Teljesítménymérés és értékelés Szellőné Fábián Mária

A teljesítménymérés fontossága A könyvtár tevékenységének hatékonysága szempontjából- viszonyítva az előző évekhez, illetve más könyvtárak eredményeihez A fenntartó szempontjából- bizonyítani, hogy teljesítette feladatát, szolgáltatások és források felhasználása szempontjából A használó szempontjából- be kell mutatni a szolgáltatások hatékonyságát (piaci viszonyok megjelenése) Teljesítménymutatók és a minőség – mérjük, hogy milyen mértékben sikerült megközelíteni a célzott mnőséget Döntéstámogatás- források elosztása, prioritások meghatározása Teljesítményvizsgálat és a munkatársak teljesítményének értékelése- a teljesítményvizsgálat szigorúan a szolgáltatásra koncentrál

Amit a teljesítményértékeléshez tudni kell A rendelkezésre álló pénzügyi forrásokat és azok felosztását (állománygyarapítás, eszközök, munkabér) Rendelkezésre álló eszközök és források fel- használását (épület, berendezés, terek kihasználása, könyvtári állomány használata, feltártsága) A végzett munka minőségét (használók elégedettsége, szolgáltatások pontossága, dokumentumok megtalálhatósága) A végzett munka hatékonyságát (milyen gyorsan teljesítjük az egyes szolgáltatásokat, feldolgozási idő) A felmerülő költségeket (direkt és indirekt költségek) A tényleges piaci igényeket( várható felhasználók száma) A produktivitást ( a személyzet teljesítménye)

Terminológia Statisztika és mutatók Statisztika- mennyiségi megközelítés teljesítménymutató- minőségi megközelítés b. Normák, célok és teljesítménymutatók- kapcsolatot már az induláskor tisztázni kell, előre nem lehet kijelenteni, hogy csak akkor jó, ha…

A teljesítménymérés előfeltételei A) Stratégiai tervezés: a teljesítménymérés stratégiai kérdés 1. A stratégiai célok meghatározása 6. A célok/forráselosztások áttekintése 2. A célok elérését segítő szolgáltatások meghatározása 5. A teljesítmények és célok összehasonlítása 3. A források elosztása a szolgáltatások között 4. A szolgáltatások teljesítményének értékelése teljesítménymutatók használatával

Küldetésnyilatkozat A fenntartó küldetésnyilatkozata A saját intézmény küldetésnyilatkozata

A teljesítménymutatók típusai A teljesítménymutatók a könyvtári önérté- kelést szolgálják Felhasználhatók: ugyanabban a könyvtárban különböző időpontokban nyújtott teljesítmé- nyek összehasonlítására; különböző könyv- tárak összehasonlítására Fogalmi modell: inputok outputok eredmények

Fogalmi modell Beviteli források( input): ráfordítások (munkaerő, anyagok, pénzügyi források) Kimeneti termékek(output): a könyvtár működésének közvetlen teljesítményei (kölcsönzött könyvek száma, referensz kérdések száma, feldolgozott dokumentumok száma) Eredmények: azt fejezik ki, hogy a felhasználó hogyan használta fel az adott kimeneti terméket, azzal mennyire volt elégedett

Teljesítménymutatók típusai A fogalmi modell 3 elemének kombinálásával lehet kialakítani különböző teljesítménymutatókat 1. Hatékonyságmutatók (input és output ) a szolgáltatások nyújtásának gyorsasága: egyes folyamatok átfutási ideje (beszerzés, katalogizálás)

Teljesítménymutatók típusai 2. 2. Működési teljesítménymutatók ( input-output) - a könyvtárban dolgozó munkatársakra jutó műveletek ( kölcsönzés, tájékoztatás) átlagos száma - műveletek illetve tevékenységek egységre jutó költsége ( 1 feldolgozási, 1 tájékoztatási, 1 kölcsönzési művelet költsége )

Teljesítménymutatók típusai 3. 3. Gazdaságossági mutatók ( inputok és környezeti statisztikák) – általában az egész könyvtárra vetítve hasznosak - 1 hallgatóra jutó könyvtári költség - 1 felhasználóra jutó állománygyarapítási költség - 100 könyvtári felhasználóra jutó könyvtári személyzet

Teljesítménymutatók típusai 4. 4. Piaci térfoglalás mutatói ( output és környezeti statisztikák) beiratkozott olvasók/ potenciális felhasználók 5.Eredményességi mutatók (eredmények és outputok) hibaarány( hányszor nem találja meg, amit keresett) elégedettségi arány (milyen arányban sikerült kielégíteni az igényt)

Teljesítménymutatók típusai 5. 6. Költséghatékonysági mutatók ( input-output) - szolgáltatás eredményessége/ költség - szolgáltatás költsége/ aktív használók száma

A fogalmi modell különböző elemei egymással bizonyos összefüggésben működnek, a leg- különfélébb módokon lehet összehasonlítani őket.

Teljesítménymutatók típusai Hatékonyságmutatók Működési teljesítménymutatók Gazdaságossági mutatók Piaci térfoglalás mutatói Eredményességi mutatók Költséghatékonysági mutatók

A teljesítménymutatók jellegzetességei Meg kell felelniük bizonyos kritériumoknak: Relevancia- releváns legyen adott szolgáltatási területen Segítőkészség- informatív legyen, segítse a problémák felszínre jövetelét Érvényesség- azt kell mérnie, amit hivatott Megbízhatóság- az idő múlásával is megbízhatónak kell maradnia Takarékosság- adatgyűjtés szempontjából a költsége ne legyen magas

A teljesítménymutatók alkalmazása MSZ 11620: 2000 Információ és dokumentáció. Könyvtári teljesítménymutatók Adatgyűjtés Adatok rendszerezése Adatok elemzése Eredmények bemutatása

Egyes könyvtártípusoknál ajánlott teljesítménymutatók Egyetemi könyvtárak Közművelődési könyvtárak

Összefoglalás A teljesítménymérés, a teljesítménymutatók használata nem statisztika Sokkal több annál, bár tartalmazza a statisz- tikát is Statisztikai adatokra - az eddigieknél mélyebb merítésű, másként rendezett sta-tisztikai adatokra – épül Minőségbiztosítást megalapozó technika

Fogalmak Célközönség Szolgálandó közönség

Irodalom MSZ ISO 11620 Információ és dokumentáció Könyvtári teljesítménymutatók Módszertani útmutató a könyvtári teljesít- ménymutatók alkalmazásához. NKÖM 2002

Feladat Egy adott könyvtár teljesítménymérést és értékelést kíván végezni: könyvtárközi kölcsönzés feldolgozás kölcsönzés Milyen adatokat gyűjtene össze a kiválasztott területek teljesítménymutatóinak kidolgozá- sához?