A vezetői információs rendszerek támogatása az intézményi és ágazati stratégia kialakításához Sándorné Dr. Kriszt Éva rektor Magyar Rektori Konferencia társelnöke

IFORMÁCIÓS RENDSZEREK 1 INTÉZMÉNYI RENDSZEREK KOCKÁS FÜZET NAGYGÉPES FELVÉTELI RENDSZEREK (BME, PSZF) GÓLYA – FERIKE ( SZEMÉLYI SZÁMÍTÓGÉPES RENDSZEREK ) HALLGATÓI NYILVÁNTARTÓ RENDSZEREK (NEPTUN, ETR, ETN) GAZDÁLKODÁSI RENDSZEREK (TÜSZ, EGR, SAP) PÉNZÜGYI- ÉS SZÁMVITELI ELSZÁMOLÁSOK BÉR- ÉS SZEMÉLYÜGYI RENDSZEREK INGATLAN NYILVÁNTARTÁS CSOPORTMUNKA ÉS KÖZÖSSÉGI TEREK (NEPTUN, ETR)

IFORMÁCIÓS RENDSZEREK 2 KÖZPONTI RENDSZEREK FIR (Felsőoktatási Információs Rendszer) DOKTORI ÉS HABILITÁCIÓS NYILVÁNTARTÁS NEMZETI KUTATÁSNYILVÁNTARTÁS OKTATÁSI HIVATAL RENDSZERE TENDENCIÁK STATIKUSTÓL (ÁLLAPOTNYILVÁNTARTÁS: hallgató,vagyon) [személyi adatok] DINAMIKÁIG (Oktatás- és képzés szervezés, hallgatómozgatás, hallgatói pálya-javaslatok)

SPECIÁLIS KÖVETELMÉNYEK A JÓ INFORMÁCIÓS RENDSZER: „INTELLIGENCIA KONZERV” „Megvezeti” a felhasználót Adott problémákra tudja a programozott megoldást [akkor is, ha az adminisztrátor nem] Felkínál megoldási alternatívákat, szakértő felhasználó esetén [tud mérlegelni, s értelmesen választani] A FEJLESZTÉSE MÖGÖTT A SZAKMA ÖSSZEFOGÁSA VAN Közösségi felület a kommunikációhoz (Fórum, vita, problémabeküldés) Szakértői testület ad hiteles (jogérvényes) állásfoglalást a közérdekű problémakörök megoldásához Jogkövető működés Rendszes karbantartás AZON A SZINTEN INTÉZMÉNYESEN TÁMOGATOTT, AHOL A MŰKÖDÉSÉHEZ KAPCSOLÓDIK AZ ÉRDEK

HAGYOMÁNYOS RENDSZEREK PROBLÉMÁI SZIGETSZERŰSÉG ELSZIGETELTSÉG A MŰKÖDÉSBEN Lokálisan működtek, helyi gépeken (helyi hálózatokon), csak a saját területüket „látták” az adott rendszerek, közben átfogó, „átlátó” mutatók kellenek SZIGETSZERŰ ADATSZOLGÁLTATÁS Nyújtottak kimeneti információkat Szakmai szegmenshez kapcsolódó (pl. csak pénzügy) kimeneti információk (esetenként igen jó és flexibilis, de figyelmen kívül hagyja a kapcsolódó reália [pl. létszám]) rendszereket) TRENDSZERŰSÉG ÉS IDŐSOROSSÁG PROBLÉMÁK

ÚJ IRÁNY KELL KIINDULÁS Vannak eddig (min. 10 év) bevált tranzakciós rendszereink. Van szakmai tapasztalatunk: Tudjuk, mit kell tudnunk [kommunikáció kifelé] Tudjuk, mit akarunk tudni [kommunikáció, és ami fontos magunknak] CÉL Átfogóan látó rendszer, ami a részrendszerek adatait kombinálni képes (pl. hallgatói létszám – képzési költség) Napi szinten biztosítja a naprakész információt az intézmény egészére ( és megmutatja a származási információkat is ) és megalapozza, támogatja az intézményi döntéshozatalt Információt szolgáltat az oktatás-igazgatásnak és támogatja a központi döntéshozatalt

Az az eszköz, ami az intézményi alaprendszerekből adott rendszerességgel kiemeli az adatokat: ADATTÁRHÁZ „Témaorientált, integrált, az adatokat történetiségében tároló adatrendszer, amelynek fő célja az adatokból történő hatékony információkinyerés biztosítása, elsősorban a döntéshozatali folyamat támogatása érdekében” (W.H. Inmon, 1980) Az adattárházak lehetőséget biztosítanak, hogy a működési alap folyamatokban keletkező adatokból, a döntések számára releváns információk legyenek kinyerhetők. ∑

 Szakmai működési szükségletek adatokban rejlő információk és összefüggések kinyerése az egyes szervezeti funkciók magasabb szintű támogatása hatékonyabb partner (hallgató, vállalat) kezelés teljesítmények hatékonyabb mérése pénzügyi teljesítmény elemzése kontrollált folyamatok biztosítása  Minőségi kritériumok a szervezetben az „igazság egyetlen forrása” lefedni adatokkal, ellátni információkkal és eszközökkel minden  szakmai területet (oktatás, gazdálkodás, HR, marketing, stb.)  felhasználói szintet (vezető, szakértő, elemző)

Tranzakciós adatbázisok Külső adatforrások Kinyerés Tisztítás Szűrés Frissítés ADATTÁRHÁZ Szolgáltatás Meta- adat Adatpiacok Monitorozás Adminisztráció Adatbányászat Elemzés Lekérdezés Tanulmányi Pénzügyi Bér-és személyügyi OLAP kockák INTÉZMÉNYI MŰKÖDÉSI MODELL TÁMOP 4.1.1

Tranzakciós adatbázisok Külső adatforrások Kinyerés Tisztítás Szűrés Frissítés ADAT TÁRHÁZ Szolgáltatás Meta- adat Adatpiacok Monitorozás Adminisztráció Adatbányászat Elemzés Lekérdezés Tanulmányi Pénzügyi Bér-és személyügyi OLAP kockák Intézményi adatok külső adatok OKM Központi adattár más Edu. adatok VIR (riportok) Stratégiai Mutatók Átmenetiadatkezelés (Stage1, Stage2) FIR Adat- bevitel Edu. rendszerek Mutatók külső rendszerek elemzés modellezés Educatio, TÁMOP 4.1.3

 Téma orientált az adattárházban tárolt adatok tárgykör, témakör alapján kerülnek tárolásra, nem alkalmazások szerint (pl.:vásárlók, termékek, eladások) A döntéshozók számára szükséges adatok vannak tárolva, modellezés, elemzés centrikusan, nem a napi működéshez kapcsolódik  Integrált a különböző vállalati rendszerekből származó adatok inkonzisztencia mentesen, szervezeten belüli azonos értelmezés mellett kerülnek tárolásra  Tartós az adattárházba egyszer bekerült adatok nem változnak meg később. üzemvitelből származó frissítés nincs. csak két adatkezelési mód van: betöltés, lekérdezés  Idősoros, idővariáns az adattárházban tárolt adatok idősoros módon kerülnek tárolásra a megfelelő összehasonlító elemzések, trendvizsgálat, stb. lehetősége miatt KÖVETELMÉNYEK, LEGFŐBB JELLEMZŐK

 Összegzett a szervezeti rendszerekből származó adatok igény szerint összegezhetők, aggregálhatók  Nem normalizált az adatok általában redundánsan, nem normalizált formában tárolódnak  Források nincs megkötés az adatok forrásának tekintetében, külső és belső források is alkalmazhatók központi, illetve saját is használható KÖVETELMÉNYEK, LEGFŐBB JELLEMZŐK

EREDMÉNYEK Rendszeres jelentések vezetőknek, jogosultaknak Stratégiai mutatók figyelemmel kísérése

EREDMÉNYEK Ad-hoc lekérdezések Elemzés, adatbányászat A szervezet érintettjeinek tájékoztatása a WEB-en keresztül

A MEGVALÓSÍTÁS PROBLÉMÁI Információs problémák Egyes alaprendszerek hiánya (pl. K+F) Alaprendszerek információi pontatlanok Ugyanaz az adat több rendszerben is szerepel, melyik autentikus? Fogalmi problémák A fogalmakhoz kapcsolódó adatok tartalma Mutatók felépítése, tartalma

FELADATOK Mi megy be? Egységes intézményi fogalmi szótár kialakítása Mutatók tartalmának, számításának standardizálása Egységes intézményi kódrendszer kialakítása Alaprendszerek adat minőségének felülvizsgálata, javítása Adatok szükség szerinti strukturálása, adattisztítás Adatokért felelős személy kiválasztása (tartalmi rendszergazda) Mi jön/jöhet ki? Milyen riportok kellenek? Egységes riport szerkezet meghatározása Jogosultak köre Milyen mutatók szükségesek? Mihez? Nyilvánosság kérdése

Hallgatókra és hallgatói struktúrára vonatkozó Oktatókra és oktatói összetételre vonatkozó Infrastruktúrára vonatkozó Pénzügyi folyamatokra vonatkozó Hallgatói előrehaladás mutatói – kredit, átlagos kredit-index Lemorzsolódás Hallgatói elégedettség Szolgáltatásokkal való ellátottság Oktatói feladatteljesítés (óraterhelés) mutatói Oktatók minősítése Kiadott diplomák Hallgatók elhelyezkedési adatai Munkáltatói vélemények Létesítmények kihasználtsága DPR JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK és MUTATÓK

KÖSZÖNÖM MEGTISZTELŐ FIGYELMÜKET!