a Microsoft Office Word szövegszerkesztő program segítségével Körlevél készítése a Microsoft Office Word szövegszerkesztő program segítségével
Mi a körlevél? A körlevél több személynek küldendő azonos tartalmú levél, amely azáltal válik személyessé, hogy minden levél a címzettre vonatkozó adatokat tartalmazza.
Példa egy kész körlevélre: Címzett: Kovács Gézáné Szeged, Híd u. 1. Tisztelt Kovács Gézáné! Örömmel értesítjük, hogy Ön megnyerte nyereményjátékunk 1000 Ft-os díját. Nyereményéhez, amelyet postán küldünk sok szeretettel gratulálunk! A levélben a különböző címzettre vonatkozóan három adat szerepel: a név, a lakcím és a nyeremény összege. Ezeket az adatokat ezért pirossal jelöltem.
Hogyan lehet körlevelet létrehozni? A körlevél készítésekor szükség van egy olyan állományra, amely minden levél állandó szövegét tartalmazza. Ez a törzsdokumentum. A törzsdokumentum szövegében a címzettre vonatkozó adatokra mezőhivatkozások találhatók, pl.: <név>. A másik szükséges állomány a különböző címzettek adatait tartalmazza táblázatos formában, ez az adatállomány.
A körlevél készítéséhez szükséges állományok: törzsdokumentum Címzett: <név> <lakcím> Tisztelt <név>! Örömmel értesítjük, hogy Ön megnyerte nyereményjátékunk <nyeremény>-os díját. Nyereményéhez, amelyet postán küldünk sok szeretettel gratulálunk! mezőnév adatállomány
…és hogyan készül a körlevél? a törzsdokumentumot és az adatállományt a felhasználónak kell létrehoznia. a program ezután a törzsdokumentumba épített hivatkozások, un. mezőnevek alapján egyesíti a két állományt. Ennek során a mezőnevek helyére behelyettesíti az adatállomány adatait, pl. a <név> helyére Kovács Gézáné, Kiss Éva, stb. kerül. így jön létre egy újabb állomány: a körlevél.
A körlevél készítésének három alapvető lépése: 1. lépés A törzsdokumentum elkészítése, 2. lépés az adatállomány létrehozása, az első két lépés sorrendje tetszőleges, majd a 3. lépés a törzsdokumentum és az adatállomány egyesítése.
…tehát: törzsdokumentum adatállomány k ö r l e v é l
Vége