Dokumentumkezelés az abas-ban X. abas vevőfórum, Balatonlelle 2012. május 31. – június 2.

Témáink I. Dokumentumok, dokumentumok II. Dokumentum kezelés alapjai III. abas megoldások

I. Dokumentumok, dokumentumok

Az irodák átlagos költsége évente 10-15%-kal nő Költség és hatékonyság Az irodák átlagos költsége évente 10-15%-kal nő Információmennyiség duplázódik 3-5 évente Dokumentumok 3-7 %-a elvész Egy irat előkeresése, visszahelyezése 7 perc Manuálisan 50 Ft Elektronikusan 4 Ft Iratkezelési költségek Munkabér 70% Tároló hely 20% Eszköz 10% Valódi veszteség az elmaradt haszon

Dokumentumok két nagy csoportja Papír alapú Nem rendelkezünk a digitális változattal pl. szállítólevél Kézzel kitöltött bizonylat pl. munkalap Kinyomtattuk, de meg kell őrizni pl. eredeti számla Digitálisan készített és tárolt Office alkalmazással készített pl. szerződés ERP üzletmenettel készített pl. ajánlat Nyomtatott papír csak információ továbbításra szolgál Archiválásban csak digitális változat vesz részt

Papírlapok digitalizálása Papíralapú dokumentumok kezelése Papírlapok digitalizálása Papírlapok tárolása Digitális változat irányítja a dokumentumkezelést

Agyagtáblába benyomott ékírásos szöveg Kötélre tett csomók A dokumentum típusok Agyagtáblába benyomott ékírásos szöveg Kötélre tett csomók Fapálcára faragott rovás Pergamenre írott szöveg, pecsételve Pergamenre írott szöveg, illusztrálva Sírkamra falfestményei Futár borotvált fejére írott üzenet

Szöveges dokumentumok – Word, Write Táblázatok – Excel, Calc A dokumentum típusok Szöveges dokumentumok – Word, Write Táblázatok – Excel, Calc Rajzok – CAD Képek – JPG PDF E-mail …

II. Dokumentum kezelés alapjai

Dokumentum azonosítása Könyvtárszerkezet Fájlnév Dokumentum helye A legnépszerűbb dokumentumkezelő a „Windows intéző” Dokumentum azonosítása Könyvtárszerkezet Fájlnév Dokumentum helye Lokális gépen Szerveren

A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása Azonosító adatok megadása Dokumentumkezelés lépései A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása Azonosító adatok megadása Visszakeresés Találati lista

Fájl automatikus mentése szerverre Felhasználó nem fér hozzá A dokumentumkezelő feladatai Fájl automatikus mentése szerverre Felhasználó nem fér hozzá Fájl elérésének mentése adatbázisba Kiegészítő adatok mentése adatbázisba Kereső felület Találati lista megjelenítése

Azonosító adatok megadása Legnagyobb kihívás Azonosító adatok megadása

A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása Azonosító adatok megadása - Office dokumentum A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása Azonosító adatok egyenkénti megadása Időigényes Sok hibalehetőség Felhasználófüggő

A fájl üzleti folyamatokhoz kapcsolása Azonosító adatok megadása - abas ERP-vel A fájl üzleti folyamatokhoz kapcsolása Azonosító adatok nagy része automatikus Minimális kézi rögzítés Minimális hibalehetőség Felhasználótól független

III. abas megoldások

abas megoldások abas DMS, HABEL abas dok

abas megoldás abas DMS, HABEL

Apache Tomcat (full text search) HABEL hardver környezet abas Linux szerver Windows szerver HABEL licence MySQL adatbázis Dedikált user Apache Tomcat (full text search)

„archívum nyomtatóval” archiválás eredeti formátumban abas integráció abas DMS - Bevitel Office integráció „archívum nyomtatóval” archiválás eredeti formátumban abas integráció nyomtatáskor drag & drop akció menü

abas DMS Bevitel Office integráció

„archívum nyomtatóval” archiválás eredeti formátumban E-mail levél abas DMS - Bevitel Office integráció „archívum nyomtatóval” archiválás eredeti formátumban E-mail levél melléklet

Archiválás archívum nyomtatóval Office

Archiválás archívum nyomtatóval HABEL rögzítő program - kézi azonosító adatok

Archiválás az eredeti formátumban Word

Archiválás az eredeti formátumban HABEL rögzítő program Kézi azonosító adatok

E-mail archiválás Outlook - Outlook levél

E-mail archiválás HABEL rögzítő program - Outlook levél - kézi azonosító adatok

E-mail archiválás Outlook - Outlook melléklet eredeti formátumban

E-mail archiválás HABEL rögzítő program - Outlook melléklet eredeti formátumban

abas DMS Bevitel abas integráció

abas DMS - abas integráció Modul Folyamat Átadás a Layout DMS integrációnak   Értékesítés Ajánlat, megbízás Dokumentum+index MASTER Számla, jóváírás Pro forma számla PRO-MASTER Szállítólevél LS-MASTER Beszerzés Ajánlatkérés, keretmegbízás Megrendelés Számla Indexfájl Szerviz Szerviz ajánlat, megrendelés Gyártás Gyártási lap APAPIER Pénzügyi könyvelés Fizetési felszólítás MAHNUNG DMS integráció DMS infosystem -

abas nyomat archiválása nyomtatáskor abas DMS - Bevitel abas üzleti folyamatból indítva abas nyomat archiválása nyomtatáskor Külső dokumentum kapcsolása drag & drop akció menü

abas DMS - Ajánlat archiválása

abas DMS - Nyomtatás

abas DMS - Bevitel abas üzleti folyamatból indítva - adatlap a visszakeresőben

abas DMS - Visszakereső - abas folyamat megjelenítése

abas DMS - drag & drop

abas DMS - Akció - új DMS dokumentum készítése

abas DMS - Akció - új DMS dokumentum készítése

abas DMS - Dokumentum keresés infosystem

abas DMS Visszakeresés

Visszakeresés - Keresési feltételek

abas DMS Találati lista

Megjelenítés-kiegészítés Full text search abas DMS – Találati lista Előnézeti kép Szűrés Rendezés Csoportosítás Megjelenítés-kiegészítés Full text search

Találati lista – Táblázat - Előnézeti kép - tiff

Találati lista - Szűrés

Találati lista - Rendezés

Találati lista - Csoportosítás

Találati lista - Bizonylat kiegészítés - tiff

abas DMS - full text search

abas DMS - full text search - tiff

abas megoldás abas dok

abas Linux szerver abas dok program Konkurens user HABEL hardver környezet abas Linux szerver abas dok program Konkurens user

Visszakeresés, találati lista abas dok Bevitel Beszerzés, érékesítés Cikk Gyártás abas infosystem Visszakeresés, találati lista

abas dok Bevitel

abas dok - Ajánlat

abas dok - Ajánlat - beviteli képernyő automatikus azonosító adatok

abas dok - Ajánlat - beviteli képernyő kiegészítő adatok

abas dok - Ajánlat - beviteli képernyő automatikus azonosító adatok

abas dok Visszakeresés

abas dok – Visszakeresés - Keresési feltétel Kiegészítő adatok

abas dok – Visszakeresés - Szűrés Folyamat adatok abas dok - Visszakeresés

abas dok – Visszakeresés - Keresési feltétel Szelekciós jegyzék

abas dok Találati lista

abas dok – Találati lista Táblázat abas dok - Visszakeresés

abas dok – Találati lista - Sornagyító Kiegészítő adatok

abas dok – Találati lista - Sornagyító Folyamat adatok

abas dok – Találati lista - Sornagyító Módosítás

abas archiválási megoldások Összefoglaló

Az irodák átlagos költsége évente 10-15%-kal nő Költség és hatékonyság Az irodák átlagos költsége évente 10-15%-kal nő Információmennyiség duplázódik 3-5 évente Dokumentumok 3-7 %-a elvész Egy irat előkeresése, visszahelyezése 7 perc Manuálisan 50 Ft Elektronikusan 4 Ft Iratkezelési költségek Munkabér 70% Tároló hely 20% Eszköz 10% Valódi veszteség az elmaradt haszon

abas DMS abas dok Office integráció Teljes abas felület abas archiválási megoldások abas DMS abas dok Office integráció abas integráció Rugalmas kereső felület Megjelenítés kiegészítés Full text search Nagy dokumentum állományhoz Teljes abas felület Változatlan hardver Konkurens user Egyszerű működés

Törzsadatokat nem kell rögzíteni Minimális kézi rögzítés abas megoldások előnyei Törzsadatokat nem kell rögzíteni Minimális kézi rögzítés Minimális hibalehetőség Átlátható üzleti folyamat

X. abas vevőfórum, Balatonlelle 2012. május 31. – június 2. Köszönöm figyelmüket! Batki Sándor InterJNet Kft. X. abas vevőfórum, Balatonlelle 2012. május 31. – június 2.