Magyarországi Református Egyház Elektronikus irattár központi iktató rendszer bemutatása

Tartalomjegyzék, tematika LP és MRE kapcsolata Sikerek Felhasználók Elektronikus irattár elmélete Iktató rendszer bemutatása Élő kattintások Levelezés Szkennelés Visszakeresés Biztonság, rendelkezésre állás Egymást nem látják Professzionális üzemeltetés (Református Informatikai Csoport) Bevezetés Ütemezés Árak Opciók 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére MRE és a LightPort Kft. LightPort Kft. bemutatása Alapítás: 2003 Tevékenységi területek Hír, állami, üzleti portál fejlesztés WebShop rendszerek Webes ügyviteli rendszerek (Elektronikus iktató, CRM) SLA Sentinel Direkt üzleti fejlesztések (java /.net) Előnyök Megbízhatóság Rugalmasság Jó ár/érték arány Közös projektek, SW rendszerek Portál Iktató rendszer Törzskönyvi rendszer 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer felhasználási statisztika Szervezetenként iktatás / Év 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Zsinati Iroda 3634 4963 4787 4545 5162 6291 Kommunikációs Szolgálat 646 735 1083 736 321 Pénzügyi osztály 4 Külügyi iroda 285 656 1948 947 526 1012 Ifjusági iroda 591 1021 830 984 580 344 Missziói iroda 353 431 1349 652 387 450 Oktatásügyi iroda 304 229 236 198 155 91 Zsinat Elnökségi Titkárság 1518 1747 2206 1543 1561 1779 Csillagpont 1 14 1033 Református Missziói Központ 24 BEREG-Y Kft 27 399 Tiszántúli Egyházkerület 3407 3278 4234 4797 5391 6704 Tiszáninneni Egyházkerület 151 1353 1423 1481 1506 1927 Vagyonkezelés és Gondnokság 169 19 295 341 48 2 Közigazgatási és Jogi osztály 630 587 400 26 Generális konvent 3 Szeretetszolgálat 10 Dunamelléki Református Egyházkerület 3526 3658 3295 2996 2753 3155 DRE Gazdasági Hivatal 2387 3146 2879 2712 2580 2983 DRE Székház 1417 1920 2482 3107 2832 Dunántúli Református Egyházkerület 486 Összes iktatás: 19035 23743 27171 24440 24144 29502 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer tapasztalatok Statisztika 2006 óta folyamatos működés 150 000 iktatott dokumentum 1 000 000 oldal iktatott dokumentum 21 szervezeti egység, 83 felhasználó Erősségek Rendelkezésre állás Magas szintű adatvédelem Rendszeres mentés Költséghatékonyság Szervezetek önálló működésének kiemelt támogatása 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer üzemeltetése Üzemeltetés felelősei Református Informatikai Csoport (Debrecen) LightPort Kft. Református Informatikai Csoport feladata HW erőforrások biztosítása HW monitoring Operációs rendszer működtetése Mentés biztosítása LightPort Kft feladatai Felhasználói támogatás Funkcionális hiba elhárítás Funkcionális igények kezelése Iktató rendszer Kiszolgáló SW eszközök frissítésének támogatása SW Rendszerek felügyelete SW Rendszerek üzemeltetése Mentés támogatása SLA felügyelet 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére Alapfogalmak Ügyvitel: a hivatalon belüli ügyintézés szervezett rendje. Információs folyamatok összessége. Magába foglalja az ügyvitelszervezést és az ügyiratkezelést Ügyirat: szervezetekhez, intézményekhez érkező vagy azok által készített hivatalos levél. Ügyintéző: az ügy intézésre kijelölt személy. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét. Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatókönyvet, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szervezet működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál. 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére Általános célok Önálló szervezetek kiemelt támogatása Külön felhasználók Elszeparált tárterületek, Elszeparált dokumentumok, Elválasztott feladatok Iktatott dokumentumok kezelése Főszámos, alszámos dokumentumok Előzmények Évváltások Iktatott dokumentumok visszakereshetősége Tárgy Partner Idő Riportok készítése 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Az iktató rendszer célja Hatékonyság és könnyű kezelhetőség Funkciók: Iktatás, adatrögzítés Nyilvántartás, Feladatkezelés Keresés, Kimutatások és ellenőrzési feladatok Ügyek / ügyiratok állapotáról szóló kimutatások Ügymenetet és áttekinthetőbbé tétele Továbbfejleszthetőség, integrálási lehetőség biztosítása 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Rendszerszintű elvárások Legfontosabb sarokpontok: Függelmi viszonyok megvalósítása Partner karbantartás Adatok központi tárolása Naplók Elektronikus iktatókönyvek Riportok, statisztikák Egységes jogosultság kezelés 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére Előnyök Gyors elérhetőség Tetszőleges internetes kapcsolattal rendelkező helyről Platform függetlenség Jelenlegi futás környezet Szabványos HTML alapú kliens felület Egységes kliens oldali felületek Szerver oldali előnyök Robosztus, skálázható, dinamikus terhelés megosztás Rugalmasság, könnyű fejleszthetőség Package felépítésű xml állományok Webes menedzsment felülettel 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére Integrációk Levelező rendszerek MS Outlook (2000, 2003-2007, 2010 32/64bit) Thunderbird Lapolvasó eszközök Általános (USB-s) szkennerek (twain driver) 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Megjelenési felületek Éles iktató rendszer http://iktato.reformatus.hu/ Éles adatok kezelése Teszt rendszer http://iktato.dev.lprt.hu Oktatások megvalósítása Tesztelési, gyakorlási lehetőség 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére Esettanulmányok Törzsadatok karbantartása Partner törzsadatok karbantartása Felhasználók karbantartása Helyettesítések kezelése Mappa készítése Iktatókönyvek Főszámos dokumentum iktatása Alszámos dokumentum iktatása Feladatlap / feladat készítése Feladatlapok Feladatok kezelése 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Integrált alkalmazások Szkenner integráció Alkalmazás telepítése Alkalmazás paraméterezése Szkennelés (felület által biztosított lehetőségek) Szkennelt dokumentum iktatása Outlook integráció Kiválasztott levél iktatása 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Megvalósított folyamatok 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer terjesztés Célunk rendszerünk felhasználóinak kiszolgálása, minél több elégedett felhasználó Az iktató rendszert 2006 óta folyamatosan terjesztjük Jelen széleskörű ismertetés is egy nagy lehetőség számunkra Sarokpontok: Rendelkezésre állás Magas szintű adatvédelem Rendszeres mentés Költséghatékonyság Szervezetek adatainak biztonságos elkülönített kezelése Támogató szervezetek Református Informatikai Csoport LightPort Kft. 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Iktató rendszer bevezetése Rendelkezésre álló erőforrások HW környezet Felhasználói támogatás (szupport) Internet elérés Megbízhatóság, felhasználói tapasztalatok, 2006 óta folyamatosan működő rendszer, a Zsinati Iroda ajánlásával Szükséges információk Szervezeti egység azonosítása Felhasználók és szerepköreik azonosítása Iktató könyvek azonosítása Oktatási igények azonosítása Bevezetés tervezett időpontja Bevezetés időzítése: bevezetés akár 2012-04-01-től Vezetői döntés (rendszer bevezetésének elhatározása) T (szükséges információk rendelkezésre állása) T+7 munkanap szervezetek, felhasználók, iktató könyvek konfigurálása (T+9 munkanap rendszer felhasználói oktatása) T+10 munkanap rendszer használatának megkezdése 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére

Ajánlat Az alábbiakban ismertetett kedvezményes áron vállaljuk rendszerünk bevezetését. Az alábbiakban szereplő árak nettó árak. Amennyiben +1 szervezetet hoznak, abban az esetben 20% kedvezményt biztosítunk, így akár 30% kedvezménnyel érheti el szolgáltatásunkat. Oktatások megtartását nagyobb csoportokban is vállaljuk. Csomag Felhasználó szám Iktatás db / év Tárhely GB Havidíj Számlázás +1 szervezet +1 szervezet Számlázás 3 havi éves 10% kedv. 20% kedv. 30% kedv. A) 5 6 000 db 4 GB 12 000 Ft 36 000 Ft 129 600 Ft 9 600 Ft 28 800 Ft 103 680 Ft B) 10 12 000 db 8 GB 17 000 Ft 51 000 Ft 183 600 Ft 13 600 Ft 40 800 Ft 146 880 Ft C) 15 24 000 db 16 GB 23 000 Ft 69 000 Ft 248 400 Ft 18 400 Ft 55 200 Ft 198 720 Ft Opcionális oktatási szolgáltatás Egység ár db Nettó km díj 110 Ft 1 Oktatás (3 óra) 8 000 Ft 5 40 000 Ft 2011. október lightport.hu

Köszönjük figyelmüket! Várjuk kérdéseiket. Dringó Béla Bodor Gergő A rendszer bevezetésével kapcsolatos igényeket Várhegyi Eszter fogadja. Elérhetőségei: varhegyi.eszter@lightport.hu, tel.: 30/268-4742 A rendszerrel használatával kapcsolatos kérdéseiket (esetleges hibajelentéseket) az alábbi elérhetőségeinkre várjuk (a kommunikáció alapvető formájának az email-t szeretnénk javasolni): Balázs Gábor, balazs.gabor@lightport.hu, tel.: 30/554-2095 Várhegyi Eszter, varhegyi.eszter@lightport.hu, tel.: 30/268-4742 A rendszer funkcionalitásával kapcsolatos észrevételeket Országos szinten a Golány Ernőné (email: zsinat.tanacsos@zsinatiiroda.hu) gyűjti. 2011. október lightport.hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére