Emberi erőforrás menedzsment 3. Előadás Munkakör elemzés és kompetencia-menedzsment

A tervezés, általában. A tervezés: erőforrások és teljesítmények hozzárendelése akciókhoz, célokhoz, szervezeti egységekhez (személyekhez), és jövőbeli időpontokhoz. Stratégiai tervezés: a stratégia alapján, erőforrások és elvárt teljesítmények hozzárendelése 2-3 éves távlatban szervezeti egységekhez, és stratégiai projektekhez, Operatív (éves) tervezés: a stratégia éves céljainak alapján, (1) erőforrások hozzárendelése meghatározott szervezeti egységekhez, és (2) teljesítménykövetelmények meghatározása szervezeti egységek, illetve a munkavállalók számára, éves időtávon belül.

A munkaerő tervezés feladata Megszerezni és megtartani a vállalat számára szükséges mennyiségű, és minőségű munkaerőt, Biztosítani a meglevő munkaerő állomány leghatékonyabb foglalkozatását, Előre jelezni azokat a problémákat, amelyek a jövőben felléphetnek, akár a munkaerő többletből, akár a munkaerő hiányból fakadóan, Csökkenteni a külső munkaerő felvételtől való függőséget, kialakítva egy jól képzett, és elkötelezett ugyanakkor rugalmas munkaerő gárdást

A munkaerő tervezés: a felesleg és a kínálat összevetése, és a szükséges teendők végrehajtása A munkaerő felesleg esetén lehetséges teendők A munkaerő hiány esetén lehetséges teendők A felvétel „befagyasztás” (létszám-stop) Részmunka-idő növelése, és túlóra Előnyugdíj ösztönzése Előléptetések (vezetés esetén) Közös megegyezéssel történő „kiléptetés” Termelékenység növelés Munkahét csökkentés Alvállalkozói szerződések Átképzés Elbocsátás Visszahívás és üzemen belüli áthelyezés Tömeges létszámleépítés Felvétel (Személyzet-beszerzés)

A tömeges létszámleépítés Csoportos létszámcsökkentésről akkor beszélünk ha: a munkáltató a létszámleépítésről szóló döntést megelőző féléves átlagos statisztikai létszámhoz viszonyítva, 20-nál több és 100-nál kevesebb munkavállaló foglalkoztatása esetén: legalább 10, 100, vagy annál több, de 300-nál kevesebb munkavállaló foglalkoztatása esetén: legalább a munkavállalók 10 %-a, 300, vagy annál több munkavállaló foglalkoztatása esetén: legalább 30 munkavállaló munkaviszonyát kívánja 30 napon belül a működésével összefüggő ok miatt megszüntetni. Az Mt. által adott megfogalmazásból egyértelmű, hogy 20 fő foglalkoztatotti létszám alatt az Mt. csoportos létszámcsökkentésre vonatkozó szabályait nem kell alkalmazni.

A munkaerő kínálat összetevői A belső munkaerő kínálat elemzése A külső munkaerő kínálat elemzése Szakértelem-leltár (a dolgozók, és a vezetés szintjén) Változások a vonzáskörzetben (üzem-bezárások, és új vállalkozások indítása) A fluktuáció elemzés (nyugdíjazás, felmondás, lebocsátás, kilépés közös megegyezéssel) Tömegközlekedési változások Belső mozgások elemzés (előléptetés, visszaminősítés, áthelyezés) A helyi munkanélküliségi ráta, és munkaerő-helyzet A munkavállalók karrier-vágyainak elemzése A múltbeli tapasztalatok a hiányszakmákról A belső kínálat előrejelzése A külső kínálat előrejelzése

A szervezet felépítésének logikája és menete A szervezet munkakörökből áll, amely meghatározza az egyének feladatait, felelősségi körét, a feladatok végrehajtásához szükséges ismereteit. A meghatározott munkakörű egyéneket egyre növekvő méretű egységekbe kell csoportosítani. Az egyes csoportokon belül ki kell alakítani a vertikális koordinációt (alá- és fölérendeltség) A döntési hatalom (a centralizálás vagy a decentralizálás mértékének meghatározása) A horizontális koordináció szervezeti, munkamegosztási, és szabványosítási módszereinek meghatározása Bizonyos szervezeti méret felett a pozíciók közötti különbségek (a törzskar és a vonal) meghatározása

A szervezet alapegysége A szervezet alapegysége a munkakör, A munkakör a leggyakrabban egy konkrét beosztást jelent, a „széket”, amelyen valaki ül, Az egymással nagy tartalmi hasonlóságot mutató munkakörök gyűjtőneve az alapmunkakör (pl. osztályvezető, vagy titkárnő, üzemvezető, recepciós stb.), A munkakör pedig: személyzeti osztályvezető, termelési osztályvezető, ,vagy a vezérigazgatói titkárnő stb.

A munkakör meghatározása A munkakör: a szervezet legkisebb azonosítható egysége , amelynek (a végső kibocsátást szolgáló) célja, és konkrét (a munkakört betöltő) felelőse van. A munkakör: a szervezet végső kibocsátásához szükséges tevékenységek elemi építő-egysége, amelyekből a szervezetet felépítjük. Tartalmazza: Az adott munkakör azonosítóit (megnevezés, a betöltő neve, és a felettes munkakör) az adott munkakör betöltőjének feladatait, tevékenységének elvárt végeredményét, a végrehajtáshoz szükséges képességeket és készségeket a szervezeten belüli elhelyezkedését, és kapcsolatait

Munkakör szűkítés, rotáció, bővítés és gazdagítás. Munkakör szűkítés: az elvégzendő feladatok egyszerűsítése, szabványosítása, a meglevő munkakör szétbontása, és szűkítése útján, Munkakör rotáció: az ellátandó munkakörök meghatározott időnkénti újra elosztása, meghatározott periodicitással, Munkakör bővítés: az ellátandó munkakör kiegészítése, és kibővítése egy mások munkakör feladataival, Munkakör gazdagítás: a szabványos munkakör változatosságának, az azt ellátó döntési kompetenciájának, és autonómiájának számottevő kibővítése.

A munkakör elemzés szempontjai Az elvégzendő feladatok: amit a munkakör betöltőjének tudnia kell, és meg kell tennie, A folyamat: a munkakör betöltőjének ismeretei, készségei, képességei, amelyek lehetővé teszik, hogy az adott munkakört betöltse, Végeredmény: mit tesz hozzá az adott munkakör betöltője a szervezet tevékenységéhez

A munkaköri leírás A munkaköri leírásnak tartalmaznia kell mindazokat az alapvető információkat, amelyeket: a munkakörrel (mit, mivel, miért, és hogyan, milyen minőségben kell csinálni), a munkakör betöltőjével (tudásáról, képzetségéről, és tapasztalatiról), a munkakör kapcsolatival (alá-, fölé-, és mellé-rendeltségével, kitől kap, és kinek ad tovább munka-feladatot), és a munkavégzés alapvető feltételeivel kapcsolatosak.

A munkakör alapvető jellegzetességei A megkívánt képességek szintje A megkívánt képességbeli változatosság Az elvégzendő feladat pontos meghatározhatósága Az elvégzendő feladatok fontosságának érzése Az adott munkakörben élvezett autonómia A munkavégzés során adott visszacsatolások gyakorisága

A munkaköri leírás általános tartalmi követelményei (1) A munkakör általános célja - amiért a munkakör létezik, amit el kell végezni) A tartalma - a munkakör természete, kiterjedése (milyen feladatok, milyen kötelezettségek tartoznak hozzá) Felelősségi kör – milyen konkrét eredményt (kibocsátást, teljesítményt) várnak el (mit ad tovább) Teljesítmény-kritérium – hogyan mérik a teljesítményt, mi az elvárt minimális teljesítmény

A munkaköri leírás általános tartalmi követelményei (2) Kompetenciák – azok a képességek, tapasztalatok, személyiségi vonások, amelyek feltétlenül szükségesek Felelősség – milyen körben hozhat döntéseket, milyen erőforrásokkal gazdálkodhat, hány beosztottja van, Szervezeti helye – hol helyezkedik el a szervezetben, ki a közvetlen főnöke, kinek jelent, Környezeti feltételek – a munkavégzés konkrét fizikai feltételei és eszközei, munkaidő, továbbképzési lehetőségek, és kényszerek, karrier-lehetőség.

A munkakör leírás felhasználási területei A munkaerő tervezés Toborzás és kiválasztás A munkaerő elemzése Bérpolitika, javadalmazás Teljesítményértékelés Képzés és fejlesztés Utánpótlás tervezése Fegyelmi vagy a panasz intézése Munkabiztonság és balesetek elemzése

A munkakör gazdagítás szempontjai 1. A feladat változatossága (A munka elvégzéséhez szükséges tevékenységek változatossága), 2. A feladat azonosíthatósága (Egy „teljes” és azonosítható munkafolyamat elvégzésének mérteke), 3. A feladat fontossága (Az a mérték, amellyel az adott munkakör a többi ember életére kihat), 4. Autonómia (A munkakör által biztosított szabadság, függetlenség és mérlegelési lehetőségek mértéke), 5. Visszajelzés (Annak mértéke, hogy az egyén mennyire kap közvetlen és világos információt munkavégzése hatékonyságáról)

A munkakör tervezés története 1900 - A tudományos vezetés (F. W. Taylor) – Megszületik a munkakör – a szervezeten belül egy feladat elvégzésének szabványa 1930-1940 - Az emberi kapcsolatok iskola (E. Mayo) – a munkakör tervezés új formái: Munkakör rotáció, Munkakör-bővítés (szélesítés) Munkakör gazdagítás 1960-1970 – Kompetencia-menedzsment, 1980-1990 - Önirányító és felhatalmazott csoportok, és TQM programok, 1990-2000 - A vállalati folyamatok újraszervezése (BPR), valamint az alternatív munkaidő-rendszerek és atipikus foglalkoztatás (rugalmas munkaidő, rövidített munkahét, munkakör-megosztás, távmunka stb.)

A kompetencia-mozgalom születése Az 1960-as években kezdődött, amikor kiderült: pusztán az iskolai végzettség (és a szakmai ismeretek) nem bizonyultak megfelelő előrejelzőnek a beválásra, A munkakörök elemzését kiegészítették a kiváló teljesítményt nyújtók vizsgálatával, A kiváló teljesítményűeket az átlagos teljesítményűekkel vetették össze, és keresték az eltérés okát, Közvetlen interjúk segítségével azonosították: mit csinálnak, mit éreznek, és hogyan gondolkodnak. Így azonosítottak az adott munkakör betöltéséhez szükséges magatartás-jellemzőket. Lényegében ezek a kompetenciák.

Mi a kompetencia? Azokat a személyes tulajdonságokat nevezzük kompetenciának, amelyek eredményeként egy adott munkakörben, egy adott munkatárs, magatartás alapján értékelhető, előre meghatározott kritériumok szerint jó/kiváló teljesítményt nyújt. A kompetenciák tehát megfigyelhető magatartásokhoz kapcsolódnak.

A kompetencia fontossága a kiválasztásnál A vezetői kinevezések 30-50%-s elbocsátással, vagy lemondással végződik, Az új szervezeti formák, és a gyorsan változó követelmények miatt egyre bonyolultabbá válik a megfelelő ember kiválasztása, A korábbi munkahelyi tapasztalatok egyre kevésbé relevánsak, A legfontosabb kérdés: milyen kompetenciákra van szüksége az adott szervezetnek? A sikeresség és a beválás azokon a kompetenciákon múlik, amelyekről az önéletrajzokból nem kaphatunk információt (rugalmasság, kultúraközi érzékenység)

Példák a kompetenciákra Hatékonyság-orientáció Csoport-irányítás Tervezés képessége Empátia Meggyőzés képessége Kapcsolat-építés Rendszer szemlélet Tárgyalási képesség Minta felismerés Kezdeményező készség Részletek iránti figyelem Önuralom Konfliktus-kezelés Koncepciók használata Önbizalom Mások fejlesztése Rugalmasság Szóbeli kommunikáció Objektivitás Írásbeli kommunikáció

Kompetencia-térkép Csoportra irányuló Csoport irányítás Hatékonyság-orientáció Tárgyalási készség Írásos kommunikáció Csoportban való munka Tervezés Konfliktus kezelés Kezdeményező készség Rendszerszemlélet Befolyásolás Kapcsolat építés Írásos kommunikáció Személyre irányuló Tárgyra irányuló Szóbeli kommunikáció Analitikus gondolkodás Objektivitás Rugalmasság Ügyfél orientáció Önérvényesítés A részletek iránti figyelem Empátia Pontosság, megbízhatóság Elmélet alkotás Önbizalom Önuralom Önmagamra irányuló

A kompetencia-modell alkalmazásának menete A kompetenciák meghatározása: (az intézményi stratégiai alapján a kulcs-kompetenciák azonosítása) A kompetencia-szótár kidolgozása: (az össze kompetencia megnevezése, és rövid tartalmi kifejtése, valamint szint-leírása) A munkakör profil meghatározása: (minden munkakörre meghatározzák a elengedhetetlen kompetenciákat, és azok szükséges szintjét), A személyprofil meghatározása: a munkakör betöltőinél a tipikus kompetencia-szint, A munkakör/személy megfelelés vizsgálata a felvételnél, és folyamatosan: annak vizsgálata milyen mértékben rendelkezik egy adott személy az elvárt kompetenciákkal)

A legfontosabb kompetencia-osztályok A kompetencia-modell fokozatosan szabványosodott. Kialakult állandó fogalomrendszere, és az informatika számára is feldolgozható rendszerré vált. Kialakultak a szervezetek széles körénél használható meghatározó kompetencia-osztályok: Vezetés és irányítási képességek, Üzleti ismeretek, Cégismeret, Kommunikációs készségek, Oktatás, képzettség, Gyakorlat, tapasztalat, Szerzett készségek, Szellemi kapacitások, Személyi tulajdonságok, Teszteredmények

A kompetencia-osztályok lehetséges tartalma 1. Vezetési és irányítási képességek: Szervezőkészség, Delegálási készség, Konzultatív vezetési stílus, Toborzási képesség, Időbeosztási képesség, Irányítási képesség 2. Üzleti ismeretek: Pénzügyi analízis ismeretek, Üzleti felfogás, érzék, Pénzügyi eljárás ismeretek 3. Cégismeret: Cégszerkezet ismerete Cégeljárás ismerete A cégjog ismerete Cégelszámolási, könyvelési ismeretek Cég-üzleti számítástechnika 4. Kommunikációs készségek: Beszédkészség, Beszédértés, Írásbeli kommunikáció, Meghallgatási készség, Előadási készség 5. Oktatás, képzettség: Felsőoktatási minősítések, Középfokú oktatási minősítések, Szakmai minősítések, Nyelvi minősítések, Számítástechnikai minősítések 6. Gyakorlat, tapasztalat: Általános munkatapasztalat, Speciális munkatapasztalat, Ipari gyakorlat, Üzemvezetési gyakorlat, Kiskereskedelmi gyakorlat

A kompetencia-osztályok lehetséges tartalma 8. Szellemi kapacitások: Döntési készség, Probléma analízis, Probléma megoldás, Kritikus gondolkodás, Többoldalú gondolkodás, Matematikai készség, Fáradtságtűrés 7. Szerzett készségek: Gépjárművezetői engedélyek, Kézügyesség, billentyűhasználat, Gépírási készség, Szövegszerkesztő használata, Számítógép kezelés, Tárgyalási készségek, Rábeszélő-készség 9. Személyi tulajdonságok: Megjelenés, Egészség, Stressz-tűrő képesség, Konfliktus-kezelési készség Belső motiváltság, Irányultság, ambíció, Öntudatosság, magabiztosság, Rugalmasság, Együttműködési készség, Szociális érzék, gyakorlat, Empátia, Önbizalom, Becsületesség,, őszinteség, lelkesedés 10. Teszteredmények: Fogalmi gondolkodás, Helyesírás, Szóbeli sebesség, pontosság, Számolási készség, Numerikus gondolkodás, Numerikus sebesség, pontosság, Angol helyesírás

A konfliktus-kezelési kompetencia meghatározása A magas szintű konfliktus-kezelési képesség: Mind az embereket, mind a feszült helyzeteket diplomatikusan és körültekintéssel kezeli, Korán érzékeli a potenciális konfliktusokat, a nézeteltéréseket a felszínre hozza, és segít megoldani azokat, Lehetővé teszi a nyílt vitát, ösztönzi, hogy a konfliktusban érintett valamennyi fél számára elfogadható megoldások szülessenek, és azok megvalósítását igyekszik elérni.

Példa a kompetencia-szótár elemeire Kommunikáció és befolyás Meghatározás: Hatékonyan viszi át a gondolatokat, és kifejezi az ötleteket, felhasználva a meghallgatási és meggyőzési készséget, hogy másokat befolyásoljon vagy megszerezze támogatásukat. Fontossága: magas/közepes/alacsony Csapatmunka: Meghatározás: Készségesen együttműködik másokkal, és olyan megoldásokra törekszik, amely a csapat minden tagjának hasznára válik, azaz részt vesz a csapat elé tűzött feladatok megvalósításában.

Az értékesítési munkakör kompetencia-profilja Befolyásolás Hatékonyság-orientáció Kezdeményezés Mások megértése Ügyfél orientáció Önbizalom Kapcsolatépítés Analitikus gondolkodás Fogalmi gondolkodás Információ keresés

A vezetői munkakör kompetencia-profilja Befolyásolás Hatékonyság orientáció Csapat-vezetés Analitikus gondolkodás Kezdeményezés Mások fejlesztése Önbizalom Irányítás és önérvényesítés (asszertivitás) Konfliktus-kezelés

Humán munkatársi munkakör kompetencia-profilja Befolyásolás Mások fejlesztése Mások megértése (empátia) Önbizalom Hatékonyság orientáció Szaktudás Ügyfél orientáció Csapat-munka Analitikus gondolkodás

Egy adott munkakört betöltő specifikációinak összetevői Iskolai végzettség Egyéb tudás, tapasztalat Kompetenciák Tulajdonságok Egyéb jellemzők

A kompetenciák használata a EEM területén Kiválasztás Képzési igények felmérése Személyzet-fejlesztés Karrier-tervezés Teljesítmény-értékelés Kompetencián alapuló bérezés

A kompetenciák megjelenése a kiválasztásnál Recepciós Új tagot keresünk Front Office részlegünk csapatába. Az állás sikeres betöltéséhez szükséges hasonló környezetben szerzett recepciós vagy kasszás tapasztalat, vendégközpontú hozzáállás, és elkötelezettség. Munkaköri leírás: Információs szolgálat a szálloda vendégeinek részére, Érkeztetésben és utaztatásban való részvétel, Transzfer szolgáltatások ügyintézése és lebonyolítása, Érkező, és kimenő vendégcsomagok kezelése és nyilvántartása. Elvárások, és feltételek: Legalább 2 éves szakmai tapasztalat, Önálló, pontos, megbízható és lelkiismeretes munkavégzés, Jó együttműködő készség, Vendég-centrikus magatartás Ápolt megjelenés, Angol-, és német nyelv legalább középfokú ismerete Jó kapcsolatteremtő készség,