Projektindító nap TÁMOP-5.3.3 PÉNZÜGYI elszámolás

A támogatás utalását akadályozó leggyakoribb problémák Nem érkeznek be időben a kifizetési kérelmek (következmények: - likviditási problémák, a záró kifizetési igénylésre maradnak a számlák, előleggel nem tud elszámolni, beszűkül a mozgástér) Formailag hibás kifizetési igények érkeznek be Számlaösszesítők hibás használata Alátámasztó dokumentumok hiánya vagy hibás használata Nem jelzik időben a módosításokat; kifizetést akadályozó módosítások Utolsó ponthoz: szerződésmódosítások, váltbejek, intézményi változások

Folyamatok felgyorsítása Mit teszünk mi? Folyamatok felgyorsítása Jogszabályi határidők ÚSZT-ben (Új Széchenyi Terv): Hiánypótlás kiküldésére: 30 nap Támogatás kifizetésére 45 nap Elektronizálás – 2014. június 6. óta – postai átfutás kikerülése Hp-ra 5 napot adunk

Mit tudnak tenni Önök? Részletes dokumentummátrix Hol tud tájékozódni?  www.szechenyi2020.hu Mindenképpen használják az alábbi dokumentumokat: Pénzügyi elszámolás részletes szabályai (PERSZ) Részletes dokumentummátrix Dokumentummátrix-ellenőrzési szempontok Pályázati Útmutató, Támogatási Szerződés (TSZ) + Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 547/2013. (XII.30.) Korm. rendelet az egységes működési kézikönyvről (EMK)

Megvalósítás határidejei Fizikai befejezés – az utolsó tevékenység fizikai befejezése (az utolsó számlán szereplő teljesítési időpont, vagy a foglalkoztatás utolsó napja) 12-15 hónap (2015.06.30) Megvalósítás dátuma – az utolsó pénzügyi teljesítés dátuma - 14-17 hónap (2015.08.31) ZB/ZKI benyújtása – megvalósítás + 60 nap (2015.09.30) Projekt befejezése - a ZB/ZKK KSZ általi elfogadása vagy az utolsó folyósítás dátuma

Időközi kifizetések (KI-IB) Nincs korlát a darabszámra vonatkozóan, egyedül az összeg- és százalékos határ szabja meg. Összeg és százalékos korlátok: 2014 december 31-ig : csak 200.000 Ft! 6 hónapos szabály / 12 hónapos szabály / 50%-os szabály A projekt fizikai zárását követően, de még a záró elszámolás benyújtása előtt is nyújthat be időközi kérelmet. Több körös elszámolás Előleg elszámolás elég az utolsó kérelemben A záró kifizetési igény lehet „nullás” is! A benyújtás és a hiánypótlás kizárólag elektronikusan! Kivételek: Első kifizetési igénylés Záró kifizetési igénylés Kizárólag fordított ÁFA-összesítőt tartalmazó kifizetési igénylés Kizárólag szállítók számlát tartalmazó kifizetési igénylés Vegyes elszámolás IH-engedély

ÚSZT- Kifizetések és beszámolók Kifizetési igénylés kizárólag időszakos beszámolóval együtt nyújtható be, IB projektszinten, KI konzorciumi tagonként Nincs jelentésütemezés Jó tételek kifizetése: ha a beszámoló elfogadásra került Nem rögzíthető összesítőre: deviza számlák valamint építés, felújítás 200e forint felett eszközbeszerzés 100e forint felett Pénzügyi felfüggesztés esetei (szabálytalanság, szerződésmódosítás, köztartozás stb.) Ha nincs más felfüggesztő tényező: SZM/VB/köztartozás

Beadási feltételek Kizárólag az e-ügyintézés felületen kitöltött, sorszámmal ellátott kifizetési kérelem nyújtható be! A beszámolót / KI-t a pályázati e-ügyintézés felületen kell benyújtani, papír alapon NEM! A mellékelt dokumentumokat csak a felületen kell feltölteni. Felcsatolni: összesítők excel formátumban, alátámasztó dokumentumok eredet (v. szkennelve) Záradékolás !

Papír alapú dokumentumok benyújtása! Kérelmezhető, ha a kedvezményezettnek nem áll módjában szkennelnie! Lassítja a kifizetéseket – a beérkezés időpontja a papír alapú dokumentumok beérkezése lesz! Ha lehetséges, kerüljük!

Árajánlatok A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések esetén (ESZA/ERFA 2.2 pontja): Nettó 100 e Ft feletti beszerzések esetén a beszerzés tárgya vonatkozásában legalább 3 írásos árajánlat Tulajdonos, fenntartó, vagyonkezelő, irányító stb. jogokat gyakorló szállító esetén 100 e Ft alatt is kell 3 független árajánlat. Az ajánlattételre vonatkozó felkérések és a beérkezett ajánlatok minden mozzanata dokumentált legyen (e-mail, fax, postai levél) Feladat meghatározás megfelelő részletezettsége

Árajánlatok 2. Alkalmassági feltételek Ajánlatok értékelésének szempontjai és módszere 3 hónapnál nem régebbiek a szerződéskötéshez képest. Árajánlatkérés, árajánlat és szerződés összhangja A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések a helyszíni ellenőrzéseken vizsgálatra kerülnek!

Kifizetési igénylés összeállítása Záradékolás Projektazonosító ÉS a „támogatás elszámolására benyújtásra került” szövegezés Ha a számlának csak egy része kapcsolódik a projekthez: a megfelelő összeget jelölni kell! Költségvetési oszlop és sor jelölése javasolt 2. Összetartozó dokumentumok rendezése Dokumentumok összeállítása a dokumentummátrix szerint 3. Számlák besorolása költségösszesítőkre Először specifikus összesítőkbe való besorolás  200 e Ft alatti összesítőbe való besorolás  önálló számlaként rögzíteni

Kifizetési igénylés összeállítása 4. Számlák rögzítése a Pályázati E-ügyintézés felületen Összesítőket egy bizonylatként és annyi tétellel, amennyi soron összesített elszámolni kívánt költséget a részösszegek munkalap Önálló számlaként Szállítói számla vs. ZKI 5. Alátámasztó dokumentumok feltöltése az eredeti záradékolt számlák szkennelése (olvashatóság) Összesítő esetén excel fájl + aláírt szkennelt példány is szükséges + záradékolás dokumentumok feltöltése a felületen

Kifizetési igénylés dokumentáció összeállítása 6. IB rögzítése, összerendelés – dokumentum csatolása nem szükséges 7. Kifizetési igény véglegesítése, beküldése – CSAK ELETRONIKUSAN! – technikai visszaküldés nem lehetséges!

KI-IB hiánypótlása Elfogadott IB esetén több körös elszámolás, ha a számlák közt van hiánypótlásra szoruló Csak elektronikusan nyújtható be! 5-15 nap a hiánypótlásra! (+korrekció ZKI esetén) „Visszaküldésre kerül a pályázati E-ügyintézés felületre” – minden esetben Közbeszerzéssel érintett összesítők – új rögzítés

IB gyakori hibái Nincs összhang az összefoglaló és az egyes tevékenységek között Számla újbóli benyújtása esetén újból be kell számolni a tevékenységről Közbeszerzés köteles nyilatkozat elmarad – hibás űrlap Indikátorok!!!

Előleg/előkészítés költségei Előleg elszámolási határ: pl. 25% előleg  70% a határ Legkésőbb a záró kifizetési igényben el kell számolni a teljes előleggel Bármikor megkezdheti az előleggel való elszámolást! Ha átlépi a 70%-ot, automatikusan előlegre rögzítünk! Előkészítés költségei bármikor elszámolhatóak, nem csak az első kifizetési igénylésben

Összesítők használata „Kis támogatástartalom”: 200 e Ft, a megítélt támogatástól függetlenül „Specifikus összesítők” (bér, útiköltség, „rezsi”, ÁFA, saját teljesítés) – mindegyik külön Excel tábla! Mindig lementeni először saját gépre! Másolást, Copy-Paste-t, beszúrást, kivágást stb. ne használja. Elektronikusan is csatolják fel (Excel)! Képletet ne írják át! Elfogadjuk az NFÜ-s új összesítőket is.

Pályázói kérdések Pályázói kérdés 1: „Az összesítő sorait egyesével be kell rögzíteni „új számla”-ként az e-ügyintézés felületen?” Pályázói kérdés 2: Mi a teendő akkor, ha egy számlán két tétel szerepel; az egyik pl. anyagköltség VII/5.1.1, amelynél külön összesítő kitöltését kérik, a másik tétel pedig 1.4.3 eszköz, melyet a felületen külön kell rögzíteni. Jó-e úgy, ha mindkettőt egy számlaként, azon belül külön tételenként a felületen rögzítjük?” Válasz 1: Nem. Az összesítőt egy számlaként kell benyújtani, minden költségvetési sort külön tételként! Válasz 2: Az egyik számlát külön számlaként, a másik tételt összesítőre rögzítjük.

Személyi költségek elszámolása 1. Projektmenedzser/szakmai vezető: figyeljünk a jogviszonyra! Ha hosszabbítja a projektet, arra az időszakra is kell projektmenedzsert alkalmaznia! Név, pozíció szerepeljen a beazonosíthatóság érdekében Kis támogatástartalom értelmezése

Személyi költségek elszámolása 2. Alátámasztó dokumentumok – ld. Dokumentummátrix! Csak a hatályos költségvetésben rögzített bér számolható el! Munkaszerződés / Megbízási szerződés / Kinevezés / Célfeladat kiírás / Helyettesítési rendelvény Munkaidő nyilvántartás: hiteles másolatot, a PROJEKTBEN ELTÖLTÖTT IDŐRŐL! Munkaköri leírásban szerepeljen a projektazonosító MÁK átutalásról: 15/A dokumentum vagy MÁK nyilatkozat + nyilatkozat, hogy kinek a bérét utalták Munkába járás költsége ide kerül (nem az útiköltség-összesítőre)! Figyeljenek a megfelelő oszlopra való rögzítésre! Projektben eltöltött idő: arányosított bér esetén érdekes 15/A melléklet: 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről

Munkaviszony és megbízási viszony Munkaviszony: 54+56 sorok Vállalkozási szerződés: 529. sor (projektmenedzser is lehet, ha vállalkozási szerződéses) A számfejtett megbízási díj az 54. Bérköltség soron kerül elszámolásra Szakmai megvalósítás oszlopon csak munkaviszonyban állók bére számolható el!

Személyi költségek Elszámolása 70 millió Ft támogatási összeg feletti projekt esetén a projektmenedzsment tagjai a projektmenedzsment tevékenységen kívül, a projektben más tevékenységben sem közvetve, sem közvetlenül nem vehetnek részt.

Példa: Projektmenedzser bérének elszámolása Jogviszony: munkaszerződéssel alkalmazott, heti ,órában, 3 havi bér elszámolása Szükséges dokumentumok : Munkaszerződés: első kifizetési kérelemben, tartalmazza a munkabért, munkakört stb. Munkaköri leírásban szerepelnie kell a projekt megnevezésének, a projektben betöltött pozíciónak Munkaidő nyilvántartás, aláírva, eredeti szkennelve * Munkabér és járulék átutalásáról banki kivonat (ha MÁK-os és nincs kivonat, akkor nyilatkozat erről)* (*benyújtandó, ha nem kis támogatástartalmú az adott költség)

Nyilvánosság III. Számú kommunikációs csomag A”, „B” vagy „C” típusú tábla Sajtóközlemény, sajtómegjelenések összegyűjtése Fotódokumentáció Térképtér D típusú tábla 2014.07.11. utáni megrendelések esetén: KTK 2020

Oktatással kapcsolatos költségek 525. sor oktatás költségei – célcsoport / igénybe vett szolgáltatások Csak akkreditált/engedéllyel rendelkező képzés számolható el Ha lejárt az akkreditációja a még megvalósíthatja a képzést, ha azt megkezdte az akkreditáció lejáratának dátuma előtt. Benyújtandó: Képzési szerződés Jelenléti ívek Számla Tanúsítványok a képzések sikeres elvégzéséről Fotódokumentáció Kifizetés bizonylata

Útiköltség elszámolása BKV jegy, bérlet: összesítőre kerül (ld. Útiköltség összesítő!) Számla minden esetben kell az új dokumentummátrix szerint (de kis támogatástartalom esetén benyújtani nem kell, csak a projektdossziéban megőrizni és helyszíni szemlén bemutatni) Kiküldetési rendelvény - vagy kiküldetési utasítás – pontos kitöltésére figyeljenek! Tüntesse fel, hogy mi célból utazik (ez egyezzen meg költségvetésben tervezett tétellel, úticéllal)!

Eszközbeszerzés Összesítőre nem kerülhet, önállóan kell rögzíteni és benyújtani (kivétel 100e forint alatt kis értékű eszköz) Eszközök megnevezése, értéke, darabszáma a költségvetésbe betervezettel egyezzen meg! Lefele eltérhet bejelentés nélkül is; ha nőnek az árak, akkor változás-bejelentéssel lehetséges eltérni Bármely változás esetén szerződésmódosítás/ változás-bejelentés (pl. más eszköz, ár változása stb.) Megrendelő/szerződés – teljesítésigazolás – számla – átutalás igazolása (dokumentum mátrix) – ha van, akkor közbeszerzés, egyébként 3 árajánlat! Számlára záradékolás! Használt eszköz beszerzése is elszámolható (ld. Útmutató 33. o)

Rendezvényekkel kapcsolatos számlák szakmai teljesítést igazolom” felirat a számlán költségvetési oszlop és sor megjelölése szerződés (nyilatkozat szóbeli megállapodásról), a kedvezményezett és a rendezvényszervező között meghívó (több esemény is szerepelhet rajta) záradékolás a költségvetésben beazonosítható legyen a rendezvény

Tartalék felhasználása Max 5% A tervezett tartalék az előre nem látható, elvárható gondos tervezés mellett nem tervezhető (de elszámolható költséget jelentő) kiadások fedezetére szolgál. Tartalék felhasználási kérelem – ne hagyjuk az utolsó pillanatra!

Sikeres megvalósítást kívánunk! Köszönjük a figyelmet!