A PROJEKTCIKLUS-MENEDZSMENT ALAPJAI 2006. 12. 04. Kinyomtatni: GVOP 2 példány GVOP összefoglaló 25 példány KIOP 2 példány KIOP összefoglaló 25 példány ROP 1 példány 1783/1999/EK 5 példány Dr. Imreh Szabolcs egyetemi adjunktus Szegedi Tudományegyetem Gazdaságtudományi Kar

Áttekintett kérdések Elméleti alapok SWOT, STEEP analízis Fastruktúrák

A projekt Tevékenységsorozat A támogatások legkisebb eleme, azok az eszközök (beruházások, szolgáltatások), amelyek hozzájárulnak a szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy hosszú távú átfogó cél eléréséhez Egy adott kiindulóhelyzetből Adott időtartamon belül Adott eszközökkel Egy specifikus célt elérni kívánó Tevékenységsorozat

A projekt jellemzői 1. Átfogó/hosszútávú és konkrét célkitűzések Célkitűzés: kívánatos, jelenleg nem létező jövőbeli állapot – a jelenlegi problémából képezzük Konkrét: a projekteredmények és a kedvezően alakuló külső körülmények teszik elérhetővé Átfogó/ hosszútávú: a jelen projekt mellett más projektek és egyéb kedvező külső körülmények is szükségesek bekövetkezéséhez Eredmények A projekttevékenységek megvalósulása és kedvező külső körülmények bekövetkezése teszik elérhetővé Konkrétak, megfoghatók, mérhetők legyenek!

A projekt jellemzői 2. Tevékenységek Előfeltevések A projekt végrehajtói által koordinált tevékenységek, amelyek az eredmények elérését célozzák Csak az eredmények és azon keresztül a célkitűzések elérését szolgáló tevékenységek! Előfeltevések Pozitív külső körülmények, melyek bekövetkezése szükséges a projekt megvalósulásához Kockázatelemzéssel kapjuk meg ezeket: a kockázatok pozitív megfogalmazásai Mutatók (indikátorok) Az eredmények és a célkitűzések elérését bizonyító mérőszámok

A projekt jellemzői 3. Projektmenedzsment-struktúra Erőforrások Felelősök, felelősségek, feladatok, jelentéstételi rend, döntéshozatal Erőforrások Emberi és dologi Költségvetés A ráfordított erőforrások ellenértéke Időtartam Se előtte, se utána nem a projekt része – bár rendszerint van utánkövetés!

A CIKLUS-ELMÉLET

Projekt - PÁLYÁZAT Projekt – megtervezett fejlesztési elképzelés Pályázat – a PROJEKT bemutatása a pályázat kiírója (TÁMOGATÓ) által megkövetelt formában

A jó projekt ismérvei releváns kereslet-vezérelt cél-orientált megfelel a stratégiai elvárásoknak megvalósítható jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők költségvetése reális munkamegosztása világos kockázatai ismertek fenntartható a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók.

A PCM előnyei Standard formátum, strukturált megjelenés Átlátható elemzés Cél-orientált tervezés Mérhető hatások megjelenítése Költség – ráfordítás optimum kialakíthatósága Fenntarthatóság Visszacsatolás lehetősége - programfejlesztés

A Projektciklus Menedzsment (PCM) mint tervezési és megvalósítási eszköz Programkészítés Identifikáció Kidolgozás Finanszírozás Megvalósítás Értékelés fejlesztési ötletek, tevékenységek meghatározása konzultáció a partnerekkel döntés a kidolgozandó ötletről a valós igényeken alapuló és az érintettek által támogatott ötlet projekttervvé fejlesztése döntés a pályázat beadásáról, a megcélzott forrásokról döntés a finanszírozásról finanszírozási szerződés megkötése tenderezés, szerződéskötések az aktuális és a tervezett haladás összevetése, döntés a szükséges módosításokról az elért eredmények felmérése, a az értékelés eredményeinek beépítése a tervezésbe Cél: - az érintettek hozzák meg a döntéseket - a döntések releváns információkra épüljenek döntés a fő célokról és prioritásokról minden fázisban a fontos döntések: az információs követelmények, a felelősök meghatározása a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe

A projekt eredményeit értékelni kell A projektciklus Új projektterv Helyzetvizsgálat Megvalósítható célok meghatározása Meghatározás A projekt eredményeit értékelni kell A projekt részletes kidolgozása Lezárás Tervezés Tervek szerinti végrehajtás; Rendszeres nyomonkövetés; A projekt befejezése A projekt szükséges módosításainak elvégzése Megvalósítás Előzetes értékelés Erőforrásokról Finanszírozásról Szervezésről Megvalósításról Döntés

A projekt érintettjeinek elemzése A projekt által érintettek azonosítása és elemzése (stakeholder analízis) >> hátrányt szenvedők előnyt élvezők partnerségi kör probléma kezelés kompenzáció projekt megvalósítás

ÉRINTETT (Stakeholder) Azon szervezetek, személyek akik közvetve befolyásolhatják a projekt megvalósítását, akik közvetlenül érdekeltek a célok elérésében, akik döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák azt, akik részt vesznek a projektben, a közszférában dolgozó érintett végrehajtók, a projekt végső kedvezményezettjei a célcsoport pl. az érintett lakosság, stb.

A érintettek elemzésének lépései Az érintettek azonosítása Információgyűjtés az érintettekről Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek erős és gyenge pontjainak elemzése Az érintettek stratégiájának meghatározása Az érintettek viselkedésének elemzése Az érintettek rangsorolása Cselekvési terv kidolgozása

Csoportmunka: Néhány meghatározó stakeholder feltérképezése!

SWOT analízis Belső és jelenbeni adottságok: Erősségek Gyengeségek Külső tényezők és jövőbeni esélyek: Lehetőségek Fenyegetettségek

A SWOT négy kategóriája SWOT elemzés A SWOT négy kategóriája Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók. Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, - Negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, de befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében. Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, + Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek. Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, - Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek.

A SWOT logikája Projekt cél Helyzetvizsgálat Gyengeségek (Weaknesses) Erősségek (Strengths) Gyengeségek (Weaknesses) () Prognózisok a külső feltételekről (gazdasági, technológiai, társadalmi, politikai, kulturális stb. Lehetőségek (Opportunities) Veszélyek (Threats) Projekt cél

Csoportmunka: SWOT-elemzés készítése az esetpélda alapján!

STEEP analízis Social – Társadalmi Technological – Technológiai Ecological – Környezeti Economic – Gazdasági Political – Politikai A projekt és a „tágabb környezet” összefüggéseire mutat rá.

Problémafa I. A létező helyzet negatív tényezőiről ad áttekintő képet Lépései: Fő probléma meghatározása az adott helyzetben Kiinduló pont keresése Okok és következmények hierarchiájának meghatározása Alulra a direkt okok, felülre a direkt következmények Oksági láncolatok végigvezetése Érvényesség és teljesség ellenőrzése

Problémafa II. A problémák negatív szituációt jelentenek. A problémák legyenek létezők, nem jövőbeniek vagy elképzeltek. A pozíció nem a fontosságukat jelenti.

Célfa A problémafa konverziója Minden egyes probléma hátoldalára pozitív állítások Vissza az eredeti helyzetbe Tömör és célratörő célok Jó problémafa=Jó célfa

PROBLÉMAFA hatás CÉLKITŰZÉS FA

Tevékenységfa Elfogadott célok feladatokká formálása Hierarchikus rendszer Végrehajtást nagymértékben megkönnyíti Esetleges az irreális célok megjelennek

Csoportmunka: Problémafa készítése az esetpélda alapján!

Köszönöm a figyelmet!