Tudásmegosztás 3. szint – Szakmai Nap Budapest, 2014. november 13. Szikszó település önkormányzati szervezetfejlesztése a hatékonyabb működés érdekében Tudásmegosztás 3. szint – Szakmai Nap Budapest, 2014. november 13. ÁROP-1.A.5-2013-2013-0023

Tartalomjegyzék ALAPADATOK 3 ÁROP-1.A.2. felülvizsgálata 4 Költségvetési helyzet értékelése 6 Támogató infrastruktúra, intézményirányítási modell 8 Feladat-ellátási modell kidolgozása 10 Települési közszolgáltatások összehangolása 12 Funkcionális tevékenységek térségi szintű modellje 14 Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás 16 Horizontális szempontok 18

Alapadatok • A projekt időtartama: • A projekt elnevezése: 2013. december 19. – 2014. december 31. • A projekt elnevezése: Szikszó Város szervezetfejlesztése a hatékonyabb működtetés és a költségcsökkentés jegyében • Lebonyolító: Vanin Kft.

1. Árop felülvizsgálat • Főbb megállapítások • Eredménytermék Az Önkormányzat és a Szikszói Polgármesteri Hivatal a hatékonyabb működés érdekében a megfogalmazott szakmai javaslatokat alapdokumentumain, belső szabályzatain átvezette, az ÁROP I. pályázat eredménytermékeit működése során hasznosította. A járási rendszer kialakulása, valamint a Szikszói Közös Önkormányzati Hivatal, mint új szervezeti forma létrehozásával járó feladat- és hatáskör módosulások azonban érzékenyen érintették a hivatali szervezetet, és a hatékonyabb működés érdekében szükséges a működési mechanizmusok felülvizsgálta és szükség szerinti módosítása. • Eredménytermék ÁROP-1.A.2/A-2008-0198 számú Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése c. pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata 2014. január

1. Árop felülvizsgálat • Javaslatok A Szikszói KÖH SzmSz-ének felülvizsgálata az új belső szervezeti felépítéshez igazodóan- aljegyzői státusztól függően A Szikszói KÖH feladatainak átláthatósága, vezetői szinten és ügyintézői szinten meghatározott kompetenciák leszabályozása, a döntési mechanizmus hatékonyságának növelése érdekében készüljön ütemterv a belső normák felülvizsgálatára igazodva az ÁROP pályázat tevékenységeinek ütemezéséhez. Szikszói KÖH belső jogi normáihoz való hozzáférés biztosítása a Kirendeltségen dolgozók részére Közérdekű adatok tartalmának,adatszolgáltatás rendjének felülvizsgálata • Jó gyakorlatok

2. Költségvetési helyzet értékelése • Főbb megállapítások Az Önkormányzat költségvetési helyzetét a vizsgált 2012-2014 évben az új önkormányzati feladat-ellátási modell, a központi költségvetési finanszírozás változása, az adósságkonszolidáció és a költségvetés tervezés szabályainak változásai jelentősen befolyásolták. Az Önkormányzat költségvetési gazdálkodásának elemzésében külön ki kell emelni a közfoglalkoztatás szervezését, mely a településen a magas arányú munkanélküliség miatt kiemelt jelentőségű, és az Önkormányzat gazdálkodására is hatást gyakorol, melynek két markáns területe a személyi jellegű kiadások valamint a szociális juttatások Az Önkormányzat költségvetési egyensúlyát a legnagyobb mértékben a központi költségvetési támogatások és az adóbevételek befolyásolják, azok csökkenése vagy elmaradása jelenti a legnagyobb kockázatot. • Eredménytermék A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása 2014. február

2. Költségvetési helyzet értékelése • Javaslatok A három megtakarítási forgatókönyv alternatívai közül kiválasztott opció alapján a költségvetési egyensúly fenntarthatósága érdekében meghatározott rövid távú feladatok: az Önként vállalt önkormányzati feladatok meghatározása, önkormányzati rendeletek felülvizsgálata a helyi standardok egyértelmű meghatározása; az Önkormányzati támogatási rendszer felülvizsgálata. Költségvetési egyensúly fenntarthatósága érdekében meghatározott középtávú feladatok: a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata; az Önkormányzati működési bevételek növekedésének ösztönzése; az Önkormányzati vagyon megőrzése, hatékony vagyongazdálkodás. Költségvetési egyensúly fenntarthatósága érdekében meghatározott hosszú távú feladatok: a helyi gazdaság fejlesztése a források növelése érdekében; a stratégiai tervezés és költségvetési kapcsolatok erősítése. • Jó gyakorlatok Megtakarítási forgatókönyvek készítésének bevezetése a költségvetés tervezési időszakban. Jelenlegi támogatási rendszer fenntartása a helyi tanulók nyelvvizsga megszerzéséhez.

3. Támogató infrastruktúra, intézményirányítási modell • Főbb megállapítások Az Önkormányzat széles körben biztosítja Szikszó Város lakosságának az önkormányzati közszolgáltatási feladatokat. Az Önkormányzat kötelező feladatainak ellátásába a saját tulajdonú gazdasági társaságait is és szerződéses partnereit is bevonja. A jelenlegi feladat-ellátási modellben két területen a közművelődés és a sportfeladatok ellátásában figyelhetők meg párhuzamosságok, feladatátfedések és hatáskör összeütközések, melyek csökkenthetik a feladat-ellátás hatékonyságát. Az Önkormányzat által a gazdasági társaságaihoz delegált önkormányzati feladatellátás kereteinek pontos meghatározása nem minden gazdasági társaság esetén teljes körű, és a felek jogainak és kötelezettségeinek meghatározása a jogszabályi környezet változása, valamint a gyakorlati tapasztalatok alapján újraszabályozást és kiegészítést igényel. • Eredménytermék Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása 2014. február Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben 2014. február

3. Támogató infrastruktúra, intézményirányítási modell • Javaslatok Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok résztanulmány javaslatai: Közművelődési feladatokban résztvevő szerveztek közötti új feladat-allokáció. Sportfeladatok ellátásának átalakítása – szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, önkormányzat által fenntartott költségvetési szervek feladatainak átalakítása. Társadalmi-gazdasági költséghatékonyság elemzés a gyermekek napközbeni ellátásának bevezetéséhez . Önkormányzati szerződéses állomány felülvizsgálata, nyilvántartási rendszer átalakítása Önkormányzat és saját tulajdonú gazdasági társaságai közötti közszolgáltatási –vagyonhasznosítási szerződések felülvizsgálata. Intézményirányítási modell résztanulmány javaslatai: Hatékony felelős társaságirányítás irányába történő előrelépések. Önkormányzat és saját tulajdonú gazdasági társaságai közötti közszolgáltatás-vagyonhasznosítási szerződések tartalmi elemeinek meghatározása. Irányítási és kontroll eszközök beépítése az irányítási rendszerbe. Felülvizsgálat ütemezése. Jó gyakorlatok Új közszolgáltatási feladat bevezetését megelőzően a gazdasági és társadalmi szempontok vizsgálata, költség-hatékonyság vizsgálatának módszertana

4. Feladat-ellátási modell kidolgozása • Főbb megállapítások Az Önkormányzat széles körben látja el önkormányzati közszolgáltatási feladatait, a feladatellátásban mind államháztartási, mind azon kívüli szervezetek részt vesznek. A szervezeti térkép alapján a sport és kulturális feladat-ellátásban mutatkoznak párhuzamos feladatellátások, melyek megszűntetése érdekében az Önkormányzati Konyha, Könyvtár, Általános Szolgáltató Központ és Inkubátor Ház feladatellátását javasolt átalakítani, és profiltisztítást végrehajtani. A városüzemeltetési feladatokon belül a létesítményüzemeltetési feladatokon belül a adatkezelés, vagyon nyilvántartása nem teljes körű. Az önkormányzat tulajdonában álló vagyonelemek – ingatlanok – állagmegóvása, felújítási tevékenységek tervszerűsége tovább optimalizálható. A költségvetés folyamatos likviditásának folyamatos fenntartása érdekében a finanszírozási rendszer módosítása szükséges. • Eredménytermék Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló – különösen köznevelési-oktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó - intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása 2014. április

4. Feladat-ellátási modell kidolgozása • Javaslatok Párhuzamos feladat-ellátások megszüntetése, a sportlétesítmények üzemeltetési feladatainak áttelepítése a sportszervezési feladatokat ellátó költségvetési szervhez. Éves felújítási terv készítése az éves költségvetési rendelet elfogadását követően. Önkormányzati vagyont hasznosító szerveztek év közbeni rendszeres adatszolgáltatásának bevezetése, állagmegóvásra, felújításra fordított források részletes kimutatása, beszámoltatás előírása Likviditási terv és finanszírozási igényre vonatkozó rendszeres adatszolgáltatás bevezetése a költségvetési szervek részéről Önkormányzat gazdasági társaságainak finanszírozási, elszámolási szabályainak rögzítése a közszolgáltatási-vagyonhasznosítási szerződésekben (korábbi résztanulmányban rögzítetteknek megfelelően) • Jó gyakorlatok Éves felújítási terv készítése, annak adattartalma Likviditási terv- finanszírozási igény bejelentés folyamata annak adattartalma

5. Települési közszolgáltatások összehangolása • Főbb megállapítások A jelenlegi gyakorlat alapján mind az egyéni lakossági igények, mind az általuk alkotott helyi közösségek, mind a lakosság egészének biztosított a szerepvállalás lehetősége az Önkormányzat munkájában. Az állampolgári szempontok általában a helyi közösségeken keresztül jelennek meg, és mind az önkormányzati célkitűzések megfogalmazásában, mind a megvalósításában szerepet vállalhatnak. A lakosság által igénybevett közszolgáltatások megszervezésében mind az állami, mind az önkormányzati, mind azon kívüli szervezetek részt vesznek. A nem önkormányzati/állami közszolgáltatók és az Önkormányzat közötti kapcsolat jó, az Önkormányzat aktívan közreműködik a lakossági igények közvetítésében a közszolgáltatók felé. • Eredménytermék A települési közszolgáltatások összehangolása állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával 2014. április

5. Települési közszolgáltatások összehangolása • Javaslatok A lakossági igények megjelenítése a helyi döntéshozatali mechanizmusban már a stratégiai tervezés során. A helyi döntéshozatali mechanizmusban a lakosság részvételének felülvizsgálata az önkormányzati rendeletekben a helyi nép kezdemény megszűnésére tekintettel. Módszertan a lakossági igények becsatornázására igénybe vehető eszközök és módszerek ismertetésével. • Jó gyakorlatok Már működő utca-bizalmi rendszer működtetése

6. Funkcionális tevékenységek térségi szintű modellje • Főbb megállapítások Az Önkormányzat az új önkormányzati feladat-ellátási rendhez igazodva a Szikszói Közös Önkormányzati Hivatal alkotó települési önkormányzatokat is be kívánja vonni, kihasználva a közös feladat-ellátásban rejlő potenciális előnyöket. A községi önkormányzatok településüzemeltetési feladataikat saját maguk közvetlenül látják el, ezen feladataikra költségvetési szervet nem alapítottak, míg Szikszó Város Önkormányzata településüzemeltetési feladatait mind közvetlenül saját maga, mind általa alapított költségvetési szervei és gazdaági társaságainak közreműködésével látja el. A településüzemeltetési feladatok közös ellátása a Közös Önkormányzati Hivatalon belül nem, csak önkormányzati társulás formájában lehetséges, annak megvalósítását befolyásolják a rendelkezésre álló szabad kapacitások, földrajzi távolságok, és a rendelkezésre álló költségvetési források. • Eredménytermék Térségi szinten, önkormányzatonként a funkcionális tevékenységek, vagyongazdálkodási, település- és intézményüzemeltetési feladatok közös megszervezésének, ellátási modelljének vizsgálata, új modell meghatározása 2014. június

6. Funkcionális tevékenységek térségi szintű modellje • Javaslatok Közös beszerzési gyakorlat kialakítása, közös beszerzések megvalósítása kihasználva az összeadódó igényekből származó vásárló-erő előnyeit. Településüzemeltetési közszolgáltatók közös pályáztatása, kiválasztása Közfoglalkoztatási programok –szociális szövetkezet kialakítása Pályázati projektekben való közös részvétel különös tekintettel az EU 2014-2020-as költségvetési időszakában megnyíló pályázati lehetőségekre • Jó gyakorlatok

7. Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás • Főbb megállapítások A Szikszói Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti struktúrája, belső működési rendje jelentősen megváltozott az ÁROP I. pályázatban javasolt szervezeti struktúrához képest, melynek oka az önkormányzat és a jegyző feladat- és hatáskörének módosulása, A Szikszói Közös Önkormányzati Hivatal működését meghatározó alapdokumentumok – alapító okirat, szervezeti és működési szabályzat - a jogszabályi előírásoknak megfelelnek és szinte teljes körűek. A munkavállalók körében végzett kérdőíves felmérés során a munkavállalók többségében pozitívan nyilatkoztak a munkahelyi körülményekről, azonban látható, hogy a munkavállalók munkakörében a vizsgált időszakban a munkavállalók több mint felének változott a munkaköre, és a munkakört befolyásoló jogszabályi környezet. A belső szervezeti struktúra, a munkaköröket befolyásoló jogszabályi környezet változást követően azonban a belső jogi normák, a munkakörökhöz tartozó feladatok és átruházott hatáskörök nem kerültek újraszabályozásra teljes körűen. • Eredménytermék Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése 2014. július

7. Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás • Javaslatok Szikszói Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában foglalt rendelkezések módosítása az eljegyzői státusz megszűnésével összefüggő hatáskörök újraszabályozása Egységes munkaköri leírás elemeinek meghatározása. Szikszói Közös Önkormányzati Hivatal részére új közszolgálati szabályzat-tervezet elkészítése 5 átalakított munkakör figyelemmel jelen projekt keretében tett javaslatokra. • Jó gyakorlatok Közszolgálati szabályzat-tervezet

8. Horizontális szempontok • Feladatok Az Esélyegyenlőségi terv elkészítése Jogszabályi összefoglalók elkészítése és közzététele

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!