A KKÉK kritériumai és azok intézmény specifikus értelmezési lehetőségei Boda Gáborné Köntös Nelli ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézet „Jót,

Az előadások a következő témára: "A KKÉK kritériumai és azok intézmény specifikus értelmezési lehetőségei Boda Gáborné Köntös Nelli ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézet „Jót,"— Előadás másolata:

1 A KKÉK kritériumai és azok intézmény specifikus értelmezési lehetőségei Boda Gáborné Köntös Nelli ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézet „Jót, s jól! Ebben áll a nagy titok.”

2 Előzmények, személyes tapasztalatok  ELTE Egyetemi Könyvtári Szolgálat (EKSz) 2008-  ELTE EKSz minőségfejlesztési projekt: K21 projekt  Munkacsoportok 1. Minőségkoordinálási és értékelés-irányító csoport 2. Akadálymentes könyvtár csoport 3. Primer kutatások csoportja 4. Folyamatirányítási csoport 5. Kommunikációs csoport 6. Zöld Könyvtár csoport  EKSz Minőségirányítási kézikönyvének összeállítása  szervezeti önértékelések (2010, 2013) külső moderátora  az Értékelésirányító munkacsoport tagja  részvétel az intézményi önértékelési útmutató kidolgozásában Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. 2

3 A Minősített Könyvtár pályázat és a KKÉK kapcsolata  12/2010. (III. 11.) OKM rendelet a Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról  pályázati feltételek pályázati feltételek  a Könyvtári Minőségügyi Bizottság által közzétett Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer (KKÉK) szerint elkészített részletes önértékelés  a KKÉK-ben előírt és a mellékletben felsorolt kötelező dokumentumok megléte  a KKÉK-ben előírt pontszám legalább 75 %-ának (750 pont) teljesítése  Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer : a könyvtári önértékelés szakmai szempontjai Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. 3

4 A KKÉK főkritériumai és alkritériumai Adottságok 1) Vezetés - 5 2) Stratégia és tervezés - 4 3) Emberi erőforrások - 4 4) Partnerkapcsolatok - 4 5) Folyamatok - 3 Eredmények 6) A szolgáltatást igénybevevőkkel kapcsolatban elért eredmények - 2 7) A munkatársakkal kapcsolatos eredmények - 2 8) A társadalmi környezetre gyakorolt hatás eredményei - 2 9) A szervezet kulcsfontosságú eredményei - 2 Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. 4 28 alkritérium : elemzési szempontok 137 segítő példa: vizsgálati területek (pl. a., b., c., stb.)

5 Az értékelési keretrendszer intézmény specifikus értelmezése  a KKÉK újraértelmezése  az EKSz jellegzetességeinek megfelelő intézményre szabása  kidolgozója az Értékelésirányító munkacsoport (a projekt 10 munkatársa)  saját önértékelési útmutató összeállítása  speciális fogalomtár kidolgozása  1. kiadás: 2010  2. kiadás: 2012 Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. 5

6 Az intézményi útmutató fejezetei 1. Bevezetés, az önértékelés céljainak ismertetése 2. Az önértékelés alapkérdései 3. Az önértékelés menete, a munka ütemezése 4. Útmutató az egyes kritériumok értelmezéséhez 5. Az önértékelésnél használt értékelési lapok bemutatása 6. Az alkritériumok pontozási skálái 7. Fogalmak 8. Az értékelés során használt nem saját előállítású dokumentumok 9. Az önértékelésben részt vevők Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. 6

7 4. fejezet: Útmutató az egyes kritériumok értelmezéséhez  a kritérium meghatározása  kulcsfontosságú ismérvek  a bizonyításhoz felhasználandó (kötelező) dokumentumok  ajánlott dokumentumok  a kritériumhoz tartozó alkritériumok  a bizonyítékok segítségével megválaszolandó állítások (segítő példák)  ábra a kritérium alkritériumainak összefüggésrendszeréről Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. 7

8 A KKÉK alkritériumainak összefüggésrendszere 8 Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4.

9 Intézmény specifikus segítő példák 9 AlkritériumKKÉK EKSZ útmutató 1.1 44 1.2 511 1.3 68 1.4 59 1.5 44 2.1 45 2.2 45 2.3 510 2.4 56 3.1 67 3.2 55 3.3 46 3.4 23 4.1 37 4.2 36 4.3 44 4.4 33 5.1 77 5.2 44 5.3 33 6.1 44 6.2 66 7.1 77 7.2 88 8.1 45 8.2 67 9.1 66 9.2 107 Összesen:137167

10 Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. 2.3 Mit tesz a könyvtár annak érdekében, hogy kialakítsa stratégiáját, annak felülvizsgálatát és aktualizálását? 10  KKÉK 1. A stratégiai tervezés megvalósításának folyamata az érdekeltek bevonásával történt, elvárásaik és igényeik figyelembevételével. 2. A könyvtár stratégiai terve illeszkedik a település, a régió és a könyvtári terület stratégiai céljaihoz. 3. A stratégiai terv a környezeti kockázatelemzésre (PGTTJ), valamint a belső szervezeti elemzésre (SWOT) épülve készült. 4. A stratégiai terv céljainak megvalósítása érdekében konkrét cselekvési terv készült, konkrét időpontok, felelősök, és a szükséges források megjelölésével. 5. A stratégiai terv és a cselekvési terv felülvizsgálata, aktualizálása rendszeresen megtörténik. 6. A stratégia az intézmény jövőképének megvalósítására törekszik, küldetése értelmében. 7. A stratégia partnerközpontú. 8. A kulcsfontosságú eredményességi mutatók azonosítottak. 9. A tervezés a PDCA cikluson alapul. 10. Az új szolgáltatások bevezetésének van stratégiai dokumentációja. A könyvtár stratégiai terve illeszkedik a felsőoktatás, az ELTE, a kar vagy az intézet és a könyvtári terület stratégiai céljaihoz, intézkedési javaslataihoz (pl. szakfelügyeleti jelentés). EKSZ

11 Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. Az önértékelés bizonyítékai 11  intézménytípusonként és intézményenként eltérő bizonyítékok  az önértékelés egyedi dokumentumbázisának kialakítása  gondoskodás a bizonyítékok teljes körű és akadálytalan hozzáférhetőségéről  hiányzó dokumentumok pótlása  bizonyítékok egyeztetése a kritériumokkal, például: 5. kritérium - Folyamatok kötelező és ajánlott dokumentumok Kötelező dokumentumok  a könyvtár minőségpolitikája  a könyvtár stratégiai terve (küldetésnyilatkozat, jövőkép, PGTTJ és SWOT elemzés)  Szervezeti és Munkaköri Szabályzat  munkakörök leírása  éves beszámolók, cselekvési- és/vagy munkatervek – az utóbbi 3 évre visszamenőleg  a folyamatszabályozás helyi rendszerének bemutatása (a folyamatok azonosítása, folyamatgazdák kijelölése, a folyamatokon belüli kompetencia-határok meghúzása)  folyamatábrák, folyamatleírások, ellenőrzőpontok megjelölésével  a használókat érintő útmutatók és szabályok, valamint ezek hozzáférhetőségét bizonyító dokumentumok Ajánlott dokumentumok  az ellenőrzőpontokon történő mérési eredmények, valamint az ezek alapján hozott javító intézkedések bemutatása  a problémamegoldó módszerek alkalmazásának dokumentumai  a PDCA elv érvényesülését bizonyító dokumentumok  a használók elvárásai alapján hozott folyamatjavító intézkedések bemutatása  az innovációs folyamatokhoz szükséges forrásokat biztosító intézkedések  az innovációt akadályozó körülmények elemzését célzó dokumentumok

12 Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. Dokumentum mátrix (részlet) 12 1. kritérium 2. kritérium 3. kritérium 4. kritérium 5. kritérium Emberi erőforrás stratégiai terv X Az ELTE Esélyegyenlőségi terve X Értékelési szabályzat, ösztönzési stratégia X Éves beszámolók, cselekvési- és/vagy munkatervek XXXX Folyamatábrák, folyamatleírások X A könyvtár minőségpolitikájaXXXXX A könyvtárban működő munkacsoportok alakításának és működésének ügyrendje X A könyvtár stratégiai terve XXXX

13 Az önértékelés „értékelése”  alapos és valós önismeret  a szervezet és szolgáltatásainak (ön)értékelése  az érintett tagkönyvtárak munkatársainak széleskörű bevonása  teljes elkötelezettség és összehangolt team-munka  a munkatársak közötti kölcsönös bizalom és felelősség, az együttműködő magatartás kialakítása 13 Az egységes működés és szolgáltatáskínálat megteremtésének alapjai Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4.

14  egyetlen önértékelő team vs. helyi önértékelő csoportok  résztvevők oktatása és felkészítése  bizonyítékul szolgáló dokumentumok összegyűjtése és az értékelőlapok kitöltése  konszenzusos vélemény kialakítása  független, külső moderátorok bevonása  projektszintű intézkedési terv összeállítása  az önértékelés időigénye: 50-60 óra „Megtanultuk: terv nélkül egy lépést se!” 14 Az önértékelés „értékelése” Az önértékelés szervezeti keretei Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4.

15  minőségpolitika: összhangban a küldetésnyilatkozattal és a jövőképpel (felhasználók elégedettségének növelése, hatékony és korszerű szolgáltatások fejlesztése)  küldetésnyilatkozat és jövőkép: az oktató és kutató munka támogatása, együttműködés a felhasználókkal, a nyomtatott és a digitális tudásvagyon összegyűjtése, feltárása, szolgáltatása, megőrzése 15 Az önértékelés „értékelése” Egységes irányelvek Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4.

16  hiányzó minőségirányítási dokumentumok  aluldokumentált tevékenységek  intézkedési terv a dokumentumok pótlására, aktualizálására (pl. Minőségirányítási kézikönyv, EKSz Szervezeti és működési szabályzata, használói igény és elégedettség felmérések, belső és külső kommunikációs rendszer koncepciójának megalkotása, szabályzat a nem megfelelő minőségű szolgáltatások javításához)  dokumentálási követelmények = szervezeti önértékelés bizonyítékai 16 Az önértékelés „értékelése” Egységes dokumentumok Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4.

17  pozitív változások  új együttműködési formák  az intézkedési tervekben megfogalmazott feladatok közös megvalósítása  meglévő folyamatok átalakítása  új eljárások bevezetése  Plan – Do – Check – Act állandó körforgása  a használói elégedettség növekedése  szolgáltatások (ön)értékelése, hatékonyságának felmérése, elszámoltathatóság, összehasonlíthatóság  a könyvtárak társadalmi szerepének erősítése Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. Összegzés 17

18 Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer, minőségbiztosítás, szakfelügyelet ─ EKE szakmai nap, 2015. november 4. Köszönöm megtisztelő figyelmüket! 18  kontos.nelli@btk.elte.hu