - may not receive funding, eligibility criteria not defined – Közreműködő szervezetek - nem kaphatnak pénzügyi támogatást, jogosultsági feltételek nem kerültek meghatározásra

19 Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutató Eligible Actions – Támogatható tevékenységek Duration: From 6 months nor exceed 24 months – Időtartam: legalább 6 hónap kell legyen, de nem lehet több, mint 24 hónap Location: Actions must take place in one or more of the eligible territorial units (see point 1.2) – Elhelyezkedés: A projektek végrehajtása egy vagy több részén kell legyen a jogosult célterületnek (lásd. 1.2-es pont) Project Nature: Integrated project or Symmetrical project – A Projekt jellege: Integrált projekt és tükör projekt Cooperation criteria – Együttműködési feltételek: 1.joint project development – közös projektfejlesztés 2.joint project implementation – közös projektvégrehajtás 3.joint staffing – közös alkalmazottak 4.joint financing – közös finanszírozás (at least 2 have to be satisfied – legalább két feltételnek teljesülnie kell)

20 Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutató Eligible Actions – Támogatható tevékenységek Types of activity: set in Guidelines indicatively – Tevékenységtípusok: tájékoztató jellegű meghatározás Grants award: Applicant may submit more than 1 application and may get more than 1 grant; A támogatások odaítélése: egy Pályázó 1-nél több pályázatot is benyújthat és 1-nél több pályázathoz részesülhetnek támogatásban ; Applicant can be a Partner in other applications; Partners may take part in more than on application – A Pályázó egyidejűleg szerepelhet Partnerként is egy másik pályázatban; Egy Partner egyszerre részt vehet több pályázatban is

21 Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutató Co- financing rule – Társfinaszírozási arány 90% EC funds + 10% beneficiary, partner, associator 90% Közösségi finanszírozás + 10% kedvezményezett, partner, közreműködő szervezet 10% 50% from MS share National budget 50% nemzeti forrás (tagállam esetén) % Beneficiary – % Kedvezményezett % Partners % Partner % Associates – % közreműködő szervezetek

22 Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutató Eligible costs – Támogatható kiadások It is real costs based on supporting documents! - dokumentumokkal alátámasztott tényleges kiadásokon alapulnak! must be incurred during the project period – a projekt végrehajtási időszaka során merültek fel must be indicated in the estimated overall budget – projekt tervezett költségvetésében feltüntetésre kerültek must be necessary for the implementation of the Action – a támogatás alapját képező projekt végrehajtásához szükségesek identifiable and verifiable in terms of accounting – könyvelési bizonylatok alapján azonosíthatók és ellenőrizhetők must be reasonable and justified regarding economy and efficiency – indokolt és jogos a gazdaságossági és az eredményességi kritériumokat illetően realistic and cost-effective budget!!!! reális és költséghatékony költségvetés!!!

23 Guidelines for the applicants Ineligible costs Contribution in kind debts and provisions for losses or debts interest owed items already financed in another framework purchases of land or buildings, except where necessary for the direct implementation of the Action, in which case ownership must be transferred to the final beneficiaries and/or local Partners, at the latest by the end of the Action; currency exchange losses; taxes, including VAT, unless the Beneficiary (or the Beneficiary’s Partners) cannot reclaim them and the applicable regulations do not forbid coverage of taxes; loans and credit to the third parties. The unjustified and ineligible cost will be deducted from the Action’s eligible expenditure

24 A Pályázati útmutató Nem elszámolható költségek: Természetbeni hozzájárulás adósságok és a veszteségekre vagy adósságokra elkülönített tartalékok fizetendő kamatok más keretből már finanszírozott költségek föld- vagy ingatlanvásárlás, kivéve hogyha a projekt megvalósításához közvetlenül szükséges és ebben az esetben a tulajdonjog át kell szálljon a végső kedvezményezettekre és/vagy a helyi Partnerekre legkésőbb a projekt megvalósításának végéig; valuta átváltásból adódó veszteségek; adók, ideértve az általános forgalmi adót, kivéve, ha a Kedvezményezett (vagy a Kedvezményezett Partnerei) nem tudja azokat visszaigényelni és a vonatkozó jogszabályok nem tiltják elszámolásukat; harmadik szervezeteknek nyújtott hitelek. A nem igazolt és a nem elszámolható költségek levonásra kerülnek a tevékenységek elszámolható összegéből

25 Financial management of projects (ENPI part)

26 Partners and cross-border cooperation Partnerek és határon átnyúló együttműködés

27 Why a partnership? – Miért partnerség? Address common challenges jointly (example: cross-border pollution) – Közös kihívások közös megoldása (pl. határon átnyúló szennyezés) Jointly develop opportunities (example: cross-border tourism) – Lehetőségekre építve közös fejlesztés (pl. közös turizmus) Share experience and good practice on issues of common interest (example: regional development) – Közös érdekek által vezérelve tapasztalatok és a „jó gyakorlat”megosztása (pl. területfejlesztés)

28 What sort of partnership? – Milyen partnerség? Balanced: in any project at least Kiegyensúlyozott, minden projektben részt vesz legalább - 1 partner from EU – 1 tagállami partner - 1 from partner Ukraine – 1 ukrán partner - In case of adjoining regions – required partner from Slovakia or Hungary – szomszédos területek esetén szükséges bevonni szlovák vagy magyar partnert

29 Roles of partners – Partnerek szerepe Lead Partner – Vezető Partner - Applicant – Pályázó - Signs grant contract – a támogatási szerződés aláírója - Responsible for overall project implementation – teljes felelősséggel bír a projektmegvalósításért Partners - Partnerek - Partnership statement in application – aláírja a pályázat részét képező partnerségi nyilatkozatot - Partnership agreement with Lead Partner – aláírja a partnerségi megállapodást a Vezető Partnerrel

30 Who else may be involved in project implementation További projektbe bevonható szereplők Associates - Társult partnerek - Do not meet the eligibility criteria – Nem jogosultak pályázni - Must be mentioned in the application form – Pályázatban említendő - May not receive funding (except per diem and travel) – nem részesülhetnek támogatásban (kivéve napidíj és utazási költségek) - May play a real role in the action – valós szerepet játszhatnak Subcontractors – Alvállalkozók - For works, supplies, services – építés, áru-, szolgáltatásbeszerzés - should not be mentioned in the application form (tendering procedure) – nem említendők a pályázatban (tenderezési eljárás)

31 Lead Partner Principle – Vezető Partner Elv “Lead Partner Principle” is a basic requirement in all projects financed from the Programme Alapkövetelmény a Program által finanszírozott minden egyes projektnél  The Applicant will be the “Beneficiary” in case its project proposal is selected for financing – a Pályázó lesz a Kedvezményezett  “Beneficiary” is a Lead Partner in the project – a Kedvezményezett a projekt Vezető Partnere - responsible overall, both administratively and financially – teljes felelősséggel bír – adminisztratív, pénzügyi - signs a Grant Contract with the Contracting Authority (only direct contact between Beneficiary and Contracting Authority) – támogatási szerződés aláírója a Szerződő Hatósággal - It receives the financial contribution from the Contracting Authority – a támogatást ő kapja és továbbutalja a Partnerek felé - directly accountable to the Contracting Authority for the operational and financial progress of activities – a Szerződő Hatóság felé közvetlenül elszámoltatható - Signs the Partnership Agreement with the Partners!!!!! – a Partnerségi Megállapodás aláírója a Partnerekkel - shall ensure that the expenditure presented by the Partners participating in the Action has been paid for the purpose of implementing - biztosítja, hogy a Partnerek költségei a projekt terhére merültek fel a megvalósítás során

32 Lead Partner Principle – Vezető Partner Elv the verification of project’s expenditures – igazolja a költségeket submission of requests for payment to the JTS – kifizetési kérelmeket benyújtja transferring the ENPI contribution to the Partners – támogatás továbbutalása Partnerek felé signs the “Declaration by the Applicant” – a Pályázói nyilatkozat aláírója Lead Partner is responsible for the division of tasks and co-ordination of activities among the partners – a Parterek közötti feladatmegosztásért és a tevékenységek koordinációjáért felel It is the responsibility of the Lead Partner to deliver on the overall objectives of the project including - felelőssége a projekt átfogó céljának teljesítése: - budget spend, - verification, - publicity, - actions and activities, - outcomes, and delivering within the programme timeframe. In other words, the Lead Partner ensures the implementation of the whole Operation within the given timeframe and the budget. Teljes felelősséggel bír a projekt időbeni és a költségvetés által meghatározott keretek közötti megvalósításáért!

33 Legal framework of projects – Jogi keretek Joint Managing Authority Joint Technical Secretariat Közös Irányító Hatóság Közös Szakmai Titkárság Subsidy contract Támogatási szerződés Lead Partner Vezető Partner Partnership agreement Partnerségi megállapodás Project Partner 1 Project Partner 2 Project Partner 3

34 Partnership Agreement between Beneficiary and project Partners (to help the Beneficiary) Partnerségi Megállapodás a Kedvezményezett és a Partnerek között Lead Partner Principle – Vezető Partner Elv clearly defining responsibilities and procedures, Partnership Agreement will make it easier to implement the project – felelősségi körök tisztázása sample is provided in the Application package (can be modified) – MÓDOSÍTHATÓ minta adott Partnership Agreement must be tailored to the specific project and describe the way it is going to be managed – a konkrét projektre szabandó, ismertetve a projektmegvalósítást Basic elements – Alapelemek: 1.Subject of the Agreement – a Megállapodás tárgya 2.Obligations of the Parties – a Felek kötelezettségei 3.Duration of Agreement – a Megállapodás időbeni hatálya 4.Activity - tevékenységek 5. Management of the project – projekt menedzsment 6.Liability

35 7. Cooperation with third parties – együttműködés harmadik felekkel 8. Financing of the actions – tevékenységek finanszírozása 9. Co-financing of the actions – társfinanszírozás 10. Payment - kifizetések 11. Budget and eligible expenditures – költségvetés és elszámolható költségek 12. Modification of the action plan – a tevékenységi terv módosítása 13. Monitoring 14. Reporting - Jelentések 15. Financial control and audit requirements – kontroll és ellenőrzési követelmények 16. Recovery – visszafizetések kezelése 17.Ownership/use of results – eredmények felhasználása, tulajdonlás 18.Communication, publicity and projects results – nyilvánosság, projekt eredmények kommunikálása 19.Amendments of the Agreement – a Megállapodás módosítása 20.Dispute settlement – vitás helyzetek kezelése 21.Compliance 22.Transparency - átláthatóság 23.Confidentiality – bizalmas adatok kezelése 24.Working language – a munka nyelve Annexes: total budget and partner level budget – mellékletek: teljes és partneri szintű költségvetés Partnership Agreement, signed by the authorised representatives of the participating organizations must be in place and sent to the JTS 30 calendar days after the receipt of the award letter before the payments are done. – a támogatásról való értesítést követő 30 napon belül aláírandó és továbbítandó a KSZT-hez – a kifizetés feltétele!!

36 Application form its annexes and supporting documents – Pályázati formanyomtatvány, mellékletei és alátámasztó dokumentumok Evaluation steps - Értékelés menete: 1. Opening session, administrative and eligibility check The JTS can send a letter about the missing documents Assessment Grid 1. Pályázatok bontása, formai és jogosultsági ellenőrzés A KSZT kérheti hiányzó dokumentumok pótlását 2. Evaluation of the application - 2. Pályázatok szakmai értékelése Evaluation Grid Guidelines point 2.3 page 22!!!

37 Application form its annexes and supporting documents Part 2.2 of the Guidelines: “How to apply and the procedures to follow application form”  Any error or major discrepancy may lead to the rejection of the application (budget)  Hand-written applications will not be accepted  Application Form contains: 1) Partnership Statement 2) Declaration by the Applicant  Published annexes which have to be filled in:  1. Budget  2. Description of the services, supplies and works  3. Project team and CVs of the key permanent staff of applicant/partner which will be involved in the Action implementation  4. Logical Framework (only for the projects above 100,000 EUR)

38 Pályázati formanyomtatvány, mellékletei és alátámasztó dokumentumok Guidelines 2.2: “How to apply and the procedures to follow application form” Hiba a pályázat elutasításához vezet (költségvetés) Kézzel írott pályázatok nem fogadhatók be Pályázati formanyomtatvány tartalmazza: 1) Partnerségi nyilatkozat 2) Pályázói nyilatkozat Kötelezően kitöltendő mellékletek: 1. Költségvetés 2. műszaki specifikáció / feladatmeghatározás 3. a projektcsapat ismertetése a kulcs szereplők CV-jeinek csatolása (pályázó és partnerek részéről) 4. Logikai keretmátrix (100.000 EUR felett)

39 A következő alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges a Pfny + mellékletein túl: –1. a Pályázó szervezet alapító okirata –2. minden egyes Partner szervezet alapító okirata –3. a Pályázó legutóbbi mérlegkimutatásának másolata –4. Szervezeti azonosító (minta adott) hivatkozásra kérjük figyelni –5. Pénzügyi azonosító (EUR számla) (minta adott) –6. Közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány a Pályázó képviseletére feljogosított személy részéről –7. a legutóbbi pénzügyi évről külső ellenőri jelentés (500,000 € támogatási igény felett) – közintézmények számára nem követelmény

40 Following supporting documents should be submitted together with the Application Form and its annexes: –1.The Statutes or articles of association of the applicant organisation –2.The Statutes or articles of association of each partner organisation –3.Copy of the Applicant’s latest accounts –4.Legal entity sheet (sample is provided) pay attention on the reference –5.Financial identification form (with the EURO account) (sample is provided) –6.The original specimen of signature of the legally authorized representative of the applicant organization issued by a notary public –7. External audit report for the last financial year available (if grant exceeds € 500,000) not for the P bodies

41 In case of the investment type of the Project the following documents should be additionally submitted: 8. Feasibility study 9. Environmental impact assessment 10. Building permission 11. Proof of ownership, trusteeship, rental or right of common of land/buildings 12. Project technical documentation (for example construction plan submitted for the building permit or, in case the works activity is not subject to permission, the technical description; diagrammatical plan and/or the general plan of the building site)

42 Beruházás típusú projektek esetén a következő további dokumentumok benyújtása szükséges: 8. Megvalósíthatósági tanulmány 9. Környezeti hatás vizsgálat 10. Építési engedély 11. föld / épület tulajdonjogának / bérlésének igazolása 12. Műszaki dokumentáció (pl. ha engedélyköteles – építési terv, ha nem, műszaki leírás)

43 The Application will be disqualified from the evaluation process in case any of the documents is missing from the Application!!!! A kötelezően benyújtandó dokumentumok nem pótolhatók, a pályázat elutasításra kerül!! However, in case of uncertainties or unclear information provided in the Application Form and its annexes, the Applicant is invited to submit a clarification within 8 calendar days after receipt of the official letter. Tisztázásra szoruló információk esetén a Szerződő Hatóság kérheti a tisztázást, a az erről szóló értesítés kézhezvételét követő 8 naptári naponbelül. The Applicants can be requested to submit the missing supporting documents, defined in the above points 1-3 and 6- 12 1-3 és 6-12 alátámasztó dokumentumok pótoltathatók.

44 Where and how to submit the Application? – A pályázatok benyújtása:  one original and 2 copy – 1 eredeti és 2 másolati pld.  In English!!!!  - angolul !!!  Help: Checklist before sending – az ellenőrző lista használata  On the envelope must be the reference number and the title of the Call for proposals – hivatkozási szám és a pályázati felhívás címe feltüntetendő a borítékon  one package in a sealed envelope by registered mail, private courier service or by hand-delivery - lezárt borítékban postai úton, futárszolgálattal vagy személyes kézbesítés útján  Address – Cím: Joint Technical Secretariat of Hungary-Slovakia-Romania-Ukraine ENPI CBC Programme Hungary, VÁTI Nonprofit Kft., H-1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.  Deadline – Határidő: 22 September, 2009 14:00 2009. szept. 22. 14 óra

45 Preparing a Project Budget in the Hungary–Slovakia-Romania-Ukraine ENPI CBC Programme 2007-2013 Projekt költségvetés készítése a Magyarország–Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC 2007-2013 Programban

46 Applicant’s budget/A Pályázó költségvetése Must incurred during the implementation of the action and only after the date on which the grant is signed. Kizárólag a támogatási szerződés aláírását követően és a projekt végrehajtási időszaka során merültek fel. Must be indicated in the estimated overall budget of the action A projekt tervezett költségvetésében feltüntetésre kerültek. Must be necessary for the implementation of the action which is the subject of the grant A támogatás alapját képező projekt végrehajtásához szükségesek.

47 Applicant’s budget/A Pályázó költségvetése Must be identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting records and determined according to the applicable accounting standards of the country where the beneficiary/partner is established and according to the usual cost accounting practices of the beneficiary/partner A könyvelési bizonylatok alapján azonosítható és ellenőrizhető kell legyen, rögzítésre kerültek a könyvelésben és a Kedvezményezett/ Partner országában alkalmazott számviteli standardok és a szokásos elszámolási szabályok alapján kerültek megállapításra Must be reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management, in particular regarding economy and efficiency Indokolt, jogos és megfelel a felelős pénzgazdálkodás követelményeinek, különösen a gazdaságosságnak és az eredményességnek. Projects cannot make a profit! A projektek nem termelhetnek profitot.

48 Eligible direct costs/Elszámolható közvetlen költségek Staff assigned to project (Human resources) – a projekten dolgozó alkalmazottak személyi költsége (emberi erőforrás költségek) Travel and subsistence costs – utazási és fenntartási költségek Equipment and supplies – berendezések és szolgáltatások költségei Costs of consumables (office costs) – fogyóeszközök költségei (irodai) Subcontracted services – alvállalkozóknak fizetett kiadások Costs deriving from contract (communication, translations, evaluation) szerződéses kötelezettségek (kommunikáció, fordítás, értékelés)

49 Eligible direct costs/Elszámolható közvetlen költségek Other costs – Egyéb költségek Contingency reserve to a maximum 5% of eligible costs - A tartalék összege nem haladhatja meg a projekt költségvetésében szereplő közvetlen költségek 5%-át Administrative overheads – lump sum not exceeding 7% of direct costs - A projekt érdekében felmerült költségek az elszámolható közvetlen költségek max. 7%-os arányában elszámolhatók (átalánydíjas módszerrel) Follow principle of transparency - keep records and make sure supporting documents are correct – Átláthatóság elvének követése – bizonylatok megőrzése és meggyőződés arról, hogy az alátámasztó dokumentumok hibátlanok

50 Project budget/A projekt költségvetése Annex III. Budget for the Action 1 All yearsYear 1 CostsUnit # of units Unit rate (in EUR) Costs (in EUR) 3 Unit # of units Unit rate (in EUR) Costs (in EUR) 1. Human Resources 1.1 Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, local staff) 4 1.1.1 Technical Per month 1.1.2 Administrative/ support staff Per month 1.2 Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, expat/int. staff) Per month 1.3 Per diems for missions/travel 5 1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action) Per diem 1.3.2 Local (staff assigned to the Action) Per diem 1.3.3 Seminar/conference participants Per diem Subtotal Human Resources

51 Project budget/A projekt költségvetése 2. Travel 6 2.1. International travel Per flight 2.2 Local transportation Per month Subtotal Travel 3. Equipment and supplies 7 3.1 Purchase or rent of vehicles Per vehicle 3.2 Furniture, computer equipment 3.3 Machines, tools… 3.4 Spare parts/equipment for machines, tools 3.5 Other (please specify) Subtotal Equipment and supplies

52 Project budget/A projekt költségvetése 4. Local office 4.1 Vehicle costsPer month 4.2 Office rentPer month 4.3 Consumables - office suppliesPer month 4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance)Per month Subtotal Local office 5. Other costs, services 8 5.1 Publications 9 5.2 Studies, research 9 5.3 Expenditure verification 5.4 Evaluation costs 5.5 Translation, interpreters 5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.) 5.7 Costs of conferences/seminars 9 5.8. Visibility actions 10 Subtotal Other costs, services

53 Project budget/A projekt költségvetése ExpensesUnit # of units Unit rate (in EUR) Costs (in EUR) Unit # of units Unit rate (in EUR) Costs (in EUR) 6. Other Subtotal Other 7. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-6) 8. Provision for contingency reserve (maximum 5% of 7, subtotal of direct eligible costs of the Action) 9. Total direct eligible costs of the Action (7+ 8) 10. Administrative costs (maximum 7% of 9, total direct eligible costs of the Action) 11. Total eligible costs (9+10)

54 Sources of funding/ Finanszírozási források AmountPercentage EURof total % Applicant's financial contribution Partner 1’s financial contribution Partner 2’s financial contribution Partner...’s financial contribution ENPI contribution sought in this application Contribution(s) from other European Institutions or EU Member States: NameConditions Contributions from other organisations: NameConditions TOTAL CONTRIBUTIONS Direct revenue from the Action OVERALL TOTAL

55 Preparing an action plan for submitting an application Tevékenységi terv a pályázat elkészítéséhez és benyújtásához

56 - English only – csak angolul - Be precise & concise – pontos, precíz kitöltés - Use terminology, expressions and phrases from Guidelines – a Guielines terminológiájának használata - Remember that somebody has to read it – do not discourage the assessor – olvasható, „emészthető” legyen az értékelők számára - Use simple easy to understand terminology and avoid jargon – könnyen érthető szóhasználat, szakkifejezések; a zsargonok elkerülése Filling in the application form – some useful tips Néhány hasznos tanács a pályázati formanyomtatvány kitöltéséhez

57 Success factors in project design A projekt tervezés sikertényezői Genuine joint CBC interest of all partners – közös határon átnyúló érdek Quality of project design – minőségi projektterv Relevant partners and appropriate number of partners - a releváns és a megfelelő számú partnerek azonosítása Adequate institutional support – megfelelő intézményi támogatás Quality of project management (reliable project coordinator, financial manager, internal monitoring and evaluation procedures…) – projektmenedzsment minősége Shared partnership agreement – megosztott partnerségi megállapodás Familiarity with similar projects – tapasztalat hasonló projektekkel

58 What sort of Partners? – Milyen partnereket keressen? Those working on similar themes / subjects – hasonló szakterületről Partners who will ensure added value and that are necessary for the implementation of the project – akik hozzáadott értéket képviselnek és nélkülözhetetlenek a megvalósításhoz A tip: Think outside your usual field of operations eg. include a media partner if you need to raise awareness – a működési területén kívülről is érdemes partnereket bevonni, pl. média

59 Involving partners – Partnerek bevonása Ensure joint interest: commitment depends on how well project fits in with the organisations goals and strategy – közös érdekek biztosítása: a szervezet stratégiájához, céljaihoz illeszkedő projekt Ensure good communication and common understanding on project development – hatékony kommunikáció biztosítása Identify precisely the expected results – várható eredmények pontos meghatározása Be pro-active: who else should be involved in the project for the project success? – kezdeményező készség további partnerek bevonására

60 Register in Partners Database – Regisztráció partneri adatbázisban the RCBI Partners Database – RCBI partneri adatbázis Go to the Finding Partners page on: www.rcbi.info Partner search modul is under development on website – Partnerkereső modul a Program honlapon fejlesztés alatt

61 Elérhetőségek HU-SK-RO-UA ENPI Közös Szakmai Titkárság H-1016, Budapest, Gellérthegy utca 30-32. Baranyi András: +36 1 224 3294 Szakács Áron: +36 1 224 3100/4209 Gál Edit: +36 1 224 3261 Fax: +36 1 224 3291 info@huskroua-cbc.net www.huskroua-cbc.net